某公司采購管理流程手冊

采購與合同管理流程手冊

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目錄

第一部分概述.......................................5

1定義與范圍......................................................5

2組織架構(gòu)........................................................8

3職能說明.......................................................11

4采購管理運作分類...............................................14

第二部分業(yè)務(wù)流程...................................20

1采購基礎(chǔ).......................................................20

1.1流程圖...................................................................................................20

1.2管理方法................................................................................................23

1.3流程描述...............................................................................................24

2采購申請及授權(quán).................................................37

2.1流程圖...................................................................................................37

2.2管理方法................................................................................................38

2.3流程描述...............................................................................................39

3外包/租賃......................................................41

3.1流程圖...................................................................................................41

3.2管理方法................................................................................................43

3.3流程描述................................................................................................44

4招標(biāo)競價采購...................................................47

4.1流程圖...................................................................................................47

4.2管理方法................................................................................................49

4.3流程描述................................................................................................50

5非招標(biāo)競價采購.................................................63

5.7流程圖....................................................................................................63

5.2管理方法................................................................................................64

5.3流程描述................................................................................................65

6例外采購.......................................................70

6.1流程圖....................................................................................................70

6.2管理方法................................................................................................72

6.3流程描述................................................................................................73

7分散采購.......................................................78

7.7流程圖...................................................................................................78

7.2管理方法................................................................................................79

7.3流程描述...............................................................................................80

8合同訂立.......................................................84

8.1流程圖...................................................................................................84

8.2管理方法................................................................................................85

8.3流程描述................................................................................................86

9合同管理.......................................................93

2

9.1流程圖.................................................................................................................93

9.2管理方法.............................................................................................................95

9.3流程描述.............................................................................................................96

10采購訂單管理................................................105

10.1流程圖...............................................................................................................105

10.2管理方法...........................................................................................................108

10.3流程描述..........................................................................................................109

11收貨與付款..................................................120

11.1流程圖...............................................................................................................120

11.2管理方法...........................................................................................................722

11.3流程描述..........................................................................................................123

第三部分采購人員管理...............................131

1采購人員道德建設(shè)..............................................131

1.1流程圖...............................................................................................................131

1.2管理方法...........................................................................................................132

1.3流程描述..........................................................................................................133

2人員培訓(xùn)......................................................135

2.7流程圖...............................................................................................................135

2.2管理方法...........................................................................................................136

2.3流程描述...........................................................................................................137

第四部分附件........................................139

附件1內(nèi)部制度索引............................................139

采購目錄..........................................................140

合同審批權(quán)限表....................................................141

采購審批權(quán)限表....................................................142

附件2新增/改進(jìn)單據(jù)索引.......................................143

采購申請單........................................................144

合同申請表........................................................145

采購訂單..........................................................146

采購檢驗單........................................................147

合同修改審批表....................................................148

采購匯總申請表....................................................149

附件3內(nèi)部管理報告............................................15()

供應(yīng)商資料收集清單................................................151

供應(yīng)商信息收集表..................................................152

授權(quán)供應(yīng)商清單....................................................153

供應(yīng)商選擇表......................................................154

合同公章使用記錄..................................................155

合同登記表........................................................156

合同借閱登記簿....................................................157

3

付款進(jìn)程表........................................................158

供應(yīng)商交易評估記錄................................................159

供應(yīng)商考核報告....................................................160

培訓(xùn)評估表（樣本舉例）............................................161

培訓(xùn)分析報告（樣本舉例）..........................................162

采購管理報告......................................................164

附件4主要業(yè)績考核指標(biāo)樣本匯總...............................165

4

第一部分概述

1定義與范圍

采購的定義'采購是指企業(yè)在日常經(jīng)營活動中購買商品或接受勞

務(wù)供應(yīng)并支付價款的活動。

■采購交易分為集中控制和分權(quán)控制兩種方式，應(yīng)根

據(jù)集中采購部門的規(guī)模及專業(yè)化水平，逐漸擴(kuò)大集

中采購的范圍，爭取最大限度的采購效率和收益改

進(jìn)?！?/p>

采購

集中控制分權(quán)控制

■集中采購是指為了發(fā)揮集中優(yōu)勢，降低采購成本，

對采購目錄指定的采購對象實行由采購中心統(tǒng)?采

購的采購方式，集中采購可以根據(jù)采購金額、性質(zhì)

特點等采用招標(biāo)和非招標(biāo)競價方式。

?分散采購是指采購對象不屬于采購目錄規(guī)定的范

圍，由各級公司分散執(zhí)行采購的采購方式，分散采

購主要以非招標(biāo)競價方式為主。

-例外采購包括委托采購、偶然采購和緊急采購，在

例外采購情況下也應(yīng)盡量使用授權(quán)供應(yīng)商。

■委托采購是指采購中心將采購目錄中規(guī)定的項目委

托有關(guān)機(jī)構(gòu)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行采購。

'偶然采購是指一次性的采購或者僅為一次性、非循

環(huán)使用產(chǎn)品或服務(wù)的采購。

-緊急采購是指由于不可預(yù)測的緊急情況，不可避免

的需要立即采購緊急的商品或服務(wù)。

采購的范圍?本流程手冊的采購范圍主要包括以下內(nèi)容:

-固定資產(chǎn)

5

-工程基建

-汽車

-設(shè)備

-辦公家具等

?低值易耗品

-辦公用品

-勞務(wù)用品等

-專業(yè)服務(wù)

-咨詢

-技術(shù)服務(wù)

-業(yè)務(wù)宣傳

-廣告

-印刷

-電子商務(wù)網(wǎng)站設(shè)備托管

-電信線路

-衛(wèi)星通訊

-快遞

-清潔

-酒店

-票務(wù)

-維修等

-對于以上采購范圍內(nèi)的需求對象，采購中心和管理

層可以結(jié)合XX總體戰(zhàn)略，采用購買、外包、租賃

等多種方式。

-本手冊對采購業(yè)務(wù)以及與之相關(guān)的財務(wù)控制進(jìn)行了

描述和規(guī)定，以采購委員會、采購中心職能為主，

同時對各級使用部門、策略計劃部、財務(wù)中心、技

術(shù)部門、工程管理部、行政辦公室等多個相關(guān)接口

部門做出了規(guī)范。

■此外，本流程手冊對采購道德風(fēng)險的控制也進(jìn)行了

規(guī)范。

會計政策-采購確認(rèn)遵循權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，付款和費用承擔(dān)根

據(jù)“收益”原則。

采購原則一般情況下，符合下列的9項采購指導(dǎo)原則時，可以認(rèn)

為是一項資金利用率高，有價值的采購：

1.采購需求明確；

使用部門明確采購需求及采購的目的，可以使采購

6

部門執(zhí)行采購更具有目的性。

2.采購項目擁有長遠(yuǎn)經(jīng)濟(jì)價值

采購部門執(zhí)行采購時必須考慮采購標(biāo)的的經(jīng)濟(jì)價

值，從長遠(yuǎn)考慮該項采購的未來價值。

3.采購必須做到及時

采購部門應(yīng)及時完成采購項目，以滿足使用部門的

需要。

4.采購消耗最少的管理資源

采購應(yīng)充分利用共享服務(wù)結(jié)構(gòu)，利用集中采購減少

管理成本；

5.加速低風(fēng)險的采購

采購部門應(yīng)盡量簡化低風(fēng)險采購流程，降低采購管

理成本；

6.采取招標(biāo)方式的集中采購

對大宗采購和服務(wù)咨詢項目，采購部門應(yīng)采用招標(biāo)

方式選擇供應(yīng)商，獲取較高利益；

7.鼓勵拓寬供應(yīng)商渠道

采購部門應(yīng)拓寬供應(yīng)商渠道，廣泛收集供應(yīng)商信息,

為實際采購操作提供廣泛的選擇余地；

8.整體的采購規(guī)劃

采購部門應(yīng)通過共享服務(wù)的構(gòu)架，設(shè)計符合全集團(tuán)

的整體采購規(guī)劃和采購流程，在全集團(tuán)范圍內(nèi)統(tǒng)一

執(zhí)行。

9.采購應(yīng)合理規(guī)避控制風(fēng)險

任何采購操作流程均應(yīng)以實現(xiàn)內(nèi)部控制、規(guī)避采購

風(fēng)險為前提。

7

2組織架構(gòu)

現(xiàn)狀

建議結(jié)構(gòu)

8

現(xiàn)狀與建議結(jié)構(gòu)的對比?現(xiàn)狀結(jié)構(gòu)

目前集團(tuán)已經(jīng)開始設(shè)立采購委員會和采購中心，并

草擬采購目錄，對采購目錄內(nèi)的房屋、辦公設(shè)備和

服務(wù)項目實行集中采購，但目錄外仍由產(chǎn)/壽險有關(guān)

部門自行分散采購，缺乏進(jìn)一步的共享和集中控制。

-建議結(jié)構(gòu)

建立采購共享職能，由集團(tuán)采購委員會和采購中心

直接領(lǐng)導(dǎo)區(qū)域采購中心，為集團(tuán)、產(chǎn)/壽險總公司及

其分支機(jī)構(gòu)提供采購服務(wù)，以充分發(fā)揮集中采購優(yōu)

勢，保證公司采購管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，有效控制采購

風(fēng)險。

財務(wù)中心、策略L劃、固定資產(chǎn)管理中心、人事管

理等部門密切支捋和協(xié)助采購中心的工作，承擔(dān)采

購管理流程的相關(guān)控制職能。

流程手冊現(xiàn)狀可行性在建議結(jié)構(gòu)未建立之前，采購中心可以根據(jù)以下職能對

應(yīng)關(guān)系，利用本流程初步規(guī)范采購業(yè)務(wù)：

■申請管理

建議職能架構(gòu)中，采購申請由集團(tuán)行政辦公室、信

息技術(shù)部、固定資產(chǎn)管理中心分別受理來自于集團(tuán)、

總公司、分支機(jī)構(gòu)中的采購申請，而目前集團(tuán)采購

中心面對五大接口，因此手冊中提及三大接口的職

能現(xiàn)階段可由五大接口完成。

-采購預(yù)算與計劃

本手冊前提條件是由策略計劃部提供詳細(xì)的年度采

購預(yù)算。目前狀況下，采購預(yù)算尚需提高，采購中

心員工需要協(xié)助預(yù)算部門編制采購預(yù)算。

-采購物品保管

在建議的職能架構(gòu)中，將采購物品劃分為低值易耗

品和固定資產(chǎn)，低值易耗品和固定資產(chǎn)的實物管理

由各級公司行政辦公室保管員承擔(dān)。目前狀況下，

低值易耗品的管理可由辦公室負(fù)責(zé)，集團(tuán)固定資產(chǎn)

的實物管理由計財部固定資產(chǎn)管理處負(fù)責(zé)，其他各

級公司固定資產(chǎn)的實物管理可由各級公司辦公室負(fù)

責(zé)，電腦設(shè)備的實物管理由各級信息技術(shù)部負(fù)責(zé)。

■財務(wù)

在建議的職能框架中，由財務(wù)中心負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的

付款、費用分?jǐn)偤蜁嫼怂恪Ｄ壳盃顩r下，采購中

9

心采購業(yè)務(wù)的付款和會計核算可通知應(yīng)承擔(dān)采購成

本的分支公司計財部直接向供應(yīng)商付款，并進(jìn)行會

計核算；如果由集團(tuán)代墊貨款的，可在應(yīng)承擔(dān)采購

成本的各級公司簽署墊付確認(rèn)單后，由集團(tuán)計財部

向供應(yīng)商墊付貨款，并進(jìn)行會計核算，采購成本通

過內(nèi)部往來報單分?jǐn)偟綉?yīng)承擔(dān)成本的各級公司。

10

職能說明

職能負(fù)責(zé)人員職責(zé)描述

采購委員全體委員?參加采購委員會定期和臨時會議；

會-審定采購政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)操作流程，規(guī)范采購程

序，建立、健全采購的內(nèi)部控制；

■審定集中采購計劃、采購策略、采購標(biāo)準(zhǔn)和采購目

錄、標(biāo)準(zhǔn)采購合同，最大限度節(jié)約采購成本；

?審批和決策重大采購業(yè)務(wù)事項，審議采購工作報告，

控制采購風(fēng)險；

?監(jiān)督、指導(dǎo)、考核采購中心的工作，處理采購工作

中的投訴事宜。

采購委員主任-召集和主持采購委員會定期和臨時會議；

會-參與采購計劃、策略、政策和制度等議題的討論，

提出建議和意見，參與會議表決；

?聽取會議建議和意見，總結(jié)并發(fā)布會議決議；

■向高級管理層進(jìn)行工作匯報和意見溝通。

經(jīng)理-審批采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄、授權(quán)供應(yīng)商，標(biāo)準(zhǔn)采購

合同、采購業(yè)務(wù)報告、員工道德手冊；

■審批供應(yīng)商選擇表；

集團(tuán)采購■審批采購合同、訂單和采購交易記錄；

中心■定期向采購委員會匯報工作；

?對采購中心的員工進(jìn)行考核。

商務(wù)管理處-協(xié)助采購中心經(jīng)理草擬采購標(biāo)準(zhǔn)、采購目錄、授權(quán)

供應(yīng)商，標(biāo)準(zhǔn)采購合同、采購業(yè)務(wù)報告、員工道德

手冊；

-維護(hù)和更新采購數(shù)據(jù)庫；

-協(xié)助制定全集團(tuán)的采購預(yù)算，根據(jù)采購預(yù)算編制采

購計劃；

■匯總采購申請，核對采購計劃，分配采購任務(wù)；

?管理采購文件、單據(jù)的歸檔和保存；

'對區(qū)域采購協(xié)調(diào)員進(jìn)行管理和業(yè)績考核；

11

專項采購處?收集、記錄、更新供應(yīng)商信息；

?根據(jù)職能分工執(zhí)行專項采購，確保供應(yīng)商選擇、合

同、訂單、驗收、付款等采購全過程的順利進(jìn)行；

■對供應(yīng)商業(yè)績進(jìn)行評估。

招標(biāo)委員會■組織招標(biāo)委員會的日常工作，及時向管理層匯報工

（招標(biāo)臨時作；

機(jī)構(gòu)）?組織招標(biāo)會議、競標(biāo)人評估、招標(biāo)談判和合同簽訂，

負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理和記錄招標(biāo)進(jìn)程；

-編制招標(biāo)總結(jié)報告。

商務(wù)談判小?收集供應(yīng)商信息，選擇綜合成本最低的供應(yīng)商；

組（重大項目■草擬采購合同和采購訂單；

臨時機(jī)構(gòu)）?對合同和訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。

合同管理員?審核合同授權(quán)，填制和更新正式采購合同；

?合同監(jiān)控與評估；

-合同登記和保管C

印章管理員-審核合同授權(quán)，加蓋合同印章；

■印章保管和使用登記。

區(qū)域采購采購協(xié)調(diào)員■審核各級公司分散采購申請；

中心■定期向集團(tuán)采購中心上報采購管理報告；

-根據(jù)采購金額和采購量申請集中采購或區(qū)域采購

各級公司采購員?向區(qū)域采購協(xié)調(diào)員申請分散采購；

行政辦公-定期向區(qū)域采購協(xié)調(diào)員上報分散采購管理報告；

室■根據(jù)授權(quán)執(zhí)行分散采購

流程相關(guān)協(xié)調(diào)職能

集團(tuán)工程管■匯總基建工程采購申請

理部■為工程采購提供專業(yè)意見

采購申請

受理接口集團(tuán)信息技-匯總IT采購申請

部門

術(shù)部?為IT采購提供專業(yè)意見

集團(tuán)行政辦?匯總其他采購申請

公室

12

策略計劃預(yù)算員-編制年度采購預(yù)算，提供給采購中心作為編制采購

部計劃的依據(jù)

?對超預(yù)算采購申請進(jìn)行備案

法律事務(wù)法務(wù)經(jīng)理-審核標(biāo)準(zhǔn)合同草案的法律相關(guān)條款，審核非標(biāo)準(zhǔn)合

部同的法律相關(guān)條款

■協(xié)助處理合同糾紛

財務(wù)中心財務(wù)經(jīng)理?審核并批準(zhǔn)所有付款憑證

-審核標(biāo)準(zhǔn)合同草案的財務(wù)相關(guān)條款，審核非標(biāo)準(zhǔn)合

同的財務(wù)相關(guān)條款

財務(wù)中心應(yīng)付賬款會■對采購發(fā)票、檢驗單、訂單進(jìn)行比對

計■按照采購合同按時付款

-編制與采購相關(guān)的會計分錄

培訓(xùn)中心培訓(xùn)中心經(jīng)-制定采購相關(guān)的培訓(xùn)計劃

理?組織采培培訓(xùn)

?對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行評估和分析

13

4采購管理運作分類

采購管理的運作可分為:

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

■■?■■■

-采購標(biāo)準(zhǔn)■文件設(shè)計和記

內(nèi)

監(jiān)

權(quán)

組

人

經(jīng)錄

控

部

織

事

營

限采購基礎(chǔ)?獨立復(fù)核

方

審

結(jié)

政

和

管-授權(quán)

法

計

構(gòu)

策

責(zé)

理

任

和

的-采購目錄?文件設(shè)計和記

分

實

觀錄

配

務(wù)

念?獨立復(fù)核

、-授權(quán)

方

■文件設(shè)計和記

法-采購策略

和錄

風(fēng)■獨立復(fù)核

格-授權(quán)

-供應(yīng)商數(shù)據(jù)-文件設(shè)計和記

庫錄

?獨立復(fù)核

-授權(quán)

-采購數(shù)據(jù)庫■文件設(shè)計和記

錄

■獨立復(fù)核

?授權(quán)

-標(biāo)準(zhǔn)合同文-文件設(shè)計和記

本錄

?獨立復(fù)核

?授權(quán)

-采購計劃■文件設(shè)計和記

錄

?獨立復(fù)核

?授權(quán)

?預(yù)算管理

■分支機(jī)構(gòu)管■文件設(shè)計和記

理錄

-獨立復(fù)核

■授權(quán)

14

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

?獨立復(fù)核

內(nèi)

權(quán)

人

監(jiān)

組經(jīng)采購申請及-授權(quán)

部

限

控

織

事

營?職責(zé)分工

和

審

方

結(jié)

政

管授權(quán)

責(zé)

法

計

構(gòu)

策

理

任

和

的■資料管理和接

分

實

觀觸控制

配

務(wù)

念

■獨立復(fù)核

、

方?授權(quán)

法?職責(zé)分工

和■文件設(shè)計和記

風(fēng)錄

格外包/租賃■獨立復(fù)核

?授權(quán)

-資料管理和接

觸控制

■獨立復(fù)核

'授權(quán)

■職責(zé)分工

-文件設(shè)計和記

招標(biāo)競價采錄

購■獨立復(fù)核

■授權(quán)

?職責(zé)分工

■文件設(shè)計和記

錄

?資料管理和接

觸控制

-獨立復(fù)核

?授權(quán)

■職責(zé)分工

?文件設(shè)計和記

錄

?獨立復(fù)核

-授權(quán)

-職責(zé)分工

15

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

選擇供應(yīng)商?獨立復(fù)核

人

經(jīng)

內(nèi)監(jiān)

權(quán)組非招標(biāo)競價-授權(quán)

事

控

部

限織

營采購?職責(zé)分工

方

政

審

和結(jié)

管

法

策

計

責(zé)構(gòu)

理

任

和

的確宇供應(yīng)商?獨立復(fù)核

分

實

觀?授權(quán)

配

務(wù)

念■職責(zé)分工

、

方

?文件設(shè)計和記

法■委?E；采購

和錄

風(fēng)例外采購■資料管理和接

格觸控制

?獨立更核

▼?授權(quán)

?職責(zé)分工

-偶然采購-文件設(shè)計和記

錄

■資料管理和接

觸控制

■獨立復(fù)核

?授權(quán)

?職責(zé)分工

?緊急采購■文件設(shè)計和記

錄

■資料管理和接

觸控制

?獨立復(fù)核

-授權(quán)

-職責(zé)分工

■分散采購-文件設(shè)計和記

錄

分散采購?資料管理和接

觸控制

■獨立復(fù)核

■授權(quán)

■職責(zé)分工

-合同草擬-文件設(shè)計和記

合同訂立錄

■資料管理和接

觸控制

▼?獨立復(fù)核

?授權(quán)

控制環(huán)境運作分類具體工作控制程序

16

?■■---■審核■獨立復(fù)核

人

內(nèi)

監(jiān)

權(quán)

組

經(jīng)■授權(quán)

控

部

限

織

事

營'職責(zé)分工

方

審

和

結(jié)

政

管

法

計

責(zé)

策

構(gòu)

理

任

和

的-合同簽訂■資料管理和接

分

實

觀觸控制

配

務(wù)

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