第2章 總賬管理

第2章總賬管理財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用—用友T3篇本章概要主要包括以下內(nèi)容：—總賬初始設(shè)置—日常業(yè)務(wù)處理—期末處理2.1總賬初始設(shè)置

2.1.1基礎(chǔ)設(shè)置—財(cái)務(wù)信息設(shè)置1.會(huì)計(jì)科目單擊【基礎(chǔ)設(shè)置】菜單下的【財(cái)務(wù)】\【會(huì)計(jì)科目】選項(xiàng)，打開“會(huì)計(jì)科目”窗口，如圖所示。在該窗口我們可以對(duì)會(huì)計(jì)科目進(jìn)行瀏覽、增加、修改、刪除、復(fù)制、指定科目等操作。2.憑證類別單擊【基礎(chǔ)設(shè)置】菜單下的【財(cái)務(wù)】\【憑證類別】選項(xiàng)，打開“憑證類別”窗口，此時(shí)系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：（1）記賬憑證；（2）收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；（3）現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；（4）現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；（5）自定義。3.項(xiàng)目目錄單擊【基礎(chǔ)設(shè)置】菜單下的【財(cái)務(wù)】\【項(xiàng)目目錄】選項(xiàng)，單擊【增加】，打開“項(xiàng)目大類定義”窗口，如圖所示，輸入項(xiàng)目大類名稱，單擊【下一步】，打開“項(xiàng)目大類增加定義項(xiàng)目級(jí)數(shù)”窗口，如圖所示，單擊【下一步】，再單擊【完成】，返回“項(xiàng)目檔案”窗口。在“項(xiàng)目檔案”窗口，單擊“項(xiàng)目大類”欄的下三角按鈕，選擇“生產(chǎn)成本核算項(xiàng)目”項(xiàng)目大類。單擊屏幕左方的【核算項(xiàng)目】，將待選項(xiàng)目欄中的項(xiàng)目選中雙擊，即可將其選定為已選科目列表，如圖所示，單擊【確定】。單擊屏幕左方的【項(xiàng)目分類定義】，輸入分類編碼、分類名稱，單擊【確定】。如圖所示。單擊屏幕左方的【項(xiàng)目目錄】，單擊【維護(hù)】按鈕，進(jìn)入“項(xiàng)目目錄維護(hù)”窗口，輸入項(xiàng)目編號(hào)、名稱等內(nèi)容，如圖所示。4.外幣種類單擊【基礎(chǔ)設(shè)置】菜單下的【財(cái)務(wù)】\【外幣種類】選項(xiàng)，打開【外幣設(shè)置】窗口，單擊【增加】，輸入幣符、幣名，如圖2-10所示。單擊【增加】，即可增加相應(yīng)的外幣資料，單擊此外幣，會(huì)彈出外幣匯率，輸入?yún)R率后點(diǎn)【增加】，此外幣資料的錄入完成。5.結(jié)算方式 單擊【基礎(chǔ)設(shè)置】菜單下的【收付結(jié)算】\【結(jié)算方式】選項(xiàng),單擊【增加】，輸入結(jié)算公式，單擊【保存】，即可設(shè)置結(jié)算方式。如圖所示。2.1.2期初余額錄入登錄用友企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，單擊【總賬】菜單，打開【設(shè)置】\【期初余額】選項(xiàng)，進(jìn)入“期初余額錄入”窗口，如圖所示。1．不同性質(zhì)科目的余額輸入顯示為黃色的單元格表示該科目為非末級(jí)科目，輸入末級(jí)科目余額后該科目余額自動(dòng)匯總生成；顯示為藍(lán)色的單元格表示該科目設(shè)置了輔助核算，需要雙擊該單元格進(jìn)入輔助賬期初余額錄入界面，輔助賬期初余額輸入完成退出后，總賬相應(yīng)期初余額自動(dòng)生成。2．關(guān)于科目的余額方向如果需要改變科目的余額方向，可單擊工具欄上的【方向】按鈕。3．期初試算平衡期初余額輸入完成后，單擊工具欄上的【試算】按鈕進(jìn)行科目余額的試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性。期初余額試算不平衡，可以填制憑證，但不能記賬。已經(jīng)記過(guò)賬，則不能再輸入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。2.1.3明細(xì)賬權(quán)限設(shè)置登錄用友企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，單擊【總賬】菜單下的【設(shè)置】\【明細(xì)賬權(quán)限】，打開【明細(xì)賬權(quán)限】窗口，如圖所示。該窗口有三個(gè)標(biāo)簽“明細(xì)賬科目權(quán)限設(shè)置”、“憑證審核權(quán)限設(shè)置”、“制單科目權(quán)限設(shè)置”。2.2日常業(yè)務(wù)處理2.2.1憑證處理1.填制憑證在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)中，雙擊屏幕下方的操作員，以“02”操作員的身份進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)。單擊【總賬系統(tǒng)】，進(jìn)入總賬處理界面。單擊【填制憑證】，打開憑證填制窗口，如圖所示。(1)憑證頭的填制在填制憑證窗口，單擊【增加】按鈕或按F5鍵，系統(tǒng)會(huì)跳出一張空白的新憑證。

憑證類別：在這里可以輸入憑證類別字，也可以點(diǎn)擊憑證類別的參照按鈕，選擇相應(yīng)的類別。

憑證編號(hào)：一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動(dòng)編制，即每類憑證每月都從0001號(hào)開始。

制單日期：即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動(dòng)取進(jìn)入賬務(wù)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對(duì)，可進(jìn)行修改或參照輸入。

附單據(jù)數(shù)：即輸入原始單據(jù)張數(shù)。

憑證自定義項(xiàng)：是由用戶自定義的憑證補(bǔ)充信息。用戶根據(jù)需要自行定義和輸入，系統(tǒng)對(duì)這些信息不進(jìn)行校驗(yàn)，只進(jìn)行保存。(2)憑證體的填制摘要：輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說(shuō)明，要求簡(jiǎn)潔明了，不能為空。憑證中的每個(gè)分錄行都必須有摘要，各行摘要可以不同?？梢岳孟到y(tǒng)提供的“常用摘要”功能預(yù)先設(shè)置常用摘要，以規(guī)范業(yè)務(wù)，加快憑證錄入速度。會(huì)計(jì)科目：必須輸入末級(jí)科目?？颇靠梢詤⒄蛰斎牖虬碏2鍵。輔助信息：當(dāng)科目具有輔助核算時(shí)，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔助信息。金額：即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字。憑證上的借方金額合計(jì)應(yīng)該與貸方金額合計(jì)相等，否則不能保存。2.生成和調(diào)用常用憑證首先填制憑證后，在填制憑證窗口，單擊【制單】菜單下的【生成常用憑證】，如圖所示。輸入相關(guān)信息后點(diǎn)【確認(rèn)】，即可生成一張常用憑證。在填制憑證窗口，單擊【制單】菜單下的【調(diào)用常用憑證】，打開常用憑證窗口，選擇要調(diào)用的憑證，如圖所示。單擊【選入】，即可調(diào)出常用的憑證。3.修改憑證在填制憑證中，通過(guò)按【首頁(yè)】、【上頁(yè)】、【下頁(yè)】、【末頁(yè)】按鈕翻頁(yè)查找或按【查詢】按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標(biāo)移到需修改的地方進(jìn)行修改。可修改的內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項(xiàng)、金額及方向、增刪分錄等，憑證類別不能修改。4.作廢／恢復(fù)憑證 在填制憑證窗口，找到要作廢的憑證。單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號(hào)。5.整理憑證在付字3號(hào)作廢憑證窗口，單擊【制單】\【整理憑證】，選擇憑證會(huì)計(jì)期間，單擊【確定】，如圖所示。在作廢憑證表上雙擊要?jiǎng)h除的憑證，系統(tǒng)跳出“是否還要整理憑證斷號(hào)”，單擊【是】即可刪除了作廢憑證。6.紅字沖銷憑證對(duì)于已記賬的憑證，如果發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，可以制作一張紅字沖銷憑證。沖銷某張已記賬憑證，在填制憑證窗口，選擇要沖銷的憑證，單擊【制單】菜單下的【沖銷憑證】，如圖,單擊【確定】即可。紅字沖銷法增加的憑證視同為正常憑證進(jìn)行保存管理。7.查詢憑證總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時(shí)也提供了強(qiáng)大的信息查詢功能，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。通過(guò)【填制憑證】界面中的【查詢】功能，可以查詢符合條件的憑證信息；通過(guò)【查看】菜單可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬等。8.審核憑證在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)中，雙擊屏幕下方的操作員，以“01”操作員的身份進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)。單擊【總賬系統(tǒng)】，進(jìn)入總賬處理界面。單擊【審核憑證】\【確認(rèn)】，打開憑證審核窗口，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)顯示在第一張憑證上，單擊【確定】，系統(tǒng)會(huì)打開待審核的第一張憑證。

單張審核：?jiǎn)螕艄ぞ邫谥械摹緦徍恕堪粹o，此張憑證則被審核并自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到第2張待審憑證，再單擊【審核】按鈕，直至將所有憑證審核完畢。如果想取消審核，在工具欄中單擊【取消】按鈕即可取消審核。

成批審核：在“審核憑證”窗口，單擊【審核】菜單下的【成批審核憑證】按鈕，即可對(duì)所有憑證進(jìn)行成批審核。單擊【審核】菜單下的【成批取消審核】則成批取消對(duì)所有憑證的審核。(2)出納簽字在企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)中，雙擊屏幕下方的操作員，以“03”操作員的身份進(jìn)入企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)。進(jìn)入【總賬系統(tǒng)】，單擊【總賬】菜單下【憑證】\【出納簽字】功能，打開出納簽字列表窗口，單擊【確定】，進(jìn)入待簽字的1號(hào)憑證，單擊工具欄中的【簽字】按鈕，憑證下方的“出納”處自動(dòng)簽上出納人姓名。如圖所示。可單擊【首張】、【上張】、【下張】、【末張】按鈕翻頁(yè)連續(xù)簽字。若想對(duì)已簽字的憑證取消簽字，可單擊【取消】按鈕取消簽字。也可通過(guò)【出納】菜單下的【成批簽字】或【成批取消簽字】，將當(dāng)前范圍內(nèi)的所有憑證簽字或取消簽字。9.科目匯總科目匯總是按條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。進(jìn)行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證。因此財(cái)務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時(shí)查看企業(yè)目前的經(jīng)營(yíng)狀況及其他財(cái)務(wù)信息。10.記賬（1）選擇本次記賬范圍即確定本次需要記賬的憑證范圍，包括期間、類別、記賬范圍。確定記賬范圍時(shí)可以單擊【全選】按鈕選擇所有未記賬憑證，可以輸入連續(xù)編號(hào)范圍如“1-9”表示對(duì)該類別第1-9號(hào)憑證進(jìn)行記賬，也可以輸入不連續(xù)的編號(hào)如“3，7”表示僅對(duì)第3張和第7張憑證記賬。（2）記賬報(bào)告如果是第一次記賬，需要檢查輸入的期初余額是否平衡，期初余額不平，不允許記賬；上月未記賬或結(jié)賬，本月不能記賬；未審核憑證不能記賬；作廢憑證不需要審核可直接記賬。（3）記賬記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過(guò)程更加明確，記賬過(guò)程由系統(tǒng)自動(dòng)完成，無(wú)需人工干預(yù)。單擊【總賬系統(tǒng)】中【記賬】，在向?qū)У闹敢?，輸入記賬范圍、查看記賬報(bào)告、單擊【記賬】，系統(tǒng)會(huì)跳出“期初試算平衡表”窗口，單擊【確定】，完成記賬工作。

2.2.2賬簿查詢

1．基本賬簿查詢（1）總賬單擊【總賬】菜單下的【賬簿查詢】，單擊【總賬】，選擇對(duì)應(yīng)科目以及是否包含未記賬憑證，單擊【確認(rèn)】完成所需查詢。（2）余額表（3）明細(xì)賬（4）序時(shí)賬（5）多欄賬（6）綜合多欄賬（7）日記賬（8）日?qǐng)?bào)表2.3期末處理2.3.1自動(dòng)轉(zhuǎn)賬1．轉(zhuǎn)賬定義轉(zhuǎn)賬定義是把憑證的摘要、會(huì)計(jì)科目、借貸方向以及金額的計(jì)算公式預(yù)先設(shè)置成憑證模板，即自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，待需要轉(zhuǎn)賬時(shí)調(diào)用相應(yīng)的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄生成憑證即可。如圖所示。憑證摘要會(huì)計(jì)科目借貸方向金額計(jì)算公式憑證模板自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄憑證（1）自定義轉(zhuǎn)賬設(shè)置自定義轉(zhuǎn)賬是適用范圍最大的一種轉(zhuǎn)賬方式，可以完成的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)主要有：“費(fèi)用分配”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：工資分配等“費(fèi)用分?jǐn)偂钡慕Y(jié)轉(zhuǎn)，如：制造費(fèi)用等“稅金計(jì)算”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：增值稅等“提取各項(xiàng)費(fèi)用”的結(jié)轉(zhuǎn)，如：提取福利費(fèi)等各項(xiàng)輔助核算的結(jié)轉(zhuǎn)。（2）對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)不僅進(jìn)行兩個(gè)科目一對(duì)一結(jié)轉(zhuǎn)，還提供科目的一對(duì)多結(jié)轉(zhuǎn)功能，對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)的科目可為上級(jí)科目，但其下級(jí)科目的科目結(jié)構(gòu)必須一致（相同明細(xì)科目），如有輔助核算，則兩個(gè)科目的輔助賬類也必須一一對(duì)應(yīng)。（3）銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)功能，是將月末商品（或產(chǎn)成品）銷售數(shù)量乘以庫(kù)存商品（或產(chǎn)成品）的平均單價(jià)計(jì)算各類商品銷售成本并進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。單擊【總賬】菜單下的【期末】\【轉(zhuǎn)賬定義】\【銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)】，打開銷售成本結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置窗口。如圖所示。(4)匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置單擊【總賬】菜單下的【期末】\【轉(zhuǎn)賬定義】\【匯兌損益】，打開匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置窗口，錄入憑證類別、匯兌損益入賬科目。如圖所示。單擊【確定】。(5)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置 在用友企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，單擊【總賬】菜單，選擇【期末】\【轉(zhuǎn)賬定義】\【期間損益】，打開期間損益結(jié)轉(zhuǎn)設(shè)置窗口。如圖所示。錄入憑證類別、本年利潤(rùn)科目“4103”，單擊【確定】。2．轉(zhuǎn)賬生成 在用友企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，單擊【總賬】菜單，選擇【期末】\【轉(zhuǎn)賬生成】，或者在總賬界面，單擊【月末轉(zhuǎn)賬】，打開轉(zhuǎn)賬生成窗口，在窗口左側(cè)，選中【對(duì)應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)】，之后雙擊要結(jié)轉(zhuǎn)的憑證所在行，或者單擊“全選”按鈕，單擊【確定】，系統(tǒng)會(huì)彈出“2015.01月之前有未記賬憑證，是否繼續(xù)結(jié)轉(zhuǎn)”，如圖所示。單擊【是】，生成一張轉(zhuǎn)賬憑證，單擊【保存】，憑證上出現(xiàn)“已生成”的標(biāo)志。如圖所示。單擊【退出】退回到轉(zhuǎn)賬生成窗口。2.3.2對(duì)賬在用友企業(yè)應(yīng)用平臺(tái)，單擊【總賬】菜單，選擇【期末】\【對(duì)賬】，打開對(duì)賬窗口，單擊【試算】按鈕，出現(xiàn)“2015.1試算平衡表”，如圖所示。單擊【確認(rèn)】按鈕退回到對(duì)賬窗口。單擊【選擇】按鈕，在2015.01是否對(duì)賬欄出現(xiàn)“Y”標(biāo)志，單擊【對(duì)賬】，系統(tǒng)開始對(duì)賬，并顯示對(duì)賬結(jié)果，如圖所示。單擊【退出】按鈕，完成對(duì)賬。2.3.3結(jié)賬1．結(jié)賬前檢查工作（1）檢查本月業(yè)務(wù)是否全部記賬，有未記賬憑證不能結(jié)賬。（2）月末結(jié)轉(zhuǎn)必須全部生成并記賬，否則本月不能結(jié)賬。（3）檢查上月是否已結(jié)賬，如果上月未結(jié)賬，則本月不能記賬。（4）核對(duì)總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否一致，不一致不能結(jié)賬。（5）檢查損益類賬戶是否全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，如未完成則本月不能結(jié)賬。（6）若與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，應(yīng)檢查其他子系統(tǒng)是否已結(jié)賬，若沒(méi)有則本月不能