工程檔案管理制度（2篇）

工程檔案管理制度為實現對工程項目相關資料和文檔的系統(tǒng)性、標準化和高效管理，已確立一套詳細的檔案管理制度。其核心內容涵蓋以下方面：1.管理目標與任務：旨在界定檔案管理的目標，包括保障工程項目的合法權益，以及促進項目的持續(xù)健康發(fā)展。2.管理范疇：明確指出哪些文件資料應納入工程檔案的范疇，如設計文檔、施工日志、工程變更記錄等。3.職責分配：明確規(guī)定負責檔案管理的部門和個體角色，如項目經理、專職檔案員等。4.管理流程與規(guī)程：設定文件管理的詳細步驟和規(guī)程，包括驗收、編碼、存儲、檢索、借閱、銷毀等操作。5.管理要求：明確提出檔案管理的詳細要求，確保檔案的完整性、真實性及保密性。6.管理手段與工具：確定實現檔案管理的工具和方法，如采用電子檔案管理系統(tǒng)、實體文件柜等設施。7.監(jiān)督檢查機制：建立檔案管理的監(jiān)督和檢查機制，以確保制度的執(zhí)行效果。8.違規(guī)處理措施：明確規(guī)定對違反檔案管理行為的處理方式及責任追究程序。通過實施這一綜合性的工程檔案管理制度，可提升項目的管理效率和質量，確保項目信息的安全流轉，為后期運營和維護提供可靠依據。工程檔案管理制度（二）一、總則1.為規(guī)范我司工程檔案管理，提升檔案管理的科學性和效率，依據相關法律法規(guī)及公司實際，制定本工程檔案管理規(guī)定（以下稱“本規(guī)定”）。2.本規(guī)定適用于我司所有工程項目的檔案管理，涵蓋建設項目、工程施工、設備安裝、工程維護等各階段的檔案工作。3.工程檔案涵蓋項目規(guī)劃、設計方案、招投標文件、圖紙、施工方案、工程報告、驗收報告、質量檢測記錄、合同、保修卡等與工程項目相關的書面資料。二、檔案管理責任1.公司主要負責人承擔最高檔案管理責任，應充分認識到檔案管理對公司發(fā)展的重要性，確保本規(guī)定的有效執(zhí)行。2.工程部門負責項目檔案的收集、整理、存儲、保管和查詢，指定專責人員負責具體檔案管理工作，保證檔案的完整性和合規(guī)性。3.每個工程項目應指定專責人員負責檔案管理，負責收集、整理、歸檔和保管項目文件，為需要的人員提供查閱服務。三、檔案管理流程1.工程項目啟動后，項目部門應收集相關文件，包括項目合同、技術文件、設計文件等，按照規(guī)定的格式和要求進行整理和歸檔。2.檔案管理人員對收集的文件進行分類整理，確保文件的完整性和準確性，填寫檔案管理登記表，記錄文件基本信息。3.文件應按管理登記表上的編號進行編號，并在文件上標注，以確保文件的唯一性和可追溯性。4.文件應統(tǒng)一存放在檔案庫房或柜子中，按區(qū)域和層次進行分類存放，不同類型的文件應有序存放。5.檔案管理人員應確保存儲環(huán)境適宜，采取防潮、防火、防塵、防蟲等措施，定期對檔案進行清點、整理和檢查，確保檔案的完整性和安全性。6.檔案查閱需相關人員書面申請并經審批，查閱后填寫查閱登記表，并在規(guī)定時間內歸還檔案。7.檔案借閱需經過審批并簽訂借閱協(xié)議，借閱文件按期歸還并檢查，完成借閱記錄銷毀。8.檔案保管期限遵循相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，到期檔案按程序歸檔和銷毀。四、檔案管理技術要求1.檔案管理人員應具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，不斷更新知識，提升檔案管理水平。2.熟悉檔案管理系統(tǒng)的操作，掌握檔案分類、編碼、存儲和檢索方法。3.檔案管理系統(tǒng)應具備數據備份和恢復功能，確保檔案數據的安全和可靠性。4.系統(tǒng)應具備權限管理功能，確保檔案訪問控制和安全性。5.推行電子化檔案管理，減少紙質檔案使用，提高工作效率，增強環(huán)保意識。6.根據檔案重要性和保密程度進行分類和分級管理，確保檔案安全和保密。五、檔案管理監(jiān)督1.公司內部設立檔案管理監(jiān)督機構，由檔案管理部門負責人擔任主要負責人。2.監(jiān)督機構定期檢查和評估檔案管理工作，制定改進措施。3.監(jiān)督機構監(jiān)督工作執(zhí)行情況，對違規(guī)操作進行處罰。4.根據需要，監(jiān)督機構可委托第三方機構進行檔案管理評估和審核，確保合規(guī)性和科學性。六、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，執(zhí)行細則由相關部門制定并公布