【員工手冊編寫技巧】編寫員工手冊的注意事項

HR行業(yè)資料2020

編寫員工手冊的注意事項

初來窄到一家公司，自然希望了解公司大致情況，盡快搞清“公司能為我提供

怎樣的工作環(huán)境”、“我應當遵守哪些規(guī)章制度”、“若是努力工作，將會

獲得怎樣的發(fā)展或者提升’等問題。

員工手冊是一個很好的介紹形式；

一、員工手冊應當由以下幾個部分組成

1.公司概況

概要介紹本公司歷史?，F(xiàn)狀及隸屬關(guān)系。讓新員工大體了解公司性質(zhì)、經(jīng)營

范疇、主導產(chǎn)品（含勞務、服務）、市場分布、注冊資本、現(xiàn)有資本及實

現(xiàn)利稅等基本情況，以對公司實力和競爭能力充滿信心。簡要回顧公司創(chuàng)業(yè)歷

史，對公司戰(zhàn)略目標和發(fā)展規(guī)劃略加闡述，亦將公司美好前景展示給員工，以

激勵斗志，為實施目標管理打好基礎。

2.公司文化

企業(yè)文化是企業(yè)具有自身特色的意識形態(tài)和行為規(guī)范總和，大致包含企業(yè)哲學、

企業(yè)規(guī)范、企業(yè)形象和企業(yè)精神。企業(yè)哲學是企業(yè)一切活動的行為指南，其

核心是價值觀念。在員工手冊中介紹企業(yè)經(jīng)營理念，即始終遵循的價值觀念，

以統(tǒng)一員工思想，為企業(yè)整體目標共同奮斗。

企業(yè)精神是企業(yè)內(nèi)部規(guī)范和外部形象的融合與升華，集中體現(xiàn)出企業(yè)經(jīng)營哲學

和獨特風格，是公司迎著市場風浪前進的旗幟和號角。企業(yè)精神是一種無聲無

形的信念，但通常又可用簡短、響亮的標語或口號予以表述?？蓪⒛裏挸龅?/p>

企業(yè)精神，印到員工手冊的扉頁，，以求醒目，鼓舞斗志。

3.組織結(jié)構(gòu)

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員工來到公司，自然應對公司結(jié)構(gòu)框架有個粗略的了解。一般可繪制部門結(jié)構(gòu)

圖。通過該圖，員工不僅可一目了然地知曉公司包括哪些部門，且對公司的

產(chǎn)權(quán)構(gòu)成，組織管理模式以及各個系統(tǒng)（辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、營銷系統(tǒng)、財

務系統(tǒng)等）形成印象。

4、部門職責

通過閱讀各部門工作職責。員工自會明白某個部門負責何種事務，協(xié)同哪些別

的部門，參與哪些其他工作。部門自身職、責、權(quán)分明，部門之間縱橫關(guān)

系清晰，有利于回答員工“有事找誰”和：“我所在的部門分管什么”兩個基

本問題，有助于員工搞準自身位置，盡快進入角色。

5.政策規(guī)定

這部分內(nèi)容較多，且涉及員工切身利益，可謂手冊的“重頭戲”；首先是人

事政策，即員工選聘依據(jù)，考核標準、晉升條件。聘用（解聘）程序；其

次是工資待遇，即工資結(jié)構(gòu)及分級、工齡計算。各種獎金和補貼發(fā)放辦法：，

試用期待遇等；還有勞動紀律，即勞動合同的簽訂，到上下班時間，以及請

假制度。其他各項制度，如報銷制度（指差旅費，醫(yī)藥費等）、車輛使用制

度、安全制度、衛(wèi)生制度、保密制度等，可視必要作出詳略不同的介紹。

現(xiàn)代公司為員工提供的各種社會保險（如養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、人身保險），

以及其他福利，如提供工作服、免費午餐，提供可惜閱的圖書，提供單身公

寓或發(fā)放租房補助金，提供年度休假等，亦應列入此部分，以體現(xiàn)公司的關(guān)

懷，展示公司為員JL創(chuàng)造的良好_1_作，生活條件以及必要的保障。

6.行為規(guī)范

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一個現(xiàn)代化的公司，其精神風貌必然體現(xiàn)于員工的儀表風度（包括著裝、發(fā)型,

化妝等）。員工的一言一行、一舉一動，均代表著企業(yè)形象。公司在這些方

面的要求，應明確且具體地寫人員工手冊之中，以利員工經(jīng)常對照，不斷提

高自身道德修養(yǎng)和文明素質(zhì)。待人接物的行為準則，雖為企業(yè)文化的有機組成

部分，但單獨列為一節(jié)，以期引起員工特殊重視，自覺強化日常訓練，以達

“習慣成自然”。在員工手冊正文之前，可由董事長致辭，對新員工表

示誠摯歡迎，預祝事業(yè)成功，并書親筆簽名，讓人倍感親切。正文之后可增

設附錄，內(nèi)容包括廠標，廠徽釋義，廠歌，駐外機構(gòu)名稱、地點、負責人、

郵編、電話、傳真及網(wǎng)址等。封面可設計有寓意的圖案，封里可刊登照片。

如有必要，可增添圖片插頁。

二、編印員工手冊應當注意的問題

員工手冊是新員工步入企業(yè)的向?qū)?，也是廣大員工了解企業(yè)的窗口。必須認真

編寫和印刷。在編印過程中，應當盡力避免出現(xiàn)下述問題，不妨稱之為七忌:

1.忌貪多求全

員工手冊不是“企業(yè)大仝力，不可能也無必要包羅萬象，面面俱到.手冊所

含內(nèi)容，應是員工最為關(guān)心的，與員工日常工作和切身利益相關(guān)度最高的事項,

通常亦是出現(xiàn)頻率高，處理程序化強的各種事宜。手冊內(nèi)容不能過多過細，以

免造成雜亂無章，查閱不便。至于涉及某個方面具體細節(jié)，員工可查詢有關(guān)

文件，或者咨詢相關(guān)職能部門。

2.忌陳舊過時

員工手冊編寫的依據(jù)只能是公司現(xiàn)有狀況。

3.忌稱謂混亂

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有的員工手冊稱謂不一，一會用“公司要求……一會又用“我們認為

其實，這里的“我們”就代表著公司，不如一律用公司”。當某件事情要

求員工與公司一起努力，協(xié)同一致去完成時，再用“我們……”，豈不更好？

也有的員工手冊中“員工'、"職工”，“職員”等主體詞交替出現(xiàn)。容易

引起不必要的疑慮，最好一律稱之為“員工”。至于稱呼員工為“你”還

是“您”，雖無礙大局，卻亦有技巧。譬如可作如下處理：在董事長致辭中

用“您”，以示上級對部屬的尊重和愛護，且渲染歡迎氣氛；而在正文中，不

妨就用“你”，似更顯直接、親切。

4.四忌段句冗長

員工手冊應盡量作到簡潔流暢，易懂易記，以增強實效。

5.五忌語法有誤

手冊從框架到段落，由語句至標點，都要反復琢磨，不僅要簡潔通順，還要

力求勻稱優(yōu)美，將精品奉獻給員工。

6.六忌口氣生硬

口氣生硬、可謂某些公司“官方文件”之通病°員工手冊不是一般意義上的規(guī)

章匯編，最好少用“不準”?！皣澜薄ⅰ敖^對不許”等字樣，更慎用“過

時不候”，“后果自負”之類。將命令改為溝通，對員工發(fā)出心靈的呼喚，無

疑是現(xiàn)代公司的文明之舉。不僅要求員工承擔義務，遵守制度，亦講明

員工可享有的權(quán)利。公司旨在營造文明寬松，安全溫馨的工作環(huán)境，以最大

限度發(fā)揮廣大員_1_的聰明才智，多用幾個“請”，用協(xié)商口吻“讓我們……”，

拉近管理者與部屬的距離，將公司與員工融為一體，以發(fā)揚團隊精神，正合

乎建立現(xiàn)代人本主義企業(yè)文化要領，何樂而不為？

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7.七忌印刷粗糙

員工手冊是新員工拿到的早期書面資料，無疑凝聚著公司精神，代表著公司形

象。員工手冊的質(zhì)量不僅體現(xiàn)在科學取舍，精心編寫，還首先體現(xiàn)于裝幀精

美的印刷質(zhì)量上。唯此，方能給員工留下美好的第一印象。

經(jīng)常翻閱員工手冊，不僅可迅速查到相關(guān)資料，獲取有用信息，還將獲

得美學享受。讓員工在手冊引導下，滿懷信心地邁入公司，正是現(xiàn)代公司編

印員工手冊之初衷。

“員工手冊”是企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)文化與企業(yè)戰(zhàn)略的濃縮，是企業(yè)內(nèi)的

“法律法規(guī)”，同時還起到了展示企業(yè)形象、傳播企業(yè)文化的作用。它既覆蓋

了企業(yè)人力資源管理的各個方面規(guī)章制度的主要內(nèi)容，又因適應企業(yè)獨特個性

的經(jīng)營發(fā)展需要而彌補了規(guī)章制度制定上的一些疏漏。站在企業(yè)的角度，合法

的“員工手冊”可以成為企業(yè)有效管理的“武器”；站在勞動者的角度，它

是員工了解企業(yè)形象、認同企業(yè)文化的渠道，也是自己工作規(guī)范、行為規(guī)范的

指南。特別是，在