檔案管理與保密制度條例

檔案管理與保密制度條例TOC\o"1-2"\h\u9257第一章檔案管理與保密制度總則 1187841.1目的與依據 170121.2適用范圍 187841.3基本原則 24307第二章檔案分類與編號 233052.1檔案分類標準 234502.2檔案編號規(guī)則 22623第三章檔案收集與歸檔 2168233.1檔案收集流程 2221233.2歸檔要求與時間 222953第四章檔案存儲與保管 3296514.1檔案存儲設施與環(huán)境 3168574.2檔案保管措施 310669第五章檔案查閱與利用 3179645.1檔案查閱權限與流程 3224445.2檔案利用規(guī)定 31383第六章檔案銷毀與處置 3204666.1檔案銷毀條件與程序 3178676.2檔案處置方式 412736第七章保密制度與措施 4234427.1保密級別劃分 4211167.2保密措施與要求 46226第八章監(jiān)督與處罰 4286708.1監(jiān)督機制 4129568.2違規(guī)處罰規(guī)定 4第一章檔案管理與保密制度總則1.1目的與依據為了加強檔案管理，保證檔案的完整、準確、安全和有效利用，根據國家相關法律法規(guī)和單位實際情況，制定本條例。其目的在于規(guī)范檔案管理工作流程，提高檔案管理水平，為單位的發(fā)展提供有力的信息支持。1.2適用范圍本制度適用于單位內部各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等管理工作。涵蓋了行政管理、業(yè)務工作、科研項目、人事管理等各個方面的檔案。1.3基本原則檔案管理工作應遵循以下基本原則：（1）真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映單位的各項活動和歷史事實。（2）完整性原則：保證檔案材料齊全、完整，不遺漏任何重要信息。（3）安全性原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。（4）保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及機密的檔案進行特殊管理。（5）便利性原則：檔案管理應便于查詢和利用，提高工作效率。第二章檔案分類與編號2.1檔案分類標準檔案分類按照內容性質和載體形式進行劃分。內容性質方面，分為行政管理類、業(yè)務工作類、科研項目類、人事管理類等。載體形式方面，包括紙質檔案、電子檔案、音像檔案等。各類檔案根據其具體內容和特點，進一步細分小類，保證分類的科學性和合理性。2.2檔案編號規(guī)則檔案編號采用分類編碼與流水號相結合的方式。根據檔案分類標準確定大類代碼，然后在大類下按照時間順序或業(yè)務流程給予流水號。例如，行政管理類檔案的大類代碼為“XZ”，某份具體檔案的編號可能為“XZ2023001”。編號應具有唯一性和可識別性，便于檔案的查找和管理。第三章檔案收集與歸檔3.1檔案收集流程各部門指定專人負責本部門檔案的收集工作。收集工作應按照規(guī)定的時間節(jié)點進行，保證檔案的及時性。收集過程中，要對檔案的真實性、完整性進行初步審核，對于不符合要求的檔案，應要求相關人員進行補充或修正。收集完成后，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。3.2歸檔要求與時間檔案管理部門對移交的檔案進行再次審核，保證符合歸檔要求。歸檔的檔案應具備完整的內容、規(guī)范的格式和清晰的字跡。歸檔時間根據檔案的類型和重要程度確定，一般分為定期歸檔和即時歸檔。定期歸檔的檔案，應在規(guī)定的時間內完成歸檔工作；即時歸檔的檔案，應在相關工作完成后及時歸檔。第四章檔案存儲與保管4.1檔案存儲設施與環(huán)境設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。庫房內配備適宜的檔案柜、架等存儲設備，保證檔案存放有序?？刂茙旆績鹊臏囟取穸?，保持良好的通風條件，為檔案的保存提供適宜的環(huán)境。4.2檔案保管措施建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)覺問題及時采取措施進行處理。對珍貴檔案和重要檔案應采取特殊的保護措施，如制作副本、進行數(shù)字化處理等，以防止檔案的損壞或丟失。第五章檔案查閱與利用5.1檔案查閱權限與流程根據員工的工作職責和需要，確定其檔案查閱權限。查閱檔案需填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容和查閱時間等信息，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。查閱過程中，應遵守檔案管理的相關規(guī)定，不得損壞、涂改、轉借檔案。5.2檔案利用規(guī)定檔案的利用應遵循合法、合規(guī)的原則。利用檔案時，應根據檔案的內容和性質，選擇合適的利用方式，如復制、借閱、參考等。利用檔案的結果應進行記錄，以便于后續(xù)的跟蹤和評估。對于涉及機密的檔案，應按照保密規(guī)定進行利用，保證檔案的安全。第六章檔案銷毀與處置6.1檔案銷毀條件與程序檔案超過保存期限或失去保存價值的，應進行銷毀處理。銷毀前，應由檔案管理部門會同相關部門對檔案進行鑒定，確認其是否符合銷毀條件。符合銷毀條件的檔案，應編制銷毀清單，經單位領導批準后，由專人負責銷毀，并做好銷毀記錄。6.2檔案處置方式對于仍有一定參考價值但無需保存的檔案，可以進行整理后移交至單位資料室或圖書館，供員工查閱參考。對于涉及機密的檔案，應按照保密規(guī)定進行處理，保證機密信息不被泄露。第七章保密制度與措施7.1保密級別劃分根據檔案的內容和重要程度，將檔案的保密級別分為絕密、機密、秘密三個等級。絕密級檔案是最重要的檔案，一旦泄露會給單位造成嚴重的損失和影響；機密級檔案是重要的檔案，泄露后會給單位帶來較大的損失和影響；秘密級檔案是一般的檔案，泄露后會給單位帶來一定的損失和影響。7.2保密措施與要求對不同保密級別的檔案，采取相應的保密措施。絕密級檔案應存放在專門的保險柜中，由專人負責保管，查閱和使用需經單位最高領導批準；機密級檔案應存放在加鎖的檔案柜中，查閱和使用需經單位分管領導批準；秘密級檔案應存放在普通檔案柜中，查閱和使用需經部門負責人批準。同時加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和責任感。第八章監(jiān)督與處罰8.1監(jiān)督機制建立健全檔案管理的監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。監(jiān)督內容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用、銷毀等各個環(huán)節(jié)，保證檔案管理工作符合制度要求。同時鼓勵員工對檔案管理工作進行監(jiān)督