第2章 總賬管理

第2章總賬管理財務軟件應用—用友T3篇本章概要主要包括以下內(nèi)容：—總賬初始設置—日常業(yè)務處理—期末處理2.1總賬初始設置

2.1.1基礎設置—財務信息設置1.會計科目單擊【基礎設置】菜單下的【財務】\【會計科目】選項，打開“會計科目”窗口，如圖所示。在該窗口我們可以對會計科目進行瀏覽、增加、修改、刪除、復制、指定科目等操作。2.憑證類別單擊【基礎設置】菜單下的【財務】\【憑證類別】選項，打開“憑證類別”窗口，此時系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：（1）記賬憑證；（2）收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；（3）現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；（4）現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；（5）自定義。3.項目目錄單擊【基礎設置】菜單下的【財務】\【項目目錄】選項，單擊【增加】，打開“項目大類定義”窗口，如圖所示，輸入項目大類名稱，單擊【下一步】，打開“項目大類增加定義項目級數(shù)”窗口，如圖所示，單擊【下一步】，再單擊【完成】，返回“項目檔案”窗口。在“項目檔案”窗口，單擊“項目大類”欄的下三角按鈕，選擇“生產(chǎn)成本核算項目”項目大類。單擊屏幕左方的【核算項目】，將待選項目欄中的項目選中雙擊，即可將其選定為已選科目列表，如圖所示，單擊【確定】。單擊屏幕左方的【項目分類定義】，輸入分類編碼、分類名稱，單擊【確定】。如圖所示。單擊屏幕左方的【項目目錄】，單擊【維護】按鈕，進入“項目目錄維護”窗口，輸入項目編號、名稱等內(nèi)容，如圖所示。4.外幣種類單擊【基礎設置】菜單下的【財務】\【外幣種類】選項，打開【外幣設置】窗口，單擊【增加】，輸入幣符、幣名，如圖2-10所示。單擊【增加】，即可增加相應的外幣資料，單擊此外幣，會彈出外幣匯率，輸入?yún)R率后點【增加】，此外幣資料的錄入完成。5.結(jié)算方式 單擊【基礎設置】菜單下的【收付結(jié)算】\【結(jié)算方式】選項,單擊【增加】，輸入結(jié)算公式，單擊【保存】，即可設置結(jié)算方式。如圖所示。2.1.2期初余額錄入登錄用友企業(yè)應用平臺，單擊【總賬】菜單，打開【設置】\【期初余額】選項，進入“期初余額錄入”窗口，如圖所示。1．不同性質(zhì)科目的余額輸入顯示為黃色的單元格表示該科目為非末級科目，輸入末級科目余額后該科目余額自動匯總生成；顯示為藍色的單元格表示該科目設置了輔助核算，需要雙擊該單元格進入輔助賬期初余額錄入界面，輔助賬期初余額輸入完成退出后，總賬相應期初余額自動生成。2．關于科目的余額方向如果需要改變科目的余額方向，可單擊工具欄上的【方向】按鈕。3．期初試算平衡期初余額輸入完成后，單擊工具欄上的【試算】按鈕進行科目余額的試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。期初余額試算不平衡，可以填制憑證，但不能記賬。已經(jīng)記過賬，則不能再輸入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。2.1.3明細賬權限設置登錄用友企業(yè)應用平臺，單擊【總賬】菜單下的【設置】\【明細賬權限】，打開【明細賬權限】窗口，如圖所示。該窗口有三個標簽“明細賬科目權限設置”、“憑證審核權限設置”、“制單科目權限設置”。2.2日常業(yè)務處理2.2.1憑證處理1.填制憑證在企業(yè)應用平臺中，雙擊屏幕下方的操作員，以“02”操作員的身份進入企業(yè)應用平臺。單擊【總賬系統(tǒng)】，進入總賬處理界面。單擊【填制憑證】，打開憑證填制窗口，如圖所示。(1)憑證頭的填制在填制憑證窗口，單擊【增加】按鈕或按F5鍵，系統(tǒng)會跳出一張空白的新憑證。

憑證類別：在這里可以輸入憑證類別字，也可以點擊憑證類別的參照按鈕，選擇相應的類別。

憑證編號：一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。

制單日期：即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動取進入賬務前輸入的業(yè)務日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進行修改或參照輸入。

附單據(jù)數(shù)：即輸入原始單據(jù)張數(shù)。

憑證自定義項：是由用戶自定義的憑證補充信息。用戶根據(jù)需要自行定義和輸入，系統(tǒng)對這些信息不進行校驗，只進行保存。(2)憑證體的填制摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務說明，要求簡潔明了，不能為空。憑證中的每個分錄行都必須有摘要，各行摘要可以不同?？梢岳孟到y(tǒng)提供的“常用摘要”功能預先設置常用摘要，以規(guī)范業(yè)務，加快憑證錄入速度。會計科目：必須輸入末級科目?？颇靠梢詤⒄蛰斎牖虬碏2鍵。輔助信息：當科目具有輔助核算時，系統(tǒng)提示輸入相應的輔助信息。金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字。憑證上的借方金額合計應該與貸方金額合計相等，否則不能保存。2.生成和調(diào)用常用憑證首先填制憑證后，在填制憑證窗口，單擊【制單】菜單下的【生成常用憑證】，如圖所示。輸入相關信息后點【確認】，即可生成一張常用憑證。在填制憑證窗口，單擊【制單】菜單下的【調(diào)用常用憑證】，打開常用憑證窗口，選擇要調(diào)用的憑證，如圖所示。單擊【選入】，即可調(diào)出常用的憑證。3.修改憑證在填制憑證中，通過按【首頁】、【上頁】、【下頁】、【末頁】按鈕翻頁查找或按【查詢】按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標移到需修改的地方進行修改?？尚薷牡膬?nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等，憑證類別不能修改。4.作廢／恢復憑證 在填制憑證窗口，找到要作廢的憑證。單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復】，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。5.整理憑證在付字3號作廢憑證窗口，單擊【制單】\【整理憑證】，選擇憑證會計期間，單擊【確定】，如圖所示。在作廢憑證表上雙擊要刪除的憑證，系統(tǒng)跳出“是否還要整理憑證斷號”，單擊【是】即可刪除了作廢憑證。6.紅字沖銷憑證對于已記賬的憑證，如果發(fā)現(xiàn)有錯誤，可以制作一張紅字沖銷憑證。沖銷某張已記賬憑證，在填制憑證窗口，選擇要沖銷的憑證，單擊【制單】菜單下的【沖銷憑證】，如圖,單擊【確定】即可。紅字沖銷法增加的憑證視同為正常憑證進行保存管理。7.查詢憑證總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能，以便隨時了解經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。通過【填制憑證】界面中的【查詢】功能，可以查詢符合條件的憑證信息；通過【查看】菜單可以查看到當前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。8.審核憑證在企業(yè)應用平臺中，雙擊屏幕下方的操作員，以“01”操作員的身份進入企業(yè)應用平臺。單擊【總賬系統(tǒng)】，進入總賬處理界面。單擊【審核憑證】\【確認】，打開憑證審核窗口，光標會自動顯示在第一張憑證上，單擊【確定】，系統(tǒng)會打開待審核的第一張憑證。

單張審核：單擊工具欄中的【審核】按鈕，此張憑證則被審核并自動跳轉(zhuǎn)到第2張待審憑證，再單擊【審核】按鈕，直至將所有憑證審核完畢。如果想取消審核，在工具欄中單擊【取消】按鈕即可取消審核。

成批審核：在“審核憑證”窗口，單擊【審核】菜單下的【成批審核憑證】按鈕，即可對所有憑證進行成批審核。單擊【審核】菜單下的【成批取消審核】則成批取消對所有憑證的審核。(2)出納簽字在企業(yè)應用平臺中，雙擊屏幕下方的操作員，以“03”操作員的身份進入企業(yè)應用平臺。進入【總賬系統(tǒng)】，單擊【總賬】菜單下【憑證】\【出納簽字】功能，打開出納簽字列表窗口，單擊【確定】，進入待簽字的1號憑證，單擊工具欄中的【簽字】按鈕，憑證下方的“出納”處自動簽上出納人姓名。如圖所示?？蓡螕簟臼讖垺?、【上張】、【下張】、【末張】按鈕翻頁連續(xù)簽字。若想對已簽字的憑證取消簽字，可單擊【取消】按鈕取消簽字。也可通過【出納】菜單下的【成批簽字】或【成批取消簽字】，將當前范圍內(nèi)的所有憑證簽字或取消簽字。9.科目匯總科目匯總是按條件對記賬憑證進行匯總并生成一張憑證匯總表。進行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證。因此財務人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務信息。10.記賬（1）選擇本次記賬范圍即確定本次需要記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。確定記賬范圍時可以單擊【全選】按鈕選擇所有未記賬憑證，可以輸入連續(xù)編號范圍如“1-9”表示對該類別第1-9號憑證進行記賬，也可以輸入不連續(xù)的編號如“3，7”表示僅對第3張和第7張憑證記賬。（2）記賬報告如果是第一次記賬，需要檢查輸入的期初余額是否平衡，期初余額不平，不允許記賬；上月未記賬或結(jié)賬，本月不能記賬；未審核憑證不能記賬；作廢憑證不需要審核可直接記賬。（3）記賬記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬過程由系統(tǒng)自動完成，無需人工干預。單擊【總賬系統(tǒng)】中【記賬】，在向?qū)У闹敢拢斎胗涃~范圍、查看記賬報告、單擊【記賬】，系統(tǒng)會跳出“期初試算平衡表”窗口，單擊【確定】，完成記賬工作。

2.2.2賬簿查詢

1．基本賬簿查詢（1）總賬單擊【總賬】菜單下的【賬簿查詢】，單擊【總賬】，選擇對應科目以及是否包含未記賬憑證，單擊【確認】完成所需查詢。（2）余額表（3）明細賬（4）序時賬（5）多欄賬（6）綜合多欄賬（7）日記賬（8）日報表2.3期末處理2.3.1自動轉(zhuǎn)賬1．轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬定義是把憑證的摘要、會計科目、借貸方向以及金額的計算公式預先設置成憑證模板，即自動轉(zhuǎn)賬分錄，待需要轉(zhuǎn)賬時調(diào)用相應的自動轉(zhuǎn)賬分錄生成憑證即可。如圖所示。憑證摘要會計科目借貸方向金額計算公式憑證模板自動轉(zhuǎn)賬分錄憑證（1）自定義轉(zhuǎn)賬設置自定義轉(zhuǎn)賬是適用范圍最大的一種轉(zhuǎn)賬方式，可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務主要有：“費用分配”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：工資分配等“費用分攤”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：制造費用等“稅金計算”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：增值稅等“提取各項費用”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：提取福利費等各項輔助核算的結(jié)轉(zhuǎn)。（2）對應結(jié)轉(zhuǎn)設置對應結(jié)轉(zhuǎn)不僅進行兩個科目一對一結(jié)轉(zhuǎn)，還提供科目的一對多結(jié)轉(zhuǎn)功能，對應結(jié)轉(zhuǎn)的科目可為上級科目，但其下級科目的科目結(jié)構必須一致（相同明細科目），如有輔助核算，則兩個科目的輔助賬類也必須一一對應。（3）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設置銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)功能，是將月末商品（或產(chǎn)成品）銷售數(shù)量乘以庫存商品（或產(chǎn)成品）的平均單價計算各類商品銷售成本并進行結(jié)轉(zhuǎn)。單擊【總賬】菜單下的【期末】\【轉(zhuǎn)賬定義】\【銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)】，打開銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設置窗口。如圖所示。(4)匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設置單擊【總賬】菜單下的【期末】\【轉(zhuǎn)賬定義】\【匯兌損益】，打開匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設置窗口，錄入憑證類別、匯兌損益入賬科目。如圖所示。單擊【確定】。(5)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設置 在用友企業(yè)應用平臺，單擊【總賬】菜單，選擇【期末】\【轉(zhuǎn)賬定義】\【期間損益】，打開期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設置窗口。如圖所示。錄入憑證類別、本年利潤科目“4103”，單擊【確定】。2．轉(zhuǎn)賬生成 在用友企業(yè)應用平臺，單擊【總賬】菜單，選擇【期末】\【轉(zhuǎn)賬生成】，或者在總賬界面，單擊【月末轉(zhuǎn)賬】，打開轉(zhuǎn)賬生成窗口，在窗口左側(cè)，選中【對應結(jié)轉(zhuǎn)】，之后雙擊要結(jié)轉(zhuǎn)的憑證所在行，或者單擊“全選”按鈕，單擊【確定】，系統(tǒng)會彈出“2015.01月之前有未記賬憑證，是否繼續(xù)結(jié)轉(zhuǎn)”，如圖所示。單擊【是】，生成一張轉(zhuǎn)賬憑證，單擊【保存】，憑證上出現(xiàn)“已生成”的標志。如圖所示。單擊【退出】退回到轉(zhuǎn)賬生成窗口。2.3.2對賬在用友企業(yè)應用平臺，單擊【總賬】菜單，選擇【期末】\【對賬】，打開對賬窗口，單擊【試算】按鈕，出現(xiàn)“2015.1試算平衡表”，如圖所示。單擊【確認】按鈕退回到對賬窗口。單擊【選擇】按鈕，在2015.01是否對賬欄出現(xiàn)“Y”標志，單擊【對賬】，系統(tǒng)開始對賬，并顯示對賬結(jié)果，如圖所示。單擊【退出】按鈕，完成對賬。2.3.3結(jié)賬1．結(jié)賬前檢查工作（1）檢查本月業(yè)務是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。（2）月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并記賬，否則本月不能結(jié)賬。（3）檢查上月是否已結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能記賬。（4）核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致，不一致不能結(jié)賬。（5）檢查損益類賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，如未完成則本月不能結(jié)賬。（6）若與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，應檢查其他子系統(tǒng)是否已結(jié)賬，若沒有則本月不能