《采購與供應(yīng)管理》課件第六章

第六章采購談判和合同管理本章學(xué)習目標掌握采購談判的含義；熟悉采購談判的使用場合；掌握采購談判的過程；了解采購談判的基本原則；掌握采購談判的策略和技巧；掌握采購合同的分類；掌握采購合同格式和內(nèi)容；熟悉采購合同的履行；第一節(jié)采購談判基礎(chǔ)一個成功的談判應(yīng)做好兩個部分工作，第一部分是了解談判的過程，第二部分是進行談判準備。談判過程包括理解談判的定義和目的、何時進行談判、有效談判有哪些障礙、成功談判者的特點、推動談判的技巧和談判中的洞察力。談判準備包括了解對方的意圖、確立你和對手的地位、確定關(guān)鍵問題之所在、制定談判戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)以及合理地組織。一、采購談判的含義及適用場合（一）采購談判的含義采購談判是指企業(yè)為采購商品作為買方，與賣方廠商對購銷業(yè)務(wù)有關(guān)事項，如商品的品種、規(guī)格、質(zhì)量保證、訂購數(shù)量、包裝條件、售后服務(wù)、價格、交貨日期與地點、運輸方式、付款條件等進行反復(fù)磋商，謀求達成協(xié)議，建立雙方都滿意的購銷關(guān)系。在多數(shù)情況下，提高了談判績效能夠?qū)崿F(xiàn)以下多項目標：1、更低的供應(yīng)總成本；2、更好的品質(zhì)、耐用性和性能；3、使合同的履行更加有效并能按時進行；4、更好的售后服務(wù)；5、減少采購過程中的各種爭執(zhí)等等。（二）采購談判適用場合在商品采購過程中，并非所有的采購過程都要進行談判，因為它是一個耗費時間和金錢的過程。一般來說，采購談判發(fā)生在下列情況下:1、采購價值較高的產(chǎn)品或服務(wù)時；2、當有保證長期供應(yīng)的要求時；3、至少有兩個以上供應(yīng)商時；4、在采購很復(fù)雜且除了價格之外還有很多因素（如規(guī)格、交貨和服務(wù)）要考慮的時候；5、公開招標過程沒有找到合適供應(yīng)商時；6、對于合同內(nèi)容無所借鑒，價格、完成的條件和技術(shù)要求必須先給予澄清，再做出決定時。二、采購談判過程圖6-1談判過程圖（一）準備階段1、收集信息（1）市場行情信息：市場價格信息，特別是供應(yīng)商產(chǎn)品在市場的比重、成長、市場占有率、新市場等；（2）環(huán)境信息：影響企業(yè)采購活動的外部因素，如國家經(jīng)濟政策的制定、價格體系的改革、進出口政策方針的制定、價格體系的改革等；（3）企業(yè)內(nèi)部需求信息：企業(yè)所需原材料、零配件需用量計劃，企業(yè)計劃任務(wù)的變更，資金狀況等；2、確定談判目標談判目標是指通過談判能夠得到的量化的結(jié)果。談判目標可分為三個層次：（1）最好的目標：這種目標是采購者期望通過談判所要達到的上限目標，這一目標實現(xiàn)其他難度很大；（2）最壞的目標：這種目標是采購者可接受需求的最低限度，如果不能達到，談判應(yīng)該有其他選擇。（3）現(xiàn)實的目標：介于最好目標和最壞目標之間的目標。3、制定談判策略制定談判策略，就是制定談判的整體計劃，從而在宏觀上把握談判的整體進程。制定談判策略，包括確定那些最有利于實現(xiàn)談判目標的方法。在準備階段收集到的信息，是制定談判策略的基礎(chǔ)。制定談判策略涉及到要進行一系列的決策，這些決策包括：是單贏還是雙贏？先談判什么問題？后談判什么問題；開始的立場是什么？談判團隊人員組成？談判地點選擇當有特殊情況發(fā)生時應(yīng)急方案是什么？等等（二）會談階段這一階段有以下特點：驗證設(shè)想、提出建議、分析取舍以及議價（通過與情境相符的說服技巧的使用）。達成協(xié)議并接受各方在協(xié)議中的主要責任。圖6-2談判程序1、開局階段談判的開局階段是指談判準備階段之后，談判雙方進入面對面談判的開始階段。談判開局階段需要做的幾項工作包括：（1）創(chuàng)造和諧的談判氣氛（2）進一步加深彼此的了解和溝通（3）洞察對方，調(diào)整策略（4）開局的另一項任務(wù)是共同設(shè)計談判程序，包括議題范圍和日程2、摸底階段（1）征詢對方意見，這是談判之初最常見的一種啟示對方發(fā)表觀點的方法（2）誘導(dǎo)對方發(fā)言，這是一種開渠引水，啟示對方發(fā)言的方法（3）使用激將的方法在摸底階段，不僅要注意觀察對方發(fā)言的語義、聲調(diào)、輕重緩急；還要注意對方行為語言，如眼神、手勢、臉部表情，這些都是傳遞某種信息的符號。優(yōu)秀的談判者都會從談判對手起始的一舉一動中，體察對方的虛實。3、磋商階段所有要討論的議題內(nèi)容都橫向展開，以合作的方式，反復(fù)磋商，逐步推進談判內(nèi)容。在此階段應(yīng)把握好下面幾個方面的問題（1）合理地報價、還價或提出條件（2）報價應(yīng)遵循的原則（3）還價策略（三）簽署協(xié)議階段談判在歷經(jīng)了準備階段、開局階段、磋商階段之后，就進入了達成最終協(xié)議階段，在這一階段，總結(jié)和明確闡述所達成的協(xié)議有其重要，這也是決定下一步的目標，以及為完成協(xié)議確定角色責任的時候

協(xié)議簽署應(yīng)從以下幾個方面進行注意：第一，起草協(xié)議應(yīng)從實際出發(fā)，反映談判所解決的實際需要，切忌照搬，照抄別人合同或標準性格式。其次，關(guān)于法律適用條款問題。再次，關(guān)于協(xié)議文本的文字使用問題。最后，審查或修改談判協(xié)議。第二節(jié)采購談判原則、策略及方法談判不是球賽，更不是戰(zhàn)爭，在球賽或戰(zhàn)爭中只有一個贏家，別一個是輸家，在成功的談判里，雙方應(yīng)該都是贏家（雙贏），不過一方可能比另一方多贏一些。一、采購談判基本原則1、談判前要有充分的準備。知已知彼，百戰(zhàn)百勝。2、只與有權(quán)決定的人談判。3、盡量在本企業(yè)辦公室談判。4、對等原則。5、以數(shù)據(jù)事實說話，提高權(quán)威性。

二、采購談判的策略和技巧在采購談判中，為了使談判能夠順利進行和取得成功，談判者應(yīng)善于靈活運用一些談判策略和技巧。談判策略是指談判人員通過何種方法達到預(yù)期的談判目標，而談判技巧是指談判人員采用什么具體行動執(zhí)行策略。在實際工作中，應(yīng)根據(jù)不同的談判內(nèi)容、談判目標、談判對手等個體情況選用不同的談判策略和技巧。（一）采購談判的策略1、避免爭論策略2、拋磚引玉策略3、避實就虛策略4、保持沉默策略5、情感溝通策略6、先苦后甜策略7、最后期限策略（二）采購談判的技巧1、入題技巧談判雙方剛進入談判場所時。難免會感到拘謹，尤其是談判新手，在重要談判中，往往會產(chǎn)生忐忑不安的心理。為此，必須講求入題技巧，采用恰當?shù)娜腩}方法。2、闡述技巧（1）開場闡述。談判入題后，接下來就是雙方進行開場闡述，這是談判的一個重要環(huán)節(jié)。開場闡述的要點，具體包括：一是開宗明義，明確本次會談所要解決的主題，以集中雙方的注意力，統(tǒng)一雙方的認識。二是表明我方通過洽談應(yīng)當?shù)玫降睦?，尤其是對我方至關(guān)重要的利益。三是表明我方的基本立場，可以回顧雙方以前合作的成果，說明我方在對方所享有的信譽；也可以展望或預(yù)測今后雙方合作中可能出現(xiàn)的機遇或障礙；還可以表示我方可采取何種方式共同獲得利益做出貢獻等。四是開場闡述應(yīng)是原則的，而不是具體的，應(yīng)盡可能簡明扼要。五是開場闡述的目的是讓對方明白我方的意圖，創(chuàng)造協(xié)調(diào)的洽談氣氛，因此，闡述應(yīng)以誠摯和輕松的方式來表達。（2）讓對方先談。（3）坦誠相見。3、提問技巧要用提問摸清對方的真實需要、掌握對方心理狀態(tài)、表達自己的意見觀點。（1）提問的方式：①封閉式提問；②開放式提問；③婉轉(zhuǎn)式提問；④澄清式提問；⑤探索式提問；⑥借助式提問；⑦強迫選擇式提問；⑧引導(dǎo)式提問；⑨協(xié)商式提問。（2）提問的時機：①在對方發(fā)言完畢時提問；②在對方發(fā)言停頓、間歇時提問；③在自己發(fā)言前后提問；①在議程規(guī)定的辯論時間提問。（3）提問的其他注意事項：②注意提問速度；注意對方心境；③提問后給對方足夠的答復(fù)時間；④提問時應(yīng)盡量保持問題的連續(xù)性。第三節(jié)戰(zhàn)略談判一、雙贏談判雙贏談判是把談判當作一個合作的過程，能和對手像伙伴一樣，共同去找到滿足雙方需要的方案，使費用更合理，風險更小表6-2競爭性談判和雙贏談判的特點競爭性談判的特點雙贏式談判的特點假定嚴格的談判立場清楚對方的需求針對固定的價值量進行競爭重視共同而非個人利益尋找自己可以接受的單方面解決方案共同努力解決問題及尋找可以創(chuàng)造價值的新的解決方法不信任對方信任對方，并共享信息一般來說雙贏式談判有以下幾種方法：擴大蛋糕法：通過合作并達成談判協(xié)議，談判方可以識別擴展資源或價值的方法。爭議交易法：成功的爭議交易要求談判方識別不止一個存在爭議的問題。降低成本法：因為談判方通過共同努力降低賣方成本或降低業(yè)務(wù)的交易成本，一方（通常是買方）可以獲得更低的價格。利益交集法：尋求利益交集意味著引入新的可以滿足各方需求的選擇。非特定補償法：利用這種方法，一方可以在某個問題上實現(xiàn)他的目標。同時，對方也會因為贊同這種結(jié)果而獲得一些有價值的東西作為“報酬”

二、跨國談判近20年來國際貿(mào)易的發(fā)展使得對跨國談判的需求產(chǎn)生了突飛猛進的增長。當談判雙方擁有不同的語言、習慣、法律和文化時，與供應(yīng)商的談判會變得更加復(fù)雜。為跨國談判作準備時，必須制定額外的計劃，其中包括翻譯、旅游及其他國外業(yè)務(wù)要求?？赡軙霈F(xiàn)能夠影響跨國談判的多種障礙。從重要性來說，影響有效談判的主要障礙包括信息的錯誤傳達。而這種錯誤傳達又是由語言、時間限制、文化差異及跨國談判者有限的權(quán)威性引起的。有效的跨國談判者還會表現(xiàn)出一些特定的特征，包括耐心、對合同協(xié)議的熟悉，誠實禮貌的態(tài)度及對異域文化和習慣的熟悉等。這些特征能夠幫助克服出現(xiàn)的障礙。第四節(jié)采購合同管理一、采購合同及其分類（一）采購合同采購合同是由買賣雙方或經(jīng)其授權(quán)的代理人經(jīng)過協(xié)商一致而簽訂的合同文本，采購合同也包括買賣的訂貨單，買賣雙方對要約經(jīng)達成協(xié)議后才有效。

1、采購合同要件合同成立的要件在于買賣雙方是否具有合法的授權(quán)，其合同是否經(jīng)協(xié)議一致后達成。合同成立的要件如下：有法律效力的相關(guān)證明文件；簽約人具有權(quán)力與民事行為能力；標的物合法；履約的能力及給付；簽約人對待定事項的協(xié)商一致2、采購合同成立方式合同經(jīng)過買賣雙方簽定以后，即具有法律效力，受法律的保障而對買賣雙方構(gòu)成約束，一般合同成立的方式有三種：（1）簽約方式（2）確認接受方式（3）換文方式（二）采購合同分類

買賣交易所訂立的合同，大都視采購物料的性質(zhì)及其方式而訂立不同的合約條款。通常采購合同的種類如下：1、按買賣雙方親疏關(guān)系分（1）現(xiàn)貨合同?，F(xiàn)貨采購合同時采購中最經(jīng)常使用的合同。（2）定期采購合同。定期采購常被看作是從一個供應(yīng)商或多個供應(yīng)商處重復(fù)進行的現(xiàn)貨采購。（3）無定額合同。（4）定額合同。（5）合伙合同。（6）合資合同。2、以成立方式分類我國合同法規(guī)定：當事人訂立合同可以采用口頭形式、書面形式和其他形式。（1）合同的口頭形式指買賣雙方只有口頭語言為意思表示訂立合同，而不用文字表達協(xié)議內(nèi)容的合同形式。（2）書面形式是指買賣雙方以合同書或者電報、電傳、電子郵件等數(shù)據(jù)電文形式等各種可以有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式訂立合同。3、以銷售方式分類（1）銷售合同：此類合同多以生產(chǎn)或供應(yīng)貨品的廠商要求條件而成立的合約。（2）承攬合同：多為業(yè)務(wù)推廣性質(zhì)，站在中介的地位來促進雙方的交易，從中取得傭金。（3）代理合同：這種方式大多僅為代理報價簽約，不設(shè)立門市并且不與買方直接發(fā)生交易，僅做服務(wù)性工作而促成買賣雙方交易，其傭金則依約定由買方或賣方支付。二、采購合同格式及內(nèi)容采購合同是記載買賣雙方當事人協(xié)議同意事項的文件，也是雙方訂立合約的書面證明，其將作為日后雙方履行合約的根據(jù)。通常，采購合同的制作有兩種形態(tài)：由買方制作的采購合同，由賣方加以簽署確認；由賣方制作的銷售合同，由買方加以簽署確認。合同文本具有證明上的法律作用，也為確定當事人意愿的書面文件，它的重要性與功用大致如下：買賣雙方談妥的主要條件，必須以書面形式詳細記載，作為今后雙方履行合約的依據(jù)；雙方簽訂正式合同，如果萬一發(fā)生爭執(zhí)時，能獲得法律上的保護，也作為交涉的根據(jù)；買賣雙方自合同簽訂至履行，其時間相當長，尤其是長期買賣合同更是這樣，所以為防止爭端而需訂立書面合同；在國際貿(mào)易上，由于常用電報來往，有可能會遇到電信誤傳或交易條件不符，如果能在交易談妥以后及時做成合約，那么雙方可及時發(fā)現(xiàn)更正，就會減少錯誤的出現(xiàn)。（一）采購合同的格式采購合同一般分為約首、合同條款和約尾三部分。約首主要寫明采購方和供貨方的單位名稱、合同編號和簽訂約地點。約尾是雙方當事人就條款內(nèi)容達成一致后，最終簽字蓋章使合同生效的有關(guān)內(nèi)容，包括簽字的法定代表人或委托代理人姓名、開戶銀行和賬號、合同的有效起止日期等。雙方在合同中的權(quán)利和義務(wù)，均由條款部分來約定。國內(nèi)物資購銷合同的示范文本規(guī)定，條款部分應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：合同標的：包括產(chǎn)品的名稱、品種、商標、型號、規(guī)格、等級、花色、生產(chǎn)廠家、訂購數(shù)量、合同金額、供貨時間及每次供應(yīng)數(shù)量等。質(zhì)量要求的技術(shù)標準、供貨方對質(zhì)量負責的條件和期限。交（提）貨地點、方式。運輸方式及到站、港和費用的負擔責任。合理損耗及計算方法。包裝標準、包裝物的供應(yīng)與回收。驗收標準、方法及提出異議的期限。隨機備品、配件工具數(shù)量及供應(yīng)辦法。結(jié)算方式及期限。如需提供擔保，另立合同擔保書作為合同附件。違約責任。解決合同爭議的方法。其他約定事項。（二）采購合同的內(nèi)容買賣雙方就交易的貨物通過交易磋商，在合同中明確各自要承擔的義務(wù)，有“要約”和“承諾”予以明確，然后以成立的合同加以確定來約束承諾的兌現(xiàn)。一般來說，買賣合同應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：1、合同的標的。主要包括貨物的名稱、質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量、包裝，以及如何檢驗和認定的辦法。2、合同的價格3、賣方的義務(wù)4、買方的義務(wù)5、買方對商品的驗收6、違約責任三、采購合同的履行在貿(mào)易過程中，買賣雙方經(jīng)過交易磋商，達成協(xié)議并簽訂了書面合同。合同已經(jīng)依法有效成立，即成為有約束力的法律文件，有關(guān)當事人就必須履行合同中規(guī)定的責任和義務(wù)，任何一方不得擅自更改或者解除合同，或以任何借口不予履行或部分履行，否則就構(gòu)成違約，要承擔由此而引起的經(jīng)濟責任和法律責任。合同履行過程中，需要關(guān)注一下問題。（一）交貨數(shù)量的允許增減范圍（二）合同的變更或解除（三）貨物的交接管理1．采購方自提貨物2．供貨方負責送貨到指定地點（四）貨物的驗收管理1．驗收方法：到貨產(chǎn)品的驗收，可分為數(shù)量驗收和質(zhì)量驗收。（1）數(shù)量驗收的方法主要有：①衡量法②理論換算法③查點法（2）質(zhì)量驗收的方法可以采用：①經(jīng)驗鑒別法②物理試驗③化學(xué)分析2．責任劃分不論采用何種交接方式，采購方均應(yīng)在合同約定由供貨方對質(zhì)量負責的條件和期限內(nèi)，對交付產(chǎn)品進行驗收和試驗。某些必須安裝運轉(zhuǎn)后才能發(fā)現(xiàn)內(nèi)在質(zhì)量缺陷的設(shè)備，應(yīng)在合同內(nèi)約定缺陷責任期或保修期。在此期限內(nèi)，凡檢測不合格的物資或設(shè)備，均由供貨方負責。如果采購方在規(guī)定時間內(nèi)未提出質(zhì)量異議，或因其使用、保管、保養(yǎng)不善而造成質(zhì)量下降，供貨方不再負責。由供貨方代運的貨物，采購方在站場提貨地點應(yīng)與運輸部門共同驗貨，以便發(fā)現(xiàn)滅失、短少、損壞等情況時，能及時分清責任。采購方接收后，運輸部門不再負責。屬于交運前出現(xiàn)的問題，由供貨方負責；運輸過程中發(fā)生的問題，由運輸部門負責。3．驗收中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量不符的處理如果在驗收中發(fā)現(xiàn)建筑材料不符合合同規(guī)定的質(zhì)量要求，采購方應(yīng)將他們妥善保管，并向供貨方提出書面異議。在書面異議中，應(yīng)說明合同號和檢驗情況，提出檢驗證明，對質(zhì)量不符合合同規(guī)定的產(chǎn)品提出具體處理意見。4．質(zhì)量爭議如果當事人雙方對產(chǎn)品的質(zhì)量檢測、試驗結(jié)果發(fā)生爭議，應(yīng)按《中華人民共和國標準化管理條例》的規(guī)定，請標準化管理部門的質(zhì)量監(jiān)督檢驗機構(gòu)進行仲裁檢驗。（五）結(jié)算管理產(chǎn)品的貨款、實際支付的運雜費和其他費用的結(jié)算，應(yīng)按照合同中商定的結(jié)算方式和中國人民銀行結(jié)算辦法的規(guī)定辦理。但對以下兩點應(yīng)予注意：1．變更銀行賬戶2．拒付貨款（六）履行采購合同的注意事項簽訂采購合同以后，采購商為了避免供應(yīng)商無法履約或延期交貨，會對供應(yīng)商生產(chǎn)計劃、制造過程中的抽檢，物料的供應(yīng)等有關(guān)作業(yè)進行監(jiān)督。有關(guān)監(jiān)督履約的注意事項如下：1．履約監(jiān)督的一般規(guī)定為確保供應(yīng)商如期交出適當?shù)钠焚|(zhì)、數(shù)量的標的物，在簽約后，采購商可以對供應(yīng)商的履約情況進行監(jiān)督。履約監(jiān)督要由采購商質(zhì)檢或技術(shù)部門派出的人員進行。履約監(jiān)督發(fā)現(xiàn)問題時，應(yīng)立即要求供貨商改進，否則將會同采購部門采取補救措施。對于特殊的采購，如緊急采購、大宗采購、技術(shù)性高的加工等，要加強履約監(jiān)督處理。2．履約監(jiān)督方式整體監(jiān)督。即自生產(chǎn)開始至交貨驗收，派有專人監(jiān)督。重點監(jiān)督。要看合同是否需要到供應(yīng)商的工廠進行抽樣檢查，或檢查合同規(guī)定的事項及要求。本章小結(jié)談判是采