政府機關(guān)5S管理手冊

政府機關(guān)5S管理手冊

1.總則

為有效推行5s活動，給員工創(chuàng)造一個整潔、干凈、舒適的工作場所和環(huán)境，使

機關(guān)文明辦公提升到一個新層次、特制定本規(guī)范。

2.適用范圍

本規(guī)范適用機關(guān)全體員工。

3.機關(guān)整體規(guī)范

3.1范圍說明

機關(guān)內(nèi)的所有區(qū)域和角落。

3.2操作規(guī)范

3.2.1整理

3.2.1.1機關(guān)內(nèi)無閑置、破舊、損壞的辦公桌椅或其他物品，損壞的物品根據(jù)

公司相關(guān)規(guī)定及時報告處理。

3.2.1.2報紙及雜志應(yīng)放置于統(tǒng)一位置，只允許保留不超過一個月的報紙及雜

志、Ob

3.2.2整頓

3.2.2.1機關(guān)內(nèi)明顯物品位置合理，放置得當。

3.2.2.2室內(nèi)若有其他必需物品，則應(yīng)合理收納起來，并整齊放置。

3.2.2.3掃帚、簸箕、拖布應(yīng)放置于衛(wèi)生間不明顯的適當角落處。

3.2.2.4電源電器線：室內(nèi)所有電源電器線均需用束線按類別束起，懸掛，便

于清掃。

3.2.2.5對垃圾桶實行定置管理，每人一個垃圾桶，放置于自己辦公桌的右下

角，每天進行傾倒。

3.2.3清掃

3.2.3.1機關(guān)內(nèi)無散亂的報紙、文件等，地面干凈，所有物品保持整潔。

3.2.3.2墻壁：不得有蜘蛛網(wǎng)、灰塵、污漬、過期的公告物、標語、亂寫亂畫

的字跡、殘留的張貼物、吊著無用的資料。

3.2.3.3機關(guān)所轄區(qū)域必需保持干凈、衛(wèi)生、整潔。

3.2.3.4辦公桌面保持整潔，按照公司整體要求規(guī)范放置物品。

3.2.4清潔

3.2.4.1將整理、整頓、清掃的實施制度化、規(guī)范化

3.2.4.2經(jīng)常進行整理、整頓和清掃，并貫徹執(zhí)行到日常的5s工作之中。

3.2.4.3維持整理、整頓、清掃的成果，使其成為一種制度和習(xí)慣，從而獲得

堅持和制度化的條件，提高工作效率。

3.2.4.4實施了就不能半途而廢，必須堅持制度和加強監(jiān)督，防止回到原來的

混亂狀態(tài)。

3.2.5素養(yǎng)

3.2.5.1根據(jù)機關(guān)發(fā)展須要，制訂各種行之有效運轉(zhuǎn)的規(guī)章制度，規(guī)范全體員

工的行為準則，全體員工應(yīng)自覺執(zhí)行，形成科室文化。

3.2.5.2不但要學(xué)習(xí)規(guī)章制度，而且要自覺遵照制度去執(zhí)行，不以善小而不為,

不以惡小而為之，防微杜漸，拒腐防變，做好工作中的點點滴滴。

3.2.5.3每天對照自己的工作，檢查自己的工作，上班5分鐘“5S”，下班5分

鐘“5S”，形成一種習(xí)慣，

3.2.6.安全

3.2.6.15S管理中的安全包括生產(chǎn)安全、生活安全、交通安全、消防安全、保

衛(wèi)保密安全等各種安全c

3.2.6.2安全應(yīng)貫穿于我們工作的全過程，在5s的具體工作中，要強調(diào)職工養(yǎng)

成良好的安全防范意識，時時消除安全隱患，做到責(zé)任落實、措施到位，減少

和杜絕安全事故和人身傷亡事件的發(fā)生，達到安全管理控制。

4.辦公區(qū)規(guī)范

4.1范圍說明

個人的辦公桌、辦公椅及身邊附屬的辦公柜等。

4.2操作規(guī)范

4.2.1辦公桌及附屬辦公柜內(nèi)存儲的物品使用頻率應(yīng)高于每月一次，低于這個

使用頻率的物品一律放置在其他櫥柜內(nèi)。

4.2.2辦公桌

4.2.2.1辦公桌上擺放電腦顯示器、筆筒、茶杯、電話、綠色植物。

4.2.2.2筆筒左邊放置碳素筆、圓珠筆、鉛筆各一只，右邊放置膠水、剪刀各

一個，第一層格子放置曲別針，第二層格子放置大頭針，第三次格子放置燕尾

夾。

4.2.2.3工作期間，桌面限放當天辦公所需文件、器具等。

4.2.2.4下班后，應(yīng)將辦公桌收拾干凈，桌上只保留固定放置物品。

4.2.3桌面物品

4.2.3.1顯示沸擺在隔板交叉點，正對身體前方。

4.2.3.2桌面定位圖

4.2.3.2.1按照桌面布局圖，電話、綠色植物靠外放置在顯示器的左側(cè)，筆筒、

茶杯、均放置在顯示器的右側(cè)。

4.2.4鍵盤：鍵盤放置于鍵盤抽屜中

4.2.5電線：所有電線均用束線器束起，要求不漏不拖。

4.2.6電腦主機：一律放置于桌子下面靠近附屬文件柜的位置。

4.2.7辦公桌抽屜

4.2.7.1第一層抽屜為放置辦公用品

筆記本、電話薄、信紙、信封、空白單據(jù)

4.2.7.2第二層為文具用品

4.2.7.3第三層為私人物品

飲料、手紙、食品、包等物品，保持最低限度，擺放整齊，一目了然。

4.2.8椅子

4.2.8.1椅子上不掛衣物及其他物品。

4.2.8.2椅子不得放置坐墊及靠墊。

4.2.8.3長時間離開，椅子要推到鍵盤盒旁，緊挨辦公桌。

5.文件區(qū)規(guī)范

5.1范圍說明

存放文件資料的所有文件柜。

5.2操作規(guī)范

5.2.1文件柜內(nèi)只允許放置公用物品，不允許放置私人物品。

5.2.2文件柜表面及柜內(nèi)保持干凈，無油漬、無贓物、無垃圾等。

5.2.3文件柜損壞，或鑰匙丟失，按規(guī)定程序申報維修，不得擅自撬文件柜;

故意損壞的，按價賠償c

5.2.4擺放位置

書籍或文件應(yīng)遵循從高到低原則靠外擺放，與柜邊保持約三指的距離。

5.2.5文件存放原則

5.2.5.1常用文件有限放置在開始文件柜，不常用的放置在閉式文件柜。

5.2.5.2根據(jù)陳列原理，書籍和文件可參考以下規(guī)律放置：

5.2.5.3閉式文件柜第一層放置書籍，統(tǒng)一由左到右、由高到低放置,

5.2.5.4凡放到文件柜內(nèi)的多頁文件，均需裝訂，不允許放置散亂單頁的文件。

5.2.5.5文件盒上要粘貼統(tǒng)一標識，文件盒內(nèi)張貼統(tǒng)一文件目錄，及時進行填

寫。

5.2.5.5.1文件盒標簽格式:

i『X

公

檔

信

質(zhì)

6S管

文

案

訪

量

理

流

管

管

管

文

轉(zhuǎn)

理

理

理

件

文

文

文

體

件

件

件

系

5.2.5.5.2文件盒內(nèi)目錄格式

常見問題及標準

合格不合格（桌面凌亂）“

合格不合格（電話擺放位置不正確）d

合格不合格（接線凌亂）d

合格不合格（抹布不得掛在椅背上）"

標準，

6.會客區(qū)規(guī)范

6.1范圍說明

沙發(fā)、茶幾、及附屬物品柜

6.2操作規(guī)程

6.2.1整理

6.2.1.1茶幾桌面上只允許固定位置擺放熱水壺、茶葉、一次性水杯、煙灰缸、

紙巾盒。

6.2.1.2沙發(fā)上不準放置任何物品。

6.2.2整頓

6.2.2.1茶葉限放一桶，一次性水杯限放一包。

6.2.2.2煙灰缸每個茶兒上只限放一個。

6.2.3清掃

6.2.3.1茶幾上不得由茶漬或其他污染。

6.2.3.2保持煙灰缸周圍干凈，無掉落煙灰，吸煙完畢要及時傾倒。

6.2.3.3會客完畢后，一次性水杯需立即清理。

6.2.4素養(yǎng)

6.2.4.1嚴禁向煙灰缸內(nèi)傾倒茶葉和其他贓物。

6.2.4.2煙蒂必需完全熄滅后才可放入煙灰缸。

7.文印區(qū)規(guī)范

7.1范圍說明

打印機、傳真機、打孔機、裁紙機、掃描儀、電腦及附屬物品柜。

7.2操作規(guī)范

7.2.1整理

7.2.1.1對于不常用的，應(yīng)暫時封蓋起來。

7.2.1.2徹底壞的機器報損處理，壞了的機器要及時保修，保證日常辦公需求。

7.2.2整頓

7.2.2.1桌牌紙、餐牌紙及A3、A4紙必需整齊放在閉柜內(nèi)。

7.2.2.2打印機旁邊只允許放置兩個紙盒，一個放置正常用紙，一個放置再生

用紙（已使用過的但反面空白的紙）。

7.2.2.3傳真機旁邊只允許放置兩個紙盒，一個放置正常用紙，一個放置收到

的傳真。

7.3清掃

7.3.1打印機、傳真機等應(yīng)保持干凈整潔，功能正?？捎谩?/p>

7.3.2傳真機應(yīng)保持整潔，收到傳真后應(yīng)及時取閱，禁止傳真收到后積攢的現(xiàn)

象。

7.4清潔

愛護設(shè)備，嚴格按照設(shè)備操作規(guī)范使用文印設(shè)備。

7.5素養(yǎng)

7.5.1本著節(jié)約能源的目的，能不打印的則盡量不打印。

7.5.2如果是內(nèi)部閱讀或臨時閱讀等需要打印的資料，必需用再生紙打印或復(fù)

印。

8、清掃規(guī)范

8.1范圍說明

清掃的對象主要是個人辦公區(qū)域，所轄公共區(qū)域。

8.2操作規(guī)范

清掃對清掃要求周期清掃時間

象

個人區(qū)桌面干凈、整潔，垃圾桶內(nèi)無垃圾，每天一每天下班前五分鐘

域抽屜中物品擺放整齊有序，便于查次

找。

辦公設(shè)電腦主機和重點部位正面、背面、送每周一每周五下班前10

備風(fēng)口無污垢次分鐘

文件資桌面，電腦中無失效文件；超過保管每月一每月的最后一天

料期限的及時銷毀；保管期限內(nèi)的送檔次

案室或自己歸檔；無破舊的卡片、冊

子、檔案、報刊。

9.附錄

9.1物品區(qū)分標準

9.1.1此標準用來區(qū)分“要”和“不要”的物品。

9.1.2具體標準

類型物品需要的程使用頻率是否要是否常用物處理方法

度品

每小時或幾小可以留在現(xiàn)場

A時頻繁使用要常用物品伸手可及的地

方

每天一次或每放入抽屜、桌

周用幾次柜等存儲物品

B經(jīng)常使用要常用物品

相對項目的位

置

每月一次或每存放于櫥柜等

C偶爾使用要非常用物品

半年用幾次或儲藏室中

每半年以上才入庫存儲

D很少使用要非常用物品

用一次

不需要按《廢棄物標

E不使用不要不用的物品

準》處理

9.2物品歸類保存規(guī)范

9.2.1范圍：此規(guī)范用來確定“要”的物品如何歸類保存。

9.2.2機關(guān)內(nèi)所有物品可區(qū)分為紙制品和非紙制品。

9.2.3可用保管位置

9.2.3.1辦公桌抽屜

9.2.3.2文件柜

9.2.3.3茶幾

9.2.3.4保險柜

9.2.4物品歸類與保存規(guī)范

大類中類小類保管容器或位

置

工作用品電腦、電話、筆筒、水杯、綠色植物桌面

輔助用品攝影器材保險柜

重要物品單位鑰匙、單位證件、印章等保險柜

筆、膠水、大頭針、曲別針、燕尾夾筆筒

文具用品膠帶、印泥、訂書器、刀、尺、計算抽屜

辦公用器等

品文印用品打印紙文件柜下層

茶葉、一次性水杯、煙灰缸茶幾

待客用品

果盤、熱水壺文件柜下層

垃圾桶辦公桌下方

衛(wèi)生用品

掃帚、拖布衛(wèi)生間

其他用品會議桌牌文件柜下方

食飯盒、佐料、飲料私人物品抽屜

私人物

衣衣服、鞋子更衣櫥

口口

行雨具更衣櫥

日用化妝品，包更衣櫥

其他—更衣櫥

9.2.5紙類物品歸類與保存規(guī)范

保管容器或位

大類中類小類

置

文件架/第一層

未完成/待處理

工作材料抽屜

已完成（按類別/年份整理）文件柜

行業(yè)會議文件柜

會議資料

文件地方會議文件柜

當前使用第一層抽屜

學(xué)習(xí)資料

暫時不用文件柜

其他材料/資

—文件柜

料

本年檔案—文件柜

檔案

往年楷案—文件柜、檔案室

信封、信紙—第一層抽屜

日用辦公用正在使用第一層抽屜

筆記本

品空白或已經(jīng)用完更衣櫥

打印紙一般備用兩包文件柜

政治書籍—文件柜閉櫥

書籍

業(yè)務(wù)工具書—第一層

電腦工具書—

私人書籍——————

雜志—

其他—

空白票據(jù)—第一層抽屜

票據(jù)

報銷票據(jù)—第一層抽屜

一個月—文件柜

報紙一月外—庫房

半年外—處理

9.3廢物處理標準

9.3.1此標準用來確定“不要”的物品如何處理。

9.3.2標準

類型是否有再利用價是否能轉(zhuǎn)做他是否涉及機處理方式

值用密

A無否否丟棄

銷毀或其他特別

B無否是

處理

C有是否轉(zhuǎn)作他用

分類出售，如舊報

D有否否

紙、廢紙。

E有否是特別處理

機關(guān)廢棄物處理表

廢棄

序判定原存處理處理處理備

物名規(guī)格數(shù)量審批

號類別放地時間者注

稱

5S指標庫

區(qū)域檢查項目5s標準達標未達標

機關(guān)內(nèi)無閑置、破舊、損壞的辦公桌椅或其他物品

物口口

機關(guān)內(nèi)明顯物品位置合理，放置得當。

櫥柜中報紙雜志擺放整齊

報紙

報紙雜志不超過一個月

室內(nèi)其他必需物品，合理收納起來。

辦

線室內(nèi)所有電源電器線線均用束線束起，多余的部分應(yīng)

公

折扎起來

室

機關(guān)內(nèi)無散亂的報紙、文件等，地面干凈，所有物品

整

保持整潔。

體

墻壁沒有蜘蛛網(wǎng)、灰塵、污漬、過期的公告物、標語、

其他亂寫亂畫的字跡、殘留的張貼物、懸掛著無用的資料。

垃圾桶放置合理，垃圾不超過七成滿。

機關(guān)內(nèi)空氣清新，沒有異味。

機關(guān)應(yīng)標識

無非必需品

辦公桌及附屬辦公柜內(nèi)存儲的物品使用頻率高于每月

一次。

除了電腦外，辦公桌上只能固定放置筆筒、茶杯、電

話、和煙灰缸。

抽屜內(nèi)物品擺放整齊

辦私人物品應(yīng)分開、整齊擺放。

公辦公桌以上物品按市局（公司）5s總體要求定點放置

區(qū)筆筒內(nèi)每種筆只限放一支，茶杯限一個。

應(yīng)擺放市局（公司）統(tǒng)一要求的茶杯，不得擺放自帶

茶杯。

工作期間，桌面限放當天辦公所需文件、器具等

下班后，辦公桌收拾干凈，桌上只保留固定放置物品。

桌面上不允許放置插座

除清潔用具、電腦主機外不得放置任何物品

臺下、地

地面保持干凈，無垃圾、無污跡及紙屑等

面

垃圾簡內(nèi)垃圾及時清理

辦公椅應(yīng)保持干凈、無污跡、灰塵

人離開辦公桌后，辦公椅應(yīng)推至桌下，且應(yīng)緊挨辦公

桌平行放置

辦公椅

椅子上不得放置靠墊及坐墊。

椅背上不允許擺放衣服和其它物品

公用文件柜內(nèi)報紙雜志不超過一個月

文件夾內(nèi)文件《紙類物品歸類與保存規(guī)范》整理

文件柜只能放辦公物品，不允許放置私人物品。

應(yīng)保持柜面干凈、無灰塵

辦柜外應(yīng)有標識，且標識應(yīng)一律貼在右上角

公柜內(nèi)文件（或物品）擺放整齊，并分類擺放

區(qū)柜內(nèi)不得擺放非必需品

文件夾上要標識，同一部門的文件夾外側(cè)的標識應(yīng)統(tǒng)

文件夾內(nèi)必須有文件目錄

文件柜

文件（夾）實施定位化（斜線）

凡放到文件柜內(nèi)的文件，均需使用文件盒或文件夾裝

訂，不允許放置散亂單頁的文件。

文件、書籍統(tǒng)一由左到右、由高到低放置。

公用文件柜中，果盤、一次性茶杯、茶葉及水果刀干

凈且擺放整齊。

公用文件柜中桌牌按類別擺放，便于使用。

公用文件柜中打印紙按類別不超過兩本。

辦公門、窗等有責(zé)任人，并標識

區(qū)保持門、窗干凈、無灰塵、無蛛網(wǎng)

人走后（或無人時）應(yīng)關(guān)閉門、窗

電腦、復(fù)應(yīng)保持干凈，無灰塵、無污跡

印機等電腦線應(yīng)束起來，不得凌亂

電話、傳

應(yīng)保持干凈，電話線不得凌亂

真等

沙發(fā)沙發(fā)上不得放置任何物品。

會客茶幾上只得放置煙灰缸。

區(qū)茶幾茶幾保持干凈，不得由茶漬或其他污染。

會客完畢后，煙灰缸及一次性茶具要清理干凈

目視板必須定期進行整理，內(nèi)容必須及時更新，并保

持干凈

考核表應(yīng)及時更新，并目視化

應(yīng)有人員去向目視板

其他

當事人不在，應(yīng)有電話“留言記錄”

報架上報紙擺放整齊

盆景應(yīng)新鮮

下班后或不使用時?，要及時關(guān)閉電源。

素養(yǎng)

愛崗敬業(yè)，樂于奉獻，精神飽滿，千尋低調(diào)。

按規(guī)定穿工作服

人