公司員工管理制度 (一)

目錄

員工手冊....................................................................................3

第一章序言................................................................................3

第二章勞動條例.........................................................................3

第三章崗位守則..........................................................................7

第四章工作行為規(guī)范....................................................................11

第六章通訊管理制度....................................................................19

第七章保密制度.........................................................................20

第七章檔案資料管理規(guī)定...............................................................21

第八章安全保衛(wèi)制度..................................................................25

第九章電腦管理制度....................................................................26

第十章文件資料打印管理制度..........................................................27

第十一章辦公用品購買及保管制度...................................................27

第十二章安全守則......................................................................28

第十三章衛(wèi)生制度......................................................................29

第十四章獎懲制度..................................................................3()

第十五章宿舍管理制度................................................................31

第十六章市場人員出差管理條例......................................................33

第十七章員工福利......................................................................37

第十八章修改和解釋..................................................................37

長沙紐澳維生物科技有限公司...........................................................38

附錄：管理表格..........................................................................38

1、員工入職檔案表.......................................................................38

2、員工應聘申請表.......................................................................39

3、員工面試表...........................................................................40

4、新進員工職前介紹表.................................................................41

5、員工獎懲申報表.......................................................................43

6、《加班申請單》.......................................................................43

7、員工獎勵通知單...........................................................................44

8、員工過失通知單......................................................................46

工檔案資料借閱申請表.......................................................................47

10、〈員工聘用合同〉范本....................................................................49

員工聘用合同................................................................................49

1、在試用期間被證明不符合錄用條件的；......................................................50

2、嚴重違反勞動紀律或甲方規(guī)章制度的；......................................................50

3、嚴重失職，營私舞弊，對甲方利益造成重大損害的；..........................................50

4、有貪污、盜竊、賭博、打架，毆等行為的；..................................................50

5、被依法追究刑事責任的；..................................................................50

&犯有其他嚴重錯誤的。.....................................................................51

1、在試用期內(nèi)的；...........................................................................51

2、甲方以暴力威脅或者以非法限制人身自由的手段強迫勞動的；..................................51

3、甲方未按照勞動合同的約定支付勞動報酬或者提供勞動條件的；................................51

4、甲方違反勞動合同，嚴重侵害乙方合法權(quán)益的。..............................................51

1、患職業(yè)病或因公負傷并確認喪失勞動能力的；................................................51

2、患病或負傷，在規(guī)定的醫(yī)療期內(nèi)的；.........................................................51

3、符合計劃生育政策的女職工在孕期、產(chǎn)期和哺乳期的；........................................51

4、其他不可抗事件，使乙方不能履行合同的；..................................................52

5、法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。..........................................................52

員工手冊.

第一章序言

一、歡迎你加入紐澳維生物科技公司這個大家庭。

為建立企業(yè)正常的工作秩序，提高全體職工的素質(zhì)和工作效率，以求

達到保障企業(yè)經(jīng)營機制正常運轉(zhuǎn)之目的，特制定本規(guī)定，請各位認真閱讀，

并遵照執(zhí)行，如有任何疑問可向本公司行政部咨詢。

二、制定管理制度的目的

一）確保企業(yè)的正常運作；

二）保障員工利益；

三）不斷提高企業(yè)員工的工作素質(zhì)與工作效率。

第二章勞動條例

一、聘任制度

一）本公司實行總經(jīng)理負責制；

二）部門主管的聘任；

部門主管由總經(jīng)理代表公司聘任，本公司將現(xiàn)聘任者在崗位

上的業(yè)績決定是否續(xù)聘，聘任合同期限由一年起。

三）職員的聘任：

出辭退要求。

二）、聘用期

1、試用合格后，本公司會正式通知你接納你為本公司正式員工；

2、所有正式員工可享受企業(yè)規(guī)定的員工福利。

三）、聘用終止

1、員工在試月期內(nèi)要求辭職，須提前十五日遞交辭職申請書，經(jīng)

本公司（部門主管、行政主管和總經(jīng)理）批準后方可辦理離職

手續(xù)，未經(jīng)批準擅自離職者，將扣除一個月之薪金及保證金，

以補償本公司之損失，試用員工不滿十五日而提出辭職的，工

資將扣留不發(fā)。

2、正式員工在聘用期內(nèi)要求辭職，須提前三十日遞交申請書，經(jīng)

本公司同意后方可辦理離職手續(xù)，未經(jīng)批準而擅自離職者，將

扣除一個月薪金及保證金，以補償本公司之損失。

3、被聘用職員如有嚴重違法現(xiàn)象，不忠于本公司行為或重大失誤

（如觸犯國家法律，被判刑，拘留等刑事處分）或泄露本公司

機密等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)本公司有權(quán)決定立即終止職員所簽之合同，

并不向?qū)Ψ街Ц度魏钨M用，如對本公司造成重大損失的，本公

司將追究其法律責任。

四）、發(fā)薪方式：

員工工資每月發(fā)放一次，以現(xiàn)金形式支付，發(fā)薪比間以次

月十日為準，如遇公眾假期則依日順延。

五）、調(diào)職與任免

1、根據(jù)工作需要，有權(quán)調(diào)動員工崗位工作；

2、所有員工均有晉升機會，本公司將盡量提升能勝任之員工至最

高職位。

六）、裁員及辭退

1、本公司因業(yè)務變更及根據(jù)經(jīng)營狀況或其他原因，本公司有權(quán)決定

裁員；

2、對被辭退人員，本公司將提前十五日通知其本人并發(fā)給其實際工

作日的薪金；

3、員工若違反本公司有關(guān)規(guī)定，將視其情節(jié)輕重，給予必要的處罰

直至辭退。

七）、人事記錄

1、員工入職前必須遞交身份證、待業(yè)證和畢業(yè)證復印件于本公司行

政部存檔。財務與業(yè)務人員還須辦理經(jīng)濟擔保書；

2、員工如有地址、電話、婚姻狀況、子女出生等變更，應在七天內(nèi)

通知本公司行政部；

3、凡員工之嘉獎、晉升、紀律處分等均由本公司行政部備案存檔；

八）、離職手續(xù)

員工離職時，須填寫離職清單，交清所借用的工具、公款、

書籍、文件、磁盤、工作證、名片、介紹信、業(yè)務合同等有關(guān)

物品后，才予以辦理離職手續(xù)。

第三章崗位守則

一、崗位制度

部門主管是崗位制度的監(jiān)督者和執(zhí)行者，有責任保證本部門正常

的工作秩序；

二、出勤規(guī)定

一）工作時間的設定

本公司實行每周六天工作制；工作時間：（夏季）上午8:00-12:00,下

午14:00-18:00,（冬季）上午8:30-12:00,下午13:00-17:30

二）員工上下班簽到處理：

1、員工因故或疏忽未簽到者，每次計遲到一次（依此類推），且應

在3天內(nèi)親自向部主管說明原因，并經(jīng)主管簽字后補辦出勤，否

則逾時未辦者，以曠工論處；

2、員工上班忘簽到者，應即到主管處簽字或更正，以補辦出勤；

3、未辦理補簽到者，以曠工半日計，但其未打卡是因公外出者，應

說名原因，并經(jīng)主管簽證后辦理補卡；

4、上班后，員工如因公必須離開崗位者，均需事先取得主管同意后，

始得離開，否則以擅離職守論處；

5、行政部應按時整理出勤卡，并呈報總經(jīng)理核辦；

6、各級主管對干所屬員工考勤，應予嚴格執(zhí)行，如未按規(guī)定手續(xù)辦

理，或有隱瞞欺騙行為，一經(jīng)查明同受連帶處罰。

三、員工加班的計算

1加班的區(qū)分

1）正常工作日加班：指正常上班日延長工作時間者；

2）例假日加班：指星期例假日或法定休假日出勤上班者；

2員工加班應事前由直屬主管填報《加班申請單》，說明加班原因、時數(shù)，

經(jīng)由部主管和總經(jīng)理核準后，于當日下班前送行政部備查。未按規(guī)定

辦理者，不予計給加班費；

3全職人員延長工作時間，按加班費計算，照平均每日底薪除以8小時

乘以1.5。每月結(jié)算一次，納入次月薪金發(fā)給；

4員工出差若依規(guī)定請領(lǐng)出差費者，不得請領(lǐng)加班費；

5員工加班以60分鐘為計算單位，未滿60分鐘者不計。計時者以鐘點時

薪計算發(fā)給。

五、員工請假規(guī)定

1員工請假應向行政部索取《請假單》，在規(guī)定欄內(nèi)詳細填妥，并附繳

有關(guān)證件（明），送各級主管核準后，再送回行政部，不得延誤或遺

失；

2員工如遇疾病或重大事故，應委托同事、家人、親友且于當天上班

十分鐘前電話報告部主管代為辦理請假，如非病假，一個小時未到

公司者以曠工半日計；

3員工請假應事先安排職務代理人，負責處理其請假期間應經(jīng)辦的業(yè)

務，否則不予準假；

4員工請假，如理由不充足或影響公務時，各級主管不得予以請假或

暫緩其假期；

5員工請假須于兩天前提出申請，以半天為計算單位；

6員工未經(jīng)請假手續(xù)，而擅離職守者或假期已滿仍未銷假、續(xù)假者，

或有欺騙行為者，均以曠工論處。

六、調(diào)、代班

1、調(diào)班

1）凡已排定的班表：因個人因素須作排休日的調(diào)整者；

2）申請調(diào)班需事先征得同等經(jīng)驗人員的同意，并于三天前填寫《調(diào)班申

請單》經(jīng)主管同意后方可調(diào)班；

3）調(diào)班經(jīng)主管同意者，未超過當月應休假日者不另扣薪；

4）調(diào)班時間超過當月的應休假日數(shù)者，以請假的程序處理，主管應確保

執(zhí)行，經(jīng)查核虛強的主管與該員，根據(jù)企業(yè)有關(guān)管理規(guī)定處理。

2、代班

1）因特殊事情必須請假者，必須請人代班，代班人的經(jīng)驗與職務須與申

請者同級，并于三天前填具《代班申請單》經(jīng)主管簽核；

2）臨時請代班者，不計入工作時數(shù)，工資有代班者領(lǐng)取，每月一次不扣

全勤；

3）正職人員請代班者，視為職務代理人，工資發(fā)給申請人，惟代班者的

工資由申請者私下協(xié)調(diào)，每月一次不扣全勤。

七、休假規(guī)定

1員工每周（七日）休息一日為例假，工資照給；

2除例假外，其余假別及天數(shù)、條件是依據(jù)政府規(guī)定事項辦理。其規(guī)定

如下：

假別請假天數(shù)請假原因證件工資

單位主管簽證

因執(zhí)行職務受傷，工資照給

工傷假180天及獲醫(yī)院診斷

得申請工傷假；（扣全勤）

說命書；

請?zhí)考俦仨毟?/p>

因病必須治療及休不給薪

病假90天繳醫(yī)院診斷醫(yī)

養(yǎng)；（扣全勤）

院

全年60因事必須本人處不給薪

事假事假單

天理；（扣全勤）

工資照給

產(chǎn)假90天本人生產(chǎn)住院證明

（扣全勤）

經(jīng)核準參加各種講工資照給

公假所需日數(shù)習訓練、考試、比繳驗有關(guān)證件；（不扣全

賽或會議；勤）

工資照給

婚嫁7天本人結(jié)婚有關(guān)證件；

（扣全勤）

3天直系親屬工資照給

喪價有關(guān)證明；

1天旁系親屬（扣全勤）

2）、員工請假的職權(quán)設置

事項

總經(jīng)理行政部部門主管

※一般人員請假

1）一天以內(nèi)（含一天）者★O

2）三天以內(nèi)（含三天）者★0

3）超過三天以上未滿七天者O★O

※部門主管的請假

1）一天以內(nèi)（含一天）者O☆

2）超過一天以未滿三者O☆

3）三天以上者O★☆

符號說明：☆經(jīng)辦、主辦或提出；★復核或核轉(zhuǎn)；O核準；

第四章工作行為規(guī)范

一、出勤

1、應按時出勤，避免遲到，以良好的心情準備上崗。

2、到達后，應簽到或打出勤卡。

3、上崗后，首先與同事打一個招呼，為當天的工作創(chuàng)造一個良好的

工作氣氛。

4、正式上班前，將自己所屬工作地清掃干凈。若有剩余時間，應協(xié)

助其他同事。

5、盡量參加晨會，并熟記上級指示要點。

6、如果遲到，應向負責者講明理由。

二、服飾

1、服裝能夠展示人的品性和工作態(tài)度，所以應力求簡潔、淡雅、方

便。

2、慎穿華麗刺目的衣服。

3、正確穿戴工作服，按規(guī)定穿戴季節(jié)著裝，切忌春裝秋穿。

4、鞋子以方便二作為宜，切忌花哨。

三、胸卡

1、胸卡是企業(yè)職工身份的標志。員工應為佩帶它感到自豪和肩負重

任。只要在崗，應端正地佩帶在左胸部。

2、如果胸卡丟失，應立即報告主管部門，并補領(lǐng)新的胸卡。

四、儀態(tài)

1、員工的儀態(tài)儀表是教養(yǎng)和素質(zhì)的表現(xiàn)，所以在工作中應注意，不

能懈怠。

2、應保持發(fā)型整潔，避免留怪發(fā)型，臉部、指甲應保持清潔。

3、男子忌蓄留長胡須。

4、女子應淡妝為主。

五、禮儀

1、同事之間也應保持恰當?shù)亩Y儀；

2、工作中同事間打招呼時，不應直呼其名，應加“先生或小姐”。

嚴禁稱外號。

3、進入房間必須敲門。

4、與正在交談的人談話時，不能隨意打斷，要等間歇后，再打招呼。

六、身體

1、時刻注意保持身心健康，養(yǎng)成良好的生活習慣，不沾染不良嗜好。

2、定期參加體檢。

七、工作態(tài)度

1、工作中必須勤奮、自覺、負責和誠實。

2、尊敬上司，信賴與關(guān)心下屬。

3、既不阿諛奉承，獻媚于人，也不狂妄自大、孤芳自賞。應相互尊

重對方人格，尊重他人勞動。

4、學習冷靜處理問題，能夠控制自己晴緒，保持理智和清醒的頭腦。

5、善于虛心聽取他人意見，虛懷若谷，寬于待人。

6、嚴格遵守各種規(guī)章制度。

八、語言表達

1、使用普通話，表達力求簡單明了，易于理解。

2、講話時，要穩(wěn)重、明快、自然、落落大方。

3、污言穢語不僅有損于其人格，也影響企業(yè)形象。在同事和熟人面

前尤其要注意語言美。

4、高聲喧嘩，會影響他人，與對方談話，不能影響第三者。

5、與工作中的同事談話，要等其工作告一段時才能進行。

6、根據(jù)對方身份和場合，正確使用尊稱。

7、把講話表情、效果、音色、音量等正確地結(jié)合起來。

九、工作

1、準確地把握會業(yè)的經(jīng)營方針，勤奮、誠實地干好工作。

2、為自己的工作而自豪，有使命感和責任心。

3、在工作中始終高標準、嚴要求。

4、工作應在“質(zhì)量、舒暢、榜樣”六字上下工夫。

5、工作要有計劃，嚴格按程序辦事，做到井然有序，有條不紊。

6、對工作中的問題，要敢于向上司反映。

7、工作中要善于體諒對方，相互合作，共同提高。

8、努力改善自己的工作，從小事做起，發(fā)現(xiàn)一點，改善一點。

9、在工作中努力學習，擴大知識面，精通專業(yè)。不斷積累，不恥下

問。

10、合理分配使月時間。

11、樂于接受上司和同事的檢查和監(jiān)督。

十、接受任務

1、準確把握任務，不能心存疑問。

2、任務要點應作好記錄，以免遺忘。

3、按炙按量、按期完成任務。

4、完成結(jié)果要荷匯報。

5、若不能按期完成，要向上司匯報。

十一、文書（信函）

1、準確使用文字，必須使用簡化字，不用錯別字。

2、行文力求通俗易懂，書寫規(guī)范，條理清楚，措詞嚴謹。

3、數(shù)字、計算單位、代碼等應使用法定標準。

4、多頁文書，應標出頁碼，裝訂整齊。豎寫體文書應在右上角：橫寫

體文書應在左上角處裝訂。

5、文書的傳閱應迅速，不應耽擱，簽閱人應簽字。

6、寄往外部門、外單位的文書，須在抬頭處添加收閱人姓名或團體名

稱O

7、自己較長時間外出時，有關(guān)文書應找他人提管。

8、廢棄的文書應及時處理掉。

9、發(fā)到外單位的文書，要經(jīng)上司審閱后，方可傳送。未經(jīng)許可或涉及

商業(yè)機密的文書，禁止攜帶外出。

十二、面對客人

1、永遠把客人放在第一位，對所有客人一視同仁，不能厚此薄彼，以細

心、關(guān)心、開心為宗旨。

2、不允許以任何理由與客人頂嘴吵架。

3、面對客人咨詢時，即使與本人無關(guān)的問題也要耐心回答，不能推委。

4、客人詢問商品布置、休息室、廁所、電話等問題時，要詳細解答。

5、當客人生病或負傷時，員工應協(xié)助送到醫(yī)務室或醫(yī)院。

6、發(fā)現(xiàn)迷路小孩時，應首先幫助尋找其監(jiān)護人。要不成，應安置好小孩，

然后請有關(guān)部門協(xié)助查找。

7、發(fā)現(xiàn)遺失物品時，應迅速送至行政部門。

十三、辦公室守則

1、辦公室必須安靜，嚴禁大聲喧嘩、取笑打鬧，以免影響他人工作。

2、本人的辦公桌、公用文件、書架等應保持整潔。室內(nèi)臟亂不堪，是工

作能力差的直接表現(xiàn)。

3、工作時間慎講與工作無關(guān)的話。

4、辦公桌上只存放常用物品，其他物品不能堆放在桌子上。

5、抽屜中的物品應存放整齊，私人用物品一般不能放入。

6、公用物品使用完畢后，應馬上歸位。

十四、通道、走廊和樓梯

1、應禮讓客人，不妨礙客人通行。

2、應快步疾行，不準勾肩搭背和嬉笑打鬧。

不能在通道、走廊和樓梯上站立交談，造成顧客通行困難。

乙、因為急事而客人之間穿行而過時，應道一句“對不起”。另外，不管

事情多急，都禁止大步橫沖直撞。

5、在通道、走廊和樓梯上發(fā)現(xiàn)紙屑、雜物、發(fā)貨票等，應立即撿拾起來。

十五、離崗

1、除休息時間外，盡量不因私事離崗。

2、確需離崗外出時，要向主管者講明事由、去處和所需時間。

3、離崗前，要收拾好辦公桌，將椅子推入桌子。

上、手頭、工作暫告一段落時，方可離崗。

十六、用餐、休息及吸煙

1、無特殊情況下，一般應在指定場所進餐。

2、在休息時間內(nèi)員工可以自由活動。

3、吸煙者應在固定場所吸煙，并注意公共衛(wèi)生，保持室內(nèi)整潔。

乙、不允許邊抽煙邊散步。

十七、會友

工作時間會友，應在會客室或休息室進行,應注意不要占用過多時間，

以免影響工作。

十八、外出公干

1、外出之前，應詳細考慮辦事內(nèi)容、交通路線、所需時間等，若帶文件

外出，應事先整理好，以防遺忘與疏漏。

外出之前，必須事先與有關(guān)單位聯(lián)系好。

3、如在外出后，有預定來訪者，應妥善安排好后，再外出。

乙、外出后，因情況變化而不能按時歸來時，要與單位取得聯(lián)系。

5、公事辦完后，應立即回單位。

6、不論是因公或因忌外出，都要事先征得單位主管同意。

7、公事辦完后，只要在下班前能趕回單位的就應回單位述職。

8、上班前外出，若來不及與單位聯(lián)系，回單位后，應向主管人員匯報。

十九、公私之分

1、在工作時間，不能因私事影響正常工作。

2、除非特殊情況，一般不能因私事外出。

3、任何私人信件、電話和會友，都會影響正常工作，員工應自律自重。

4、注意不能把單位信箋紙、信封及其他物品，挪作私用。

5、不能調(diào)用下屬為自己辦私事。

6、對同事和客戶的饋贈、借貸等應謹慎從事。

7、私自挪用單位金錢和物品，屬違法行為應絕對禁止。

二十、物品的使用

1、各類器具、辦公用品等皆屬企業(yè)財產(chǎn)，應同私人一樣，倍加愛護。

2、養(yǎng)成節(jié)約良習，一筆一紙都不能浪費。

3、各種開關(guān)應注意關(guān)閉，做到人走燈關(guān)，手離水閉。

乙、在丟棄廢品時，應三思而后行，盡量物盡其用、變廢為寶。

二十一、私人物品

1、與工作無關(guān)的物品，盡量不要帶入單位。

2、帽子、外套等物品應存放于個人衣帽箱。

3、貴重物品應隨身攜帶，不能隨意亂放。

乙、私人大件物品帶出入單位，必須辦理有關(guān)手續(xù)，并主動接受有關(guān)人員

的檢視。

二十二、下班

1、對于手頭工作應加以整理，以便第二日繼續(xù)工作。

2、各單位公用鑰匙及有關(guān)物品應交值班員保管。

3、注意關(guān)好門窗。

乙、注意檢查電器、煤氣、保險箱等要害部位。

5、下班前，考慮一下明天工作。

6、因特殊原因，須早退時，應向主管者申請。

7、下班后，應注意好好休息，以便明日更好地工作。

第六章通訊管理制度

一、為了保障本公司通訊的暢通，適用本公司不斷發(fā)展的需要，特制定本

制度。

二、要求：

1本公司所購的通訊設備（含電話、傳真機等）為公有財產(chǎn)，全體員工

均應愛惜使用，無故損壞者須照價賠償。

2本公司總機由專人看護，電話密碼由專人掌握；需要撥打電話者一律

須預先登記；因私需要撥打長途電話者，其話費從本人工資中扣除。

說不清原因的長途電話費，其話費一律由總機看護人承擔。

3接聽電話需使用文明用語，長話短說，盡量縮短占線時間。

4本公司電話是對外業(yè)務、聯(lián)絡的工具，本公司員工應遵守規(guī)定以保通

話暢通，上班時間原則上不受理私人電話，接聽電話時間不得超過五

分鐘。

5凡違反以上規(guī)定者，每次處以50元的罰款，情節(jié)嚴重者將按本公司

有關(guān)勞動規(guī)定處理；

第七章保密制度

為保證本公司強有力的競爭地位，保證企業(yè)的商業(yè)秘密不致外

泄，維護本公司利益，并作為衡量職員道德水準的重要依據(jù)；特制訂

本制度。

、機密范圍

1銷售策略、經(jīng)營方案、操作技術(shù)、產(chǎn)品配方等；

2客戶名單、業(yè)務合同、營業(yè)情況；

3財務管理辦法、財務報表、企業(yè)具體財產(chǎn)；

4重要往來信件、資料、信函發(fā)出方向、人力資源、檔案資料；

5法律訴訟、經(jīng)濟糾紛。

、保護措施

1凡屬本公司機密資料均需專人負責保管，不得泄密；

2凡屬本公司機密資料和有關(guān)材料不需要時，都應及時銷毀，不得散失；

3各部門要及時了解、掌握各崗位職員保密工作的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題

及時處理；

4員工不得向其他單位或個人泄露有關(guān)本公司機密，一旦發(fā)現(xiàn)及做除名

處理，并追究因此而造成的損失。

第七章檔案資料管理規(guī)定

、文件資料管理

1、公文辦理一般包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、

印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序；

2、凡本公司的收文、由行政部簽收登記；總經(jīng)理的收文，由總經(jīng)理

簽收登記；屬個人親收件，一律交收件人親自拆封；

3、公文登記后，根據(jù)總經(jīng)理批示，由總經(jīng)理轉(zhuǎn)相關(guān)人員傳閱，如需

轉(zhuǎn)交有關(guān)部門閱辦，應由行政專員送交，并經(jīng)登記簽收方可送交；

4、閱讀文件應按規(guī)定范圍，秘密級以上文件須到規(guī)定場所閱讀，因

工作需要借閱文件應辦理手續(xù)，用完后及時退還，秘密級以上文

件，各級領(lǐng)導及有關(guān)人員不得攜離辦公室；

5、各部門或個人對承辦的公文，必須認真負責，按規(guī)定期限迅速辦

理，不得拖至積壓；

6、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經(jīng)

受處理的公文，應件件有著落，事事有下文，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦

有結(jié)果，防止積壓誤事；

7、公文辦完后，應根據(jù)文書立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，及時將公文定

稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當年文件應于第二年第二季度移

交完畢；

8、各級主管調(diào)動時，應將文件（含保密記錄本）清理移交，凡參加

會議帶回的文件，應及時送行政部登記保管；

9、沒有保存價值的文件，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導批準，由行政部定期

銷毀。銷毀秘密文件，要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、

不漏銷，秘密級以上文件不準作廢品出售；

二、檔案管理

1、各部門辦理完畢的文件（含會議文件），要及時上交行政部，

文件回收后按“條款類目”分別存放，下年經(jīng)檢查齊全后，整

理立卷歸檔；

2、歸檔方法可以按字母順序排列、按題目分類、或按地區(qū)、時間

等形式分類，但是，為了查找方便，無論采用那一種分類形式，

都必須在檔案夾里清楚地表明并按順序排列好；

3、每天要及時將文件歸檔，以免散失、積壓；

4、每年要清理一次檔案，清除不必要保存之材料；

5、準確地做好文件索引，以便查找；

6、歸檔前要先把資料進行分類，把材料按類別分組裝入待辦卷

宗，使所有材料都能隨手而得，避免盲目查找；

7、立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件要把正文和底稿、

文件和附件、請示和批復放在一起，卷內(nèi)頁號一律在右角，案

卷目錄打印四份，卷內(nèi)目錄打印五份；

8、案卷厚度一般在1.5?2公分為宜，裝訂前要拆除金屬物，做好

文件材料的檢查，對破損或退色的材料，應當進行修補或復制；

裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的書

寫材料，要按卷宗大小折疊整齊；字跡難以辨認的材料，應附

上抄件；卷宗標題要表明作者、問題或名稱，文字要簡練、確

切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要端正；

9、根據(jù)卷內(nèi)文件之聯(lián)系，進行系統(tǒng)排列、編張?zhí)枴⒊瓕懓妇眍}目

和案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷、排列案卷、編制案卷

目錄等，檔案目錄主要由封面、全宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目

錄組合而成；

10、案卷按年代、公司排列、永久與長、短期案卷分開保管，每個

箱上要編二順序號及注明存放案卷年號與卷號；

11、檔案保管器具要堅固、并做好防盜、防水、防潮、防塵、防鼠、

防高溫、防強光等工作；

12、每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題

及時采取補救措施，確保檔案的安全；

13、對于已失效的檔案要按規(guī)定進行銷毀，銷毀檔案材料前要經(jīng)過

認真鑒定，確定要銷毀的檔案材料必須列冊登記，送主管領(lǐng)導

審批后才能銷毀；

14、銷毀檔案材料時，必須派專人監(jiān)銷，防止失密。

三、檔案文件借閱規(guī)定規(guī)定

1、借閱檔案（包括文件、資料），必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，密

級檔案文件必須經(jīng)公司長批準方能借閱；

2、案卷不能借出，只供在規(guī)定場所閱看，未立卷的文件及資料可借

出；

3、文件、資料借閱期限不得超過兩個星期，到期必須歸還，如需再

借，應辦續(xù)借手續(xù)；

4、借閱檔