行業(yè)案例：XX電子商務(wù)有限公司借款、費(fèi)用申請(qǐng)管理制度

XX電子商務(wù)有限公司借款、費(fèi)用申請(qǐng)管理制度編號(hào)：版次：2.0生效日期：20XX.10.1編寫財(cái)務(wù)部審核批準(zhǔn)借款、費(fèi)用申請(qǐng)管理制度1.目的：為規(guī)范公司內(nèi)部借款、費(fèi)用申請(qǐng)及審批流程，明確各崗位相應(yīng)權(quán)限，提高工作效率，特制訂本制度。2.適用范圍：本制度適用于北京XX電子商務(wù)股份有限公司（含分公司）所有部門。3.術(shù)語(yǔ)及相關(guān)文件3.1費(fèi)用名錄序號(hào)費(fèi)用科目核算內(nèi)容1薪資核算員工的基本薪資、提成、獎(jiǎng)金、補(bǔ)貼、年終加薪、加班薪資，以及與員工任職或者受雇有關(guān)的其他支出。2福利費(fèi)核算節(jié)日福利、餐費(fèi)補(bǔ)助，公司承擔(dān)的員工租房、車費(fèi)等。3保險(xiǎn)費(fèi)核算企業(yè)為員工繳納社保中公司承擔(dān)的社保費(fèi)。4辦公費(fèi)核算員工辦公用品、電腦配件、耗材、打印維修費(fèi)、證照費(fèi)等日常辦公費(fèi)。5業(yè)務(wù)招待費(fèi)核算因業(yè)務(wù)需要招待外部客戶發(fā)生的餐費(fèi)、住宿費(fèi)、旅游費(fèi)、娛樂(lè)活動(dòng)、禮品費(fèi)等。6會(huì)議費(fèi)核算公司組織的各種會(huì)議發(fā)生的費(fèi)用及參加外部會(huì)議產(chǎn)生的費(fèi)用。7交通費(fèi)核算因公市內(nèi)公交費(fèi)、出租車費(fèi)。8差旅費(fèi)核算出差發(fā)生的費(fèi)用，包括車船費(fèi)、機(jī)票費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)、出差地市內(nèi)交通費(fèi)，自帶車輛出差的加油費(fèi)、過(guò)路過(guò)橋費(fèi)等。9郵寄費(fèi)核算因業(yè)務(wù)需要的快件費(fèi)、郵寄費(fèi)。10業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)核算在各種媒體上進(jìn)行公司對(duì)外宣傳所發(fā)生費(fèi)用，如廣告費(fèi)、推廣費(fèi)等。11房屋租賃費(fèi)核算公司因經(jīng)營(yíng)租賃房屋的費(fèi)用。12電腦租賃費(fèi)核算公司因業(yè)務(wù)需要租賃的電腦費(fèi)用。13物業(yè)費(fèi)核算公司繳納的物業(yè)費(fèi)。14制冷取暖費(fèi)核算公司繳納的制冷費(fèi)、取暖費(fèi)。15水電費(fèi)核算公司經(jīng)營(yíng)繳納的水電費(fèi)。16通訊費(fèi)核算公司經(jīng)營(yíng)用固定電話費(fèi)、手機(jī)費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)電話費(fèi)、寬帶費(fèi)。17車輛使用費(fèi)用核算公司車輛的加油費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)，車輛維修費(fèi)等。18職工教育經(jīng)費(fèi)核算公司為了提高員工業(yè)務(wù)水平投入到培訓(xùn)教育中發(fā)生的費(fèi)用。19職工活動(dòng)經(jīng)費(fèi)公司為豐富員工生活所組織的各項(xiàng)活動(dòng)費(fèi)用。20招聘費(fèi)核算公司招聘員工發(fā)生的費(fèi)用。21中介費(fèi)核算聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)費(fèi)用，包括審計(jì)費(fèi)、代理費(fèi)等。22財(cái)務(wù)費(fèi)用核算各種銀行手續(xù)費(fèi)、利息等。23獎(jiǎng)金各部門為激勵(lì)員工所發(fā)放的各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。24房屋維修費(fèi)房屋維修費(fèi)、裝修費(fèi)用等。3.2本制度中業(yè)務(wù)招待費(fèi)相關(guān)管理?xiàng)l款，參照XX-CW-02《業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理制度》。3.3本制度中差旅費(fèi)相關(guān)管理?xiàng)l款，參照XX-CW-03《差旅費(fèi)管理制度》。4.職責(zé)：4.1責(zé)任部門職責(zé)描述費(fèi)用發(fā)生部門負(fù)責(zé)遵守本制度。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)按本制度相關(guān)條款執(zhí)行。4.2借款審批權(quán)限項(xiàng)目權(quán)限范圍部門經(jīng)理行政經(jīng)理人資總監(jiān)部門總監(jiān)分管副總財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)其他借款△＜1000√○○○√√○△＜3000√○○○√√○3000≤△＜5000√○○○√√○△≥5000√○○○√√√國(guó)外差旅費(fèi)任何值√○○○√√√4.3費(fèi)用申請(qǐng)、報(bào)銷審批權(quán)限費(fèi)用項(xiàng)目權(quán)限范圍部門經(jīng)理行政經(jīng)理人資總監(jiān)部門總監(jiān)分管副總財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理會(huì)議費(fèi)通訊費(fèi)國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)低值易耗品△＜1000√○○○√√○△＜3000√○○○√√○3000≤△＜5000√○○○√√○△≥5000√○○○√√√福利費(fèi)業(yè)務(wù)宣傳費(fèi)技術(shù)服務(wù)費(fèi)△＜1000√○○○√√○△＜3000√○○○√√○3000≤△＜5000√○○○√√○△≥5000√○○○√√√水電費(fèi)物業(yè)費(fèi)郵寄費(fèi)辦公用品車輛使用費(fèi)用制冷取暖費(fèi)電腦租賃費(fèi)房屋維修費(fèi)房屋租賃費(fèi)△＜1000√√○○√√○△＜3000√○○○√√○3000≤△＜5000√○○○√√○△≥5000√√○○√√√社保薪資福利房屋維修費(fèi)職工教育經(jīng)費(fèi)職工活動(dòng)經(jīng)費(fèi)任何值√○○○√√○固定資產(chǎn)無(wú)形資產(chǎn)任何值√○○○√√√5.詳細(xì)說(shuō)明5.1職工薪酬5.1.1職工薪酬包括薪資、福利費(fèi)、社保費(fèi)。5.1.2職工薪酬的管理、標(biāo)準(zhǔn)制定及考核的歸口部門為人力資源部。5.1.3具體標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行人力資源部制度。5.1.4每月15日前各部門將核算薪資的基礎(chǔ)業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)報(bào)財(cái)務(wù)部及人力資源部審核，審核無(wú)誤后14日前完成薪資的計(jì)算，20日發(fā)放薪資（遇節(jié)假日提前）。5.2辦公費(fèi)5.2.1辦公用品的采購(gòu)統(tǒng)一由公司行政部負(fù)責(zé)，行政部負(fù)責(zé)編制辦公用品目錄，并按照比質(zhì)比價(jià)原則進(jìn)行購(gòu)買。單價(jià)超1000元/件的采購(gòu)用品，需要提供比價(jià)單（含采購(gòu)目標(biāo)在內(nèi)3家及以上同行業(yè)進(jìn)行比價(jià)），比價(jià)單需經(jīng)分管副總審批。5.2.2部門辦公用品的領(lǐng)用實(shí)行總額限額管理，限額為每人每月5元標(biāo)準(zhǔn)，人數(shù)以人力資源部數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，年度內(nèi)可累計(jì)使用，不可跨年。5.2.3每月月底行政部將部門領(lǐng)用記錄整理匯總報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偂?.3業(yè)務(wù)招待費(fèi)詳見(jiàn)XX-CW-02《業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理制度》。5.4交通費(fèi)5.4.1．因公外出發(fā)生的公共交通費(fèi)、地鐵費(fèi)，實(shí)報(bào)實(shí)銷，報(bào)銷時(shí)注明起止地點(diǎn)及公出事由。因公外出有多種交通工具可選擇時(shí)，外出人員在不影響公務(wù)、確保安全的前提下，應(yīng)當(dāng)選乘經(jīng)濟(jì)便捷的交通工具，M級(jí)以上人員因情況緊急或特殊情況確需乘坐出租車的，報(bào)銷時(shí)需分管副總（/總監(jiān)）審批，并在粘貼單或另附紙張寫明打車原因、時(shí)間、起止地點(diǎn)、金額；5.4.2.所有的打車票都憑正規(guī)車票報(bào)銷，需在粘貼單上寫明打車時(shí)間、事由、路線、金額；打車車票需體現(xiàn)起止時(shí)間、歷程數(shù)、乘車金額；5.4.3公司副總（含副總）以上級(jí)別因情況緊急或特殊情況可以乘坐快車、專車。報(bào)銷時(shí)需要寫明具體時(shí)間、起止地點(diǎn)、金額；5.4.4詳見(jiàn)XX-CW-04《財(cái)務(wù)報(bào)銷行為規(guī)范》5.5差旅費(fèi)詳見(jiàn)XX-CW-03《差旅費(fèi)管理制度》。5.6郵寄費(fèi)報(bào)銷因工作需要的快遞費(fèi)，必須附發(fā)票及快遞單。5.7電腦租賃費(fèi)5.7.1費(fèi)用報(bào)銷部門為公司行政部；5.7.2每月月底行政部將各部門使用租賃電腦清單及匯總表報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核和費(fèi)用分?jǐn)偂?.8房屋租賃費(fèi)、物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、制冷取暖費(fèi)5.8.1費(fèi)用實(shí)報(bào)實(shí)銷，由公司行政人事部負(fù)責(zé)費(fèi)用報(bào)銷；5.8.2按費(fèi)用歸屬期及費(fèi)用歸屬部門進(jìn)行分?jǐn)偂?.9通訊費(fèi)5.9.1費(fèi)用報(bào)銷部門：網(wǎng)絡(luò)電話費(fèi)、寬帶費(fèi)，費(fèi)用報(bào)銷部門為軟件部；固定電話費(fèi)、公司手機(jī)費(fèi)，費(fèi)用報(bào)銷部門為行政人事部。5.9.2費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：公司業(yè)務(wù)手機(jī)費(fèi)，按套餐額度報(bào)銷，超套餐費(fèi)用公司不報(bào)銷；固定電話費(fèi)，實(shí)報(bào)實(shí)銷。5.10車輛使用費(fèi)用5.10.1報(bào)銷原則：區(qū)分公司使用與個(gè)人使用，公司使用部分按規(guī)定報(bào)銷；5.10.2保險(xiǎn)費(fèi)：公司車輛的保險(xiǎn)費(fèi)，提供發(fā)票，實(shí)報(bào)實(shí)銷；5.10.3加油費(fèi)：公司用車的加油費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷；5.10.4修理費(fèi)：公司用車的正常保養(yǎng)費(fèi)、修理費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷。5.11房屋維修費(fèi)5.11.1房屋維修費(fèi)、裝修費(fèi)用實(shí)行預(yù)算管理實(shí)施前，進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算編制和費(fèi)用申請(qǐng)；實(shí)施過(guò)程中，對(duì)費(fèi)用的發(fā)生進(jìn)行控制，更改工程量的需要雙方進(jìn)行變更簽字；工程結(jié)束后，進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算，超預(yù)算未及時(shí)申請(qǐng)變更預(yù)算的，超額部分不予報(bào)銷。5.11.2其他維修費(fèi)，本著比質(zhì)比價(jià)、保證質(zhì)量、節(jié)約成本原則的報(bào)銷。5.12物料消耗、低值易耗品5.12.1本著比質(zhì)比價(jià)、保證質(zhì)量、節(jié)約成本的原則進(jìn)行購(gòu)買，大量采購(gòu)可以實(shí)行招標(biāo)的方式。采購(gòu)流程參照公司采購(gòu)制度。5.12.2費(fèi)用歸屬：按物料的實(shí)際使用部門進(jìn)行費(fèi)用歸屬。5.13財(cái)務(wù)費(fèi)用5.13.1客戶轉(zhuǎn)款及刷卡手續(xù)費(fèi)：每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)只承擔(dān)一筆手續(xù)費(fèi)≤35元。5.12.2財(cái)務(wù)人員本著資金合理利用的原則，減少公司的利息支出。借款、費(fèi)用申請(qǐng)、審批流程：申請(qǐng)人填寫《費(fèi)用/借款申請(qǐng)單》以郵件形式發(fā)送→部門經(jīng)理→分管領(lǐng)導(dǎo)→李凱→財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)打印付款并進(jìn)行帳務(wù)處理，費(fèi)用實(shí)際先提報(bào)后次日付款。7.借款規(guī)定：7.1正常借款遵循“前賬不清，后賬不借”原則，借款人負(fù)責(zé)及時(shí)沖銷或歸還借款；7.2銀行轉(zhuǎn)帳付款的，必須在事項(xiàng)完成后7個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷，發(fā)票暫時(shí)不能開(kāi)據(jù)的，必須讓收款方提供收據(jù)并在收據(jù)上加蓋財(cái)務(wù)章或并票章，并注明“欠票”字樣，及欠票理由，同時(shí)還需要提供加蓋公章的三證（營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、組織機(jī)構(gòu)代碼證副本、稅務(wù)登記證副本、）和公司基本信息（公司經(jīng)營(yíng)地址、發(fā)票聯(lián)系人、聯(lián)系電話座機(jī)加手機(jī)）復(fù)印件。7.3借款2000元以上的需提供收款方的公司賬戶信息由財(cái)務(wù)銀行轉(zhuǎn)帳付款，且必須提供收款方開(kāi)具增值稅專用發(fā)票；7.4首次合作的業(yè)務(wù)單位，借款人需提供客戶的完整付款資料（即：收款單位全稱、開(kāi)戶銀行全稱、銀行賬號(hào)等）；有付款記錄的，需在借款單上寫明付款方式、收款單位全稱、開(kāi)戶銀行全稱、銀行賬號(hào)及其他特殊要求，應(yīng)確保提供的付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤，如因提供信息錯(cuò)誤，影響付款的，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任與損失。7.5借款人離職及調(diào)離部門前應(yīng)把個(gè)人借支清理完畢，人力資源部憑公司財(cái)務(wù)部門簽字確認(rèn)的清賬手續(xù)辦理工資結(jié)算及其他相應(yīng)離職手續(xù)。8．報(bào)銷規(guī)定：8.1公司所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)銷需要提供真實(shí)、有效的發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，票據(jù)有效時(shí)限為1個(gè)月，請(qǐng)注意檢查發(fā)票時(shí)間，按時(shí)報(bào)銷；單據(jù)丟失一律不予報(bào)銷；8.2詳見(jiàn)XX-CW-04《財(cái)務(wù)報(bào)銷行為規(guī)范》9.附則9.1本制度由財(cái)務(wù)部制訂并解釋，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。9.2本制度自20XX.10.1起發(fā)布執(zhí)行。9.3本制度解釋權(quán)歸XX電子商務(wù)股份有限公司財(cái)務(wù)部所有。10.附件10.1XX-CW-01F01《借款、費(fèi)用審批流程》10.2XX-CW-01F02《費(fèi)用/借款申請(qǐng)單》

XX電子商務(wù)股份有限公司流程圖編號(hào)：版次：2.0生效日期：20XX.09.10XX電子商務(wù)有限公司費(fèi)用/借款申請(qǐng)單編號(hào)：版次：2.0生效日期：20XX.09.10費(fèi)用/借款申請(qǐng)單申請(qǐng)日期需求程度□一般□較急□緊急申請(qǐng)人所屬部門所在崗位付款方式申請(qǐng)內(nèi)容主題是否借款□是□否借款金額借款金額拾萬(wàn)仟佰拾元角分（￥元）開(kāi)戶行、戶名、帳號(hào)部門負(fù)責(zé)人分管副總財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)理財(cái)務(wù)備注年月日XX電子商務(wù)有限公司付款申請(qǐng)單編號(hào)：版