醫(yī)院物業(yè)規(guī)章制度和檔案管理

醫(yī)院物業(yè)規(guī)章制度和檔案管理

目錄

第一節(jié)規(guī)章制度...................................2

一、規(guī)章制度建立原則...........................2

二、管理規(guī)章制度...............................3

第二節(jié)檔案的建立和管理...........................3

一、檔案管理運(yùn)作...............................4

二、檔案資料分類...............................5

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要點(diǎn)：

1.針對(duì)項(xiàng)目的特點(diǎn)，建立有XX特色的管理制度，達(dá)到統(tǒng)一

管理的目的

2.嚴(yán)密的行政管理體系和質(zhì)量保證體系是一切管理活動(dòng)、

經(jīng)營活動(dòng)的基礎(chǔ)

3.收集全面翔實(shí)的物業(yè)管理信息，建立標(biāo)準(zhǔn)化物業(yè)管理模

式

4.采用高技術(shù)手段輔助管理，融入“以人為本”的服務(wù)思

想，提高管理水平

第一節(jié)規(guī)章制度

一、規(guī)章制度建立原則

成熟的物業(yè)管理絕不是管理公司單項(xiàng)的推動(dòng)，而應(yīng)該得到

廣大用戶的真誠支持，變單向推動(dòng)為雙向共管。只有啟發(fā)廣大

用戶共同參與物業(yè)管理，增強(qiáng)住戶自治、自律意識(shí)，使住戶自

治，自律與專業(yè)化物業(yè)管理相結(jié)合，才能使物業(yè)管理真正得到

升華。建立用戶自治自立組織網(wǎng)絡(luò)，增強(qiáng)用戶的物業(yè)管理意識(shí)。

我們?cè)谥朴喒芾碇贫纫渤浞挚紤]其特點(diǎn)，并擬定以下基本原則：

１.管理制度以滿足用戶需要為根本出發(fā)點(diǎn)；

２.公共規(guī)章制度在獲得甲方同意；

３.所有規(guī)章制度兼顧已有管理規(guī)定；

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二、管理規(guī)章制度

公司在多年物業(yè)管理實(shí)踐過程中形成一整套行之有效的管

理方法，在不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，建立一套物業(yè)管理的規(guī)章制

度。根據(jù)XX醫(yī)院物業(yè)管理項(xiàng)目的特點(diǎn)和政府有關(guān)文件的規(guī)定，

制定了“XX醫(yī)院物業(yè)管理制度匯編”。

1.崗位職責(zé)

2.各項(xiàng)管理制度

3.各崗位工作程序

4.設(shè)施、設(shè)備管理規(guī)定

第二節(jié)檔案的建立和管理

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的悄然崛起，使信息的重要性目益凸現(xiàn)，信息資

源已成為居住區(qū)物業(yè)管理中不可缺少的組成部分。在XX醫(yī)院的

檔案建立與管理中，我們將采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)檔

案進(jìn)行集中有序、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的管理，配合先進(jìn)的資料檢索軟件

以達(dá)到信息共享、合理利用的目的。同時(shí)，我們?cè)谛畔①Y料收

集中將廣開渠道，對(duì)居住區(qū)內(nèi)所有物業(yè)項(xiàng)目從主體到配套，從

建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立起相應(yīng)的管理檔案，有效保

證物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量，提升物業(yè)管理的整體水平。為此，我

們建立一整套從檔案收集、分類、歸檔、使用到銷毀的管理制

度及檔案管理人員的職責(zé)，以保證檔案管理滿足物業(yè)管理的需

要。

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一、檔案管理運(yùn)作

（一）資料的收集

我們將設(shè)立專門的檔案室，并由專人負(fù)責(zé)管理。按照檔案

的不同類別，我們將通過四個(gè)途徑進(jìn)行收集。首先在物業(yè)接管

移交與設(shè)計(jì)單位，施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收集

到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)等原始資料。第二是在日常管理中

建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等

以及其他相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化；第三是通過

政府主管部門、國際互聯(lián)網(wǎng)等獲取相關(guān)信息。

（二）資料的整理和分類

在收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除

作廢的和無效的記錄，修補(bǔ)破損的文檔，然后按類別進(jìn)行裝訂

并整理成冊(cè)，做到條理清晰、分類合理、易于檢索。

（三）資料的歸檔管理

1.對(duì)于分類整理好的信息資料進(jìn)行分類保存即為歸檔。在

XX醫(yī)院的檔案管理中我們將實(shí)行原始資料和電腦檔案雙軌制，

確保儲(chǔ)存方式的多元化，盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲(chǔ)存以

便于查找。同時(shí)運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖

片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對(duì)醫(yī)患和管理中心利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存。這

些檔案在電腦中接授權(quán)級(jí)別檢索，對(duì)保存在檔案的原始資料應(yīng)

嚴(yán)格控制借閱。

3.檔案管理員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案程度的分類順序進(jìn)行組

卷，逐一編號(hào)，登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

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4.為保證檔案的安全和完善，檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通

風(fēng)、清潔、并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時(shí)配備合適的文件柜、

文件盒以及消防器材等，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲、防鼠、

防潮等要求并定期巡查。

5.檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出，檔案室鑰匙交由檔案

管理員專門保管。

（四）檔案的使用

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并采用先進(jìn)檢索軟件，充分發(fā)揮檔

案資料的作用。內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，對(duì)管理

中心的相關(guān)資料進(jìn)行查詢。對(duì)借閱原始資料的使用者，按檔案

的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。

（五）檔案的銷毀

根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，定期對(duì)過期和作廢的文檔進(jìn)

行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過存檔期的檔

案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可銷毀，同時(shí)建立已銷毀文檔清單備查。

二、檔案資料分類

（一）產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料

1.規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文

2.建筑許可證、投資許可證、開工許可證

3.紅線圖、竣工總平面圖

4.地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告

5.工程合同、工程預(yù)決算

6.工程設(shè)計(jì)變更通知

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7.竣工圖：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、電氣工程竣工圖

及消防、燃?xì)?、電話電視、智能化、供熱等工程及地下管網(wǎng)竣

工圖

8.房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書

9.主要材料質(zhì)量保證書，新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

10.水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書及設(shè)備技術(shù)資料

11.砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告

12.綠化工程竣工圖

13.住宅區(qū)各類房屋清單

14.出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單

15.住宅區(qū)公用設(shè)施設(shè)備及公共場地清單

16.住宅區(qū)未完工的房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場地的竣工

日期

17.其他工程技術(shù)資料、電梯資料

（二）維修資料

１.維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄

２.維修派工單

３.公共設(shè)施巡檢記錄

（三）治安交通管理資料

１.日常巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線

２.日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

３.搬入／出記錄、突發(fā)事件處理記錄

４.車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料

（四）設(shè)備設(shè)施管理資料（包括消防）

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１.公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃

２.公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄

３.機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄

４.設(shè)備分承包方檔案

５.公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬及更新記錄

６.供暖設(shè)備臺(tái)賬及維修記錄

（五）綠化清潔資料

１.清潔班檢記錄、清潔周檢記錄

２.綠化工作記錄、綠化周檢記錄

３.消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄

（六）員工管理資料

１.員工個(gè)人資料、聘用記錄

２.員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄

３.員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄

４.員工晉升、薪金變動(dòng)

（七）用戶反饋

１.服務(wù)質(zhì)量回訪記錄

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