《Excel-2019辦公應用一本通》第02章

第二章使用工作簿與工作表2.1使用工作簿工作簿(Workbook)是用戶使用Excel進行操作的主要對象和載體，本節(jié)將介紹Excel工作簿的基礎(chǔ)知識與常用操作。

工作簿的類型創(chuàng)建工作簿保存工作簿使用更多保存選項使用自動保存功能恢復未保存工作簿打開現(xiàn)有的工作簿顯示和隱藏工作簿

轉(zhuǎn)換工作簿版本和格式簿關(guān)閉工作簿和Excel2.1.1工作簿的類型在Excel中，用于存儲并處理工作數(shù)據(jù)的文件被稱為工作簿。工作簿有多重類型，當保存一個新的工作簿時，可以在【另存為】對話框的【保存類型】下拉列表中選擇所需要保存的Excel文件格式，如圖2-1所示。默認情況下，Excel2019保存的文件類型為“Excel工作簿(*.xlsx)”，如果用戶需要和使用早期版本Excel的用戶共享電子表格，或者需要制作包含宏代碼的工作簿時，可以通過在【Excel選項】對話框中選擇【保存】選項卡，設置工作簿的默認保存文件格式，如圖2-2所示。2.1.2創(chuàng)建工作簿在Excel2019中，用戶可以通過以下幾種方法創(chuàng)建新的工作簿。

在Excel工作窗口中創(chuàng)建工作簿在操作系統(tǒng)中創(chuàng)建工作簿文件2.1.3保存工作簿當用戶需要將工作簿保存在計算機硬盤中時，可以參考如下幾種方法。在功能區(qū)中選擇【文件】選項卡在打開的菜單中選擇【保存】或【另存為】選項單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕按下Ctrl+S組合鍵按下Shift+F12組合鍵2.1.4使用更多保存選項用戶在打開的【另存為】對話框中保存工作簿時，可以單擊對話框底部的【工具】下拉按鈕，在彈出的列表中選擇【常規(guī)選項】選項，打開【常規(guī)選項】對話框。在【常規(guī)選項】對話框中，用戶可以為工作簿設置更多的保存選項。

生成備份文件打開權(quán)限密碼修改權(quán)限密碼建議只讀2.1.5使用自動保存功能在Excel中設置使用“自動保存”功能，可以減少因突發(fā)原因造成的數(shù)據(jù)丟失。

設置自動保存恢復文檔2.1.6恢復未保存工作簿

Excel具有“恢復未保存工作簿”功能，該功能與自動保存功能相關(guān)，但在對象和方式上與前面介紹的“自動保存”功能有所區(qū)別。2.1.7打開現(xiàn)有的工作簿經(jīng)過保存的工作簿在計算機磁盤上形成文件，用戶使用標準的計算機文件管理操作方法就可以對工作簿文件進行管理，例如復制、剪切、刪除、移動、重命名等。無論工作簿被保存在何處，或者被復制到不同的計算機中，只要所在的計算機上安裝了Excel軟件，工作簿文件就可以被再次打開執(zhí)行讀取和編輯等操作。2.1.8顯示和隱藏工作簿在Excel中同時打開多個工作簿，Windows系統(tǒng)的任務欄上就會顯示所有的工作簿標簽。此時，用戶若在Excel功能區(qū)中選擇【視圖】選項卡，單擊【窗口】命令組中的【切換窗口】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中可以查看所有被打開的工作簿列表，如圖2-7所示。如果用戶需要隱藏某個已經(jīng)打開的工作簿，可以在選中該工作簿后，選擇【視圖】選項卡，在【窗口】命令組中單擊【隱藏】按鈕。如果當前打開的所有工作簿都被隱藏，Excel將顯示如圖2-8所示的窗口界面。2.1.9轉(zhuǎn)換工作簿版本和格式在Excel2019中，用戶可以參考下面介紹的方法，將早期版本的工作簿文件轉(zhuǎn)換為當前版本，或?qū)斍鞍姹镜奈募D(zhuǎn)換為其他格式的文件。2.1.10關(guān)閉工作簿和EXCEL在完成工作簿的編輯、修改及保存后，需要將工作簿關(guān)閉，以便下次再進行操作。在Excel2019中常用的關(guān)閉工作簿的方法有以下幾種。

單擊【關(guān)閉】按鈕：單擊標題欄右側(cè)的按鈕，將直接退出Excel軟件按下快捷鍵：按下Alt+F4組合鍵將強制關(guān)閉所有工作簿并退出Excel軟件。按下Alt+空格組合鍵，在彈出的菜單中選擇【關(guān)閉】命令，將關(guān)閉當前工作簿單擊【文件】按鈕，在彈出的菜單中選擇【關(guān)閉】命令2.2使用工作表

Excel工作表包含于工作簿之中，是工作簿的必要組成部分，工作簿總是包含一個或者多個工作表，工作簿與工作表之間的關(guān)系就好比是書本與圖書中書頁的關(guān)系。

創(chuàng)建工作表選取當前工作表移動和復制工作表刪除工作表重命名工作表顯示和隱藏工作表2.2.1創(chuàng)建工作表若工作簿中的工作表數(shù)量不夠，用戶可以在工作簿中創(chuàng)建新的工作表，不僅可以創(chuàng)建空白的工作表，還可以根據(jù)模板插入帶有樣式的新工作表。Excel2019中常用創(chuàng)建工作表的方法有4種，分別如下。

在工作表標簽欄中單擊【新工作表】按鈕右擊工作表標簽，在彈出的菜單中選擇【插入】命令，然后在打開的【插入】對話框中選擇【工作表】選項，并單擊【確定】按鈕即可，如圖2-11所示。此外，在【插入】對話框的【電子表格方案】選項卡中，還可以設置要插入工作表的樣式按下Shift+F11鍵，則會在當前工作表前插入一個新工作表在【開始】選項卡的【單元格】選項組中單擊【插入】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【插入工作表】命令2.2.2選取當前工作表實際工作中，由于一個工作簿中往往包含多個工作表，因此操作前需要選取工作表。選取工作表的常用操作包括以下4種。

選定一張工作表，直接單擊該工作表的標簽即可選定相鄰的工作表，首先選定第一張工作表標簽，然后按住Shift鍵不松并單擊其他相鄰工作表的標簽即可選定不相鄰的工作表，首先選定第一張工作表，然后按住Ctrl鍵不松并單擊其他任意一張工作表標簽即可選定工作簿中的所有工作表，右擊任意一個工作表標簽，在彈出的菜單中選擇【選定全部工作表】命令即可2.2.3移動和復制工作表通過復制操作，工作表可以在同一個工作簿或者不同的工作簿創(chuàng)建副本，工作表還可以通過移動操作，在同一個工作簿中改變排列順序，也可以在不同的工作簿之間轉(zhuǎn)移。

通過菜單實現(xiàn)工作表的復制與移動通過拖動實現(xiàn)工作表的復制與移動2.2.4刪除工作表對工作表進行編輯操作時，可以刪除一些多余的工作表。這樣不僅可以方便用戶對工作表進行管理，也可以節(jié)省系統(tǒng)資源。在Excel2019中刪除工作表的常用方法如下所示。

在工作簿中選定要刪除的工作表，在【開始】選項卡的【單元格】命令組中單擊【刪除】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【刪除工作表】命令即可右擊要刪除工作表的標簽，在彈出的快捷菜單中選擇【刪除】命令，即可刪除該工作表2.2.5重命名工作表在Excel中，工作表的默認名稱為Sheet1、Sheet2……為了便于記憶與使用工作表，可以重新命名工作表。在Excel2019中右擊要重新命名工作表的標簽，在彈出的快捷菜單中選擇【重命名】命令，即可為該工作表自定義名稱。2.2.6標識工作表標簽顏色為了方便用戶對工作表進行辨識，將工作表標簽設置不同的顏色是一種便捷的方法。2.2.7顯示和隱藏工作表在工作中，用戶可以使用工作表隱藏功能，將一些工作表隱藏顯示，具體方法如下。

選擇【開始】選項卡，在【單元格】命令組中單擊【格式】拆分按鈕，在彈出的菜單中選擇【隱藏和取消隱藏】|【隱藏工作表】命令右擊工作表標簽，在彈出的菜單中選擇【隱藏】命令2.3控制工作窗口視圖在處理一些復雜的表格時，用戶通常需要花費很多時間和精力，例如在切換工作簿、查找瀏覽和定位數(shù)據(jù)等煩瑣的操作上。實際上，為了能夠在有限的屏幕區(qū)域中顯示更多有用的信息，以方便表格內(nèi)容的查詢和編輯，用戶可以通過工作窗口的視圖控制來改變窗口顯示。

多窗口顯示工作簿并排查看拆分窗口凍結(jié)窗口縮放窗口自定義視圖2.3.1多窗口顯示工作簿在Excel工作窗口中同時打開多個工作簿時，通常每個工作簿只有一個獨立的工作簿窗口，并處于最大化顯示狀態(tài)。通過【新建窗口】命令可以為同一個工作簿創(chuàng)建多個窗口。用戶可以根據(jù)需要在不同的窗口中選擇不同的工作表為當前工作表，或者將窗口顯示定位到同一個工作表中的不同位置，以滿足自己的瀏覽與編輯需求。對表格所做的編輯修改將會同時反映在工作簿的所有窗口上。

創(chuàng)建窗口切換窗口重排窗口2.3.2并排查看在工作中的一些情況下，用戶需要在兩個同時顯示的窗口中并排比較兩個工作表，并要求兩個窗口中的內(nèi)容能夠同步滾動瀏覽。此時，就需要用到“并排查看”功能?！安⑴挪榭础笔且环N特殊的重排窗口方式，選定需要對比的兩個工作簿窗口，在功能區(qū)中選擇【視圖】選項卡，在【窗口】命令組中單擊【并排查看】按鈕，如果當前打開了多個工作簿，將打開【并排比較】對話框，在其中選擇需要進行對比的目標工作簿，然后單擊【確定】按鈕，如圖2-30所示，即可將兩個工作簿窗口并排顯示在Excel工作窗口之中。2.3.3拆分窗口對于單個工作表來說，除了通過新建窗口的方法來顯示工作表的不同位置之外，還可以通過“拆分窗口”的辦法在現(xiàn)有的工作表窗口中同時顯示多個位置。將鼠標指針定位在Excel工作區(qū)域中，選擇【視圖】選項卡，在【窗口】命令組中單擊【拆分】切換按鈕，即可將當前窗格沿著當前活動單元格左邊框和上邊框的方向拆分為4個窗口，如圖2-32所示。每個拆分得到的窗格都是獨立的，用戶可以根據(jù)自己的需要讓它們顯示同一個工作表不同位置的內(nèi)容。將鼠標光標定位到拆分條上，按住鼠標左鍵即可移動拆分條，從而改變窗格的布局，如圖2-33所示。2.3.4凍結(jié)窗口在工作中對比復雜的表格時，經(jīng)常需要在滾動瀏覽表格時，固定顯示表頭標題行。此時，使用“凍結(jié)窗格”命令可以方便地實現(xiàn)效果。2.3.5縮放窗口對于一些表格內(nèi)容較小不容易分辨，或者是表格內(nèi)容范圍較大，無法在一個窗口中瀏覽全局的情況下，使用窗口縮放功能可以有效地解決問題。在Excel中，縮放工作窗口有以下幾種方法。

選擇【視圖】選項卡，在【縮放】命令組中單擊【縮放】按鈕，在打開【縮放】對話框中設定窗口的顯示比例