工程公司采購(gòu)流程

工程公司采購(gòu)流程一、流程制定目的與范圍為提升工程公司的采購(gòu)效率，確保各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)合規(guī)、合理、透明，特制定本采購(gòu)流程。本流程適用于所有工程項(xiàng)目的材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)及其他相關(guān)采購(gòu)活動(dòng)。二、采購(gòu)原則1.采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循“公正、公平、公開(kāi)”的原則，通過(guò)合理評(píng)估，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.所有采購(gòu)物資需來(lái)自合法合規(guī)的供應(yīng)商，確保提供相應(yīng)的發(fā)票與售后服務(wù)。3.采購(gòu)人員與申購(gòu)人員的職責(zé)分離，防止利益沖突，確保采購(gòu)過(guò)程透明。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)需求確認(rèn)需求部門(mén)根據(jù)項(xiàng)目需要，向采購(gòu)部門(mén)提交“采購(gòu)需求申請(qǐng)”。申請(qǐng)中需詳細(xì)列明所需物品、數(shù)量、規(guī)格及優(yōu)先級(jí)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與需求部門(mén)進(jìn)行溝通，確認(rèn)需求的合理性與緊急性。2.預(yù)算審批在確認(rèn)采購(gòu)需求后，需進(jìn)行預(yù)算審核。需求部門(mén)需編制相應(yīng)的預(yù)算方案，并提交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門(mén)需根據(jù)公司年度預(yù)算及項(xiàng)目資金情況，進(jìn)行評(píng)估與審批。3.尋找供應(yīng)商采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需求，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，尋找合適的供應(yīng)商。需確保所選供應(yīng)商具備相應(yīng)的資質(zhì)、信譽(yù)及過(guò)往業(yè)績(jī)。采購(gòu)人員需建立供應(yīng)商資料庫(kù)，記錄供應(yīng)商的基本信息、信用評(píng)級(jí)及以往合作情況。4.詢價(jià)與比價(jià)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，獲取報(bào)價(jià)單。報(bào)價(jià)單需包含產(chǎn)品的價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等信息。采購(gòu)人員將各報(bào)價(jià)進(jìn)行匯總，制作比價(jià)表，以便后續(xù)評(píng)估。5.評(píng)估與選定供應(yīng)商在收集到報(bào)價(jià)后，采購(gòu)部門(mén)需依據(jù)質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)等綜合因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。最終，選定最合適的供應(yīng)商，并形成《供應(yīng)商選定報(bào)告》。選定報(bào)告需由相關(guān)負(fù)責(zé)人審核。6.合同簽署選定供應(yīng)商后，采購(gòu)部門(mén)需與其簽署正式采購(gòu)合同。合同中需明確采購(gòu)物資的名稱(chēng)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式及違約責(zé)任等條款。合同簽署前，應(yīng)由法律顧問(wèn)進(jìn)行審核，確保合同條款的合法性與合理性。7.訂單下達(dá)合同簽署后，采購(gòu)部門(mén)將正式采購(gòu)訂單下達(dá)給供應(yīng)商。采購(gòu)部門(mén)需跟蹤訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)交貨。8.驗(yàn)收與入庫(kù)物資到貨后，相關(guān)部門(mén)需進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)依據(jù)合同約定的技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。驗(yàn)收合格的物資應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，并在系統(tǒng)中更新庫(kù)存信息。9.付款與報(bào)銷(xiāo)驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)需根據(jù)合同約定，按照付款流程進(jìn)行付款。付款前，需進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，確保所有單據(jù)齊全。報(bào)銷(xiāo)流程應(yīng)遵循公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保及時(shí)結(jié)算。10.記錄與歸檔所有采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)文檔（如采購(gòu)申請(qǐng)、合同、驗(yàn)收單、付款憑證等）應(yīng)進(jìn)行整理并歸檔，形成完整的采購(gòu)檔案，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。四、特殊采購(gòu)處理機(jī)制對(duì)于緊急采購(gòu)、集中采購(gòu)等特殊情況，需制定相應(yīng)的處理機(jī)制。1.緊急采購(gòu)：在緊急情況下，由需求部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可直接聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，事后補(bǔ)充相關(guān)文件。2.集中采購(gòu)：對(duì)于同類(lèi)物資的采購(gòu)，建議進(jìn)行集中采購(gòu)，形成規(guī)模效應(yīng)，降低采購(gòu)成本。各部門(mén)需提前提交需求，統(tǒng)一由采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。五、反饋與持續(xù)改進(jìn)采購(gòu)流程的實(shí)施過(guò)程中，建立反饋機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行評(píng)估與改進(jìn)。1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期收集需求部門(mén)的反饋，評(píng)估供應(yīng)商的表現(xiàn)，形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》。2.根據(jù)反饋與評(píng)估結(jié)果，調(diào)整采購(gòu)策略與流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效與合規(guī)。六、采購(gòu)紀(jì)律與責(zé)任采購(gòu)人員需遵循職業(yè)道德，避免與供應(yīng)商發(fā)生不當(dāng)關(guān)系。1.采購(gòu)人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂、饋贈(zèng)或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理。2.各部門(mén)需嚴(yán)格遵守