某大型集團行政管理制度

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集團

行政管理制度

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二OO四年三月

目錄

第一篇行政管理制度..............................................................1

第一章制度建設(shè)基本規(guī)定.........................................................1

第二章一般行政管理規(guī)定.........................................................2

第?節(jié)公文管理規(guī)定..........................................................2

第二節(jié)印章管理規(guī)定..........................................................5

第三節(jié)檔案管理規(guī)定..........................................................8

第四節(jié)保密管理規(guī)定.........................................................10

第五節(jié)會議組織管理規(guī)定.....................................................13

第六節(jié)臺帳管理規(guī)定.........................................................14

第七節(jié)值班管理規(guī)定.........................................................15

第八節(jié)安全保衛(wèi)管理規(guī)定.....................................................16

第九節(jié)保安管理規(guī)定.........................................................17

第十節(jié)基本本息管理規(guī)定.....................................................18

第十一節(jié)資產(chǎn)管理規(guī)定.......................................................19

第十二節(jié)辦公用品管理規(guī)定...................................................22

第十三節(jié)電腦管理規(guī)定.......................................................23

第十四節(jié)司機、車輛管理規(guī)定................................................24

第十五節(jié)圖書管理規(guī)定.......................................................26

第十六節(jié)通訊費用管理規(guī)定...................................................27

第十七節(jié)出差管理規(guī)定.......................................................28

第十八節(jié)辦公區(qū)管理規(guī)定.....................................................30

第十九節(jié)員工著裝管理規(guī)定...................................................32

第第十節(jié)接待工作管理規(guī)定...................................................32

第二~1^一節(jié)罰則............................................................34

第三章行政費用預(yù)算管理規(guī)定...................................................37

第一節(jié)總則.................................................................37

第二節(jié)預(yù)算的編制及審批.....................................................37

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第一篇行政管理制度

第一章制度建設(shè)基本規(guī)定

第一條目的：加強大型項目的制度建設(shè)，健全管理體系。

第二條適用范圍：大型項目管理中心、項目籌建處、大型項目。

第三條適用時間：包括鋼鐵、火電、高速公路等大型項目籌建期。

第四條制度建設(shè)的負(fù)責(zé)部門：

原則性制度由大型項目管理中心的各職能部門制定；

籌建處的各項制度及實施細(xì)則，由各籌建處職能部門根據(jù)原則性制度進

行編寫，各項目的職能部門提供必要的配合。

第五條制度審批：

管理中心各項原則性制度，由集團相關(guān)職能部門、監(jiān)事會、分管領(lǐng)導(dǎo)進

行審批；

籌建處各項制度及實施細(xì)則，由管理中心相關(guān)職能部門審核，監(jiān)事會、

集團分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

第六條制度解釋：對于制度實施過程中因產(chǎn)生爭議而需要作出解釋的，解

釋權(quán)歸于集團。

第七條制度修改：由集團相關(guān)職能部門，會同大型項目管理中心、籌建處

職能部門共同進行。

第八條制度終止：權(quán)力歸于集團。

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編號：

時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第2頁共60頁

第二章一般行政管理規(guī)定

第一節(jié)公文管理規(guī)定

第一條公文定義：指與政府職能部門、相關(guān)單位間傳送的文件，以及內(nèi)部

各單位相互傳送的各類文件（包括會議紀(jì)要）、制度規(guī)范（不含合同類文件）。

第二條公文種類主要有；

一、命令（令）

適用于依照有關(guān)制度和規(guī)定，宣布施行重大強制性執(zhí)行行政措施；嘉獎有關(guān)

單位及人員。

二、決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)?/p>

決定事項、人事任免。

三、公告

適用于向集團內(nèi)外宣布重要事項或者決定事項。

四、通告

適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

五、通知

適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要

求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。

六、通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者反映重要情況。

七、報告

適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問（包括審計報

告）。

八、請示

適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。

九、批復(fù)

適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

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十、會議紀(jì)要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項,會議紀(jì)要在會議結(jié)束后一個工作日內(nèi)

整理完畢，并分發(fā)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門。

第三條公文處理的原則：快速、準(zhǔn)確、安全、保密。

第四條公文處理的主要工作：包括發(fā)文、收文、傳遞、批示、承辦、跟蹤

催辦、歸檔等工作。

第五條公文協(xié)調(diào)處理部門：各級綜合部。

第六條各級單位除綜合部以外其他部門不得對外正式行文。

第七條發(fā)文：

一、擬稿：按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門

牽頭擬辦，有關(guān)部門會簽。稿件需填寫《擬文稿紙》作面頁，按規(guī)定要求擬稿。

二、編號：公文字號格式和文種代號統(tǒng)一規(guī)定。

三、格式：公司內(nèi)部所有公文需遵從《廣東珠江投資有限公司公文格式規(guī)定》。

四、會簽：公文的會簽由發(fā)文單位負(fù)責(zé)人決定會簽次序；不同單位聯(lián)合發(fā)文

由該等單位的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會簽次序；制度的頒發(fā)由發(fā)文單位及制度所涉及

單位的共同主管領(lǐng)導(dǎo)決定會簽次序。會簽文件及其附件由綜合部蓋騎縫章后使用

《會簽表》進行會簽。

五、簽發(fā)權(quán)限：各單位間知會性公文，以及各單位對內(nèi)發(fā)文，由該單位負(fù)責(zé)

人簽發(fā)；人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)；重要對外文件（如對政府函件）,

由管理中心總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)；以籌建處名義發(fā)文，需經(jīng)過籌建處總經(jīng)理

或其授權(quán)人員簽發(fā)；以項目名義發(fā)文，由項目總經(jīng)理或其授權(quán)人員簽發(fā)。公文簽

發(fā)授權(quán)應(yīng)將授權(quán)證明文件送本級綜合部備案。

六、打??；

七、蓋章：手續(xù)完備，由綜合部蓋章。

八、發(fā)文：綜合部應(yīng)對每份發(fā)文建立臺帳，做好發(fā)文登記工作；由承辦部門

自行送達的文件，應(yīng)在檔案室辦理登記、簽收。

九、制度頒發(fā)必須經(jīng)過會簽程序，經(jīng)負(fù)責(zé)審批領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由綜合部門頒發(fā)，

并送上一級單位備案。

十、凡上報公文需經(jīng)協(xié)調(diào)處理批轉(zhuǎn)的，不得直接送交上級單位，由綜合部統(tǒng)

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一登記批轉(zhuǎn)，上報集團公司義件統(tǒng)一由管理中心綜合部門登記、傳遞。

第八條收文：

一、登記：綜合部收到文件后，對來文進行編號、備份（外單位來文）。

二、批轉(zhuǎn)：綜合部根據(jù)來文內(nèi)容、性質(zhì)在《文件閱辦表》（見附件二）上提出

擬辦意見并確定公文緊急程度，送上級領(lǐng)導(dǎo)批示或批轉(zhuǎn)其他單位承辦。對需送多

位領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由后向前傳批。

三、收文工作應(yīng)在4個工作小時內(nèi)完成。

第九條傳遞：有關(guān)公文需經(jīng)相關(guān)單位傳閱，各單位應(yīng)在4個工作小時內(nèi)簽

閱完畢并送回綜合部；對需送多位領(lǐng)導(dǎo)傳閱的公文，一般應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)排序由前向后

遞送。

第十條批示：

一、公文批示時，對有具體辦理事項的，批示人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和

審批日期，其他批示人簽閱視為同意；沒有具體辦理事項的，簽閱表示閱知。

二、批示人不能親自批示（如開會、外出等），由綜合部負(fù)責(zé)電話聯(lián)系，并根

據(jù)電話記錄代為簽署意見，事后，由批示人補簽。

三、“普通”公文應(yīng)在8個工作小時內(nèi)批示完畢；“緊急”類公文應(yīng)在4個工

作小時內(nèi)批示完畢；“加急”公文應(yīng)隨到隨批，必要時可以集體商榷。如承辦事項

復(fù)雜，時限可適當(dāng)延長，但不得超過規(guī)定時限的兩倍。

第十一條承辦：有關(guān)公文事項承辦單位按上級公文規(guī)定或按領(lǐng)導(dǎo)批示確定;

如有多個領(lǐng)導(dǎo)批示按級別最高的領(lǐng)導(dǎo)指示確定。

第十二條跟蹤催辦：綜合部應(yīng)對由其發(fā)出或接收的每份公文建立臺帳，登

記公文處理情況，并做好公文催辦工作。

第十三條立卷及歸檔：各單位應(yīng)對公文按編號進行分類登記，并將公文的

編號、時間、內(nèi)容、處理情況等輸入電腦以便查證。

公文辦理完畢后，應(yīng)按照公文在形成過程中的相互聯(lián)系、特征和保存價值等

立卷，并保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映工作情況，便于保管和利用。

立卷后的公文應(yīng)按公司《檔案管理制度》要求移交公司檔案管理部門，并把復(fù)印

件送各會簽單位。

公文處理情況應(yīng)每季度匯總送管理中心綜合部備案。內(nèi)容包括發(fā)文、文件閱

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辦（包括處理結(jié)果）等。

第二節(jié)印章管理規(guī)定

第十四條印章刻制及啟用：各級單位刻制及啟用印章，必須經(jīng)集團分管行

政副總經(jīng)理核準(zhǔn)，并由集團總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦理刻制及啟用事宜。

第十五條領(lǐng)?。河≌卤９苋藛T根據(jù)本規(guī)定從綜合部門領(lǐng)取需自己保管的印

章并簽收備案。

第十六條分類：印章分為公司公章（印章）、部門章和業(yè)務(wù)章，在籌建期,

除財務(wù)部外不刻制其他部門章，

第十七條保管：根據(jù)印章的使用功能，印章分別由各級相關(guān)部門指定專人

負(fù)責(zé)保管。

一、由管理中心綜合部集中統(tǒng)一保管的公章：

1、管理中心、籌建處、各項目公章（籌建處及各項目的公章，待相關(guān)制度完

善后，經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交）；

2、管理中心、籌建處、各項目合同專用章（籌建處及各項目的合同專用章,

待相關(guān)制度完善后，經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，可將公章移交）；

3、尚未移交給下屬單位的印章；

4、管理中心各部門的印章。

二、由各籌建處綜合部集中統(tǒng)一保管的公章：

1、經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn)交的印章；

三、由各項目綜合部門集中統(tǒng)一保管的公章：

1、經(jīng)集團領(lǐng)導(dǎo)同意，轉(zhuǎn)交的印章；

四、業(yè)務(wù)章的由相關(guān)職能部門進行保管。

第十八條公章的使用范圍及審批：

一、對外使用范圍及審批：

1、在管理中心，對外公文使用公章，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽（上報省、市政府

及政府有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)管理中心綜合部負(fù)責(zé)人審核），分管副總及行政副

總以上領(lǐng)導(dǎo)審定，方可用章，重要文件用章前須經(jīng)總經(jīng)理審定；

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2、各籌建處、項目，對外公義使用公章，須經(jīng)部門負(fù)貢人審簽（上報省、市

政府及政府有關(guān)部門的文件資料須經(jīng)籌建處綜合部負(fù)責(zé)人審核），分管副總及行政

管線副總（特殊情況管理中心總經(jīng)理助理以上其他領(lǐng)導(dǎo)）以上領(lǐng)導(dǎo)審定，方可用

章；若管理中心、籌建處、項目需用到集團公章，需經(jīng)過管理中心總經(jīng)理、集團

分管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章；

3、辦理證件使用鋼印，須由綜合部門負(fù)責(zé)人審簽，方可用章；

4、原則上所有合同和協(xié)議須按照《合同訂立實施細(xì)則》的規(guī)定執(zhí)行，會審手

續(xù)齊全方可蓋章。特殊情況下，未經(jīng)過合同會審程序，只有管理中心、籌建處分管

副總經(jīng)理及行政副總經(jīng)理在《用章審批表》上簽字同意用章的合同及協(xié)議，也須

經(jīng)管理中心、籌建處法律部門對合同或協(xié)議條款審核無誤后，方可用章；

5、對外常規(guī)業(yè)務(wù)（各種年檢、年審、報建、招投標(biāo)、工程資料等）使用公章，

須經(jīng)管理中心或籌建處總經(jīng)理審簽，方可用章；

6、銀行新開賬戶，經(jīng)集團公司財務(wù)部審批，方可用章；

7、所有財務(wù)、稅務(wù)登記報表（包括對外提供有關(guān)資料），統(tǒng)一由管理中心或

籌建處財務(wù)部經(jīng)理審簽，方可用章；

8、凡涉及財產(chǎn)抵押、財產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、貸款、借款、擔(dān)保的法定代表人委托書、法

人代表證明書，須經(jīng)管理中心總經(jīng)理審簽，方可用章；

9、未經(jīng)集團及管理中心領(lǐng)導(dǎo)小組授權(quán)批準(zhǔn)，擅自進行投資經(jīng)營活動，對外擔(dān)

保，對外借貸款，對外簽訂合司等活動，印章管理人員不得蓋章。

二、法人章（公章）對內(nèi)的使用范圍及審批：

1、管理中心重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核，

主管行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章；

2、各籌建處重要文件的發(fā)布、重大人事任免等用章，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核，

主管行政副總經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可用章；

3、各項目對內(nèi)發(fā)文由項目負(fù)責(zé)人簽發(fā)（領(lǐng)導(dǎo)特別交待的除外），方可用章。

4、管理中心、籌建處的一般內(nèi)部發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽字，綜合部負(fù)責(zé)人審

核，方可用章。

第十九條業(yè)務(wù)章的使用范圍及審批：

一、業(yè)務(wù)章的使用范圍：

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1、財務(wù)專用章用于辦理有關(guān)銀行業(yè)務(wù)；

2、發(fā)票專用章用于開具發(fā)票業(yè)務(wù)；

3、工程專用章用于：工程修改通知單、工程類會議紀(jì)要、內(nèi)部竣工初驗；工

程方面資料：圖紙、會審記錄、預(yù)結(jié)算報告；工程方面對關(guān)聯(lián)單位、部門的往來

文件；

二、業(yè)務(wù)章使用的審批：

1、財務(wù)專用章和發(fā)票專用章須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后方可用章；

2、工程專用章須由項目工程部負(fù)責(zé)人審核（工程修改通知單、圖紙、會審紀(jì)

要必須由主管設(shè)計負(fù)責(zé)人審核），再由各項目總經(jīng)理審批。

第二十條有關(guān)公文經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)，可使用《擬文稿紙》申請用章，不須使

用《用章審批表》申請用章。

第二十一條管理中心、籌建處、各項目自行保管的部門章（業(yè)務(wù)章），在本

細(xì)則所規(guī)定的范圍內(nèi)使用，如超出本制度所規(guī)定的范圍使用的，經(jīng)辦人及該單位

主要負(fù)責(zé)人必須承擔(dān)責(zé)任和連帶責(zé)任。

第二十二條使用印章必須嚴(yán)格按照有關(guān)用章審批程序執(zhí)行，手續(xù)不全者嚴(yán)

禁用章。

第二十三條除本辦法第八條規(guī)定之外，所有公文用章，須填寫《用章審批

表》，按照審批權(quán)限審批后，方可用章。

第二十四條用章前印章管理人員須認(rèn)真審核，明確了解用章的內(nèi)容和目的

及用印的文件份數(shù)，確認(rèn)符合用章手續(xù)后，由經(jīng)辦人在用章登記簿上逐項登記后，

方可用章。

第二十五條凡符合集團用章規(guī)定，會簽手續(xù)齊全的合同、協(xié)議、文件、資

料等經(jīng)審核無誤后，按先后緩急的順序，即接即蓋章，不得拖延用章時間。

第二十六條各級印章管理人員對未經(jīng)核準(zhǔn)的文件，不得擅自用章；對不符

合本管理辦法、《合同訂立管理細(xì)則》或其他有關(guān)制度規(guī)定的，應(yīng)立即向綜合部負(fù)

責(zé)人匯報，未經(jīng)同意，不得蓋章。

第二十七條不得在空白憑證、便箋上加蓋印章。

第二十八條在急需用章而本部門負(fù)責(zé)人外出，以傳真形式審簽；以傳真形

式無法審簽的，須由綜合部門負(fù)責(zé)人或管線副總經(jīng)理（總經(jīng)理助理）以上領(lǐng)導(dǎo)審

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編號：

時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第8頁共60頁

簽，力可用章。

第二十九條一般情況下不得將印章攜帶出辦公室使用，如確因工作所需，

經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批同意建立登記手續(xù)后，應(yīng)由印章管理員攜帶印章到現(xiàn)場蓋印

或監(jiān)印。帶到辦公室以外使用的印章須經(jīng)主管行政的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并確保交予安全

可靠的人員保管，認(rèn)真做好外借登記手續(xù)。

第三十條印章外借使用完畢后，應(yīng)及時辦理歸還手續(xù)。印章管理員須負(fù)責(zé)

督促印章借用人員按時歸還外借的印章。

第三十一條管理中心綜合部將定期檢查本部門及各籌建處、項目的用章情

況。

第三十二條印章管理員需簽與管理中心簽定崗位責(zé)任書，認(rèn)真履行崗位職

責(zé)，確保用章安全。印章管理人員離職或調(diào)任時，須為印章辦理交接手續(xù)。

第三十三條印章管理員應(yīng)確保單位能隨時與之取得聯(lián)系，保證及時用章，

不得拖延時間。如請假或外出時，須事先取得部門負(fù)責(zé)人同意，然后將印章移交

給綜合部門主要負(fù)責(zé)人，并辦理印章暫時代保管手續(xù)。

第三十四條印章遺失或失竊應(yīng)立即向上級匯報，并依法公告作廢。對偽造

公司各種印章的人員，依法交國家司法機關(guān)處理。

第三十五條對需要留存的重要資料（合同、協(xié)議及對外重要文件），應(yīng)在蓋

印后（對外文件可留未經(jīng)蓋章的復(fù)印件），留存一份，立卷存襠。

第三節(jié)檔案管理規(guī)定

第三十六條管理部門

各級綜合部設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。人事、財務(wù)、

營銷等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。

第三十七條歸檔范圍

包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：

一、管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部

門工作職責(zé)、年度工作總結(jié)和計劃、大事記；各類公文、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)來往函

件和傳真件等；

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編號：

時間：2021年X月X日書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟頁碼：第9頁共60頁

二、立項文件；包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，

以及政府部門關(guān)于項目立項的各種批復(fù)文件等；

三、證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等；

四、資信文件：驗資、審計、評估報告等；

五、合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等；

六、項目開發(fā)報批文件：在地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等；

七、技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)資料等；

八、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的

來文等

九、聲像信息類：公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、

錄像、電子文件等。

十、其他需要歸檔的重要文件。

第三十八條收集歸檔

一、檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收

集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移

交歸檔。

二、凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門或單位的資料員應(yīng)在文件辦理完畢一個

工作日內(nèi)將原件及時歸檔，不得私自留存；文件的復(fù)印件可存于本部門備查。

三、以管理中心、籌建處、項目名義發(fā)出的口常文件、各類會議紀(jì)要、往來

函件和傳真件等由本級綜合部負(fù)責(zé)收集、整理，按年度立卷歸檔。

四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份

數(shù)、原件或復(fù)印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份

數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對檔案的歸

檔情況。

第三十九條分類編目

一、檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、

備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。

二、檔案分類編號方法應(yīng)盡量考慮計算機管理的要求，并盡量與政府和公共

機構(gòu)的編目方法接軌。

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第四十條檔案保管

一、檔案室必須做好放火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一

旦出現(xiàn)險情，必須立即向公司行政領(lǐng)導(dǎo)報告。

二、嚴(yán)禁無關(guān)人員進入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。

三、檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據(jù)給單位所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)

責(zé)任人進行處罰。

第四十一條檔案借閱

一、借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，

經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)；

二、借閱非機密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借出原件,

須報管本單位副總經(jīng)理以上人員審批；

三、因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借出；

四、借閱機密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)分管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)；絕密性文

件（包括復(fù)印件），須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；

五、外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)分管行政副總經(jīng)理

以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱；

六、任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)

在文件上作記號、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批

準(zhǔn)；

七、借閱檔案者必須嚴(yán)守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏

機密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責(zé)任。

第四十二條檔窠移交

若檔案需要向政府部門（專業(yè)檔案館）或外單位移交，應(yīng)將檔案移交的詳細(xì)

目錄上報行政副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批，方可移交。

第四十三條檔案銷毀

檔案銷毀需經(jīng)管理中心批準(zhǔn)，并需檔案管理員和管理中心綜合部負(fù)責(zé)人同時

在場監(jiān)督。

第四十四條其他

人事、財務(wù)、營銷等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點增加其他要求，但必須遵

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守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負(fù)責(zé)。

第四節(jié)保密管理規(guī)定

第四十五條保密范圍：

一、政府、主管部門下發(fā)為內(nèi)部參閱、秘密級以上的文件。

二、重大決策中的秘密事項。

三、尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；

開發(fā)報建、設(shè)計施工；訴訟或仲裁事項及糾紛的解決方案等。

四、章程、合同、協(xié)議、意向書、制度、規(guī)定及可行性研究報告。

五、各級機構(gòu)上報、卜發(fā)和相互交換的內(nèi)部文件、資料。

六、各級機構(gòu)每個時期的工作計劃、總結(jié)和情況綜合文件、資料。

七、各類行政、業(yè)務(wù)會議的文件、資料、記錄錄音、錄像、、紀(jì)要。

八、財務(wù)運作、資金運作計劃、統(tǒng)計報表，財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、

金融管理部門的原始數(shù)據(jù)、資料。

九、人事檔案，職工個人工資、獎金及勞務(wù)性收入資料，職工情況綜合材料。

十、公司各級機構(gòu)公司在經(jīng)營過程中形成的市場調(diào)查、預(yù)測、投資項目可行

性研究、項目評估、項目進展情況等專題報告及有關(guān)資料。

十一、生產(chǎn)關(guān)鍵技術(shù)、生產(chǎn)工藝、技改、營銷策略等資料。

十二、招投標(biāo)資料、底價及競爭對手的有關(guān)情況等。

十三、工程預(yù)算、結(jié)算書和各種圖紙。

十四、領(lǐng)導(dǎo)人住址、行蹤。

十五、各級機構(gòu)所有印章、財務(wù)用章、法人章等。

十六、各級機構(gòu)所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。

十七、生產(chǎn)事故、意外或突發(fā)事件，其他經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。

第四十六條密級確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應(yīng)分類編定為

秘密、機密、絕密三個密級。

一、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；

二、公司的規(guī)劃、公司經(jīng)營情況、重要會議記錄為機密級；

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三、公司人事檔案、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、法律訴訟資料、合同、協(xié)議、職

員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息及其它為秘密級。

第四十七條保密措施

一、密件應(yīng)由各級行政管理部門分別蓋上相應(yīng)密級的印章。

二、密件應(yīng)有專人兼職、保管，存放在保險箱或保險柜內(nèi)；條件一時不具備

的，也應(yīng)存放在上鎖的資料柜、抽屜內(nèi)。

三、機密級（含）以上的文件傳閱至集團領(lǐng)導(dǎo)、管理中心領(lǐng)導(dǎo)；秘密件傳閱

各項目、籌建處副經(jīng)理以上級別人員。非經(jīng)以上人員批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘抄或傳

閱。

四、密件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由綜合部

或主管副總經(jīng)理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處理、傳遞的公司秘密由經(jīng)辦人

或電腦管理員負(fù)責(zé)保密。

五、外出攜帶密件，由指定人員負(fù)責(zé)保密并采取必要的安全措施。

六、查閱、借閱密件，要經(jīng)各項目第一負(fù)責(zé)人以上級別領(lǐng)導(dǎo)書面同意，并經(jīng)

密件保存部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。機密件需先經(jīng)籌建處綜合部負(fù)責(zé)人審批，

再經(jīng)籌建處負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能借閱。當(dāng)天借閱，當(dāng)天歸還。

七、凡涉及保密內(nèi)容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時必須銷毀。

八、公司檔案室、打字室和職能部門資料室設(shè)為保密室，未經(jīng)管理員同意，

無關(guān)人員不得擅自進入保密室，各級領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，未經(jīng)本人同意，不得進入。

九、全體員工要嚴(yán)格遵守保密制度，預(yù)防丟失或被竊取文件資料；不準(zhǔn)在私

人交往和通信中泄露公司秘密；不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?；在正常的工作?/p>

往中要注意保守公司秘密。

十、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議及其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措

施：

1、選擇具備保密條件的會議場所；

2、根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項的人員

予以指定；

3、依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；

4、確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。

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十一、任何員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)被泄露或可能被泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補

救措施并及時報告綜合部負(fù)責(zé)人處理。

十二、公司各級機構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營中如遇有可能給公司造成負(fù)面影響的緊急情

況，在場員工應(yīng)立即處理，無法處理時應(yīng)立即向所在單位負(fù)責(zé)人報告。對有負(fù)面

影響的突發(fā)事件除有義務(wù)協(xié)助司法機關(guān)調(diào)查取證外，不得對外發(fā)布任何消息；確

有必要時對外發(fā)言時，應(yīng)由籌建處負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)指定專人進行或在統(tǒng)一口徑的

情況下經(jīng)籌建處負(fù)責(zé)人同意或認(rèn)可后進行。

第四十八條本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：

一、本公司秘密被不應(yīng)知悉的，

二、使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。

第五節(jié)會議組織管理規(guī)定

第四十九目的：規(guī)范會議組織工作，提高會議效率，及時溝通，解決工作

中存在的問題。

第五十條分類：周會、月度進度匯報會、年中/年度工作總結(jié)計劃會

第五十一條會議的籌辦部門：各級綜合部。

第五十二條會議內(nèi)容

一、周會

傳達上級單位有關(guān)指示、精神，圍繞本單位工作仟務(wù)層層分解工作，分析存

在問題，提出問題解決方案和下周工作計劃及近期目標(biāo)，著重檢查上周計劃完成

情況，制定下周計劃。

二、月度進度匯報會

1、檢查建設(shè)進度。相關(guān)職能部門、各項目對照工作節(jié)點，對當(dāng)月工作完成情

況及下月進度安排進行講解。由于客觀不可克服原因未完成進度的，應(yīng)在會上提

出，由進度考核領(lǐng)導(dǎo)小組決定是否免責(zé)。對于在會前協(xié)商無法達成一致的工作，

在會上予以提出，由領(lǐng)導(dǎo)小組進行工作協(xié)調(diào)，最終確定進度安排及責(zé)任部門、協(xié)

辦部門。

2、考核。在介紹當(dāng)月進度執(zhí)行情況后，由進度考核領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)《月度進度

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控制表》對貢任部門和協(xié)辦部門進行考核，在各項目提交的《月度考核表》上進

行評分。

三、年中/年度工作總結(jié)計劃會

對工作進行總結(jié)，分析存在問題，對企業(yè)發(fā)展進行戰(zhàn)略性思考，并提出下一

階段發(fā)展計劃。

第五十三條會議的舉辦單位

周會：管理中心、籌建處、各項目

月度進度匯報會：籌建處（管理中心領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實際情況參加會議）

年中/年度工作總結(jié)計劃會：管理中心

第五十四條會議記錄

各級綜合部應(yīng)做好會議記錄工作，并將會議記錄抄送上級單位。

第六節(jié)臺帳管理規(guī)定

第五十五條目的：臺帳作為每個崗位的工作日志，用以詳細(xì)記錄每個崗位的

相關(guān)工作內(nèi)容。建立完整的臺帳，有助于資料查閱并且成為制定各類報表的基礎(chǔ)，

便于各級領(lǐng)導(dǎo)了解實際經(jīng)營狀況。

第五十六條臺帳分類：臺帳分為經(jīng)營分析型臺帳及管理控制型臺帳。

一、經(jīng)營分析型臺帳：一般為數(shù)據(jù)型臺帳，如財務(wù)、工程類臺帳。經(jīng)營者可

以通過其隨時掌握公司的經(jīng)營狀況，是經(jīng)營分析的最直接和最重要資料來源，通

過對這類臺帳的分析可以發(fā)現(xiàn)存在的問題，檢查目標(biāo)實現(xiàn)情況，為經(jīng)營決策提供

可靠依據(jù)。

二、管理控制型臺帳：每個部門的日常工作臺帳，依此來掌控每個部門的工

作進展?fàn)顩r。通過對此類臺帳的控制，可以使各項管理工作處于受控狀態(tài)，一方

面可以對所有的過往工作有所記錄，另一方面也可時刻對目前的工作狀態(tài)有所控

制，同時也可根據(jù)情況對下步工作計劃做出安排。

第五十七條臺帳系統(tǒng)及編寫部門

一、財務(wù)系統(tǒng)臺帳，責(zé)任部門：管理中心財務(wù)部；

二、行政人事系統(tǒng)臺帳，責(zé)任部門：管理中心綜合部、人力資源部；

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三、開發(fā)調(diào)研系統(tǒng)臺帳，貢任部門：管理中心開發(fā)部；

四、法律合約系統(tǒng)臺帳，責(zé)任部門：管理中心法律室；

五、招標(biāo)系統(tǒng)臺帳，責(zé)任部門：管理中心下屬招標(biāo)中心；

六、工程系統(tǒng)臺帳，責(zé)任部門：籌建處工程部；

七、設(shè)計系統(tǒng)臺帳，責(zé)任部門：籌建處總工室。

以上各責(zé)任部門負(fù)責(zé)編寫臺帳樣表，報管理中心綜合部匯總下發(fā)。

第五十八條臺帳填寫要求

一、口徑統(tǒng)一

1、各級部門應(yīng)使用由管理中心綜合部統(tǒng)一下發(fā)的臺帳樣表，并根據(jù)樣表上的

要求指定專人負(fù)責(zé)填寫。

2、各級部門在歸結(jié)本部臺帳時，須保持用詞的前后一致性。

二、數(shù)據(jù)統(tǒng)一

1、當(dāng)次核準(zhǔn)有關(guān)數(shù)字，使總數(shù)與明細(xì)能一一對照。

2、注意歷史數(shù)據(jù)與當(dāng)月發(fā)生累計數(shù)的統(tǒng)一性，杜絕前后不一的情況。

三、格式統(tǒng)一

1、表格部分要水平居中、垂直居中。

2、表格頂端統(tǒng)一使用“單位”、“崗位”格式，表格結(jié)束時統(tǒng)一使用“填寫人”

格式。

3、沒有內(nèi)容顯示的位置請以“一”表示。

四、專人填寫

每一臺帳必須由專人負(fù)責(zé)建立和登記，并用EXCEL或WORD格式建立以便為公

司辦公自動化工作做好準(zhǔn)備。

五、日清月結(jié)

各填表人應(yīng)每日整理臺帳內(nèi)容，并于每月最后一個工作日進行歸結(jié)，下月啟

用新的空白臺帳。

六、注意保密

重要臺帳特別是數(shù)據(jù)型臺帳，應(yīng)設(shè)置文檔修改與查看密碼，防止錯誤操作或

無關(guān)人員閱讀。

七、臺帳交接

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臺帳交接工作是員工工作交接的重要內(nèi)容之一。

第七節(jié)值班管理規(guī)定

第五十九條在非工作時間及節(jié)假日，綜合部應(yīng)派員工值班，處理下列事

項：

一、理突發(fā)性事件并適時采取各項必要措施；

二、揮監(jiān)督保安人員及值勤工人；

三、預(yù)防災(zāi)害、盜竊及其他危機事項；

四、隨時注意清潔衛(wèi)生安全措施與公務(wù)保密；

五、公司交辦的各項事宜。

第六十條員工值班時間規(guī)定如下：

一、自星期一至星期五每口下午下班時起至次口上午上班時間止。

二、節(jié)假日：日班上午八時起至下午五時止（可隨辦公時間的變更而變更）。

夜班下午五時半起至次日上午八時止。

第六十一條員工值班由綜合部統(tǒng)一安排。

第六十二條值班員工應(yīng)按照規(guī)定時間在指定場所連續(xù)執(zhí)行任務(wù)，不得中

途停歇或隨意外出。

第六十三條值班員工遇有事情發(fā)生可先行處理，事后報告領(lǐng)導(dǎo)。如遇其

職權(quán)不能處理的，應(yīng)立即通報并請示主管領(lǐng)導(dǎo)辦理。

第六十四條值班員工收到電文應(yīng)分別依下列方式處理：

一、屬于職權(quán)范圍內(nèi)的可即時處理。

二、非職權(quán)所及，視其性質(zhì)應(yīng)立即聯(lián)系有關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理。

三、密件或限時信件應(yīng)立即原封保管，于上班時呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

第六十五條值班員工應(yīng)將值班時所處理的事項填寫值班報告表，于交班

后送主管領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)呈檢查，報告表另定。

第六十六條值班員工如遇緊急事件處理得當(dāng)，使公司減少損失者，公司

視其情給予嘉獎。

第六十七條值班員工在值班時間內(nèi)，擅離職守應(yīng)給予記大過處分，因情

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節(jié)嚴(yán)重造成損失者，從一事論處，

第六十八條值班員工因病和其它原因不能值班的，應(yīng)先行請假或請其他

員工代理并呈批準(zhǔn)，出差時亦司；代理者應(yīng)負(fù)一切責(zé)任。

第六十九條本公司員工值班可領(lǐng)取值班津貼，基本標(biāo)準(zhǔn)另定。

第八節(jié)安全保衛(wèi)管理規(guī)定

第七十條為維護生產(chǎn)秩序、工作秩序，確保員工生命和公司財產(chǎn)安全，各級

單位應(yīng)重視防火、防盜和生產(chǎn)安全。

第七十一條安全、防火、防盜、保衛(wèi)工作，要認(rèn)真落實責(zé)任制，總經(jīng)理是各

級單位的安全防火工作第一責(zé)任人，部門經(jīng)理是本部門責(zé)任人，各部門應(yīng)切實研

究、部署安全、防火、防盜、保衛(wèi)工作。

第七十二條各級綜合部、工程部定期檢查安防工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措

施解決。各部門根據(jù)實際需要設(shè)兼職的消防和安全保衛(wèi)人員，切實擔(dān)負(fù)起安防責(zé)

任。

第七十三條各級綜合部經(jīng)常對全體員工進行消防和安全教育，對新員工要認(rèn)

真執(zhí)行“先培訓(xùn)，后上崗”的規(guī)定，進行安防培訓(xùn)。

第七十四條各單位所有的固定資產(chǎn)應(yīng)按保險要求購買各種保險,確保固定資

產(chǎn)安全。

第七十五條認(rèn)真落實防火措施：

一、辦公室、廠區(qū)、倉庫和宿舍樓都應(yīng)設(shè)置專用消防栓，并不得用作他用，各

單位應(yīng)定期檢查和保養(yǎng)消防栓，

二、辦公樓、廠區(qū)、倉庫和宿舍樓要按消防規(guī)范要求配備各種滅火筒、消防栓、

消防水等各種消防器材，并按規(guī)定期限準(zhǔn)時保養(yǎng)、維護、更換各種消防器械、藥

物和材料

三、易然、易爆物品要按消防規(guī)范要求完善存放，并派專人保管，不得亂放、

混放。

四、防火通道必須保持暢通，嚴(yán)禁堆放任何物品堵塞防火通道。

五、宿舍與生產(chǎn)廠房及倉庫應(yīng)分開，保持安全間隔，嚴(yán)禁混雜在一起。

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第七十六條抓好安全用電

一、電線、電器殘舊不符合規(guī)范的，應(yīng)及時更換。

二、嚴(yán)禁擅自接駁電源和使用額外電器，不準(zhǔn)在辦公室、集體宿舍和生產(chǎn)場所

使用電爐。

三、配電房、空調(diào)機房、電梯機房、生產(chǎn)車間、倉庫、化驗室等重地，嚴(yán)禁吸

煙和使用明火，非專業(yè)管理人員，不得隨意進入。

第七十七條落實防盜措施

廠區(qū)、倉庫、辦公大樓應(yīng)設(shè)立門衛(wèi)，安排值班。財務(wù)室、保密室、倉庫等重要

部門應(yīng)安裝防盜裝置和自動報警器。

第九節(jié)保安管理規(guī)定

第七十八條招錄及管理

招錄及管理工作由各級綜合部負(fù)責(zé)。招錄的保安員應(yīng)身體健康、品行良好，

持有相關(guān)部門的上崗證。

第七十九條儀容儀表

一、保安上崗前不得飲酒，上崗時間要求穿制服，佩戴內(nèi)部治安執(zhí)勤證等；

二、保安上崗時間要集中注意力，保持舉止端莊，處理問題時要認(rèn)真分析、果

斷、公平；

三、保安不準(zhǔn)留長頭發(fā)、胡子、長指甲，違者將給予通報批評，限期改正。

第八十條執(zhí)勤部分

一、監(jiān)控中心不準(zhǔn)打與業(yè)務(wù)無關(guān)的電話，非保安人員不得進入監(jiān)控中心，任

何人不準(zhǔn)在監(jiān)控中心會客或聊天；

二、通到報警時，保安人員應(yīng)沉著、冷靜、準(zhǔn)確地向有關(guān)部門或主管報告，不

準(zhǔn)錯報，不準(zhǔn)隨便離開控制室，如擅自離崗者，按失職論處；

第八十一條大堂部分

一、大堂保安員必須在指定時間內(nèi)堅守崗位。不得亂串閑談，阻礙他人工作。

如因離崗引發(fā)事故，造成公司財產(chǎn)損失而又未抓到鬧事者，視情節(jié)輕重給予扣除

當(dāng)月獎金或除名處理；

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一、值班人員用餐時必須有人值班，不得空閔用餐，一旦發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)

迅速趕赴現(xiàn)場，同時應(yīng)及時向值班領(lǐng)導(dǎo)匯報。對于遇到異常情況不妥善處理又不

及時匯報者，視其情節(jié)輕重和影響大小給予必要的處分。

第八十二條外勤部分

一、保障消防通道和停車場所暢通，機動車、非機動車的停放要整齊有序，

如因亂停放而造成塞車，追究值班人的責(zé)任；

二、外勤值班必須按規(guī)定經(jīng)常巡視重點位置（如配電房、鍋爐房、發(fā)電機房、

空調(diào)房、地下水泵等），發(fā)現(xiàn)可疑的人要查問清楚，防止發(fā)生意外事故。

第八十三條按時交接班，交接班時要詳細(xì)填寫值班筆記，領(lǐng)班每天須詳細(xì)

檢查記錄情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報；

第八十四條嚴(yán)格遵守保密制度，不許泄露內(nèi)部信息。

第十節(jié)基本信息管理規(guī)定

第八十五條、目的：管理中心掌握屬下各單位的實際情況，了解其工商注冊

等信息。

第八十六條、責(zé)任部門：各籌建處、各項目綜合部；對接部門：管理中心綜

合部

第八十七條、責(zé)任：收集下屬單位以下信息，并在規(guī)定時間內(nèi)上報至管理中

心。

一、公司注冊和變更：本單位或?qū)傧聠挝煌瓿晒ど淘O(shè)立或變更登記手續(xù)后

5個工作日內(nèi)，將該公司的營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證以及設(shè)立或變更的全部申報資料

（登記申請書、股東會和董事會決議、章程及其修正案、任職書、驗資報告等資

料）報送至管理中心備案，并附文說明成立事由。凡屬參股的公司，原則上需要

報送申報資料的原件備案。

二、公司注銷：公司完成注銷程序后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)將注銷信息（企

業(yè)核準(zhǔn)注銷登記通知書）上報至管理中心，并附文說明注銷事由。

三、國稅、地稅的稅務(wù)登記：首次申領(lǐng)后，應(yīng)在2個工作日內(nèi)將稅務(wù)登記

證傳真至管理中心備案；發(fā)生變更時，應(yīng)在變更完成后2個工作日內(nèi)將新的稅務(wù)

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登記證傳真至管理中心備案。

四、公司辦公地址、主要人員的通訊錄發(fā)生改變，應(yīng)在1個工作日內(nèi)將新

的辦公地址及通訊錄傳真至管理中心備案。

五、公司本年獲得各項社會榮譽、社會捐贈信息等，應(yīng)在當(dāng)月將詳細(xì)信息

報至管理中心，以配合集團對外宣傳活動。

第十一節(jié)資產(chǎn)管理規(guī)定

第八十八條本辦法適用于固定資產(chǎn)、低值易耗品（以下簡稱“資產(chǎn)”）的預(yù)

算計劃、購置、保管等有關(guān)管理工作。

一、固定資產(chǎn)：指單位價值在2000兀以上，使用年限一年以上的設(shè)備、用具、

工具等，具體范圍詳見附注；

二、低值易耗品：不符合上述條件的勞動資料、物品，具體范圍詳見附注。

第八十九條綜合部門設(shè)資產(chǎn)管理員，對本單位的財產(chǎn)負(fù)責(zé)管理；資產(chǎn)使用

人對本人使用的財產(chǎn)承擔(dān)保管責(zé)任。

第九十條資產(chǎn)采購，應(yīng)在集中招投標(biāo)指定公司購買，未有指定公司的，應(yīng)

貨比三家，在保證質(zhì)量的前提下，力求價格低廉。

第九十一條固定資產(chǎn)、低值易耗品納入行政費用預(yù)算