購物與采購需求管理制度

購物與采購需求管理制度一、制度概述1.1本制度的目的是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部購物與采購需求管理流程，提高采購效率，確保采購活動的透亮、公正和合規(guī)。1.2本制度適用于全部涉及企業(yè)購物與采購活動的部門及員工。二、采購需求管理流程2.1提出采購需求2.1.1部門負責(zé)人或員工在有采購需求時，填寫采購需求表，明確以下信息：需求物品的名稱和規(guī)格；估計采購數(shù)量；購買的原因和用途；預(yù)算金額；是否需要報批。2.1.2填寫完畢后，部門負責(zé)人或員工將采購需求表提交給上級審核人，并抄送財務(wù)部門。2.2審核采購需求2.2.1上級審核人收到采購需求表后，進行審查，確保填寫信息的準確性和合規(guī)性。2.2.2審核通過的采購需求，上級審核人簽字確認，并將采購需求表交給財務(wù)部門。2.2.3審核不通過的采購需求，上級審核人填寫看法并退回給申請人，要求修改。2.3采購審批2.3.1財務(wù)部門收到審核通過的采購需求表后，進行采購審批。2.3.2財務(wù)部門核對采購需求表中的預(yù)算金額，確保符合預(yù)算要求。2.3.3若采購需求表中的預(yù)算金額超出部門預(yù)算，則需求提交給部門經(jīng)理審批。2.3.4需求符合預(yù)算要求的采購需求，財務(wù)部門簽字確認，將采購需求表交給采購部門或指定的供應(yīng)商。2.3.5需求超出預(yù)算的采購需求，部門經(jīng)理進行審批，審批通過后，將簽字確認的采購需求表交回給財務(wù)部門。2.4采購執(zhí)行2.4.1采購部門或指定的供應(yīng)商收到采購需求表后，開始執(zhí)行采購活動。2.4.2采購部門或供應(yīng)商依據(jù)需求表的要求，進行供應(yīng)商選擇、報價比較和合同簽訂等工作。2.4.3選擇供應(yīng)商時，應(yīng)遵從公開、公正的原則，確保不發(fā)生利益沖突和欠妥行為。2.4.4采購部門或供應(yīng)商在采購過程中應(yīng)及時記錄相關(guān)信息，包含采購物品名稱、數(shù)量、價格、交付時間等。2.5采購驗收2.5.1采購部門或指定的供應(yīng)商完成采購后，將采購物品交付給需求提出人。2.5.2需求提出人接收采購物品后，進行驗收，并填寫采購驗收表。2.5.3若采購物品有質(zhì)量問題或不符合采購需求要求，需求提出人應(yīng)及時向采購部門或供應(yīng)商進行退貨、換貨或協(xié)商解決。2.6采購記錄和歸檔2.6.1采購部門或供應(yīng)商應(yīng)對采購過程中的全部文件、合同和記錄進行歸檔。2.6.2財務(wù)部門應(yīng)及時更新采購臺賬，并做好采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析和備查工作。三、違紀和懲罰3.1對于違反本制度的行為，將視情節(jié)輕重采取相應(yīng)的紀律和法律措施。3.2違反本制度的行為包含但不限于：偽造采購需求表；有意隱瞞或竄改采購信息；私自接受供應(yīng)商回扣；違反采購流程，擅自選擇供應(yīng)商；在采購過程中有其他違規(guī)行為。3.3違紀行為的認定和處理由企業(yè)紀檢部門負責(zé)。四、附則4.1需求提出人在填寫采購需求表時，必需如實填報相關(guān)信息，不得有意虛報或隱瞞。4.2采購部門或供應(yīng)商在執(zhí)行采購活動時，必需遵守相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，確保采購活動的合法性和規(guī)范性。4.3本制度所指的采購包含但不限于物品采購、服務(wù)采購和工程施工等。4.4本制度的修訂和解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責(zé)人和企業(yè)紀檢部門全部。4.5本制度自頒布之日起執(zhí)行。該制度自頒布之日起正式生效，各部門和員工