《行政復議服務(wù)規(guī)范 第3部分案卷管理》

ICS03.160

CCSA12

45

廣西壯族自治區(qū)地方標準

DB45/TXXXX—2022

行政復議服務(wù)規(guī)范

第3部分：案卷管理

Administrativereconsideration—Part3:Casefilemanagement

（征求意見稿）

XXXX-XX-XX發(fā)布XXXX-XX-XX實施

廣西壯族自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB45/TXXXX—2022

行政復議服務(wù)規(guī)范

第3部分：案卷管理

1范圍

本文件規(guī)定了行政復議案卷管理的總體要求、案號、案由和案卷。

本文件適用于自治區(qū)人民政府行政復議機構(gòu)及地方各級人民政府行政復議機構(gòu)開展行政復議案卷

管理工作。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T9705文書檔案案卷格式

DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T22—2015歸檔文件整理規(guī)則

3術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

正卷mainfile

行政復議案件可對外公開的案件材料。

副卷secondaryfile

行政復議機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)形成的不宜對外公開的文書材料。

4總體要求

案件管理遵循“一案一號”原則，每個案件應(yīng)形成一個獨立案卷，賦予唯一案號。

行政復議機構(gòu)應(yīng)于收到申請材料之日進行案件登記，建立案卷；結(jié)案后1個月內(nèi)完成案卷資料整

理。

復議機構(gòu)應(yīng)建立案卷安全保密制度。

宜結(jié)合案號、案由類型等要素對案件進行歸檔和保存。

行政復議案件檔案按年度實行每卷立專卷，一案一號、一案二卷（正卷和副卷）的方法進行整理。

包括但不限于告知、轉(zhuǎn)送、撤回、逾期不補正等不予受理行政復議申請案件的檔案實行一卷制，

不分正卷、副卷。

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5案號

案號的編制規(guī)定與本文件中對文號的規(guī)定相同（本文件中對文號的規(guī)定參見第1部分的5.4）。

6案由

應(yīng)根據(jù)受理通知書內(nèi)容填寫案由。

7案卷

案卷組成

復議案件卷宗由以下三部分組成：

a)封面；

b)卷內(nèi)材料；

c)封底。

案卷制作

7.2.1紙質(zhì)案卷

7.2.1.1卷皮格式

7.2.1.1.1卷皮外形尺寸

按照GB/T9705規(guī)定的要求制作。

7.2.1.1.2封面項目

封面的項目如下：

a)案件文號

b)申請人；

c)被申請人；

d)第三人；

e)案由；

f)行政復議處理結(jié)果；

g)辦理期限；

h)保管期限；

i)件數(shù)和頁數(shù)；

j)立卷人；

k)全宗號；

l)目錄號；

m)案卷號。

注：封面參考樣式參見附錄A。

7.2.1.2卷內(nèi)材料

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7.2.1.2.1材料內(nèi)容

卷內(nèi)材料包括：

a)卷內(nèi)文件目錄；

b)卷內(nèi)文書；

c)不宜裝訂的材料。

7.2.1.2.2材料排序

各類案件的卷內(nèi)材料及其排序應(yīng)遵循附錄B中的規(guī)定。

7.2.1.2.3卷內(nèi)文件目錄

7.2.1.2.3.1行政復議案件文書卷內(nèi)目錄和行政訴訟案件文書卷內(nèi)目錄參見附錄A。

7.2.1.2.3.2卷內(nèi)文件目錄包括以下項目：

a)類別；

b)序號；

c)檔案文書名稱；

d)頁碼。

7.2.1.2.3.3卷內(nèi)文件目錄各項目及其填寫要求如下：

a)序號：按照卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫，每一份文書材料編寫一個順序號，用阿拉伯數(shù)字編

排，不設(shè)虛位：

1)同類文件有多份的，應(yīng)按照文書形成時間先后排列并分別編號；

2)案件存在多份調(diào)查筆錄的，應(yīng)按照筆錄形成時間先后分別排列、編號。

b)檔案文書名稱：填寫文書材料的標題；

1)文書材料標題能說明文件內(nèi)容的，照實抄錄；

2)文書材料無標題或標題不能說明文件內(nèi)容的，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容，準確概括出主題作為標題，

自擬的標題應(yīng)外加中括號“[]”。

c)頁碼：按照卷內(nèi)文件在本卷宗內(nèi)的位置所對應(yīng)的頁碼填寫，一份文件有兩頁及以上的，應(yīng)寫明

起止頁號。

7.2.1.2.4卷內(nèi)文書

文書排列完畢后，應(yīng)逐頁編寫頁碼。頁碼編寫應(yīng)符合以下要求：

a)從卷內(nèi)目錄后的第一份文書的首頁開始編寫；

b)以頁面為單位編號，一個頁面編一個號碼，無文字記載的空白頁面不編號；

c)使用阿拉伯數(shù)字從“1”開始編寫，不設(shè)虛位，即“1、2、3、4……”；

d)從頁碼“1”開始，正面的頁碼標注在頁面的右上角，反面的頁碼標注在頁面的左上角；

e)頁碼應(yīng)準確編寫，無漏編和重復編號；

f)卷內(nèi)文書頁碼編寫后，如在案卷移送前發(fā)現(xiàn)漏編或需增添文書，應(yīng)在原頁碼編號基礎(chǔ)上采用

“原頁碼-新增文書頁碼”的方式對漏編或新增文書補充編號。

示例：卷內(nèi)文書從第20頁后出現(xiàn)漏編材料，則對漏編材料頁碼編號為“20-1、20-2、20-3、……”。

7.2.1.2.5不宜裝訂的材料

7.2.1.2.5.1不宜裝訂的材料包括：

3

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a)案件相關(guān)音像材料；

b)照片、圖紙及其他材料。

7.2.1.2.5.2對于案件相關(guān)音像及視頻材料，應(yīng)按7.3.2.3另行保管。

7.2.1.2.5.3對于7.2.1.2.5.1b）中提及的材料，應(yīng)使用證物袋封裝并附卷歸檔。證物袋應(yīng)標明材料

所屬案號、證物提交人、提交時間、序號、數(shù)量、名稱及其內(nèi)容說明。證物接收人應(yīng)在證物袋上簽字確

認。

注：證物袋模板參見附錄C。

7.2.1.3封底

7.2.1.3.1案卷封底為案卷備考表，包括以下項目：

a)本卷情況說明；

b)立卷人；

c)檢查人；

d)立卷日期。

7.2.1.3.2封底各項目及其填寫要求如下：

a)本卷情況說明：

1)卷內(nèi)文書材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；

2)不能隨文書裝訂入卷的材料情況。

b)立卷人：由負責制作本案卷的人員簽名或蓋章；

c)檢查人：由負責案卷質(zhì)量檢查或?qū)徍说娜藛T簽名或蓋章；

d)立卷日期：用阿拉伯數(shù)字填寫案卷制作完畢的年、月、日，不設(shè)虛位。

7.2.1.3.3案卷裝訂制作完畢后，如發(fā)生新情況或發(fā)現(xiàn)問題，由立卷人或檔案管理員在“本卷情況說

明”中補充填寫相關(guān)情況，并簽名、標注時間。

7.2.1.4案卷組裝

7.2.1.4.1排列

7.2.1.4.1.1案卷各組成部分內(nèi)容的排列順序為“案卷封面—案卷材料—案卷封底”。

7.2.1.4.1.2案卷材料各部分內(nèi)容的排列順序為“案卷目錄—卷內(nèi)文書—證物袋”。

7.2.1.4.2修繕

案卷裝訂前應(yīng)按以下要求進行修繕：

a)剔除文書材料上的金屬物；

b)對破損或褪色的材料，應(yīng)進行修補或復制；

c)裝訂部位過窄或有字跡的材料，應(yīng)用紙加襯邊；

d)紙面過小的書寫材料，應(yīng)加貼白色A4紙襯紙；

e)紙張大于卷面的材料，應(yīng)按卷宗大小折疊整齊；

f)需附卷的信封應(yīng)打開展平加貼襯紙，郵票不可移除；

g)文件制成材料或字跡材料等不利于保存的（如熱敏紙傳真件、用鉛筆或圓珠筆等不耐久材料書

寫的文書等），應(yīng)將原件復制一份，放在原件之后，另編張次；

h)文書材料中有票據(jù)需要加貼襯紙時，應(yīng)平鋪粘貼；一張紙上粘貼多張票據(jù)時，應(yīng)防止重疊遮蓋，

并在空白處注明此頁粘貼票據(jù)張數(shù)；

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i)對字跡難以辨認的材料，應(yīng)附上抄件，抄件應(yīng)載明抄件制作人；

j)案卷內(nèi)的照片（包括底片），應(yīng)有文字說明；

k)外文材料應(yīng)譯成中文附在后面，少數(shù)民族語言文字材料應(yīng)譯成漢語附在原文后；

l)翻譯件應(yīng)載明譯文制作單位名稱或個人姓名。

7.2.1.4.3裝訂

7.2.1.4.3.1案卷應(yīng)當用線繩三孔一線左側(cè)裝訂，外孔間距以160mm左右為宜。

7.2.1.4.3.2裝訂前應(yīng)當做好行政復議案件文書材料的檢查。

7.2.1.4.3.3同一行政復議案件檔案材料可以裝訂為一卷或數(shù)卷，每卷以不超過200頁為宜。

7.2.1.4.4封裝

案卷裝訂后，應(yīng)在卷底裝訂線結(jié)扣處粘貼封志，由立卷人或檔案管理員加蓋騎縫章。

7.2.2電子案卷

7.2.2.1制作方式

7.2.2.1.1采用案卷歸檔后對案卷材料進行集中數(shù)字化的方式制作，由檔案管理部門負責實施。

7.2.2.1.2案卷數(shù)字化的方式包括但不限于掃描、拍攝、信息錄入等。

7.2.2.2制作要求

電子案卷的制作應(yīng)符合以下要求：

a)案卷的電子版本應(yīng)與紙質(zhì)版本保持一致；

b)應(yīng)對紙質(zhì)案卷材料從封面至封底進行完整的數(shù)字化；

c)對涉密等不宜數(shù)字化的材料可不予數(shù)字化，但應(yīng)登記備查。

7.2.2.3制作流程

7.2.2.3.1案卷核查

制作電子案卷前應(yīng)仔細查看紙質(zhì)案卷是否存在以下異常情況：

a)案卷目錄、文件順序與卷內(nèi)材料不相一致；

b)案卷頁碼編制不正確，頁碼重復、缺失或未編寫頁碼等情況；

c)卷內(nèi)材料不完整，有缺損。

如發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)及時通知案件承辦人進行補正，補正后再行制作電子案卷。

7.2.2.3.2案卷整理

對需要拆卷進行掃描的案卷，逐一拆開并整理，發(fā)現(xiàn)異物及時剔除，并對非標準、粘連、易損壞紙

張單獨處理。

7.2.2.3.3案卷掃描

7.2.2.3.3.1帶有彩色照片、紅色印章、手印等案卷材料，應(yīng)采用彩色掃描。

7.2.2.3.3.2掃描結(jié)果應(yīng)清晰完整，與紙質(zhì)案卷材料保持一致，防止出現(xiàn)漏頁、重復、歪斜等情形。

7.2.2.3.3.3不宜進行掃描的材料，可采取拍攝方式，同時在電子案卷對應(yīng)頁碼予以說明。

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7.2.2.3.3.4掃描分辨率應(yīng)遵循DA/T31—2017中9.4的要求。

7.2.2.3.4圖像處理及質(zhì)量檢驗

圖像處理及質(zhì)量檢驗應(yīng)遵循DA/T31—2017中10的要求。

7.2.2.3.5圖像數(shù)據(jù)文件編號及儲存

完成圖像處理的文件，應(yīng)當按照文件存放和命名規(guī)則手工復制或自動上傳到圖像儲存文件夾中。文

件夾命名規(guī)則宜采用“案號+文件名”的方式。

7.2.2.3.6案卷裝訂

掃描工作完成后，對已拆卷的紙質(zhì)案卷進行裝訂，保持案卷材料的排列順序不變，做到安全、準確、

無遺漏。

7.2.2.3.7編目、組卷

掃描生成的圖像整理完成后，應(yīng)完成編頁、編目、組卷等工作。

案卷保管

7.3.1案卷使用

7.3.1.1案卷移交檔案管理部門前，借閱案卷應(yīng)經(jīng)復議機構(gòu)負責人批準，并辦理借閱登記手續(xù)。

7.3.1.2案卷移交檔案管理部門后，借閱案卷應(yīng)經(jīng)復議機構(gòu)負責人批準并征得檔案管理部門同意；借

閱時應(yīng)辦理借閱手續(xù)。

7.3.1.3如需抄錄、復制案卷資料，應(yīng)經(jīng)復議機構(gòu)負責人批準，由保管案卷的負責人核對抄錄、復制

的內(nèi)容后，加蓋行政復議機關(guān)專用章。

注：案卷移交檔案管理部門前，保管案卷的負責人為案件承辦人；移交檔案管理部門后，保管案卷的負責人為檔案

管理員。

7.3.2材料增減

7.3.2.1紙質(zhì)案卷組裝后，需增減材料的，應(yīng)遵循以下要求：

a)增減材料應(yīng)經(jīng)案件辦理業(yè)務(wù)科室負責人審批，由案件承辦人和檔案管理員共同拆卷辦理；

b)新增材料的，應(yīng)遵循以下要求：

1)按形成時間先后順序排列；

2)案卷移交檔案管理部門前，將材料裝訂在備考表前。

c)材料被取回的，應(yīng)遵循以下要求：

1)先將該材料復印，由案件承辦人在復印件上記載“同意XXX取回XXX材料”，如材料無

法復印，則在備考信息中予以記載；案件承辦人與取回人在簽署內(nèi)容下簽名并注明日期；

2)將簽署好的復印件裝回原件位置。

d)材料增減后，案件承辦人和檔案管理員應(yīng)完善備考信息，并共同簽字。

7.3.2.2紙質(zhì)案卷發(fā)生材料增減的，對應(yīng)的電子案卷應(yīng)做相應(yīng)修改，使電子案卷與紙質(zhì)案卷保持一致。

7.3.3案卷保存

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7.3.3.1承辦人或檔案管理員發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)案卷有破損、變質(zhì)情形或電子案卷管理系統(tǒng)損壞時，應(yīng)及時向

部門負責人報告，并及時采取補救措施。

7.3.3.2行政復議案件檔案應(yīng)劃分保管期限，從每個案件結(jié)案后的下一年起算，規(guī)則如下：

a)駁回行政復議申請以及決定不予受理的案件，檔案保管期為10年；

b)維持原具體行政行為以及調(diào)解、和解處理的案件，檔案保管期為30年；

c)撤銷、變更或者確認原具體行政行為違法的案件，檔案保管期為永久；

d)涉及自然資源管理、民族宗教事務(wù)、群體性（申請人為10人以上）的案件、企業(yè)股東或注冊

資本變更以及在本地區(qū)、本部門有重大影響的案件，不論行政復議的結(jié)果如何，檔案應(yīng)當永久

保管。

7.3.3.3對音像、視頻類材料，線下保存時應(yīng)在每份材料上注明所屬案件案號、主要內(nèi)容、制作人、

錄（攝）制人、錄（攝）制時間等，逐份登記造冊歸檔，單獨存放保管，并根據(jù)保管期限定期復制；線

上存時應(yīng)與相應(yīng)電子案卷一并歸檔。

7.3.4案卷銷毀

對保管期限屆滿擬銷毀的案卷，銷毀工作應(yīng)遵循以下要求：

a)由檔案管理員編造銷毀清冊，報復議機構(gòu)負責人批準；

b)復議機構(gòu)負責人批準后，報檔案管理部門審定；

c)檔案管理部門審定后，由檔案管理員和指定的監(jiān)銷人共同銷毀；

d)銷毀清冊應(yīng)立卷存檔。

信息化建設(shè)

7.4.1行政復議機關(guān)應(yīng)當將行政復議檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案

數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

7.4.2行政復議機構(gòu)應(yīng)當加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全，積極推進行政復議電

子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。

7.4.3行政復議案件電子檔案應(yīng)當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

7.4.4電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。

7.4.5行政復議案件電子檔案應(yīng)當通過符合安全管理要求的網(wǎng)絡(luò)或者存儲介質(zhì)向檔案管理部門移交。

7.4.6檔案管理部門應(yīng)當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安

全性。

7.4.7檔案管理部門可以對重要電子檔案進行異地備份保管。

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A

A

附錄A

（資料性）

案卷封面和目錄

圖A.1給出了行政復議案卷（正卷）封面的參考樣式。

圖A.2給出了行政復議案件卷內(nèi)目錄（正卷）的參考樣式。

圖A.3給出了行政復議案卷（副卷）封面的參考樣式。

圖A.4給出了行政復議案件卷內(nèi)目錄（副卷）的參考樣式。

圖A.5給出了行政訴訟案卷（正卷）封面的參考樣式。

圖A.6給出了行政訴訟案件卷內(nèi)目錄（正卷）的參考樣式。

圖A.7給出了行政訴訟案卷（副卷）封面的參考樣式。

圖A.8給出了行政訴訟案件卷內(nèi)目錄（副卷）的參考樣式。

8

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XXX人民政府行政復議辦公室

行政復議案卷（正卷）

案件文號

申請人

被申請人

第三人

案由

行政復議

處理結(jié)果

辦理期限自年月日至年月日保管期限

本卷共件頁立卷人

全宗號目錄號案卷號

圖A.1行政復議案卷封面（正卷）

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行政復議案件卷內(nèi)目錄（正卷）

類別序號檔案文書名稱頁號

法律文書

申請人

材料

被申請

人材料

第三人

材料

審理材料

其他

圖A.2行政復議案件卷內(nèi)目錄（正卷）

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XXX人民政府行政復議辦公室

行政復議案卷（副卷）

案件文號

申請人

被申請人

第三人

案由

行政復議

處理結(jié)果

辦理期限自年月日至年月日保管期限

本卷共件頁立卷人

全宗號目錄號案卷號

圖A.3行政復議案卷封面（副卷）

11

DB45/TXXXX—2022

行政復議案件卷內(nèi)目錄（副卷）

類別序號檔案文書名稱頁號

圖A.4行政復議案件卷內(nèi)目錄（副卷）

12

DB45/TXXXX—2022

XXX人民政府行政復議辦公室

行政訴訟案卷（正卷）

案件文號

申請人

被申請人

第三人

案由

行政復議

處理結(jié)果

辦理期限自年月日至年月日保管期限

本卷共件頁立卷人

全宗號目錄號案卷號

圖A.5行政訴訟案卷封面（正卷）

13

DB45/TXXXX—2022

行政訴訟案件卷內(nèi)目錄（正卷）

類別序號檔案文書名稱頁號

訴訟

材料

應(yīng)訴

材料

其他當事

人訴訟材

料

其他材料

圖A.6行政訴訟案件卷內(nèi)目錄（正卷）

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DB45/TXXXX—2022

XXX人民政府行政復議辦公室

行政訴訟案卷（副卷）

案件文號

申請人

被申請人

第三人

案由

行政復議

處理結(jié)果

辦理期限自年月日至年月日保管期限

本卷共件頁立卷人

全宗號目錄號案卷號

圖A.7行政訴訟案卷封面（副卷）

15

DB45/TXXXX—2022

行政訴訟案件卷內(nèi)目錄（副卷）

類別序號檔案文書名稱頁號

圖A.8行政訴訟案件卷內(nèi)目錄（副卷）

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B

B

附錄B

（規(guī)范性）

卷內(nèi)材料

B.1作出復議決定的案件，行政復議案件檔案正卷內(nèi)的文書材料按表B.1中規(guī)定的順序排列。

表B.1作出行政復議決定的案件卷內(nèi)材料排序表（正卷）

序號文書材料

1卷宗封面

2卷內(nèi)目錄

行政復議決定書（終止行政復議決定書、駁回行政復議決定書、行政復議調(diào)解書、責令受理通知書、

3責令履行行政復議決定通知書、不予受理行政復議申請決定書、行政復議告知書、行政復議申請轉(zhuǎn)送

函）正本及送達回證

4行政復議申請書或行政復議口頭申請筆錄

5申請人身份證明材料、授權(quán)委托書及代理人身份證明、地址確認書、證據(jù)材料

6行政復議補正通知書正本及送達回證

7行政復議受理通知書正本及送達回證

8行政復議答復通知書正本及送達回證

9被申請人答復書

10被申請人身份證明材料、授權(quán)委托書及代理人身份證明、證據(jù)材料

11第三人參加行政復議通知書正本及送達回證

12第三人答復意見

13第三人身份證明材料、授權(quán)委托書及代理人身份證明、地址確認書、證據(jù)材料

14行政復議機關(guān)調(diào)取的證據(jù)（詢問筆錄、電話記錄、勘查筆錄及照片、聽證筆錄、閱卷筆錄等）

15規(guī)范性文件轉(zhuǎn)送函正本及送達回證

16規(guī)范性文件審查復函正本

17延期、中止、恢復審理通知書正本及送達回證

18停止執(zhí)行具體行政行為通知書正本及送達回證

19行政復議和解書正本及送達回證

20行政復議建議書、意見書正本及送達回證

21備考表

22證物袋

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B.2作出復議決定的案件，行政復議案件檔案副卷內(nèi)的文書材料按表B.2中規(guī)定的順序排列。

表B.2作出行政復議決定的案件卷內(nèi)材料排序表（副卷）

序號文書材料

1卷宗封面

2卷內(nèi)目錄

3審批稿箋

4原稿

5討論記錄

6內(nèi)部請示、報告、批件及其他不宜對外公開的材料

7備考表

B.3行政訴訟案件檔案正卷內(nèi)的文書材料按表B.3中規(guī)定的順序排列。

表B.3行政訴訟案件卷內(nèi)材料排序表（正卷）

序號文書材料

1卷宗封面

2卷內(nèi)目錄