檔案管理規(guī)章制度模版（2篇）

檔案管理規(guī)章制度模版一、總則1.為確保公司檔案管理工作的規(guī)范化、信息的精準性、完整性及可靠性，并提升檔案利用效率，特制定本規(guī)章制度。2.本制度全面適用于公司內(nèi)部所有檔案的管理與利用工作。二、檔案的定義1.檔案是指公司內(nèi)部生成或接收的各類文件、資料等載體，涵蓋紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他形式的檔案。2.檔案需依據(jù)形成機關(guān)和部門的歸屬，明確劃分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等類別。三、檔案管理的原則1.法律依據(jù)原則：檔案管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)章制度。2.統(tǒng)一管理原則：由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的統(tǒng)一管理。3.安全性原則：確保檔案得到妥善保管和安全保護，防范遺失、損毀及泄露風(fēng)險。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的程序和規(guī)范進行檔案管理，確保整理、歸檔、調(diào)閱等工作的有序進行。5.實用性原則：以提升公司經(jīng)營和管理效率為目標(biāo)，增強檔案的利用價值和效率。四、檔案管理的職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)：負責(zé)公司檔案管理的規(guī)劃、實施與監(jiān)督。組織檔案的整理、歸檔與保管工作。制定并推動檔案管理規(guī)程與制度的規(guī)范化。協(xié)助各部門開展檔案管理培訓(xùn)與指導(dǎo)。監(jiān)督與指導(dǎo)電子檔案的安全管理與備份工作。2.各部門職責(zé)：按檔案管理部門要求，及時、準確地提供所需檔案材料。配合檔案管理部門完成檔案的整理、歸檔與保管工作。定期整理部門文件與資料，清理過期及無效檔案材料。嚴禁私自銷毀或調(diào)撥檔案材料，如有需求需報請檔案管理部門批準。五、檔案的整理與歸檔1.檔案整理原則：遵循統(tǒng)一分類標(biāo)準整理檔案，確保同類檔案集中管理。對檔案進行編號管理，以便于管理與查閱。按時間順序排列檔案材料，便于追溯與鑒證。2.檔案歸檔原則：遵循歸檔規(guī)則分類歸檔檔案，確保同類檔案相鄰存放。檔案盒需標(biāo)明檔案類別、編號與名稱，便于查找與整理。定期對檔案進行審定，清理過期及無效檔案材料。六、檔案的保管與借閱1.檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于專用檔案室，確保環(huán)境干凈、干燥、通風(fēng)，并防范蟲害與火災(zāi)。電子檔案應(yīng)存儲于專用服務(wù)器或云存儲設(shè)備中，進行定期備份與安全保護。2.檔案借閱：借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱目的與期限，并經(jīng)審批后方可借閱。借閱人需妥善保管借閱檔案，嚴禁私自篡改與破壞。借閱檔案歸還后，需填寫《檔案借閱歸還登記表》，并經(jīng)檔案管理部門確認歸檔。七、檔案的銷毀與轉(zhuǎn)移1.檔案銷毀：檔案需按照規(guī)定的保管期限進行銷毀，不得超期保管。銷毀檔案需遵循專門程序，由檔案管理部門監(jiān)督與組織，確保合規(guī)與安全。2.檔案轉(zhuǎn)移：部門間檔案轉(zhuǎn)移需經(jīng)檔案管理部門批準，并按規(guī)定程序與要求進行。檔案轉(zhuǎn)移時需詳細記錄檔案材料名稱、數(shù)量、接收部門等信息，并經(jīng)雙方確認。八、檔案的安全管理1.紙質(zhì)檔案安全管理：檔案室應(yīng)設(shè)置門禁控制系統(tǒng)，限制人員出入。安裝監(jiān)控攝像設(shè)備，監(jiān)測并記錄進出檔案室的人員與活動。檔案盒需標(biāo)明密級與保管期限，確保檔案材料的完整性與機密性。2.電子檔案安全管理：配置防病毒軟件、防火墻與入侵檢測系統(tǒng)，保障電子檔案安全。設(shè)定權(quán)限管理，控制不同人員對電子檔案的訪問與修改權(quán)限。定期對電子檔案進行備份與存檔，防范數(shù)據(jù)丟失與意外損毀。九、檔案管理的監(jiān)督與評估1.定期對檔案管理工作進行檢查與評估，確保工作規(guī)范與高效。2.檔案管理部門需向上級定期報告工作進展與問題，并提出改進措施。3.上級領(lǐng)導(dǎo)需加強對檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保其順利進行。十、附則1.本規(guī)章制度由檔案管理部門負責(zé)解釋與修改。2.本規(guī)章制度自發(fā)布之日起生效，廢止此前相關(guān)規(guī)章制度。檔案管理規(guī)章制度模版（二）第一章總則第一條為確保檔案管理工作的規(guī)范性，提升檔案工作的效率與質(zhì)量，保障檔案信息的安全、真實與完整，促進檔案資源的可持續(xù)利用，特依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及國家檔案行政管理部門的規(guī)定，制定本規(guī)章制度。第二條本規(guī)章制度適用于我單位所有參與檔案管理工作的員工。第三條檔案管理工作的核心目標(biāo)在于構(gòu)建并優(yōu)化一套科學(xué)、高效、規(guī)范的檔案管理體系與流程，確保檔案信息的準確無誤、安全無虞與完整無缺，為單位及其相關(guān)部門的決策提供堅實可靠的依據(jù)。第四條本規(guī)章制度秉承以下基本原則：依法管理、科學(xué)管理、規(guī)范管理、以人為本、持續(xù)改進。第五條明確檔案管理工作的責(zé)任主體：全體工作人員均負有依法獲取、使用、保管及歸檔檔案信息的職責(zé)，各級領(lǐng)導(dǎo)干部則作為檔案管理的首要責(zé)任人。第六條檔案管理工作需遵循以下基本要求：及時性、全面性、準確性、可審計性及便捷性。第二章檔案的創(chuàng)建、接納與整理第七條針對單位的業(yè)務(wù)活動與決策過程，應(yīng)建立健全相應(yīng)的檔案管理機制，確保相關(guān)文件與資料的準確記錄，為后續(xù)歸檔與查詢提供便捷條件。第八條檔案的接納工作須嚴格遵循既定程序進行，接收單位需根據(jù)檔案的性質(zhì)與用途，評估其價值與重要性，并據(jù)此確定適宜的存檔期限與留用期限。第九條在檔案接納過程中，應(yīng)對文件與資料進行明確標(biāo)識，以保障檔案信息的可識別性與可檢索性。第十條檔案的整理工作應(yīng)遵循既定標(biāo)準與流程，確保檔案信息的清晰、有序與完整。第三章檔案的保管與利用第十一條檔案保管需符合既定的存儲條件與環(huán)境要求，以保障檔案的安全防災(zāi)、防損與防盜。第十二條建立健全檔案借閱與使用制度，確保檔案信息的安全可控。第十三條檔案利用需遵循既定程序與權(quán)限，嚴禁未經(jīng)許可擅自修改或刪除檔案信息。第十四條檔案的利用范圍應(yīng)嚴格限定在法律法規(guī)與政策規(guī)定的范疇內(nèi)，不得超越檔案的正常用途。第四章檔案的傳輸與銷毀第十五條檔案傳輸需遵循既定程序進行，以保障檔案信息的完整性與安全性。第十六條檔案銷毀需嚴格遵循既定程序，確保檔案信息的永久刪除且無法恢復(fù)。第十七條檔案銷毀工作應(yīng)定期進行，并做好相應(yīng)的銷毀記錄與報告。第五章檔案管理的監(jiān)督與評估第十八條檔案管理的監(jiān)督工作由單位的上級機關(guān)或相關(guān)部門負責(zé)，監(jiān)督結(jié)果需及時反饋給被監(jiān)督單位，并依法追究責(zé)任。第十九條檔案管理的評估工作應(yīng)定期進行，評估結(jié)果將用于指導(dǎo)檔案管理工作的改進與提升。第六章附則第二十條對于違反本規(guī)章制度的行為，將依法追究責(zé)任，并由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)后果。第二十一條如發(fā)