集團(tuán)公司電子公文處理暫行辦法

集團(tuán)公司電子公文處理暫行辦法第一章總則第一條為規(guī)范公司電子公文處理工作，有效維護(hù)電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國電子簽名法》、《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》(廳字〔2019〕7號)、《國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會非涉密電子公文簡報傳輸管理暫行辦法》（國資廳發(fā)〔2014〕15號）、《公文處理辦法》（股辦字〔2012〕732號），特制定本辦法。第二條本辦法適用于公司與所屬各全資控股、參股子公司、分公司（以下簡稱各單位）的電子公文處理工作。第三條本辦法所稱的電子公文，是指公司及各單位通過一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)形成的具有規(guī)范格式公文的電子數(shù)據(jù)。第四條電子公文要素包括版面、擬制、辦理和管理等。要素要求需遵循《黨政機(jī)關(guān)電子公文處理工作辦法》中電子公文要素內(nèi)容。第五條電子公文處理是指電子公文的生成、發(fā)送、接收、管理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有效的工作。第六條電子公文處理應(yīng)當(dāng)遵循電子環(huán)境下文件形成和產(chǎn)生效用的特點和規(guī)律，采取有效技術(shù)手段和管理措施，實行集中統(tǒng)一管理和全程控制。第七條電子公文處理必須堅持真實、完整、安全和可識別的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)送的電子公文，在公司內(nèi)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等效力。第八條電子公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家、有關(guān)部門、公司保密法律法規(guī)及規(guī)定和網(wǎng)絡(luò)信息安全的有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密和企業(yè)秘密安全。第九條辦公室（黨委辦公室）是電子公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各單位電子公文處理工作。第二章電子公文收文辦理第十條電子公文收文辦理，是指對收到或經(jīng)轉(zhuǎn)換生成的電子公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、歸檔等程序。第十一條公司與各單位之間，原則上應(yīng)采用電子公文形式互相傳遞非涉密文件。帶有附件的公文，應(yīng)對附件進(jìn)行電子化處理，并注明附件順序和名稱，與主件一起發(fā)送。第十二條凡接收到的電子公文，應(yīng)由辦公室（黨委辦公室）等歸口部門對公文的發(fā)送單位、公文的內(nèi)容和體例格式等進(jìn)行審核，并對電子印章及其相關(guān)節(jié)點信息進(jìn)行驗證和識別，確保所接收電子公文的完整性、真實性、有效性。第十三條對收到的外來紙質(zhì)公文，除超長文件或有專門規(guī)定的文件外，應(yīng)通過掃描等方式轉(zhuǎn)換為電子公文在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)處理。紙質(zhì)公文轉(zhuǎn)換為電子公文，應(yīng)采用通用文件格式(經(jīng)文字處理技術(shù)形成的電子公文，以WORD、OFD、PDF、EXCEL為通用格式；通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備獲得的靜態(tài)圖像文件，以JPEG、TIFF、OFD、PDF為通用格式)，并在確保完整、清晰、準(zhǔn)確的同時，盡量壓縮數(shù)據(jù)量，以便滿足網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)需要，提高電子公文處理速度。第十四條經(jīng)審核，凡真實有效并屬本單位辦理的電子公文，應(yīng)由辦公室（黨委辦公室）等歸口部門按規(guī)定登記、編號，并根據(jù)文件內(nèi)容及時提出擬辦意見，通過網(wǎng)上收文流程呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示或提交有關(guān)部門辦理。第十五條凡呈送公司領(lǐng)導(dǎo)批示的電子公文，應(yīng)同時分送相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)秘書，以便掌握審批情況并及時督辦。第十六條對需要辦理的電子公文，承辦部門要及時提出辦理意見和具體要求，并通過部門處理節(jié)點提交給承辦人員落實；需要其他部門協(xié)辦的，應(yīng)通過協(xié)辦部門節(jié)點提交有關(guān)部門協(xié)辦；對不需辦理但需部門內(nèi)傳閱的，應(yīng)通過部門處理節(jié)點提交本部門人員閱知。第十七條各部門應(yīng)明確兼職文書人員，具體負(fù)責(zé)本部門電子公文的接收、傳遞及催辦工作，確保對接收的電子公文認(rèn)真、及時辦理。辦公室（黨委辦公室）負(fù)責(zé)對各部門電子公文辦理情況進(jìn)行跟蹤、催辦、督辦，防止漏辦或延誤。第十八條電子公文的辦理時限按《公司督辦工作實施辦法（試行》（股廳發(fā)〔2019〕470號）、《總部首辦責(zé)任制實施辦法（試行）》（辦發(fā)〔2020〕607號）執(zhí)行。第十九條電子公文辦理完畢后，應(yīng)遵循單套制管理原則，及時執(zhí)行歸檔命令，按照要求完整歸檔，以防散失。第三章電子公文發(fā)文辦理第二十條電子公文發(fā)文辦理，是指通過一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)發(fā)文流程制發(fā)本單位電子公文的過程，其辦理程序與各節(jié)點操作要求應(yīng)嚴(yán)格按照紙質(zhì)公文相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十一條除涉密公文外，各部門主辦的公司或部門發(fā)文，應(yīng)通過一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)辦理。第二十二條擬制電子公文，必須符合規(guī)范體例格式。電子公文的種類、格式及其各組成部分標(biāo)識規(guī)則，適用《公司公文處理辦法》相關(guān)規(guī)定。第二十三條電子公文的起草，應(yīng)堅持“誰主辦，誰起草”的原則，由主辦部門根據(jù)擬稿需要安排人員具體承辦。擬稿人要根據(jù)擬制公文要求，認(rèn)真起草，并以發(fā)起人身份在一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)發(fā)文流程中創(chuàng)建符合規(guī)范要求的發(fā)文任務(wù)。（一）草擬好的電子公文,應(yīng)以WORD格式導(dǎo)入發(fā)文流程中流轉(zhuǎn)。帶有附件的電子公文，應(yīng)按附件順序上傳，附件格式不能為壓縮文件。如附件為掃描圖片的，應(yīng)按順序插入組成一個WORD文檔。（二）發(fā)文處理單相關(guān)內(nèi)容要按規(guī)定填寫。（三）如因故中止發(fā)文流程中的擬發(fā)公文時，由擬稿人按規(guī)定撤辦。第二十四條起草好的電子公文，擬稿人應(yīng)依次提交本處室及部門負(fù)責(zé)人審核并簽署意見。如發(fā)文內(nèi)容涉及其他部門職權(quán)范圍，主辦部門應(yīng)將電子文稿提交相關(guān)部門征求意見并會簽。會簽部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核并簽署意見，及時提交主辦部門。經(jīng)協(xié)商一致并完成會簽程序后的公司發(fā)文，主辦部門應(yīng)按程序提交辦公室（黨委辦公室）等歸口部門進(jìn)行核稿。第二十五條核稿人員應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)公文擬制要求和行文規(guī)則，認(rèn)真履行審核職責(zé)，嚴(yán)把公文質(zhì)量關(guān)。對公文主旨不清、處理意見不當(dāng)、行文方式欠妥的電子文稿，辦公室（黨委辦公室）等歸口部門應(yīng)提出具體修改意見返回主辦部門重新修改。第二十六章經(jīng)辦公室（黨委辦公室）等歸口部門審核后的電子文稿，應(yīng)及時提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。簽發(fā)電子公文，應(yīng)明確簽署“發(fā)”“同意”“同意發(fā)”等字樣。電子公文的簽發(fā)程序和審批權(quán)限，按紙質(zhì)公文的規(guī)定執(zhí)行。第二十七條電子公文經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)提交辦公室（黨委辦公室）等歸口部門文書進(jìn)行編號。電子公文的文號依據(jù)發(fā)文類型依次編取。第二十八條編取文號的電子公文，由辦公室（黨委辦公室）等歸口部門文書依據(jù)發(fā)文類型，套取相應(yīng)紅頭，進(jìn)行編輯后轉(zhuǎn)擬稿人校對。擬稿人應(yīng)認(rèn)真檢查文件內(nèi)容是否有差錯。擬稿人完成校對、確認(rèn)無誤并簽署意見后，提交辦公室（黨委辦公室）等歸口部門文書繕印并加蓋電子印章。用印后電子公文應(yīng)進(jìn)行文檔保護(hù)，確保電子印章不被復(fù)制。第二十九條電子公文生成后，由擬稿人依據(jù)文件列明的主送和抄送范圍發(fā)送。電子公文的發(fā)送應(yīng)當(dāng)即時進(jìn)行，做到即到即收即送。向公司系統(tǒng)外單位報送公文，應(yīng)由主辦部門按照紙質(zhì)公文規(guī)定辦理。第三十條電子公文發(fā)出后，主辦部門應(yīng)及時查看“發(fā)文跟蹤”欄目，了解、掌握文件的收取情況，并負(fù)責(zé)催促、督辦有關(guān)部門、單位按要求簽收并辦理文件。第四章電子公文傳輸?shù)谌粭l電子公文傳輸，是指發(fā)文單位通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接將電子公文發(fā)送至接收單位，接收單位收到電子公文后進(jìn)行網(wǎng)上簽收或處理的過程。第三十二條公司與各單位間相互往來的電子公文，通過公司與各單位建立的一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。第三十三條各單位接收和傳送電子公文，必須登錄一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)，并通過各單位設(shè)置的單位收文員進(jìn)行接收或發(fā)送。第三十四條各單位要認(rèn)真、及時更新收文員設(shè)置信息，收文員負(fù)責(zé)電子公文的接收、傳送工作。收文員在工作時段內(nèi)應(yīng)持續(xù)在線，實時接收電子公文。如因條件限制難以保持正常在線，應(yīng)在每個工作日的上、下午上下班時各登錄1次，及時查看相關(guān)信息，以免延誤工作。第三十五條電子公文發(fā)送后，發(fā)送單位應(yīng)注意檢查所發(fā)送公文的簽收回執(zhí)，確保發(fā)送的電子公文已被接收。接收單位對不能正常接收的電子公文，應(yīng)及時與發(fā)送單位聯(lián)系解決。第三十六條對接收到的電子公文，接收單位應(yīng)認(rèn)真履行簽收手續(xù)。如簽章驗證錯誤，應(yīng)及時報告制文單位?？偛扛鞑块T應(yīng)在文件分發(fā)后工作時間2小時內(nèi)完成簽收，并轉(zhuǎn)入部門收文流程承辦或傳閱。各單位應(yīng)在文件發(fā)送后工作時間4小時內(nèi)完成簽收，并按程序認(rèn)真做好電子公文的處理工作。第五章電子公文歸檔第三十七條電子公文應(yīng)在辦理完畢后，遵循公司電子文件歸檔與電子檔案管理相關(guān)規(guī)定，實時歸檔。第三十八條電子公文的歸檔，應(yīng)參照有關(guān)紙質(zhì)公文的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限。第三十九條電子公文的歸檔，通過一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)移交。第四十條電子公文的發(fā)文底稿及清稿、收發(fā)登記表、處理單、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一并歸檔保存。第四十一條由兩個以上單位聯(lián)合辦理的公文，原則上應(yīng)由主辦單位歸檔，相關(guān)單位可保存電子文件。第四十二條電子公文歸檔應(yīng)確認(rèn)關(guān)聯(lián)公文或關(guān)聯(lián)參閱件準(zhǔn)確齊全，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和完整性。第四十三條歸檔電子公文應(yīng)存儲在符合保管要求的脫機(jī)載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔。第四十四條歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)公文的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。第六章安全保密第四十五條公司目前建立的一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)屬于非涉密系統(tǒng)。電子公文處理嚴(yán)格執(zhí)行“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的原則。凡涉密公文不得在一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)流轉(zhuǎn)及傳輸。第四十六條電子公文的處理和保存，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定、權(quán)限控制等措施，保證電子公文不被非正常改動。第四十七條用于電子公文傳輸?shù)挠嬎銠C(jī)及相關(guān)設(shè)備，應(yīng)設(shè)立必要的安全措施，防止網(wǎng)絡(luò)侵入，確保電子公文信息和載體的安全。第四十八條電子公文應(yīng)存放于符合安全要求的指定服務(wù)器上，并派專人嚴(yán)格管理和維護(hù)。未經(jīng)電子公文處理主管部門同意，不得自行修改、刪除和銷毀電子公文。第四十九條電子公文處理工作人員不得向無關(guān)人員泄露操作程序或提供存儲數(shù)字證書、電子印章口令等相關(guān)軟件和