公司采購管理制度及流程

公司采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司的采購效率，規(guī)范采購行為，降低采購成本，確保采購的透明度和高效性，特制定本采購管理制度。該制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括項(xiàng)目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購等類型。二、采購原則本公司在采購過程中遵循以下原則：1.采購過程應(yīng)公正、公平、公開，確保各項(xiàng)物資選擇的合理性與透明度。2.采購物資必須從信譽(yù)良好的供應(yīng)商處購入，確保質(zhì)量符合要求，且所有物資需開具合法發(fā)票。3.采購流程中，各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)，申購人與采購人不得為同一人，以防止利益沖突。三、采購流程1.一般采購流程采購申請申購人需首先確認(rèn)所需物資的庫存情況，并填寫“申購單”，詳細(xì)說明所需物資的規(guī)格、數(shù)量及用途。申購審批項(xiàng)目采購需提交預(yù)算審批，其他采購項(xiàng)目需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，填寫流轉(zhuǎn)單，說明采購的必要性和預(yù)算情況。詢價(jià)各部門需對所需物資進(jìn)行詢價(jià)，至少提供三家合格供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，以確保選擇的合理性和競爭性。核價(jià)采購人員需參考?xì)v史價(jià)格對報(bào)價(jià)進(jìn)行核價(jià)，確保價(jià)格的合理性，并在流轉(zhuǎn)單中記錄核價(jià)結(jié)果。審批流轉(zhuǎn)單需逐級審批，最終由公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，確保每項(xiàng)采購的必要性和合規(guī)性。采購實(shí)施與驗(yàn)收入庫批準(zhǔn)后，采購人員需下單采購物資。物資到貨后，由指定人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保數(shù)量和質(zhì)量符合要求，并將物資入庫。報(bào)銷所有采購物資在貨物到達(dá)后一個(gè)月內(nèi)需完成報(bào)銷手續(xù)，逾期不予受理，確保財(cái)務(wù)記錄的及時(shí)性。2.特殊采購流程集中計(jì)劃采購辦公用品等定期需求的物資，需由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一進(jìn)行采購，確保統(tǒng)一管理和成本控制。零星采購針對金額較小且偶發(fā)的采購，采購人需在征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行，簡化審批流程，提高響應(yīng)速度。應(yīng)急采購在緊急情況下需進(jìn)行采購，由應(yīng)急處置小組負(fù)責(zé)，緊急采購可不需進(jìn)行詢價(jià)，以便快速響應(yīng)公司的需求。年度采購對于定期需求的物資，需提前編制年度采購預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部門報(bào)備，以確保預(yù)算的合理性和可控性。四、備案所有采購?fù)瓿珊?，采購人員應(yīng)將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印件應(yīng)分別交由財(cái)務(wù)審核和存檔，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。五、采購紀(jì)律1.采購人職責(zé)采購人員應(yīng)建立供應(yīng)商資料檔案，進(jìn)行市場調(diào)查，確保所采購物資的質(zhì)量和服務(wù)符合公司的標(biāo)準(zhǔn)。2.采購人員行為規(guī)范所有采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，違者將依據(jù)公司規(guī)定受到嚴(yán)厲處罰，以維護(hù)采購的公正性和透明度。六、采購績效評估為確保采購流程的高效性，公司將定期對采購績效進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括采購的及時(shí)性、成本控制、質(zhì)量保障等方面。基于評估結(jié)果，采購流程和策略可進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和優(yōu)化。七、培訓(xùn)與溝通公司將定期組織采購管理培訓(xùn)，確保所有相關(guān)人員熟悉采購流程與制度。各部門間需保持良好的溝通，以便及時(shí)解決采購中遇到的問題。八、流程反饋與改進(jìn)在采購實(shí)施過程中，鼓勵(lì)各部門對采購流程提出反饋意見。公司將設(shè)立專門的反饋機(jī)制，以便根據(jù)實(shí)際情況對采購流程進(jìn)行不斷優(yōu)化，確保其適應(yīng)公司發(fā)展的需