2024年學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則（2篇）

2024年學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條為確保學(xué)院檔案管理工作規(guī)范化、數(shù)字化、高效化，同時(shí)保障檔案的安全性，特制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于學(xué)院內(nèi)部的全部檔案管理工作。第三條學(xué)院檔案管理工作的核心目標(biāo)是確保檔案的安全、完整、準(zhǔn)確，同時(shí)方便檢索和使用。第四條學(xué)院應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，全面推行檔案的數(shù)字化管理。第五條學(xué)院檔案管理工作需嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格保護(hù)檔案信息的安全與隱私。第六條學(xué)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，以提高其檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。第二章檔案的分類與歸檔第七條學(xué)院檔案應(yīng)依據(jù)檔案的種類、性質(zhì)及用途進(jìn)行合理分類。第八條學(xué)院檔案分類主要包括學(xué)員檔案、教師檔案、教學(xué)檔案、科研檔案及行政檔案等。第九條學(xué)院應(yīng)制定詳盡的檔案目錄，對(duì)所有檔案進(jìn)行編號(hào)并規(guī)范歸檔。第十條檔案的歸檔應(yīng)嚴(yán)格遵循既定流程，包括登記、整理、蓋章、歸檔等環(huán)節(jié)。第三章檔案的數(shù)字化管理第十一條學(xué)院應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理與電子化存儲(chǔ)。第十二條學(xué)院檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案掃描、OCR識(shí)別、文檔檢索、權(quán)限管理等基本功能。第十三條學(xué)院檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與其他教務(wù)系統(tǒng)、行政系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與無縫對(duì)接。第十四條學(xué)院檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)定期備份檔案數(shù)據(jù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。第四章檔案的查閱與利用第十五條學(xué)院檔案管理工作應(yīng)支持用戶在線查閱檔案信息，提供便捷的查詢服務(wù)。第十六條學(xué)院檔案管理工作人員應(yīng)根據(jù)用戶申請(qǐng)，提供檔案復(fù)制與提取服務(wù)。第十七條學(xué)院應(yīng)開展檔案利用培訓(xùn)，提高用戶對(duì)檔案利用的能力。第十八條學(xué)院檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格保護(hù)檔案隱私，防止未經(jīng)授權(quán)的檔案利用。第五章檔案的保管與銷毀第十九條學(xué)院應(yīng)建立檔案保管室或?qū)Ｓ脵n案庫房，確保檔案的安全與保密。第二十條檔案保管室或檔案庫房應(yīng)滿足防火、防潮、防塵、防盜的基本要求。第二十一條學(xué)院檔案管理工作人員應(yīng)定期檢查檔案保管室或檔案庫房，保障檔案的完好。第二十二條學(xué)院檔案管理工作人員應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定，對(duì)到期或無法歸入檔案系統(tǒng)的檔案進(jìn)行銷毀。第六章監(jiān)督與評(píng)估第二十三條學(xué)院檔案管理工作應(yīng)實(shí)施日常的內(nèi)部監(jiān)督與檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。第二十四條學(xué)院檔案管理工作應(yīng)定期進(jìn)行外部評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為檔案管理工作的重要參考。第七章附則第二十五條本細(xì)則的解釋權(quán)歸學(xué)院檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組所有。第二十六條本細(xì)則自頒布之日起正式施行。2024年學(xué)院檔案管理實(shí)施細(xì)則（二）一、檔案管理的目標(biāo)與基本原則1.目標(biāo)：旨在確保學(xué)院檔案的安全存儲(chǔ)、完整保留及規(guī)范管理，以高效的檔案服務(wù)支持學(xué)院各項(xiàng)工作的順利開展。2.原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家、地方及學(xué)校制定的相關(guān)法律法規(guī)與規(guī)章制度，確保檔案管理工作在合法性、規(guī)范性與可靠性方面均達(dá)到要求。二、檔案管理的責(zé)任與權(quán)限界定1.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層：負(fù)責(zé)檔案管理工作的全面組織與領(lǐng)導(dǎo)。2.檔案管理部門：承擔(dān)學(xué)院檔案的整理、歸檔、借閱及銷毀等核心職責(zé)。3.各學(xué)院部門：需負(fù)責(zé)本部門檔案的管理與使用，并積極配合檔案管理部門的工作。三、檔案的整理與歸檔流程1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的整理與歸檔工作。2.檔案需依據(jù)分類、編號(hào)、目錄等標(biāo)準(zhǔn)化方式進(jìn)行整理與歸檔，以確保檔案檢索與使用的便捷性。四、檔案的借閱與使用規(guī)定1.借閱人員需出示有效的借閱證明，并遵循既定程序進(jìn)行檔案借閱。2.借閱檔案時(shí)，需填寫借閱登記表，借閱期限原則上不超過一個(gè)月。3.若需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出書面申請(qǐng)。4.未經(jīng)許可，借閱檔案不得擅自外借或復(fù)印。五、檔案的銷毀與轉(zhuǎn)移管理1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案的清理與銷毀工作，銷毀的檔案需進(jìn)行詳細(xì)記錄，并經(jīng)相關(guān)部門核準(zhǔn)。2.檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)遵循既定程序，記錄轉(zhuǎn)移情況，確保檔案在轉(zhuǎn)移過程中的安全與完整。六、檔案的保密要求1.檔案管理部門及檔案使用人員必須嚴(yán)格遵守檔案保密制度。2.對(duì)于涉及個(gè)人隱私及商業(yè)機(jī)密的檔案，應(yīng)采取有效措施進(jìn)行保密處理。七、檔案管理的監(jiān)督與考核機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督，并提出改進(jìn)建議。2.