材料采購制度及流程

材料采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司材料采購的效率與規(guī)范性，確保采購活動的透明度與公正性，特制定本材料采購制度。該制度適用于公司所有材料的采購，包括但不限于原材料、輔助材料及相關(guān)服務(wù)的采購。通過明確采購流程，確保各項(xiàng)采購活動符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)，降低采購成本，提高資源利用率。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進(jìn)行，確保選擇的供應(yīng)商具備相應(yīng)的資質(zhì)與能力。2.透明性：采購過程應(yīng)公開透明，確保各相關(guān)方能夠了解采購的決策依據(jù)與結(jié)果。3.經(jīng)濟(jì)性：在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商，控制采購成本。4.合規(guī)性：所有采購活動必須遵循國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合法合規(guī)。三、采購流程1.采購申請?jiān)谶M(jìn)行材料采購前，相關(guān)部門需對現(xiàn)有庫存進(jìn)行評估，確認(rèn)是否需要采購新材料。申購人需填寫《采購申請表》，詳細(xì)列明所需材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)計(jì)使用時間，并提交給部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核與批準(zhǔn)部門負(fù)責(zé)人對采購申請進(jìn)行審核，確認(rèn)申請的合理性與必要性。審核通過后，申請表需提交至采購部門進(jìn)行進(jìn)一步處理。采購部門將對申請進(jìn)行匯總，形成采購計(jì)劃，并報(bào)公司管理層審批。3.詢價與比價采購部門在獲得批準(zhǔn)后，需對所需材料進(jìn)行市場調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價。詢價時應(yīng)明確材料的技術(shù)要求、交貨時間及付款方式等信息。采購部門需將各供應(yīng)商的報(bào)價整理成《詢價記錄表》，并進(jìn)行比價分析。4.核價與選擇供應(yīng)商在比價的基礎(chǔ)上，采購部門需對各供應(yīng)商的報(bào)價進(jìn)行核價，參考?xì)v史采購價格及市場行情，確保報(bào)價的合理性。最終，采購部門根據(jù)綜合評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并填寫《供應(yīng)商選擇報(bào)告》。5.合同簽署選擇供應(yīng)商后，采購部門需與其進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利與義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括材料的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式及違約責(zé)任等條款。合同簽署后，采購部門需將合同存檔備查。6.采購實(shí)施與驗(yàn)收供應(yīng)商按合同約定進(jìn)行材料交付后，采購部門需組織相關(guān)人員對到貨材料進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量及相關(guān)技術(shù)指標(biāo)等。驗(yàn)收合格后，材料入庫，并填寫《入庫單》。如發(fā)現(xiàn)問題，需及時與供應(yīng)商溝通處理。7.付款與報(bào)銷材料驗(yàn)收合格后，采購部門需根據(jù)合同約定進(jìn)行付款。付款前，需確認(rèn)供應(yīng)商提供的發(fā)票及相關(guān)單據(jù)的真實(shí)性與合規(guī)性。采購人員需在材料到貨后一個月內(nèi)完成報(bào)銷手續(xù)，逾期將不予受理。四、特殊采購流程在特定情況下，可能需要采取特殊采購流程，包括集中采購、零星采購及應(yīng)急采購等。1.集中采購：針對辦公用品等常規(guī)性材料，各部門需在每月25日前提交采購需求，由采購部門統(tǒng)一進(jìn)行集中采購。2.零星采購：適用于金額較小且偶發(fā)的采購需求，采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后方可執(zhí)行。3.應(yīng)急采購：在突發(fā)情況下，需迅速采購材料，由應(yīng)急小組負(fù)責(zé)，無需進(jìn)行詢價，確保及時滿足生產(chǎn)需求。五、備案與存檔所有采購活動結(jié)束后，采購部門需將相關(guān)文件進(jìn)行整理，包括《采購申請表》、《詢價記錄表》、《合同》、《入庫單》及發(fā)票等。所有文件需復(fù)印兩份，一份交財(cái)務(wù)部門審核，另一份存檔以備后續(xù)查閱。六、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)：采購人員需建立供應(yīng)商檔案，