國投曹妃甸港口有限公司文書檔案規(guī)范

PAGEPAGE1國投曹妃甸港口有限公司文書檔案管理規(guī)范一、目的為規(guī)范和加強(qiáng)文書檔案管理，確保文書檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確與系統(tǒng)，特制定本規(guī)范。二、范圍本規(guī)范規(guī)定了文書檔案的管理職責(zé)以及收集、整理、歸檔等管理工作。三、依據(jù)本規(guī)范依據(jù)下列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制定：《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）四、定義檔案：是指公司在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)和科學(xué)研究等活動中形成的，具有保存價(jià)值以備查考利用的各種形式和載體的歷史記錄，包括文書、科技、會計(jì)、人事、審計(jì)、音像、電子和實(shí)物等檔案。件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。五、管理職責(zé)公司辦公室為公司文書檔案管理部門，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司全部檔案。公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。辦公室負(fù)責(zé)對各部門文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保文書檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。綜合檔案室負(fù)責(zé)文書檔案的接收、整理、保管、鑒定銷毀、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。六、歸檔范圍和保管期限凡是反映公司黨群、行政、生產(chǎn)經(jīng)營等管理活動的具有保存價(jià)值的所有文件材料都應(yīng)納入文書檔案的歸檔范圍。根據(jù)《國投曹妃甸港口有限公司檔案管理暫行辦法》中附件《文件材料歸檔范圍和保管期限表》收集本部門需歸檔的文件材料，并劃分保管期限。文書檔案保管期限分為永久和定期（定期分為30年和10年）。七、歸檔要求歸檔時(shí)間：應(yīng)在文件辦理完畢的第二年六月底前歸檔。歸檔文件材料一般一式一份且應(yīng)為原件，因特殊情況無原件的必須在備注中寫明原因并標(biāo)明原件的去向。所有歸檔的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。歸檔文件應(yīng)收集齊全、完整、核對準(zhǔn)確，做到數(shù)據(jù)可靠、文實(shí)相符，歸檔后不得更改。已破損的文件應(yīng)給予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。歸檔文件的書寫材料、紙張、裝訂材料和字跡應(yīng)符合耐久性要求。歸檔文件的信息著錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整揭示文件內(nèi)容和形式特征。八、歸檔程序文書檔案歸檔程序包括歸檔文件的收集、鑒定、整理、移交接收入庫等環(huán)節(jié)。（一）收集歸檔文件形成部門（兼職檔案員）應(yīng)按照文書檔案歸檔范圍將本部門應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行收集、積累，并依據(jù)整理要求對歸檔文件進(jìn)行分類、排列、著錄歸檔文件基本信息等預(yù)整理工作，確保文書檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。（二）鑒定對本部門收集的歸檔文件質(zhì)量進(jìn)行鑒定，剔出沒有保存價(jià)值的文件，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）移交接收歸檔文件形成部門（兼職檔案員）編制歸檔文件目錄（式樣見附件3），并將審核通過的歸檔文件一并移交到檔案管理部門。歸檔文件目錄一式兩份，移交部門和檔案管理部門各存一份。（四）整理整理工作的原則是遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件內(nèi)部之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照整理原則要求對歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、歸檔章內(nèi)容編寫、題名編寫、裝盒等工作1、裝訂包括文件裝訂、裝盒、盒脊背項(xiàng)目等內(nèi)容填寫。裝訂前去掉文件上易生銹的金屬物。文件頁數(shù)較少時(shí)可用不銹鋼釘于左上角裝訂；頁數(shù)較多用線繩，采用“三孔一線”裝訂。檔案裝盒方法：同年度、同類別、同保管期限的歸檔文件按件號排列先后順序，依次裝盒，一盒裝滿后順次放入下一盒，排放在一起，在室編件號中區(qū)分。歸檔文件的正本在前，定稿在后(發(fā)文處理單應(yīng)附在正本之后、定稿之前，收文處理單放在收文之前)；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本及少數(shù)民族文本在后。2、分類歸檔文件采用年度—機(jī)構(gòu)—保管期限進(jìn)行分類。即對同一年度的歸檔文件先按照機(jī)構(gòu)，再按照保管期限進(jìn)行分類。按照保管期限將歸檔文件分為永久、30年、10年三種。3、排列指在分類方法的最低一級類目（保管期限）中，遵循一定的原則，確定歸檔文件先后次序的過程，是對卷內(nèi)文件進(jìn)行的排列。一件文件的排列順序：正本與定稿為一件，正本在前，定稿在后；正文與附件為一件，正文在前，附件在后；原件與復(fù)印件為一件，原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；復(fù)文與來文為一件，復(fù)文在前，來文、請示在后；漢文與少數(shù)民族文字的為一件，漢文在前，少數(shù)民族文字在后；中文與外文為一件，中文在前，外文在后；無定稿的發(fā)文與簽發(fā)單，發(fā)文在前，簽發(fā)單在后。歸檔文件的排列（1）歸檔文件在同一保管期限內(nèi)，按文號或文件形成時(shí)間順序排列。不同年度、不同類目（機(jī)構(gòu)）、不同保管期限的文件不可排列在一起。（2）同一種保管期限的會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件應(yīng)按內(nèi)容相對集中，再按時(shí)間順序排列。盒內(nèi)文件的排列順序：同一年度、同一保管期限的歸檔文件按室編件號排列先后順序，依次裝盒，一盒裝滿后，順次裝入下一盒。4、題名編寫（1）一般情況下，文件只有一個(gè)標(biāo)題，填寫時(shí)照抄到題名欄即可。（2）有的文件除正題名外，還有副題名，當(dāng)正題名不能說明文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)將其與副題名一道如實(shí)抄錄，（3）文件沒有標(biāo)題時(shí)，要補(bǔ)充完整。（4）當(dāng)文件標(biāo)題含義不清，不能揭示文件內(nèi)容時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名。（5）有的歸檔文件附件十分重要、獨(dú)立性強(qiáng)，由于僅對正文編目，易造成這些重要附件的漏檢，填寫題名時(shí)可將附件題名抄錄在正文題名后。5、編號（1）歸檔文件中有圖文的頁面為一頁。（2）單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號，雙面書寫的文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角編寫頁號，圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外。（3）大于或小于A4幅面的紙張，如8開、A3、32開（收發(fā)文處理簽等）幅面的紙張均算１頁。（4）幾份文件作為一件時(shí)，其頁數(shù)應(yīng)為各分件頁數(shù)的總和，如正文與定稿為一件時(shí)，其頁數(shù)應(yīng)為正文與定稿的頁數(shù)之和。6、歸檔章內(nèi)容編寫在每件文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，收文加蓋在收文處理單上端。歸檔章內(nèi)容設(shè)置和式樣見附件1。（1）全宗號：填寫當(dāng)?shù)貦n案館給定的全宗號，無進(jìn)館任務(wù)或暫未給定的可先空置，可不填該項(xiàng)目（2）年度：填寫盒內(nèi)文件的形成年度，填寫四位數(shù)字；（3）保管期限：應(yīng)填寫永久、30年、10年。（4）機(jī)構(gòu)：填寫盒內(nèi)文件所屬內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名稱或規(guī)范化簡稱；（5）館藏號：不填；（6）頁數(shù)：一件文件的總頁數(shù)；（7）件號：同年度、同保管期限內(nèi)，將排列好的文件依次編號，公司采用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，如：001；（8）盒號：檔案盒的順序號，我公司統(tǒng)一采用“保管期限-序號”，如：“長期-1”。7、備注編寫當(dāng)歸檔文件是復(fù)印件，有缺損，在歸檔后修復(fù)、插入新文件、移出、銷毀等情況時(shí)，應(yīng)注明。（五）、裝盒歸檔文件應(yīng)按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒脊背及備考表。不同年度、不同機(jī)構(gòu)、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)裝入同一盒內(nèi)。1、檔案盒脊背檔案盒脊背的填寫：包括全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)、起止件號、盒號；全宗號：填寫當(dāng)?shù)貦n案館給定的全宗號，無進(jìn)館任務(wù)或暫未給定的可先空置；年度：填寫盒內(nèi)文件的形成年度，即文件歸檔年度，要填寫四位數(shù)；保管期限：填寫盒內(nèi)文件所屬的保管期限，用漢字全稱表示；機(jī)構(gòu)：填寫盒內(nèi)文件所屬內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名稱；起止件號：填寫盒內(nèi)排列最前和最后的歸檔文件件號，用“-”號連接，公司統(tǒng)一采用豎寫式，如：001︱010盒號：檔案盒的順序號，公司統(tǒng)一采用“保管期限-序號”，如：“長期-1”2、備考表（1）盒內(nèi)歸檔文件情況說明：本盒內(nèi)歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等需說明的情況。（2）整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。（3）檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。（4）日期：歸檔文件整理完畢的日期。（5）備考表置于盒內(nèi)文件之后。五、編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和件號順序編制文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目。文件目錄設(shè)置：序號、件號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。（1）序號：目錄的流水號；（2）件號：填寫歸檔章“件號”項(xiàng)內(nèi)容；（3）文件編號：發(fā)文字號，填寫文號項(xiàng)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略，無文號的此項(xiàng)不填；（4）責(zé)任者：文件發(fā)文機(jī)關(guān)署名者，可以是一個(gè)機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)內(nèi)部的一個(gè)機(jī)構(gòu)，也可以是幾個(gè)機(jī)關(guān)或個(gè)人。聯(lián)合發(fā)文的文件，一般只填寫前三個(gè)責(zé)任者。使用全稱或通用簡稱，未署名責(zé)任者的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容特征考證后填寫（5）題名：即文件標(biāo)題。完整的題名由責(zé)任者、事由、文種三部分組成，填寫此項(xiàng)內(nèi)容時(shí)，責(zé)任者部分可以省略，此項(xiàng)內(nèi)容（不包括責(zé)任者項(xiàng)）最多不超過50字。（6）日期：文件的形成日期（落款日期），此項(xiàng)應(yīng)以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2010年1月8日應(yīng)標(biāo)注為20100108，如文件未標(biāo)注日期應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。（7）頁數(shù)：填寫一件文件的總頁數(shù)。（8）備注：用于說明歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、附件等，不超過9個(gè)字，若需說明的情況比較復(fù)雜，可備考表中填寫。（9）文件目錄分為保管目錄（按保管期限）和分類目錄(機(jī)構(gòu)問題)兩種，用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型。（10）文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。設(shè)置年度、保管期限、機(jī)構(gòu)等項(xiàng)目。六、檔案排架盒的排列應(yīng)在分類的基礎(chǔ)上，采用年度—機(jī)構(gòu)—保管期限的方式排列。檔案人員將符合入庫要求的檔案安排存放位置，登記入庫并記錄存址。對檔案實(shí)體標(biāo)識后，移入檔案庫房，進(jìn)行檔案排架。排架采用小流水，即“年度—保管期限—部門”進(jìn)行排架，排架順序?yàn)椋恨k公室、后勤保障部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部、工程部、生產(chǎn)業(yè)務(wù)部、設(shè)備部、安質(zhì)部、裝船部、卸車部、生產(chǎn)業(yè)務(wù)部、船務(wù)管理部、科技信息