內(nèi)部控制活動(dòng)-關(guān)聯(lián)方交易業(yè)務(wù)流程

內(nèi)部控制活動(dòng)—關(guān)聯(lián)方交易業(yè)務(wù)流程一、制定目的及范圍為確保公司在關(guān)聯(lián)方交易中的合規(guī)性與透明度，特制定本流程。該流程適用于所有涉及關(guān)聯(lián)方的交易，包括但不限于銷(xiāo)售、采購(gòu)、融資及其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。通過(guò)明確的流程設(shè)計(jì)，旨在降低潛在的利益沖突風(fēng)險(xiǎn)，確保交易的公正性與合理性。二、關(guān)聯(lián)方定義及識(shí)別關(guān)聯(lián)方是指與公司存在控制關(guān)系、共同控制關(guān)系或重大影響關(guān)系的個(gè)人或?qū)嶓w。識(shí)別關(guān)聯(lián)方的關(guān)鍵在于了解其與公司的關(guān)系，包括股東、董事、高級(jí)管理人員及其近親屬，以及與公司有重大交易的其他企業(yè)。公司應(yīng)定期更新關(guān)聯(lián)方名單，并確保所有相關(guān)人員知曉。三、關(guān)聯(lián)方交易原則1.所有關(guān)聯(lián)方交易必須遵循“公正、公平、合理”的原則，確保交易條件與市場(chǎng)條件相符。2.交易應(yīng)經(jīng)過(guò)充分的市場(chǎng)調(diào)研，確保價(jià)格和條款的合理性。3.關(guān)聯(lián)方交易需經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)膶徟绦?，確保透明度和合規(guī)性。4.所有交易記錄應(yīng)完整、準(zhǔn)確，便于后續(xù)審計(jì)和監(jiān)督。四、關(guān)聯(lián)方交易流程1.交易申請(qǐng)交易發(fā)起部門(mén)需填寫(xiě)《關(guān)聯(lián)方交易申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明交易內(nèi)容、金額、目的及相關(guān)關(guān)聯(lián)方信息。申請(qǐng)表需附上市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告，證明交易條件的合理性。2.初步審核財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，確認(rèn)交易是否符合公司政策及相關(guān)法律法規(guī)。審核內(nèi)容包括交易的必要性、合理性及合規(guī)性。3.董事會(huì)審批初步審核通過(guò)后，申請(qǐng)表需提交董事會(huì)進(jìn)行審批。董事會(huì)應(yīng)對(duì)交易的公正性進(jìn)行評(píng)估，確保沒(méi)有利益沖突。若董事會(huì)成員與交易有關(guān)，則需回避表決。4.合同簽署經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，法務(wù)部門(mén)起草并審核交易合同，確保合同條款的合法性與合理性。合同簽署后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)妥善保管合同文件。5.交易實(shí)施交易實(shí)施過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)需按照合同約定執(zhí)行，確保交易的順利進(jìn)行。實(shí)施過(guò)程中如遇到變更，應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)并進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。6.交易記錄與報(bào)告所有關(guān)聯(lián)方交易需在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與完整性。定期向管理層報(bào)告關(guān)聯(lián)方交易情況，便于管理層進(jìn)行監(jiān)督與決策。7.后續(xù)審計(jì)定期對(duì)關(guān)聯(lián)方交易進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，評(píng)估交易的合規(guī)性與合理性。審計(jì)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，提交給董事會(huì)及管理層，必要時(shí)進(jìn)行整改。五、備案與存檔所有關(guān)聯(lián)方交易的相關(guān)文件，包括申請(qǐng)表、審核記錄、合同及審計(jì)報(bào)告等，需進(jìn)行備案與存檔。存檔文件應(yīng)便于查閱，確保在需要時(shí)能夠提供完整的交易記錄。六、流程優(yōu)化與反饋機(jī)制為確保流程的有效性與適應(yīng)性，需定期對(duì)關(guān)聯(lián)方交易流程進(jìn)行評(píng)估與優(yōu)化。各部門(mén)應(yīng)反饋在實(shí)施過(guò)程中遇到的問(wèn)題與建議，管理層應(yīng)根據(jù)反饋進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整與改進(jìn)。七、培訓(xùn)與宣傳定期對(duì)員工進(jìn)行關(guān)聯(lián)方交易相關(guān)政策與流程的培訓(xùn)，提高員工的合規(guī)意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防范能力。通過(guò)宣傳與培訓(xùn)，確保所有員工了解關(guān)聯(lián)方交易的相關(guān)規(guī)定，增強(qiáng)合規(guī)文化。八、紀(jì)律與責(zé)任所有參與關(guān)聯(lián)方交易的員工應(yīng)遵循公司制定的相關(guān)紀(jì)律，確保交易的公正性與透明度。對(duì)違反規(guī)定的行為，公司將根據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理，確保流程的