第五部分 會(huì)議工作

第五部分會(huì)議工作

第一章理論指引會(huì)，即聚會(huì)，會(huì)合，議，即商討，議論，會(huì)議是是一種圍繞特定目的和議題開(kāi)展的、具有一定組織形態(tài)的、以口頭交流為主要方式的群體性社會(huì)交往活動(dòng)。一、會(huì)議

㈠會(huì)議的定義㈡會(huì)議的要素

國(guó)外5W1HWhyWhenWhereHowWhoWhat國(guó)內(nèi)會(huì)議組織會(huì)議名稱(chēng)會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議成員會(huì)議議題㈢會(huì)議的功能積極作用1)交流信息，互通情報(bào)2)發(fā)揚(yáng)民主，科學(xué)決策3)部署工作、協(xié)調(diào)行動(dòng)4)總結(jié)評(píng)比，動(dòng)員激勵(lì)負(fù)面作用1)時(shí)間、精力、金錢(qián)的浪費(fèi)2)信息的重復(fù)、浪費(fèi)3)不正之風(fēng)的滋長(zhǎng)㈣會(huì)議的分類(lèi)法定性性質(zhì)劃分法定性會(huì)議非法定性會(huì)議規(guī)模（參會(huì)人數(shù)）劃分小型會(huì)議中型會(huì)議大型會(huì)議與會(huì)者來(lái)自或代表的地域劃分國(guó)際性會(huì)議全國(guó)性會(huì)議區(qū)域性會(huì)議單位性會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容劃分決策性會(huì)議紀(jì)念性會(huì)議動(dòng)員性會(huì)議研討性會(huì)議舉辦單位性質(zhì)劃分政府機(jī)構(gòu)會(huì)議事業(yè)單位會(huì)議公司類(lèi)會(huì)議采用的方式手段劃分常規(guī)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)招待性宴會(huì)觀摩會(huì)座談會(huì)茶話會(huì)電話會(huì)議廣播會(huì)議電視會(huì)議網(wǎng)絡(luò)會(huì)議二、會(huì)議管理主辦者承辦者協(xié)辦者與組織和管理工作相關(guān)的機(jī)構(gòu)：贊助者、支持者、東道主(一)定義：會(huì)議管理就是指會(huì)議組織者運(yùn)用科學(xué)的決策、規(guī)劃、組織、指揮和協(xié)調(diào)手段，以最優(yōu)的服務(wù)、最低的成本和最高的效率，合理配置會(huì)議資源，實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)的過(guò)程。(二)會(huì)議組織者：指發(fā)起、策劃、主辦、承辦、協(xié)辦會(huì)議活動(dòng)的機(jī)構(gòu)或個(gè)人。㈢會(huì)議管理機(jī)構(gòu)1．按設(shè)置的時(shí)間來(lái)分，可分為常設(shè)性會(huì)議管理機(jī)構(gòu)和臨時(shí)性會(huì)議管理機(jī)構(gòu)。2．接管理的職權(quán)來(lái)分，可分為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和會(huì)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)。㈣會(huì)議規(guī)則為實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目標(biāo)依法制定的，供主辦者和全體會(huì)議成員共遵守的各項(xiàng)會(huì)議制度的總稱(chēng)?；緝?nèi)容包括：1．制訂的目的、依據(jù)。2．會(huì)議的名稱(chēng)、性質(zhì)和宗旨等。3．會(huì)議的舉行。4．會(huì)議的組織機(jī)構(gòu)。5．會(huì)議的成員。6．議題和議程。7．發(fā)言。8．表決。9．會(huì)議文件。接待規(guī)格的種類(lèi)一、對(duì)等接待，即陪同人員與客人職務(wù)、級(jí)別大體一樣。來(lái)客屬于什么級(jí)別，本單位也派什么級(jí)別的人員陪同，本單位較高層次的領(lǐng)導(dǎo)看望一下即可；在實(shí)際工作中，大部分接待都是對(duì)等接待。二、高規(guī)格接待，即陪同人員比客人職務(wù)要高，適用于比較重要的接待。如：第一，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)派一般工作人員向下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)口授意見(jiàn)；第二，兄弟單位領(lǐng)導(dǎo)到本單位商談重要事項(xiàng)；第三，下級(jí)人員來(lái)訪，有重要事項(xiàng)要辦理。這些都需要本單位的主要領(lǐng)導(dǎo)人親自出面進(jìn)行接待。三、低規(guī)格接待，即陪同人員比客人職務(wù)要低的接待，主要適用于基層。如：第一，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)或主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)本地視察，搞調(diào)查研究；第二，老干部故地重游，這樣的接待主要是安排好食宿、交通工具、陪同、引導(dǎo)人員；第三，老干部路過(guò)此地，需逗留短暫休息；第四，外地參觀團(tuán)。(3)接待日程安排(4)接待形式(5)接待經(jīng)費(fèi)開(kāi)支3、準(zhǔn)備接待材料（文字材料，如發(fā)言材料、歡迎詞、祝酒詞、答謝詞、歡送詞、參考材料、協(xié)議書(shū)、會(huì)議紀(jì)要、接待簡(jiǎn)報(bào)、視察紀(jì)要、匯報(bào)材料等）4、安排領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)來(lái)客5、安排雙方會(huì)議6、安排考察活動(dòng)7、保衛(wèi)保密工作8、購(gòu)置紀(jì)念品9、新聞報(bào)道工作10、涉外接待要事先選定政治上可靠、業(yè)務(wù)上過(guò)硬的翻譯和陪同人員。11、處理善后工作㈤會(huì)議管理的主要內(nèi)容

會(huì)議效率管理會(huì)議保密管理突發(fā)性事件危機(jī)管理會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理1、會(huì)議效率管理

（1）會(huì)議內(nèi)容控制第一，開(kāi)會(huì)前一定要明確會(huì)議的目的和任務(wù)，目的不明確、可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)議和可用電話、傳真、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代通信手段聯(lián)系解決問(wèn)題的會(huì)議不必開(kāi)。第二，條件不成熟、準(zhǔn)備不充分的會(huì)議推遲開(kāi)。第三，內(nèi)容相關(guān)的幾個(gè)會(huì)議合并開(kāi)。第四，議題過(guò)多的會(huì)議分段開(kāi)。第五，發(fā)言不允許脫離議題。（2）會(huì)議規(guī)模和范圍控制第一，確定參加對(duì)象的范圍和規(guī)模要合理，與會(huì)議目的和議題無(wú)關(guān)的、對(duì)會(huì)議議題以及相關(guān)情況不了解的、缺乏代表性的、不具備基本議事能力的人員，不列入?yún)⒓臃秶?。第二，能以局部性?huì)議解決的問(wèn)題，就不要召開(kāi)全局性會(huì)議。第三，建立候會(huì)制度。（3）會(huì)議時(shí)間控制第一，會(huì)前要做好會(huì)期的測(cè)算，在確保會(huì)議效果的前提下，盡量做到長(zhǎng)會(huì)短開(kāi)。第二，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)，準(zhǔn)時(shí)散會(huì)，制止任意遲到、早退的現(xiàn)象。第三，必要時(shí)對(duì)發(fā)言的人數(shù)和時(shí)間進(jìn)行適當(dāng)?shù)南拗?。第四，一般性的?huì)議交流，如已分發(fā)書(shū)面文件，就不必照本宣讀。2、會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理（1）會(huì)議成本的構(gòu)成顯性成本：在會(huì)議過(guò)程中實(shí)際支出并消耗的費(fèi)用，可以在賬面上反映出來(lái)。隱性成本：所有與會(huì)人員以及會(huì)務(wù)工作人員在參加會(huì)議這段時(shí)間內(nèi)，在其本職崗位上本來(lái)可以創(chuàng)造的價(jià)值，以及因參加會(huì)議中斷工作所造成的相關(guān)損失的價(jià)值。（2）會(huì)議活動(dòng)經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算：場(chǎng)地費(fèi)、裝飾費(fèi)、設(shè)備費(fèi)、人工費(fèi)、交通食宿費(fèi)、文具資料費(fèi)、公關(guān)宣傳費(fèi)、觀光娛樂(lè)費(fèi)、其他費(fèi)用。（3）會(huì)議活動(dòng)經(jīng)費(fèi)支出預(yù)算的原則：科學(xué)合理、總量控制、確保重點(diǎn)、精打細(xì)算、留有余地。（4）會(huì)議活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的籌措：行政經(jīng)費(fèi)劃撥、主辦者分擔(dān)、與會(huì)者承擔(dān)、社會(huì)贊助、轉(zhuǎn)讓無(wú)形資產(chǎn)使用權(quán)、開(kāi)發(fā)廣告資源。3、會(huì)議保密管理（1）會(huì)議保密管理的內(nèi)容會(huì)議文件保密會(huì)議器材保密會(huì)議人員保密會(huì)議傳達(dá)和宣傳保密會(huì)議時(shí)間保密場(chǎng)館保密（2）會(huì)議保密管理的原則領(lǐng)導(dǎo)重視加強(qiáng)教育健全制度入場(chǎng)檢查制度、文件簽收制度、文件清退制度、人員注冊(cè)制度、離會(huì)清場(chǎng)制度、器材專(zhuān)用專(zhuān)管制度、報(bào)道審查制度4、會(huì)議突發(fā)性事件和危機(jī)管理原則

高度重視加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)預(yù)測(cè)積極防范快速反應(yīng)準(zhǔn)確判斷坦誠(chéng)公開(kāi)及時(shí)溝通穩(wěn)妥善后認(rèn)真反思㈥會(huì)前檢查、協(xié)調(diào)與會(huì)議值班(1)會(huì)前檢查與協(xié)調(diào)的內(nèi)容：①場(chǎng)館落實(shí)情況。②經(jīng)費(fèi)籌措和使用情況。③會(huì)議文件準(zhǔn)備情況。④會(huì)議發(fā)言的落實(shí)情況。⑤會(huì)議各種配套活動(dòng)情況。⑥會(huì)議物品和設(shè)備的準(zhǔn)備情況。⑦安全措施落實(shí)情況。⑧會(huì)議通知和邀請(qǐng)工作情況。⑨接待工作的準(zhǔn)備情況。⑩宣傳報(bào)道的組織與安排情況。

?與周邊地區(qū)的協(xié)調(diào)情況。(2)會(huì)前檢查與協(xié)調(diào)的重點(diǎn)：會(huì)議文件準(zhǔn)備情況、場(chǎng)館準(zhǔn)備情況。(3)會(huì)議值班工作的要求①認(rèn)真負(fù)責(zé)。②熱情接待。③健全制度。包括：崗位責(zé)任制度。報(bào)告請(qǐng)示制度。保密制度。安全制度。④做好記錄。會(huì)議值班記錄包括：電話記錄、接待記錄、值班日志。三、會(huì)議的程序會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)后收尾會(huì)中服務(wù)四、會(huì)議文書(shū)㈠會(huì)議的指導(dǎo)文書(shū)，包括上級(jí)指示文書(shū)、上級(jí)會(huì)議文書(shū)、開(kāi)會(huì)起因文書(shū)等。㈡會(huì)議的主題文書(shū)，包括開(kāi)幕詞、主題報(bào)告、專(zhuān)題報(bào)告、大會(huì)發(fā)言、專(zhuān)門(mén)文件、正式?jīng)Q議，選舉結(jié)果、開(kāi)幕詞、閉幕詞、會(huì)議紀(jì)要等。㈢會(huì)議程序文書(shū)，包括日程安排、會(huì)議議程、選舉程序、表決程序等。㈣會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和會(huì)議記錄文書(shū)，包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、會(huì)議發(fā)言、各種記錄。㈤會(huì)議參考文書(shū)，包括調(diào)查報(bào)告、典型材料等。㈥會(huì)議管理文書(shū)，包括開(kāi)會(huì)須知、議事規(guī)則、出席證件、保密制度、作息時(shí)間、生活管理文書(shū)等。㈦公告?zhèn)鬟_(dá)文書(shū)，包括會(huì)議公告、新聞報(bào)導(dǎo)、接受采訪、宣傳文章、傳迭提綱、執(zhí)行計(jì)劃等；㈧提案信訪文書(shū)，包括代表提案、公務(wù)文書(shū)、與會(huì)代表來(lái)信等。第三章

第1節(jié)會(huì)前準(zhǔn)備訓(xùn)練目的：了解研討會(huì)的特點(diǎn)和會(huì)前準(zhǔn)備工作的流程，掌握會(huì)前辦會(huì)的技巧，提高會(huì)前籌備的工作能力。工作情境設(shè)置

天地公司成立于1994年，是全球最大的護(hù)膚品和彩妝品直銷(xiāo)企業(yè)之一——美國(guó)天地集團(tuán)在中國(guó)的全資子公司，其分支機(jī)構(gòu)遍布全國(guó)28個(gè)省級(jí)行政區(qū)域。為了拓展銷(xiāo)售，2016年7月公司決定今年10月在北京召開(kāi)一次全國(guó)代理商研討會(huì)，邀請(qǐng)包括總公司市場(chǎng)部銷(xiāo)售總監(jiān)、總經(jīng)理、28家分公司經(jīng)理和90多位代理商約130人參會(huì)，討論當(dāng)前市場(chǎng)銷(xiāo)售存在的問(wèn)題，交換公司競(jìng)爭(zhēng)面臨的現(xiàn)狀，探討代理商角色的轉(zhuǎn)變、代理商運(yùn)營(yíng)新模式以及開(kāi)展業(yè)務(wù)銷(xiāo)售工作的要點(diǎn)等方面的內(nèi)容，并制定新的營(yíng)銷(xiāo)策略。公司指派總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)這次研討會(huì)的組織，總經(jīng)理指示由秘書(shū)陳好負(fù)責(zé)這次研討會(huì)的組織工作。目前陳好首先要做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作。一、調(diào)查情況，明確任務(wù)1．了解本次會(huì)議的特點(diǎn)。2、分析公司本次研討會(huì)的情況。3、找出以前對(duì)其他公司辦會(huì)工作的調(diào)查資料。4、理出本次會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備工作主要的要素和環(huán)節(jié)研討會(huì)Seminar會(huì)議類(lèi)型規(guī)模特點(diǎn)會(huì)議形式時(shí)間分段二、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)會(huì)議組織者主辦者承辦者協(xié)辦者贊助者支持者東道主會(huì)議管理機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)：組織委員會(huì)、籌備委員會(huì)、主席團(tuán)、學(xué)術(shù)委員會(huì)、資格審查委員會(huì)；會(huì)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)：執(zhí)行委員會(huì)、秘書(shū)處、辦公室會(huì)議組織機(jī)構(gòu)大型會(huì)議的會(huì)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)中型會(huì)議的會(huì)務(wù)執(zhí)行機(jī)構(gòu)中型會(huì)務(wù)組接待組宣傳組保衛(wèi)組財(cái)務(wù)組秘書(shū)組三、擬訂會(huì)議的議題1、議題的含義和作用區(qū)別廣義會(huì)議的和狹義會(huì)議的重要標(biāo)志體現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)、引導(dǎo)和制約會(huì)議的信息交流2、議題與會(huì)議主題、中心議題、動(dòng)議的區(qū)別：會(huì)議主題，是一次會(huì)議中貫穿各項(xiàng)議題的主線，其應(yīng)當(dāng)統(tǒng)帥各項(xiàng)具體的議題。中心議題，會(huì)議目標(biāo)的主次輕重決定了議題的主次輕重，中心議題就是指體現(xiàn)會(huì)議中心目標(biāo)或主要目標(biāo)的議題。動(dòng)議，即在會(huì)議期間臨時(shí)提出的議題，其所涉及的事項(xiàng)一般都較為緊急，常常是針對(duì)某項(xiàng)已經(jīng)列入議程的議案而提出的修正性或者反對(duì)性的議題。3、會(huì)議議題的擬訂第一，收集會(huì)議議題來(lái)自上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人來(lái)自下級(jí)部門(mén)提交的，需要以會(huì)議的形式研究和決定的問(wèn)題來(lái)自秘書(shū)向有關(guān)部門(mén)搜集的本公司的管理活動(dòng)中需要研究和決定的事項(xiàng)第二，確定會(huì)議議題基本原則必需清晰相近針對(duì)性有限可行性(2)安排議題的基本原則按重要性、緊急程度、時(shí)間先后、領(lǐng)導(dǎo)意圖、保密性強(qiáng)等因素綜合考慮以排序。最重要的議題排列在最前面，保密性強(qiáng)的議題一般放在后面，便于讓有些人退席。盡量保證在最佳時(shí)間開(kāi)會(huì)：上午8：00---11：30和下午15：00---17：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時(shí)機(jī)，上午最適合安排全體會(huì)議，下午可安排分組討論，晚上則安排一些文娛活動(dòng)。四、確定會(huì)議名稱(chēng)

1、確定會(huì)議的類(lèi)型(1)按會(huì)議的規(guī)模劃分，可分為特大型會(huì)議、大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議。(2)按會(huì)議的組織類(lèi)型劃分，可分為內(nèi)部會(huì)議和外部會(huì)議、正式會(huì)議和非正式會(huì)議。(3)按會(huì)議的時(shí)間劃分，可分為定期會(huì)議和不定期會(huì)議。(4)按會(huì)議采用的方式手段劃分，可分為常規(guī)會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、觀摩會(huì)、座談會(huì)、茶話會(huì)、電話會(huì)議、廣播會(huì)議、電視會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等。(5)按照舉辦單位性質(zhì)劃分，可分為政府機(jī)構(gòu)會(huì)議、事業(yè)單位會(huì)議、公司類(lèi)會(huì)議、協(xié)會(huì)類(lèi)會(huì)議。(6)按會(huì)議的法定性性質(zhì)劃分，可分為法定性會(huì)議、非法定性會(huì)議。(7)按照會(huì)議的性質(zhì)和內(nèi)容劃分，可分為決策性會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、動(dòng)員性會(huì)議、研討性會(huì)議。2、根據(jù)會(huì)議的主題、內(nèi)容、類(lèi)型確定會(huì)議名稱(chēng)

(1)會(huì)議名稱(chēng)要用確切、規(guī)范的文字表達(dá)①單標(biāo)題四項(xiàng)目式：主辦單位+時(shí)間+會(huì)議主題+會(huì)議/大會(huì):“天地公司（單位）2016年（時(shí)間）產(chǎn)品銷(xiāo)售定價(jià)（內(nèi)容）聽(tīng)證會(huì)”。主辦單位+屆次+參會(huì)對(duì)象+會(huì)議:“中國(guó)共產(chǎn)黨（單位）第十七次（屆次）代表（參會(huì)對(duì)象）大會(huì)”。三項(xiàng)目式：時(shí)間+會(huì)議主題+會(huì)議/大會(huì):“2016年（時(shí)間）產(chǎn)品銷(xiāo)售定價(jià)（內(nèi)容）聽(tīng)證會(huì)”。單位+會(huì)議主題+會(huì)議/大會(huì):“天地公司（單位）總結(jié)表彰(內(nèi)容)大會(huì)”。會(huì)議名稱(chēng)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)揭示特征性的信息：主題信息、主辦者信息、功能信息、與會(huì)者身份信息、地域信息、年度和屆次信息、舉辦地信息、活動(dòng)方式信息。

②雙標(biāo)題正標(biāo)題：揭示主題。副標(biāo)題：說(shuō)明會(huì)議的屆次、范圍、功能、方式等信息。如：眾志成城抗擊非典——江蘇省人民政府2016年抗洪救災(zāi)英雄表彰會(huì)。(2)確定會(huì)議名稱(chēng)的注意事項(xiàng)

①會(huì)議名稱(chēng)應(yīng)與會(huì)議的內(nèi)容相符②國(guó)際會(huì)議不再允許冠以“中國(guó)”、“中華”的稱(chēng)呼。國(guó)際科學(xué)聯(lián)盟理事會(huì)規(guī)定：“國(guó)際科學(xué)活動(dòng)中倡導(dǎo)、制訂和實(shí)行科學(xué)普遍性原則，即各國(guó)科學(xué)家不論其國(guó)籍、宗教、信仰、政治主張、種族、膚色、語(yǔ)言、年齡和性別，都有結(jié)交和表達(dá)的自由，獲取信息和資料的自由，交流和行動(dòng)的自由，不得有任何歧視”，后來(lái)稱(chēng)之為ICSU原則。如不得使用“中國(guó)國(guó)際××?xí)h”的名稱(chēng)。不允許國(guó)際會(huì)議冠以“全球華人××大會(huì)”“華人××?xí)h”等稱(chēng)謂。③會(huì)名不宜太長(zhǎng)、亂簡(jiǎn)化、使用口語(yǔ)，應(yīng)該使用正規(guī)的書(shū)面語(yǔ)，如“時(shí)裝秀”應(yīng)改為“時(shí)裝展示會(huì)”。④如果會(huì)名包含兩個(gè)會(huì)議，它們之間用“暨”連接。3、報(bào)請(qǐng)主管上司批準(zhǔn)（五）選擇會(huì)議場(chǎng)所

1、交通便利2、不受外界干擾3、有良好的設(shè)備配置4、會(huì)場(chǎng)的大小與會(huì)議規(guī)模相符5、有停車(chē)場(chǎng)所和安全設(shè)施6、會(huì)場(chǎng)周?chē)袩o(wú)必要的餐飲和娛樂(lè)設(shè)施。7、場(chǎng)地租借的費(fèi)用必須合理8、要確認(rèn)租借日期和時(shí)間9、一些重要、密級(jí)程度高的會(huì)議，重點(diǎn)考慮信息安全，提前考察會(huì)議地點(diǎn)并了解旁邊會(huì)議室預(yù)訂情況,確保不要與友商同時(shí)開(kāi)會(huì)（六）安排會(huì)議食宿、會(huì)余活動(dòng)

1、安排飲食(1)安排飲食的要求飲食衛(wèi)生照顧特殊規(guī)格適中(2)安排飲食工作的程序

①制訂飲食工作的方案

就餐人數(shù)就餐標(biāo)準(zhǔn)就餐時(shí)間就餐地點(diǎn)就餐形式就餐人員組合方式就餐憑證保證飲食安全②預(yù)訂餐廳③印制和發(fā)放就餐憑證④統(tǒng)計(jì)就餐人數(shù)⑤商定菜譜⑥餐前檢查⑦餐后反饋2、安排住宿

(1)安排住宿的要求①與會(huì)者住地要相對(duì)集中②與會(huì)者住地要盡量靠近主會(huì)場(chǎng)③房間內(nèi)基本設(shè)施齊全并且確保使用安全。④身份相同的與會(huì)者，其住房標(biāo)準(zhǔn)要大體一致。⑤要根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的實(shí)際需要來(lái)確定所住賓館的規(guī)格，不要盲目追求高規(guī)格，盡量節(jié)省住宿的費(fèi)用。(2)安排住宿工作的程序①制定住宿安排工作方案。②統(tǒng)計(jì)住宿人數(shù)。③分析與會(huì)者的情況。④確定預(yù)訂房間的數(shù)量。⑤具體考慮:房間最好集中在一個(gè)賓館內(nèi)。大型會(huì)議住宿人數(shù)較多，可預(yù)訂幾個(gè)賓館，但賓館之間的距離要盡量靠近；房間的布局盡量集中；房間內(nèi)的生活設(shè)施應(yīng)齊全并且完好；價(jià)格合理；留出機(jī)動(dòng)房間，以便遇到特殊情況時(shí)做臨時(shí)調(diào)劑。⑥與會(huì)者報(bào)到時(shí)分發(fā)房間鑰匙并由服務(wù)人員引導(dǎo)進(jìn)入房間。3、安排會(huì)余活動(dòng)(1)確定會(huì)余活動(dòng)的內(nèi)容和形式①配合會(huì)議活動(dòng)的主題②適當(dāng)照顧與會(huì)者的興趣③尊重與會(huì)者的宗教信仰和風(fēng)俗習(xí)慣④體現(xiàn)民族特色和傳統(tǒng)文化（七）擬訂會(huì)議議程和日程

1、首先明確會(huì)議議題、會(huì)議議程、會(huì)議日程和會(huì)議程序的區(qū)別

會(huì)議議題會(huì)議要集中討論的問(wèn)題，體現(xiàn)會(huì)議的目的和主題。會(huì)議議程根據(jù)會(huì)議議題對(duì)會(huì)議內(nèi)容所做出的概略安排，不包括會(huì)議期間的輔助活動(dòng)并冠以序號(hào)會(huì)議日程以“天”為單位，對(duì)會(huì)議議程的各項(xiàng)內(nèi)容按單位時(shí)間具體落實(shí)安排不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過(guò)程中其他的輔助活動(dòng)會(huì)議程序一次具體會(huì)議活動(dòng)的詳細(xì)順序和步驟，可供會(huì)議主持人直接操作及掌控節(jié)奏.關(guān)于會(huì)議活動(dòng)先后順序的安排12、擬訂會(huì)議議程

(1)擬定會(huì)議議程的程序秘書(shū)人員負(fù)責(zé)，通常由秘書(shū)擬寫(xiě)草稿，交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，復(fù)印分發(fā)給所有與會(huì)者。安排：開(kāi)幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告；分組討論；大會(huì)發(fā)言；參觀或其他活動(dòng)；會(huì)議總結(jié)，宣讀決議；閉幕式。(2)編制會(huì)議議程的原則①緩急輕重的原則②明確時(shí)間原則⑶會(huì)議議程的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法①標(biāo)題。會(huì)議全稱(chēng)+議程，如“天地公司2016年年終表彰大會(huì)議程”。②題注。法定性會(huì)議應(yīng)當(dāng)在標(biāo)題的下方說(shuō)明會(huì)議通過(guò)的日期、會(huì)議名稱(chēng)。一般企業(yè)或單位會(huì)議議程可以不標(biāo)題注。③正文。簡(jiǎn)要說(shuō)明每次議題和活動(dòng)的順序，并冠以序首，將其清晰地表達(dá)出來(lái)，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。④落款。由會(huì)議組織機(jī)構(gòu)確定的議程應(yīng)當(dāng)標(biāo)明制訂機(jī)構(gòu)的名稱(chēng)，如“秘書(shū)處”。由會(huì)議通過(guò)的議程不用標(biāo)寫(xiě)落款。⑤制訂日期。無(wú)須大會(huì)通過(guò)的議程要標(biāo)明制訂的具體日期。3、擬訂會(huì)議日程（1）擬定會(huì)議日程的程序秘書(shū)人員草擬，報(bào)請(qǐng)主管上司審查，審查通過(guò)后可以正式印發(fā)給與會(huì)者。（2）會(huì)議日程編排的原則一是要精簡(jiǎn)、高效、科學(xué)、合理；二是要松弛有度，勞逸結(jié)合，符合人體的生理和心理規(guī)律。（3）會(huì)議日程的寫(xiě)作多以表格形式出現(xiàn)，寫(xiě)作要素包括：時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人、負(fù)責(zé)人等欄目。將會(huì)議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，使人一目了然，如有說(shuō)明可附于表后。4、制作會(huì)議議程、日程表先列出研討會(huì)擬安排的主要活動(dòng)項(xiàng)目，采用表格形式，將會(huì)議時(shí)間分別固定在一天上午、下午、晚上三個(gè)單元里，再將研討會(huì)的活動(dòng)項(xiàng)目合理地安排在幾天里。注意將全體會(huì)議安排在上午，分組討論安排在下午，晚上則安排一些文娛活動(dòng)。（八）確定與會(huì)者名單、制發(fā)會(huì)議通知、會(huì)議回執(zhí)1、確定與會(huì)者名單原則要點(diǎn)：(1)參會(huì)對(duì)象的職務(wù)或級(jí)別，即明確必須要擔(dān)任什么職務(wù)和級(jí)別的人員才能參加會(huì)議；(2)參會(huì)對(duì)象的身份，即明確參會(huì)對(duì)象是按照正式成員、列席成員、旁聽(tīng)成員、特邀成員等身份中的哪一種來(lái)參加會(huì)議。(3)參會(huì)對(duì)象的代表性，即明確參會(huì)對(duì)象是否在某個(gè)領(lǐng)域具有代表性。(4)參加會(huì)議的總?cè)藬?shù)。2、制發(fā)會(huì)議通知

會(huì)議通知的寫(xiě)作①標(biāo)題主辦單位名稱(chēng)+關(guān)于+召開(kāi)會(huì)議名稱(chēng)+的+通知，這種結(jié)構(gòu)一般用于重要會(huì)議；省略主辦單位或只寫(xiě)“會(huì)議通知”或“通知”，這種結(jié)構(gòu)一般用于事務(wù)性或行政性會(huì)議。②通知對(duì)象（可以是單位也可以是個(gè)人）③主體通知緣由：簡(jiǎn)要概括制發(fā)機(jī)關(guān)的背景、原由、目的、現(xiàn)狀、存在問(wèn)題（略），說(shuō)明開(kāi)會(huì)的必要。通知事項(xiàng)：要求辦理的事項(xiàng)，即方針、原則、時(shí)限、措施、步驟、辦法等（詳），具體包括會(huì)議的目的和主題，會(huì)議時(shí)間，包括報(bào)到時(shí)間和結(jié)束時(shí)間；會(huì)議地點(diǎn)，包括報(bào)到地點(diǎn)、會(huì)議地點(diǎn)、住宿地點(diǎn)、路名、門(mén)牌號(hào)等，必要時(shí)可以附上簡(jiǎn)要地圖；參加對(duì)象，如發(fā)給單位，要寫(xiě)明參加人員的基本職務(wù)、性別，參加會(huì)議的人數(shù)：其他事項(xiàng)，包括費(fèi)用、聯(lián)系方式、報(bào)名方式等。④落款和日期(3)會(huì)議通知的發(fā)送方式通知的方式有口頭通知、書(shū)面通知、電話通知、網(wǎng)絡(luò)傳送(E-mail)、快遞公司快遞、張貼、廣播、登報(bào)等。注意：①除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，在開(kāi)會(huì)前至少提前1～2周郵寄或電子郵件傳遞到有關(guān)人員。②非正式會(huì)議可用多種方式通知，如先發(fā)電子郵件，再通過(guò)電話或恢復(fù)電子郵件確認(rèn)，也可先發(fā)傳真或打電話，隨后再郵寄備忘錄或信函。③一些會(huì)議（如股東會(huì)議）在發(fā)送會(huì)議通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事。④會(huì)議中使用的有關(guān)票證議程表、交通路線圖和接站、送站安排等可隨會(huì)議通知一并發(fā)出。⑤書(shū)面通知的地址，郵編一定要填寫(xiě)正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯(cuò)裝，漏裝或漏寄。通知的信封上應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。⑥需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還應(yīng)附上會(huì)議回執(zhí)或公司明信片，以方便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。⑦落實(shí)發(fā)送的回復(fù)環(huán)節(jié)3、會(huì)議通知回執(zhí)會(huì)議主辦者向通知對(duì)象發(fā)出預(yù)告性通知時(shí)，要求對(duì)方就有關(guān)情況作出回復(fù)的登記表。回執(zhí)通常與會(huì)議預(yù)告性通知同時(shí)發(fā)出?；貓?zhí)的內(nèi)容一般是請(qǐng)被通知對(duì)象對(duì)是否同意參加會(huì)議、計(jì)劃參加會(huì)議的人員的姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)或職稱(chēng)等以及計(jì)劃返程的車(chē)、船、航班提前告之，以便會(huì)議及早作出安排。在發(fā)出會(huì)議通知時(shí)，要特別對(duì)回執(zhí)最遲返回的時(shí)間作出規(guī)定，如果被通知對(duì)象屆時(shí)不將回執(zhí)返回，會(huì)議主辦者即可將其視為不準(zhǔn)備參加會(huì)議。有的代表不能親自到會(huì)，寫(xiě)會(huì)議委托書(shū)

委托書(shū)茲任命（人名）和（人名）作為我的代理人參加（日期）（時(shí)間）在（地點(diǎn)）舉行的（公司名）股東會(huì)議。他們均為本公司的高層管理人員或部門(mén)經(jīng)理。不管此次會(huì)議如期還是延期召開(kāi)，他都將作為我的全權(quán)代表，行使我出席時(shí)所擁有的全部權(quán)力。生效日期＿＿簽名＿＿（簽字）地址＿＿郵編＿＿（九）準(zhǔn)備會(huì)議文件資料1、會(huì)議文件資料來(lái)賓資料會(huì)務(wù)資料溝通資料2、會(huì)議文件資料發(fā)放的基本方法(1)按照與會(huì)人員名單，為每人準(zhǔn)備一個(gè)文件袋(2)分發(fā)重要文件一般要編號(hào)、登記。(3)一些征求意見(jiàn)稿，或保密性文件，應(yīng)附上一份文件清退目錄。(4)分發(fā)會(huì)議資料時(shí)要適時(shí)適量。(5)內(nèi)容重要又需事先送達(dá)與會(huì)者的文件，可派專(zhuān)人遞送或用傳真、特快專(zhuān)遞送達(dá)。（十）會(huì)議證件、材料的準(zhǔn)備1．會(huì)議證件的類(lèi)型代表證來(lái)（嘉）賓證簽到證坐席卡記者（采訪）證工作證旁聽(tīng)證列席證2．會(huì)議證件的內(nèi)容會(huì)議名稱(chēng)姓名證件種類(lèi)證件編號(hào)會(huì)議日期組別或代表團(tuán)名稱(chēng)照片會(huì)徽3、會(huì)議證件的樣式制作(1)佩戴在與會(huì)者身上的證件:①黏性標(biāo)簽②系戴的卡片③有夾子的卡片(2)桌簽①桌簽的制作。標(biāo)明桌號(hào)和就座人身份的標(biāo)簽，多用于座談會(huì)、茶話會(huì)等會(huì)議。②桌簽的種類(lèi)：一種是標(biāo)明桌號(hào)，即桌簽上用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)出；另一種是在桌簽之上標(biāo)明在此桌就座人員的身份，如“記者席”、“演員席”等。(3)座簽。座簽就是會(huì)務(wù)人員在會(huì)議的各席位上標(biāo)明就座人姓名的標(biāo)簽。①座簽的制作：會(huì)議座簽一般是在一些有較高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人員參加的會(huì)議及各種宴會(huì)、招待會(huì)上，為主席臺(tái)就座人員標(biāo)明座次及引導(dǎo)與會(huì)人員就座時(shí)使用的。②常見(jiàn)形式：插入型\卡片型或折疊型4、會(huì)場(chǎng)標(biāo)識(shí)的制作會(huì)場(chǎng)標(biāo)識(shí)是指在會(huì)議的準(zhǔn)備和召開(kāi)過(guò)程中，為了使與會(huì)者更容易找到座位，并了解會(huì)場(chǎng)周?chē)沫h(huán)境，使會(huì)議的組織更加有條理，需要在會(huì)場(chǎng)和相關(guān)服務(wù)區(qū)域擺放某些標(biāo)識(shí)物，如各種指示牌，接待處和簽到處的標(biāo)志，貴賓室、飲水處、洗手間的標(biāo)識(shí)等。力求準(zhǔn)確，尤其是乘車(chē)路線要寫(xiě)全并寫(xiě)清站名和車(chē)名?？上仍谕ㄖ⒄?qǐng)柬或邀請(qǐng)函中附帶到達(dá)會(huì)場(chǎng)的地圖或路線示意圖。待與會(huì)人員到會(huì)場(chǎng)后，在發(fā)放具體的會(huì)場(chǎng)示意圖或會(huì)場(chǎng)周邊設(shè)施圖。在會(huì)場(chǎng)門(mén)前最好樹(shù)立指示標(biāo)牌，指引與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)或安排專(zhuān)門(mén)的人員在會(huì)場(chǎng)門(mén)前引導(dǎo)。（十一）會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算1、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的構(gòu)成會(huì)議的成本分為顯性成本和隱性成本，用公式表達(dá)為：會(huì)議成本=X+2*3G*R*SX：顯性成本。常數(shù)2：每一個(gè)會(huì)議成員和工作人員因參加會(huì)議中斷原來(lái)的正常工作而造成相關(guān)經(jīng)濟(jì)損失的系數(shù)。常數(shù)3：工資額的三倍。

G：會(huì)議成員和工作人員在一定的單位時(shí)間內(nèi)的工資額。

R：會(huì)議成員和工作人員的人數(shù)。

S：會(huì)議成員和工作人員為參加和籌備會(huì)議所花的時(shí)間。（單位內(nèi)部的會(huì)議可按會(huì)議的預(yù)計(jì)時(shí)間計(jì)算；跨區(qū)域的會(huì)議還應(yīng)當(dāng)計(jì)算會(huì)議成員花在路程上的時(shí)間；會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)他們所花的實(shí)際時(shí)間計(jì)算）2、會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥主辦者分擔(dān)與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用社會(huì)贊助轉(zhuǎn)讓無(wú)形資產(chǎn)使用權(quán)3、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的原則科學(xué)合理總量控制確保重點(diǎn)精打細(xì)算留有余地（十二）會(huì)場(chǎng)布置及會(huì)場(chǎng)布局

1、會(huì)場(chǎng)選擇會(huì)場(chǎng)形式（1）日常工作會(huì)議的會(huì)場(chǎng)形式，可以布置成圓形、橢圓形、長(zhǎng)方形、馬碲形、T字形、三字形、六角形、八角形、回字形（2）中型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)形式，可以布置成而字形、倒山字形、半圓形（3）座談會(huì)會(huì)場(chǎng)形式以布置成半圓形（例3）、馬蹄形（例4）、六角形（例7）、八角形（例8）。（4）大型茶話會(huì)、團(tuán)拜會(huì)的會(huì)場(chǎng)形式以布置成星點(diǎn)形、眾星拱月形（5）其他大型會(huì)議一般都在禮堂、會(huì)堂、體育館一類(lèi)地方召開(kāi)，形式都是固定的。2、營(yíng)造會(huì)場(chǎng)氛圍(1)莊嚴(yán)。如黨的代表大會(huì)、人大會(huì)議會(huì)場(chǎng)。(2)肅穆。如審判會(huì)的會(huì)場(chǎng)，雙方的位置高度要形成落差，顯示法律和正義的威嚴(yán)。(3)喜慶。如慶祝會(huì)、慰問(wèn)會(huì)、聯(lián)誼會(huì)的會(huì)場(chǎng)。(4)儒雅。如學(xué)術(shù)交流會(huì)、事業(yè)單位的茶話會(huì)會(huì)場(chǎng)，增加一兩幅字畫(huà)、一首優(yōu)雅的鋼琴曲就可以營(yíng)造儒雅的氣氛。(5)輕松、簡(jiǎn)潔。如商貿(mào)洽談、探討合作的會(huì)場(chǎng)。用歌謠表述為：黨代會(huì)樸素大方，人代會(huì)莊嚴(yán)隆重，慶祝會(huì)喜慶熱烈，紀(jì)念會(huì)隆重典雅，座談會(huì)和諧融洽，追悼會(huì)莊嚴(yán)肅穆，工作會(huì)簡(jiǎn)單實(shí)用，展覽會(huì)新穎別致。3、會(huì)場(chǎng)布置的方法會(huì)場(chǎng)布置主題性布置裝飾性布置附屬性布置(1)會(huì)場(chǎng)的主題性布置

①主席臺(tái)的布置座位格局橫式排列:橫排不宜太長(zhǎng)，兩邊到邊幕的距離最好空出1．5米以上排數(shù)不可能太多前排座位必須通欄，后排可以分成兩欄，中間留出前排的通道布置原則對(duì)稱(chēng)簡(jiǎn)化:過(guò)多的人數(shù)、旗幟花卉和花種結(jié)構(gòu)主席臺(tái)桌、臺(tái)口、臺(tái)側(cè)、臺(tái)深、臺(tái)緣、臺(tái)幕、臺(tái)楣D、主席臺(tái)的總體風(fēng)格熱烈喜慶適宜各類(lèi)慶典、聯(lián)歡會(huì)、招待會(huì)、酒會(huì)、動(dòng)員大會(huì)等莊嚴(yán)肅穆適宜總結(jié)、檢討、換屆、選舉、評(píng)選、評(píng)審、公正、鑒定等淡然雅致適宜學(xué)術(shù)研討會(huì)、座談會(huì)、懇談會(huì)、茶話會(huì)等簡(jiǎn)潔流暢召開(kāi)各種工作會(huì)、決策會(huì)和機(jī)關(guān)內(nèi)部學(xué)習(xí)會(huì)的小型會(huì)議②會(huì)徽一般由政府機(jī)關(guān)和人大主辦的會(huì)議，把會(huì)徽懸掛在正中黃金分割線處（將1分割為0．618和0．382）為宜；企業(yè)、經(jīng)濟(jì)部門(mén)、群眾一般單位、團(tuán)體等召開(kāi)的會(huì)議，會(huì)徽的懸掛可靈活安排。

③臺(tái)幕主席臺(tái)的臺(tái)幕一般用紫紅色或深藍(lán)色面料做成。一般的臺(tái)幕都用單色，也可采用分割法，配以?xún)煞N顏色。④會(huì)標(biāo)布置與制作

一般是掛在主席臺(tái)臺(tái)楣上或臺(tái)幕上中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議廣州市名牌產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)根據(jù)慣例或根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，有些會(huì)議無(wú)須在會(huì)標(biāo)中特意交代會(huì)議的內(nèi)容。例如：中共廣州市委八屆一次全體會(huì)議定期召開(kāi)的會(huì)議，經(jīng)常將其屆次提前，使之處在比較突出的位置。例如：第八十屆中國(guó)出口商品交易會(huì)第五屆中國(guó)留學(xué)人員廣州科技交流會(huì)撰寫(xiě)和懸掛會(huì)標(biāo)的基本要求書(shū)寫(xiě)工整注意讀音慎用省略制作方法一是將會(huì)議的名稱(chēng)用廣告色書(shū)寫(xiě)在紙張上，然后將紙張均勻地排列并固定在橫幅或幕墻板上。二是按照適當(dāng)?shù)囊?guī)格，將會(huì)議名稱(chēng)的每一個(gè)字用鉛筆在白色或者黃色膠版紙上打出草稿，隨后用剪刀（或刻刀）按字的外緣剪下，均勻整齊地排列、固定在橫幅或幕墻板上。三是選用顏色適當(dāng)?shù)牟桓赡z紙，按照設(shè)計(jì)書(shū)寫(xiě)好的字形剪出或刻出會(huì)議名稱(chēng)，粘貼在橫幅或幕墻板上。制作會(huì)標(biāo)時(shí)，應(yīng)注意每一個(gè)字的規(guī)格，要根據(jù)主席臺(tái)的臺(tái)口寬度和會(huì)議名稱(chēng)的字?jǐn)?shù)確定，可按下列公式進(jìn)行計(jì)算字寬：會(huì)標(biāo)的每個(gè)字的規(guī)格即字寬（米）=（臺(tái)口寬度一字的總間隔）÷（字?jǐn)?shù)+2）⑤桌簽。多用于座談會(huì)、茶話會(huì)等會(huì)議。兩種：一種是標(biāo)明桌號(hào)，即桌簽上用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)出；另一種是在桌簽之上標(biāo)明在此桌就座人員的身份，如“記者席”，“演員席”等。⑥座簽。在一些有較高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人員參加的會(huì)議及各種宴會(huì)、招待會(huì)上。兩種：一種是用硬質(zhì)材料做成的三棱柱體，平放于桌上，在前后面寫(xiě)上就座人的姓名即可；另一種是卡片型，多在一些宴會(huì)和招待會(huì)上使用。這種座簽是用卡片紙做材料，按適當(dāng)?shù)囊?guī)格剪成長(zhǎng)方形，然后再將一端剪成錐形，將錐形部分向后折90。，平放于桌上，寫(xiě)上就座人姓名即可。(2)會(huì)場(chǎng)的裝飾性布置①色調(diào)：一是會(huì)場(chǎng)色彩要有一個(gè)明確的主調(diào)（基調(diào)）顯示會(huì)議的特點(diǎn)，會(huì)議的色彩必須適合會(huì)議的內(nèi)容。二是會(huì)場(chǎng)色彩的運(yùn)用應(yīng)順應(yīng)與會(huì)者的心理需求，要能激起并穩(wěn)定與會(huì)者的情緒。一般情況下會(huì)場(chǎng)色彩必須明朗、單純、濃烈、健康，除此之外，在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，還要適當(dāng)考慮季節(jié)的因素。如在冬季，布置會(huì)場(chǎng)時(shí)要加強(qiáng)暖色布置（如紅、黃色）。給人以溫暖的感覺(jué)；如在夏季，可考慮適當(dāng)增加一些冷色布置（藍(lán)，綠色），給人以涼爽的感覺(jué)。對(duì)色彩的運(yùn)用要注意相互交錯(cuò)，合理搭配。例如，臺(tái)幕的顏色是會(huì)場(chǎng)中的主色，還要運(yùn)用其他色彩作為補(bǔ)色。如果原有會(huì)場(chǎng)本身的色調(diào)十分沉悶、壓抑。與本次會(huì)議的內(nèi)容不相符合，就要設(shè)法用色彩明朗的彩布、彩紙或利用一些布景將其一部或全部遮去；在不破壞會(huì)議氣氛的情況下，布置會(huì)場(chǎng)時(shí)也要盡可能地利用會(huì)場(chǎng)中原有的色彩。②燈光如果主席臺(tái)有兩排以上座位，主席臺(tái)前排燈光要稍強(qiáng)些，以利于集中與會(huì)者的視線。主席臺(tái)是會(huì)場(chǎng)的中心區(qū)域，其照射光線的亮度應(yīng)當(dāng)比主席臺(tái)下稍強(qiáng)些，臺(tái)上臺(tái)下的光線反差不能太大。投射在會(huì)議主席臺(tái)后面天幕上的光線不能太亮，一般情況下不開(kāi)啟低角度光源,應(yīng)采用面光，即從正前上方投射的光,也可采用耳光，即從前斜上方投射的光.③氣味改善會(huì)場(chǎng)氣味環(huán)境的方法有兩種：在會(huì)議室里放置有清香氣味的鮮花（如米蘭、茉莉、月季和蘭花等）。在會(huì)議室提前噴灑少量的具有清香氣味的空氣清新劑（以檸檬和薰衣草香型為好），但不可過(guò)于濃郁。④音響講話人的音量控制：首先講話人對(duì)自己的音量、音商、音色的拿捏要得體。要根據(jù)會(huì)議規(guī)模選擇擴(kuò)音設(shè)備，寧大勿小，合前要做好調(diào)試和試用。環(huán)境聲響的控制：會(huì)場(chǎng)要選擇較安靜的處所，盡量減少室內(nèi)不必要的聲音。調(diào)節(jié)性音響的運(yùn)用：會(huì)議主題和會(huì)場(chǎng)氣氛相一致的音樂(lè)，會(huì)間休息播放一些輕音樂(lè)。進(jìn)場(chǎng)用《進(jìn)行曲》，升國(guó)旗時(shí)用《國(guó)歌》，頒獎(jiǎng)表彰時(shí)用《喜洋洋》、《金蛇狂舞》，會(huì)間休息時(shí)用《琵琶語(yǔ)》等。⑤裝飾物A、旗幟大型會(huì)議在帷幕中心會(huì)標(biāo)兩邊要掛10面紅旗，一邊5面。有些會(huì)議在會(huì)場(chǎng)外建筑物四周豎一些彩旗，以烘托氣氛。B、花卉一般性會(huì)議選擇月季、扶桑等花卉，可以使人心情愉快，氣氛輕松；比較莊重的會(huì)議，最好擺放君子蘭、棕櫚、萬(wàn)年青等，這樣可以使人情感鎮(zhèn)靜，不易沖動(dòng)。日常工作會(huì)議可將四壁、窗簾、桌椅等布置成冷色或中性色，擺放棕櫚、蘇鐵等綠色花卉。座談會(huì)等一般性會(huì)議的會(huì)場(chǎng)，要布置成柔和、輕松的色調(diào)，可擺放月季、扶桑一類(lèi)觀賞性花卉和米蘭、白玉蘭、茉莉等賞香型花卉。慶祝性大會(huì)的會(huì)場(chǎng)，可利用暖色調(diào)，布置得醒目、鮮亮些，例如懸掛旗幟和紅底黃字的會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)，擺放盛開(kāi)的鮮花。(4)排列座次

①主席臺(tái)座位安排

中國(guó)傳統(tǒng)以左為上，國(guó)際以右為上。領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為單數(shù)時(shí)，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在l號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在l號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為雙數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在l號(hào)領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)依然在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)右手位置。注意事項(xiàng)：主席臺(tái)的座次必須事先排好，并安放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)人按次序?qū)μ?hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。如果是報(bào)告會(huì)或聯(lián)席會(huì)，主席臺(tái)的座次一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)人相間排列的辦法安排。中央政治局常委在主席臺(tái)上的排序中共中央總書(shū)記固定排第一，全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員長(zhǎng)和國(guó)務(wù)院總理按任常委的先后順序排第二、第三，全國(guó)政協(xié)主席一般排第四，其余中央政治局常委按任常委的先后順序排序，例如公布的中國(guó)共產(chǎn)黨第十四屆中央委員會(huì)中央政治局常委、中國(guó)共產(chǎn)黨第十五屆中央委員會(huì)中央政治局常委、中國(guó)共產(chǎn)黨第十六屆中央委員會(huì)中央政治局常委、中國(guó)共產(chǎn)黨第十七屆中央委員會(huì)中央政治局常委、中國(guó)共產(chǎn)黨第十八屆中央委員會(huì)中央政治局常委的排序，這也是他們?cè)谥飨_(tái)上就坐的排序。但換屆選舉代表大會(huì)或具有選舉任務(wù)的大會(huì)在主席臺(tái)上的執(zhí)行主席座次不按上述規(guī)則，而是職務(wù)最高者居中，其余成員根據(jù)實(shí)際情況發(fā)生變化。省級(jí)以下四家班子成員、法檢“兩長(zhǎng)”及其他廳級(jí)干部同在主席臺(tái)的排序（以2016年廣西梧州市為例）中共中央總書(shū)記固定排第一，全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員長(zhǎng)和國(guó)務(wù)院總理按任常委的先后順序排第二、第三，全國(guó)政協(xié)主席一般排第四，其余中央政治局常委按任常委的先后順序排序，例如公布的中國(guó)共產(chǎn)黨第十四屆中央委員會(huì)中央政治局常委、中國(guó)共產(chǎn)黨第十五屆中央委員會(huì)中央政治局常委、中國(guó)共產(chǎn)黨第十六屆中央委員會(huì)中央政治局常委、中國(guó)共產(chǎn)黨第十七屆中央委員會(huì)中央政治局常委、中國(guó)共產(chǎn)黨第十八屆中央委員會(huì)中央政治局常委的排序，這也是他們?cè)谥飨_(tái)上就坐的排序。但換屆選舉代表大會(huì)或具有選舉任務(wù)的大會(huì)在主席臺(tái)上的執(zhí)行主席座次不按上述規(guī)則，而是職務(wù)最高者居中，其余成員根據(jù)實(shí)際情況發(fā)生變化。注意事項(xiàng)以臺(tái)上就坐的最高領(lǐng)導(dǎo)人居中，然后按職務(wù)高低依先左后右（從臺(tái)下看）向兩邊順排。中國(guó)傳統(tǒng)以左為上，國(guó)際以右為上。如果是報(bào)告會(huì)或聯(lián)席會(huì)，主席臺(tái)的座次一般采取報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人或聯(lián)席的各單位負(fù)責(zé)入相間排列的辦法安排。對(duì)一些德高望重的老領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、上級(jí)單位或同級(jí)單位的來(lái)賓，也可適當(dāng)往中間排，對(duì)一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)，則可適當(dāng)往邊上排。對(duì)安排在主席臺(tái)就座的領(lǐng)導(dǎo)，屆時(shí)能否出席會(huì)議，在開(kāi)會(huì)前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)們到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如有臨時(shí)變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)，或有簽無(wú)人，或有人無(wú)簽，或張冠李戴。②座區(qū)劃分與座位排列座區(qū)的劃分和排列方法:(1)按與會(huì)者的資格劃分和排列。凡有不同資格的與會(huì)者參加的會(huì)議，應(yīng)當(dāng)首先將所有與會(huì)者按特邀、正式、列席、旁聽(tīng)的資格加以劃分，然后再按資格分別排列座區(qū)。一般做法是：正式代表的座區(qū)在前或居中，列席代表安排在后排或兩側(cè)。較大的會(huì)議也可將正式代表安排就座于一樓，而將列席代表安排在二樓就座。如有特邀的嘉賓，除就座于主席臺(tái)的以外，應(yīng)安排就座在前排，以表示尊重和歡迎。如允許旁聽(tīng)和記者采訪，則在會(huì)場(chǎng)兩側(cè)或后排專(zhuān)設(shè)旁聽(tīng)席和記者席。(2)按團(tuán)組劃分和排列。如會(huì)議活動(dòng)需將與會(huì)者編組，則可按團(tuán)組劃分和排列座區(qū)。按團(tuán)組劃分和排列座區(qū)首先要按一定的原則確定團(tuán)組排列的先后次序，然后再按一定的方法確定具體的座區(qū)。②會(huì)議觀眾席座次①排列團(tuán)組先后次序的依據(jù)。a．按法定的順序排列，如全國(guó)性會(huì)議各代表團(tuán)的先后次序是依據(jù)國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局有關(guān)各省市自治區(qū)排列順序的規(guī)定。b．按代表團(tuán)、小組、單位名稱(chēng)的筆畫(huà)確定，首字筆畫(huà)數(shù)相同的，根據(jù)第二字的筆畫(huà)數(shù)確定，余類(lèi)推。c．按代表團(tuán)、小組、單位名稱(chēng)的漢語(yǔ)拼音的字母順序來(lái)確定，第一個(gè)字母相同的，根據(jù)第二個(gè)字母確定，余類(lèi)推。d．國(guó)際會(huì)議則按與會(huì)國(guó)家英文名稱(chēng)的當(dāng)頭字母順序排列，第一個(gè)字母相同的，根據(jù)第二個(gè)字母確定，余類(lèi)推。e．根據(jù)協(xié)商達(dá)成的約定排列②會(huì)議觀眾席座次②確定團(tuán)組具體座區(qū)的方法。

a．橫向排列法。即把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席從前向后排成縱向的一列，按組別順序以代表座席的朝向?yàn)闇?zhǔn)，從左到右依次橫向排列。如圖4—6—18：

b．縱向排列法。即把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按團(tuán)組順序從前向后依次縱向排列。如圖4—6—19：

c．左右排列法。即把每個(gè)代表團(tuán)、小組、單位的座席安排成縱向的一列，再以會(huì)場(chǎng)的中心線為基點(diǎn)，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右一左一右向兩側(cè)橫向交錯(cuò)擴(kuò)展排列其他團(tuán)組。如圖4—6—20：

d．縱橫排列法。當(dāng)會(huì)議規(guī)模和會(huì)場(chǎng)較大、團(tuán)組數(shù)量和會(huì)議人數(shù)較多時(shí)，如單純按上述三種方法排列，可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)團(tuán)組的代表座位排得過(guò)于橫寬或狹長(zhǎng)，以致相互聯(lián)系和統(tǒng)計(jì)人數(shù)很不方便。這時(shí)可先將會(huì)場(chǎng)從前向后和從左到右分成若干個(gè)大的矩形座區(qū)，再按團(tuán)組順序先橫后縱或先縱后橫依次排列，使每個(gè)團(tuán)組的座區(qū)相對(duì)集中。(3)按代表資格和團(tuán)組順序混合排列。如參加會(huì)議的代表具有不同的資格，又分成若干團(tuán)組，則應(yīng)當(dāng)先按與會(huì)者的資格劃分和排列座區(qū)，在相同的資格中，再按團(tuán)組排列先后次序。3．座位排列的方法與會(huì)者座位次序排列的方法有以下幾種：(1)按職務(wù)高低排列。(2)按姓氏筆畫(huà)排列。(3)按上級(jí)批復(fù)或任命通知中的名單次序排列。(4)各單位派代表參加時(shí)，可按所代表的單位名稱(chēng)筆畫(huà)排列。如會(huì)議代表的職務(wù)高低不同，也可先按職務(wù)高低排列，在相同職務(wù)的代表中再按單位名稱(chēng)筆畫(huà)排列。座位次序排定后，具體座位的安排可參照確定團(tuán)組具體座區(qū)的方法。②會(huì)議觀眾席座次各類(lèi)大型的代表大會(huì)，可考慮按筆劃排列：先按代表團(tuán)（或地區(qū)）名稱(chēng)的筆劃排列大的座次區(qū)域，再按代表小組（或地區(qū)）的筆劃排定小的座次區(qū)域，然后按與會(huì)者的姓氏筆劃逐人排列。注意：一、代表團(tuán)的座區(qū)不要橫寬而要適當(dāng)?shù)闹遍L(zhǎng)。這樣就可使一個(gè)代表團(tuán)具有從前到后的若干排座位；二、候補(bǔ)或列席代表的座位，應(yīng)排列在正式代表位置的后邊或側(cè)邊；三、是對(duì)一些老、弱、病、殘代表和代表團(tuán)的主要負(fù)責(zé)人，可予以照顧，排在便于進(jìn)出走動(dòng)的位置。。對(duì)于系統(tǒng)、部門(mén)的會(huì)議或一些專(zhuān)業(yè)會(huì)議，座次排列可根據(jù)地區(qū)排列，或根據(jù)單位筆劃排列。也可根據(jù)單位規(guī)模大小、貢獻(xiàn)大小排列，同時(shí)注意把職務(wù)高、年紀(jì)大的與會(huì)者安排在前排就座。注意：在座次排定以后，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。（十三）會(huì)議用具和設(shè)施的準(zhǔn)備和檢查

1、常見(jiàn)的會(huì)議用具和設(shè)施常用文具印刷設(shè)備會(huì)場(chǎng)基本設(shè)施會(huì)場(chǎng)裝飾用品視聽(tīng)器材交通工具通信設(shè)施生活衛(wèi)生用品專(zhuān)門(mén)用品2、會(huì)議用品的準(zhǔn)備和檢查必備用品、特殊用品(1)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開(kāi)機(jī)準(zhǔn)備，空調(diào)設(shè)備一般應(yīng)在會(huì)議前兩小時(shí)開(kāi)機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。(2)檢查好會(huì)場(chǎng)燈光、擴(kuò)音設(shè)備。(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放好圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。(4)一些重要會(huì)議的主席臺(tái)或會(huì)議桌上事先要擺好就座者的名牌，注意名牌文字的大小要適宜，清楚易認(rèn)。如果是工作性質(zhì)的會(huì)議，名牌底色宜用白色；如果是慶典或總結(jié)等類(lèi)型的會(huì)議，名牌底色宜用淡粉色。(5)在每人座位前擺放紙筆等所需文具(或簽到時(shí)發(fā)放)。(6)投影儀、屏幕、錄音設(shè)備等需要在會(huì)前安放好。(7)如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備和獎(jiǎng)勵(lì)用品。(8)會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專(zhuān)人服務(wù)。(9)如果是電話、視頻會(huì)議，需提前檢查線路，保證傳輸效果良好。3、檢查會(huì)議沒(méi)備的注意事項(xiàng)(1)會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)在會(huì)前向設(shè)備供應(yīng)商明確詢(xún)問(wèn)具體的解決程序。如果會(huì)議租賃的設(shè)備比較多，要提前向租賃公司問(wèn)清楚其免費(fèi)提供的各種服務(wù)的范圍和聯(lián)系方式。(2)在會(huì)議召開(kāi)前由專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)檢查所有設(shè)備。(3)會(huì)議檢查人員應(yīng)該有一個(gè)可以請(qǐng)求緊急幫助的電話號(hào)碼，以便與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)。如果會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)了緊急情況，可以判斷應(yīng)該先處理哪里的問(wèn)題。(4)有些設(shè)備故障（如燈泡報(bào)廢等）可以由會(huì)議工作人員自行處理，因此在可能的情下，應(yīng)該在會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備一些備用的設(shè)備。無(wú)論問(wèn)題多么簡(jiǎn)單，都不應(yīng)該讓與會(huì)者和發(fā)言人參與緊急維修。(5)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障要及時(shí)請(qǐng)有關(guān)的公司和專(zhuān)業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)派人修理。(6)有些設(shè)備在出現(xiàn)故障時(shí)最好更換新的設(shè)備，等到會(huì)議結(jié)束后再進(jìn)行修理。第2節(jié)：會(huì)中服務(wù)訓(xùn)練項(xiàng)目基本情況訓(xùn)練目的：了解研討會(huì)會(huì)中工作的流程，掌握會(huì)中辦會(huì)的技巧，提高會(huì)中辦會(huì)的工作能力。一、會(huì)中服務(wù)工作流程接站工作——報(bào)到、簽到工作——看望、拜訪、照相服務(wù)——會(huì)議值班（保密工作、處理突發(fā)事件）——會(huì)議開(kāi)幕詞、會(huì)議閉幕詞、會(huì)議講話稿、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)——會(huì)議主持——收集會(huì)議信息——搞好對(duì)外宣傳——傳接電話——送飲料——醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)二、接站工作(1)完成接站信息(2)確保車(chē)輛安排(3)完善人員分工：兩人一班(4)提供詳細(xì)路線圖1、組成接待小組并完善接站信息天地公司2016年第十六次代理商銷(xiāo)售研討會(huì)與會(huì)人員信息表序號(hào)與會(huì)者姓名部門(mén)及職務(wù)聯(lián)系方式車(chē)次及抵達(dá)時(shí)間接站車(chē)輛及司機(jī)聯(lián)系方式備注

準(zhǔn)備好車(chē)輛會(huì)議代表接站安排表手提式擴(kuò)音器工作證、胸卡醒目的接站條幅和接站牌等接站標(biāo)識(shí)物品一張急救電話號(hào)碼表（應(yīng)包含主要航空公司、出租車(chē)公司和會(huì)議有關(guān)方的電話號(hào)碼）2、接站工具一般或團(tuán)體客戶(hù)，可提供商務(wù)車(chē)或面包車(chē)接站；對(duì)重要客戶(hù)或者嘉賓，則必須提供轎車(chē)，最好有一定級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)參與接站。(1)對(duì)提前預(yù)訂遠(yuǎn)道而來(lái)的客人，應(yīng)主動(dòng)到車(chē)站、碼頭、機(jī)場(chǎng)迎接。一般要在班機(jī)、火車(chē)、輪船到達(dá)前15分鐘趕到。在出口處比較醒目的地方，高舉接站牌等待客人到來(lái)，客戶(hù)一出站就能看到接待牌。(2)服飾穿著要整齊、大方，體現(xiàn)出公司的形象與風(fēng)貌，不可過(guò)于隨意。(3)接到客戶(hù)后，首先核實(shí)客戶(hù)身份，再指引或者帶領(lǐng)客戶(hù)在休息地點(diǎn)先休息，或者帶領(lǐng)客戶(hù)上車(chē)。(4)做些力所能及的事。簡(jiǎn)短寒暄、幫嘉賓搬行李、車(chē)輛返途中可以選擇合適的話題跟嘉賓交流。3、接站三、報(bào)到、簽到(1)秘書(shū)點(diǎn)名1、會(huì)議簽到形式(2)本人簽到(3)憑證件報(bào)到(4)電子簽到2、會(huì)議報(bào)到的主要內(nèi)容：(1)設(shè)置報(bào)到處和會(huì)場(chǎng)指引路標(biāo)(2)查驗(yàn)有效證件主要查驗(yàn)會(huì)議通知、單位介紹信、身份證等有效證件。(3)登記與會(huì)者個(gè)人信息(4)接收和發(fā)放會(huì)議材料(5)預(yù)收費(fèi)用(6)安排住宿(7)將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋發(fā)給報(bào)到人員天地公司2016年第十六次代理商銷(xiāo)售研討會(huì)與會(huì)人員報(bào)到登記表序號(hào)與會(huì)者姓名性別年齡單位及地址職務(wù)聯(lián)系地址電話房間號(hào)備注

四、會(huì)議值班(1)信息處理制度。1、會(huì)議值班工作的制度(2)崗位責(zé)任制度(3)交接班制度(4)主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度(1)做好正常的接聽(tīng)電話、接待來(lái)訪、信息傳遞、記好會(huì)議值班日記等工作。(2)協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料。(3)控制與會(huì)議無(wú)關(guān)人員出入會(huì)場(chǎng)，特別產(chǎn)品鑒定會(huì)等保密性強(qiáng)的會(huì)議更要把關(guān)。(4)備有公司和部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及設(shè)備維修人員、車(chē)隊(duì)調(diào)度和后勤主管的聯(lián)絡(luò)方式，以便遇事聯(lián)系。(5)要堅(jiān)守崗位，人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通。(6)督導(dǎo)和協(xié)助專(zhuān)職會(huì)議服務(wù)人員為與會(huì)者做好各項(xiàng)具體的服務(wù)。(7)溝通情況，協(xié)調(diào)矛盾。(8)熟悉會(huì)議應(yīng)急方案，處理突發(fā)事件。2、會(huì)議值班工作的主要內(nèi)容緊急醫(yī)療、衛(wèi)生問(wèn)題、火災(zāi)、簽證問(wèn)題、盜竊等。人員問(wèn)題——該來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)人或主持人突然沒(méi)有來(lái)；健康問(wèn)題——突然有與會(huì)人員生?。唤煌▎?wèn)題——突然有大貨車(chē)壞在門(mén)口，會(huì)議代表進(jìn)不來(lái)等。3、熟悉應(yīng)急方案，處理會(huì)議突發(fā)事件(1)會(huì)議突發(fā)事件的類(lèi)型①應(yīng)急方案的定期檢查制度。②突發(fā)事件的第一時(shí)間報(bào)告制度。③各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)制度。④值班工作責(zé)任到人制度。(2)加強(qiáng)崗位責(zé)任制，建立會(huì)議期間的嚴(yán)格值班制度。①應(yīng)急方案的定期檢查制度。②突發(fā)事件的第一時(shí)間報(bào)告制度。③各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)制度。④值班工作責(zé)任到人制度。(1)處理人員問(wèn)題。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的類(lèi)型采取不同的備用人選。如果外部發(fā)言人缺席．可以安排由內(nèi)部演講者就相關(guān)主題演講。(2)處理場(chǎng)地問(wèn)題。如果內(nèi)部會(huì)議地點(diǎn)因某種原因不可使用，可用其他房間替代；外部會(huì)議地點(diǎn)的臨時(shí)改變則可以先和會(huì)議地點(diǎn)的管理人員協(xié)商，由他們提供準(zhǔn)備場(chǎng)所替換。(3)處理設(shè)備問(wèn)題。如果是內(nèi)部會(huì)議，秘書(shū)應(yīng)該掌握企業(yè)內(nèi)可用的音像設(shè)備的類(lèi)型和存放位置的清單。如果是外部會(huì)議，需要事先了解活動(dòng)當(dāng)?shù)乜梢宰庥玫皆O(shè)備的公司及設(shè)備供應(yīng)商、維修工程師的聯(lián)系方式，以便聯(lián)系。(3)處理會(huì)議突發(fā)事件的方法(4)處理資料問(wèn)題。為防止資料不夠，可帶上原稿復(fù)印。如果準(zhǔn)備的材料不能及時(shí)送到會(huì)議地點(diǎn)，秘書(shū)應(yīng)該向大家解釋情況，并告知大家替代方案正在進(jìn)行。(5)處理健康與安全問(wèn)題。可組成安全小組、醫(yī)療小組來(lái)負(fù)責(zé)相關(guān)事務(wù)。加強(qiáng)會(huì)前的安全檢查，必要時(shí)要組織應(yīng)對(duì)火災(zāi)等突發(fā)事件的演習(xí)，要派出專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)把守安全通道，要利用攝像監(jiān)控系統(tǒng)隨時(shí)掌握會(huì)場(chǎng)的情況，安排好醫(yī)護(hù)人員和應(yīng)急車(chē)輛在會(huì)場(chǎng)應(yīng)急。(6)處理行為問(wèn)題。要防止出現(xiàn)與會(huì)代表行為不當(dāng)?shù)那闆r。一方面，加強(qiáng)與會(huì)人員資格的把關(guān)，加強(qiáng)發(fā)言前的溝通；另一方面，提前做好準(zhǔn)備，避免這種情況出現(xiàn)，必要時(shí)請(qǐng)行為不當(dāng)者離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。說(shuō)明：·值班時(shí)間，請(qǐng)注意保持會(huì)議值班室的安靜整潔。·與會(huì)人員若有問(wèn)題，歡迎前往會(huì)議室詢(xún)問(wèn)?！ぶ蛋嗳藛T請(qǐng)注意接待來(lái)訪人員?！ぶ蛋嗳藛T請(qǐng)保證離開(kāi)時(shí)會(huì)議值班室整潔。公司秘書(shū)處2015年7月20日

(五)做好會(huì)議記錄方法：詳細(xì)記錄、摘要記錄內(nèi)容：會(huì)議的組織情況：會(huì)議的名稱(chēng)、開(kāi)會(huì)的時(shí)間、開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)、出缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名、會(huì)議的起止時(shí)間(年、月、日、時(shí)、分)；會(huì)議的內(nèi)容：主持人和發(fā)言人的姓名、發(fā)言的內(nèi)容、提出的建議、通過(guò)的決議等。落款：會(huì)議記錄人、審核人和時(shí)間等。注意事項(xiàng)：(1)會(huì)議記錄的重點(diǎn)應(yīng)放在記錄討論的觀點(diǎn)、決議、決定；(2)即使要求詳細(xì)記錄，也不是有言必錄，對(duì)于一些與會(huì)議主題無(wú)關(guān)的發(fā)言可以不記；(3)如果當(dāng)時(shí)漏記了內(nèi)容，可事先做出記號(hào)，然后對(duì)照錄音修改。(公司名稱(chēng)或會(huì)議名稱(chēng))會(huì)議記錄時(shí)間：××××年×月×日×?xí)r×分地點(diǎn)：××××主持：××(單位、職務(wù)或職稱(chēng))出席：××、××、××(單位、職務(wù)或職稱(chēng))列席：××、××、××(單位、職務(wù)或職稱(chēng))缺席：××、××、××(單位、職務(wù)或職稱(chēng))記錄：××(單位、職務(wù)或職稱(chēng))主要內(nèi)容及發(fā)言情況：主持人：今天我們主要討論一下××的問(wèn)題。1、發(fā)言××：

×××××××××××××?！痢粒?/p>

×××××××××××××。（笑聲、掌聲、遲到、早退等）休會(huì)：×?xí)r×分——×?xí)r×分××：

×××××××××××××?！痢粒?/p>

×××××××××××××。2、決議(1)××××××××××。(2)××××××××××××。3、會(huì)議于×?xí)r×分結(jié)束。記錄人：×××（簽名）審核人：×××（簽名）審核日期：×年×月×日

(六)做好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾

1、報(bào)頭報(bào)頭包括簡(jiǎn)報(bào)名稱(chēng)、秘級(jí)、期號(hào)、編號(hào)、編印單位、印發(fā)日期、紅色橫線。2、報(bào)核(1)按語(yǔ)。轉(zhuǎn)發(fā)式簡(jiǎn)報(bào)要寫(xiě)、報(bào)道式簡(jiǎn)報(bào)不要寫(xiě)按語(yǔ)。說(shuō)明轉(zhuǎn)發(fā)原因和目的、提示內(nèi)容的重點(diǎn)和要點(diǎn)、對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容發(fā)表意見(jiàn)和表明態(tài)度。(2)標(biāo)題。(3)導(dǎo)語(yǔ)。寫(xiě)法有提問(wèn)式、結(jié)論式、描寫(xiě)式、敘述式等。導(dǎo)語(yǔ)一般要交待清楚誰(shuí)（某人或某單位）、什么時(shí)間、干什么（事件）、結(jié)果怎樣等內(nèi)容。(4)主體。一是以時(shí)間先后為序；二是按事物之間的邏輯關(guān)系，從材料的主從、因果、遞進(jìn)等關(guān)系入手，安排層次。(5)結(jié)尾。或總結(jié)全文內(nèi)容、點(diǎn)明文旨，或指明事情發(fā)展趨勢(shì)，或提出希望及今后打算。(6)背景。即對(duì)人物、事件起作用的環(huán)境條件和歷史情況。背景可以穿插在各個(gè)部分。3、報(bào)尾在簡(jiǎn)報(bào)最后一頁(yè)下部，用一橫線與報(bào)核隔開(kāi)，橫線下左邊寫(xiě)明發(fā)送范圍，在平行的右側(cè)寫(xiě)明印刷份數(shù)。密級(jí)

編號(hào)（涉密才要）會(huì)議名稱(chēng)簡(jiǎn)報(bào)(第×期)××單位編

×年×月×日按語(yǔ)：說(shuō)明轉(zhuǎn)發(fā)原因和目的、提示內(nèi)容的重點(diǎn)和要點(diǎn)、對(duì)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容發(fā)表意見(jiàn)和表明態(tài)度。（轉(zhuǎn)發(fā)式要寫(xiě)、報(bào)道式不要寫(xiě)）會(huì)議名稱(chēng)在（地點(diǎn)）召開(kāi)/單/雙標(biāo)題會(huì)議名稱(chēng)于×年×月×日上午在××（地點(diǎn)）舉行?！痢痢ⅰ痢?、××（單位、職務(wù)或職稱(chēng)）出席了會(huì)議。會(huì)議由單位、職務(wù)或職稱(chēng)××主持。會(huì)上單位、職務(wù)或職稱(chēng)××傳達(dá)了××精神，單位、職務(wù)或職稱(chēng)××發(fā)表了重要講話?！痢撂岢隽恕咙c(diǎn)意見(jiàn)（重點(diǎn)報(bào)道法或摘要法）/會(huì)議審議通過(guò)××文件，并對(duì)以下問(wèn)題達(dá)成一致意見(jiàn)。（綜述法）一、二、三、結(jié)尾：×××××××××××××××。（會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)一般可略）

報(bào)（上級(jí)）：××，××。送（平級(jí)）：××，××。發(fā)（下級(jí)）：××，××。

印××份第三章會(huì)后收尾訓(xùn)練目的：了解研討會(huì)的特點(diǎn)和會(huì)后收尾工作的流程，掌握會(huì)后辦會(huì)的技巧，提高會(huì)后收尾的工作能力。工作情境設(shè)置

天地公司為了拓展銷(xiāo)售，2016年7月公司決定今年10月在北京召開(kāi)一次全國(guó)代理商研討會(huì)，邀請(qǐng)包括總公司市場(chǎng)部銷(xiāo)售總監(jiān)、總經(jīng)理、28家分公司經(jīng)理和90多位代理商約130人參會(huì)，討論當(dāng)前市場(chǎng)銷(xiāo)售存在的問(wèn)題，交換公司競(jìng)爭(zhēng)面臨的現(xiàn)狀，探討代理商角色的轉(zhuǎn)變、代理商運(yùn)營(yíng)新模式以及開(kāi)展業(yè)務(wù)銷(xiāo)售工作的要點(diǎn)等方面的內(nèi)容，并制定新的營(yíng)銷(xiāo)策略。公司指派總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)這次研討會(huì)的組織，總經(jīng)理指示由秘書(shū)陳好負(fù)責(zé)這次研討會(huì)的組織工作。2016年10月15日，與會(huì)代表經(jīng)過(guò)4天的討論，已達(dá)到了預(yù)期的效果，準(zhǔn)備于今天下午離會(huì)，目前陳好要做好會(huì)后的收尾工作。會(huì)后收尾會(huì)后掃尾工作主要包括引導(dǎo)與會(huì)人員安全有序地離開(kāi)會(huì)場(chǎng)、清理會(huì)場(chǎng)、整理會(huì)議室、整理會(huì)議文件、安排車(chē)輛、交還與會(huì)代表物品、歸還會(huì)場(chǎng)用品、撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、做好會(huì)議總結(jié)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算、送感謝信等工作。①應(yīng)急方案的定期檢查制度。②突發(fā)事件的第一時(shí)間報(bào)告制度。③各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)制度。④值班工作責(zé)任到人制度。一、引導(dǎo)與會(huì)人員離場(chǎng)會(huì)議一結(jié)束，秘書(shū)人員就要與會(huì)務(wù)人員一道引導(dǎo)與會(huì)者有秩序地離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。在通常情況下，都是主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)離場(chǎng)后，與會(huì)人員再離場(chǎng)。如果會(huì)場(chǎng)有多條離場(chǎng)通道，領(lǐng)導(dǎo)者和與會(huì)者可以各行其道。大型會(huì)議還要注意散會(huì)后引導(dǎo)車(chē)輛迅速、有序地離場(chǎng)，必要時(shí)可派專(zhuān)人指揮。二、送別與會(huì)人員會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)者要返程，秘書(shū)人員要提前摸清情況，誰(shuí)什么時(shí)候走，怎么走。一般情況下有以下四項(xiàng)工作要做。(1)進(jìn)行會(huì)議費(fèi)用結(jié)算。會(huì)議結(jié)束時(shí)，應(yīng)協(xié)助與會(huì)人員對(duì)會(huì)務(wù)費(fèi)用、住宿費(fèi)用等進(jìn)行結(jié)算。(2)對(duì)于參加會(huì)議的外埠（或外國(guó)）人員，應(yīng)事先登記，并為其提前購(gòu)買(mǎi)返程機(jī)（船、車(chē)）票。當(dāng)機(jī)（船、車(chē)）票送到會(huì)議秘書(shū)處后，秘書(shū)人員要把票妥善交到訂票者手中，并請(qǐng)其在領(lǐng)取單上簽字。(3)組織送別與會(huì)人員。與接站工作相同，要掌握與會(huì)者各自乘坐的交通工具、時(shí)間、車(chē)次，制作成表，便于協(xié)調(diào)安排送站的車(chē)輛和時(shí)間。與會(huì)者離去時(shí)，要安排好車(chē)輛，將與會(huì)者送至機(jī)場(chǎng)或車(chē)站，身份較高者應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)親自到機(jī)場(chǎng)或車(chē)站送別。(4)對(duì)于個(gè)別需要暫留的與會(huì)者，要妥善安排好他們的食宿。①應(yīng)急方案的定期檢查制度。②突發(fā)事件的第一時(shí)間報(bào)告制度。③各種應(yīng)急設(shè)施的檢查維護(hù)制度。④值班工作責(zé)任到人制度。三、會(huì)議總結(jié)1）含義會(huì)議總結(jié)，是會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束時(shí)對(duì)整個(gè)會(huì)議效果的評(píng)價(jià)和概括，是對(duì)會(huì)議討論的問(wèn)題、交流的經(jīng)驗(yàn)、決定的措施的肯定，是總的結(jié)論。2）形式一、以閉幕詞代替總結(jié)。二、以會(huì)議主持人的結(jié)論性意見(jiàn)作為會(huì)議總結(jié)。三、專(zhuān)門(mén)的會(huì)議總結(jié)。四、總結(jié)、布置性會(huì)議不必再作會(huì)議總結(jié)。五、有些會(huì)議，工作尚未進(jìn)行完畢，可不作會(huì)議總結(jié)。標(biāo)題：會(huì)議名稱(chēng)+文種正文：導(dǎo)語(yǔ)：用簡(jiǎn)潔概括的語(yǔ)言把所召開(kāi)會(huì)議的主要內(nèi)容表述出來(lái)。比如，在什么時(shí)間、什么地點(diǎn)、由誰(shuí)主持，召開(kāi)了一次什么會(huì)議；誰(shuí)在會(huì)議上作了重要講話；會(huì)議中心議題和研究討論的主要問(wèn)題；參加會(huì)議的人員和活動(dòng)情況；對(duì)會(huì)議的總體評(píng)價(jià)等。

主體內(nèi)容：主要寫(xiě)會(huì)議討論的主要問(wèn)題，會(huì)議通過(guò)的文件及領(lǐng)導(dǎo)同志在會(huì)議上講話的主要精神。最后部分，主要是如何貫徹這次會(huì)議精神提出意見(jiàn)或建議。落款：制發(fā)機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、日期。日期可放在文末或放在標(biāo)題下面。3）會(huì)議總結(jié)的格式⑴寫(xiě)作的準(zhǔn)備。一、調(diào)查研究，占有材料——基礎(chǔ)。二、認(rèn)真篩選材料。三、學(xué)習(xí)理論、掌握政策。四、擬定提綱。誰(shuí)主誰(shuí)次，如何起、承、轉(zhuǎn)、合等等事先設(shè)計(jì)好。4）會(huì)議總結(jié)的注意事項(xiàng)一、事實(shí)為據(jù)，準(zhǔn)確可靠。二、分析事實(shí)，找出規(guī)律。三、點(diǎn)面結(jié)合，重點(diǎn)突出。四、條理清楚，敘述平實(shí)。要用第一人稱(chēng)，以敘述、議論為主，說(shuō)明為輔，可以?shī)A敘夾議。5）寫(xiě)作的要求XXXX會(huì)議總結(jié)各位代表：經(jīng)過(guò)大家的共同努力，我（單位）XXXX會(huì)議已順利完成了各項(xiàng)既定議程，即將閉幕?，F(xiàn)在，對(duì)本次大會(huì)作如下簡(jiǎn)要總結(jié)。一、會(huì)議的基本情況這次會(huì)議是認(rèn)真貫徹XXXX精神，全面落實(shí)XXX（單位）提出的各項(xiàng)任務(wù)和要求，總結(jié)回顧我（單位）20XX年各項(xiàng)工作并安排部署20XX年重點(diǎn)工作的一次重要會(huì)議，會(huì)議氣氛熱烈、求真務(wù)實(shí)、主題突出、成效顯著，達(dá)到了集思廣益、發(fā)揚(yáng)民主、布局全年的預(yù)期目的，對(duì)于推進(jìn)XX的全面發(fā)展具有重要意義。這次會(huì)議，XXX（單位）、XXX（單位）、XXX（單位）高度重視，XXX（領(lǐng)導(dǎo)）、XXX（領(lǐng)導(dǎo)）等領(lǐng)導(dǎo)親臨會(huì)議，并作了重要指示，XXX（單位）、XXX（單位）、XXX（單位）給予了大力支持，并為我們今后工作提出了指導(dǎo)性意見(jiàn)，對(duì)推動(dòng)我（單位）各項(xiàng)工作具有十分重要意義。會(huì)議總結(jié)模板會(huì)上，XXX（領(lǐng)導(dǎo)）作了題為《XXX》的文件，深刻分析了XXX，明確提出了今年工作的工作思路、工作目標(biāo)和重點(diǎn)工作。與會(huì)代表通過(guò)廣泛深入的學(xué)習(xí)討論，普遍認(rèn)為，工作意見(jiàn)報(bào)告主題鮮明，思路清晰，目標(biāo)明確，工作部署定位合理，對(duì)于我們努力完成XXX目標(biāo)任務(wù)具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性。同時(shí)，各位代表充分行使民主職權(quán)參與XX管理，為XX的發(fā)展建言獻(xiàn)策，對(duì)于進(jìn)一步完善XXXX具有重要意義。在此，我代表（單位）全體干部職工對(duì)各位代表表示衷心的感謝!會(huì)議同時(shí)聽(tīng)取了XXX（領(lǐng)導(dǎo)）所作的XX工作總結(jié)，XXX（領(lǐng)導(dǎo)）所作的XX工作意見(jiàn)和XXX（領(lǐng)導(dǎo)）所作的XX報(bào)告，并對(duì)20XX年先進(jìn)單位、先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人進(jìn)行了表彰。會(huì)議審議通過(guò)了XX、XX文件。對(duì)于本次會(huì)議形成的提案和分組討論期間收集到的意見(jiàn)與建議，各單位各部門(mén)要認(rèn)真對(duì)待，盡快研究落實(shí)。

二、會(huì)議的貫徹會(huì)議結(jié)束后，各單位要積極利用各種有效形式深入學(xué)習(xí)會(huì)議精神，明確會(huì)議主旨、領(lǐng)會(huì)精神實(shí)質(zhì)，的確掌握和了解（單位）一年來(lái)所取得的成績(jī)、存在的問(wèn)題和面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，全面把握20XX年的指導(dǎo)思想、工作思路和目標(biāo)任務(wù)。按照這次會(huì)議的部署和要求，把思想認(rèn)識(shí)和行動(dòng)統(tǒng)一到會(huì)議確定的任務(wù)和措施上來(lái)，統(tǒng)一到（單位）的決策和部署上來(lái)，創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。落實(shí)責(zé)任，層層分解，把目標(biāo)任務(wù)變?yōu)楦刹柯毠さ膶?shí)際行動(dòng)。尤其是在工作意見(jiàn)和工作總結(jié)中指出的一些問(wèn)題，各單位一定要高度重視，對(duì)照本單位的情況，查找存在的問(wèn)題，采取針對(duì)性的措施，努力加以解決，不僅中層領(lǐng)導(dǎo)班子、中層干部與廣大黨員要帶頭認(rèn)真學(xué)習(xí)，同時(shí)還要把會(huì)議精神傳下達(dá)到工會(huì)和每個(gè)職工，以深化職工對(duì)企業(yè)發(fā)展定位、戰(zhàn)略措施和管理模式的理解。工會(huì)組織要切實(shí)發(fā)揮群眾組織的橋梁紐帶作用，充分調(diào)動(dòng)、發(fā)揮好職工的積極性與創(chuàng)造性，廣泛凝聚智慧和力量，為（單位）的發(fā)展筑牢群眾基礎(chǔ)。各單位要積極行動(dòng)起來(lái)，振奮精神、鼓舞斗志，把全體職工的思想統(tǒng)一到全年的主要任務(wù)上來(lái)，統(tǒng)一到年度工作目標(biāo)上來(lái)。三、當(dāng)前主要工作一是要XXX。二是要XXX。三是要XXX。四是要XXX。各位代表、同志們!新的目標(biāo)已經(jīng)確立，讓我們?cè)谛碌囊荒昀铮l(fā)揚(yáng)“努力超越、追求卓越”的（單位）精神，堅(jiān)定信心，扎實(shí)工作，為全面完成今年的各項(xiàng)工作目標(biāo)，推進(jìn)（單位）又好又快發(fā)展而努力奮斗、最后，祝各位代表工作順利，平安健康!謝謝大家!XXXX年XX月XX日1、含義?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）規(guī)定：紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。記錄要點(diǎn)。紀(jì)要是在歸納、整理會(huì)議記錄及其他相關(guān)會(huì)議材料的基礎(chǔ)上，按照會(huì)議的宗旨和要求，針對(duì)會(huì)議討論研究的工作事項(xiàng)和問(wèn)題綜合整理而形成的公文，它既可以反映會(huì)議的基本情況、主要精神和中心內(nèi)容，也可以用以解決問(wèn)題、統(tǒng)一協(xié)調(diào)各方面的步調(diào)，要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行，還可以向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)會(huì)議情況。四、會(huì)議紀(jì)要(1)標(biāo)題①會(huì)議名稱(chēng)+文種。如《全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》。②正、副標(biāo)題式。即新聞式標(biāo)題,常用于報(bào)刊發(fā)表的會(huì)議紀(jì)要。正題揭示會(huì)議的基本精神，副標(biāo)題由會(huì)議名稱(chēng)和文種構(gòu)成，如:《以十八大精神為指導(dǎo)，開(kāi)創(chuàng)冬季工作新局面——××地區(qū)縣、市長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要》。根據(jù)2012年最新的《黨政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)》，定期例會(huì)的紀(jì)要不用再擬制標(biāo)題，可采用專(zhuān)用頁(yè)眉。公文首頁(yè)頁(yè)眉標(biāo)明：“××市人民政府市長(zhǎng)辦公會(huì)議紀(jì)要”，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。2、寫(xiě)作A、會(huì)議概況

包括會(huì)議召開(kāi)的根據(jù)、目的、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱(chēng)、主持人、與會(huì)人員、基本議程。接著用“會(huì)議紀(jì)要如下”或“會(huì)議確定了如下事項(xiàng)”作為過(guò)渡語(yǔ)轉(zhuǎn)到下一部分。B、會(huì)議事項(xiàng)

辦公會(huì)、常務(wù)會(huì)、日常工作例會(huì)的紀(jì)要，一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫(xiě)出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見(jiàn)、措施和要求。三種寫(xiě)法：一是孤立逐序法。說(shuō)明會(huì)議研究了什么問(wèn)題及對(duì)這個(gè)問(wèn)題所作出的決定。適用于內(nèi)容比較簡(jiǎn)單的通知型會(huì)議紀(jì)要。二是集中概述法。按內(nèi)容分類(lèi)加以歸納，進(jìn)行整體的闡述和說(shuō)明。適用于座談會(huì)、討論會(huì)等會(huì)議紀(jì)要。三是按會(huì)議所研究、決定的內(nèi)容分幾個(gè)部分來(lái)寫(xiě)。對(duì)過(guò)去工作的總結(jié)、對(duì)當(dāng)前形勢(shì)的分析、對(duì)未來(lái)工作總的要求以及為實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求所采取的措施。(2)正文六種寫(xiě)法：一、號(hào)召式二、強(qiáng)調(diào)式三、評(píng)價(jià)式四、交代式五、感謝式六、不另寫(xiě)結(jié)尾C、結(jié)尾XX會(huì)議（會(huì)議名稱(chēng)）紀(jì)要

XX年XX月XX日上/下午XX點(diǎn)，（單位、職務(wù)）XX（姓名）在XX（地點(diǎn)）召開(kāi)會(huì)議，研究XXXX問(wèn)題。（單位、職務(wù)）XX（姓名）出席了會(huì)議。紀(jì)要如下：會(huì)議聽(tīng)取了XX、XX等部門(mén)對(duì)XX、XX的意見(jiàn)和建議，并就此進(jìn)行了研究。會(huì)議指出，XXXXXXXX。會(huì)議決定：一、XXXXXXXX。二、XXXXXXXX。三、XXXXXXXX。出席/列席/請(qǐng)假：XXX（單位）、XX（單位）、XX（單位）、XX（單位）、XX（單位）。會(huì)議紀(jì)要模板填寫(xiě)內(nèi)容：姓名、單位、聯(lián)系地址、郵編、電話、電子郵箱等?？梢栽趨?huì)人報(bào)到時(shí)要求提供，也可以在會(huì)議期間請(qǐng)參會(huì)人提供。五、編印通信錄1、會(huì)議評(píng)估表：接近尾聲的時(shí)候，與會(huì)代表評(píng)2、書(shū)面自我總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，全體會(huì)務(wù)人員3、座談會(huì)：全體會(huì)務(wù)人員發(fā)言，秘書(shū)總結(jié)4、書(shū)面的會(huì)務(wù)工作總結(jié)：秘書(shū)5、總經(jīng)理：對(duì)全體會(huì)務(wù)人員進(jìn)行慰問(wèn)，對(duì)工作表現(xiàn)突出的工作人員進(jìn)行了表彰六、會(huì)議評(píng)估第四章會(huì)務(wù)禮儀訓(xùn)練目的：了解會(huì)務(wù)禮儀的特點(diǎn)，掌握會(huì)務(wù)禮儀的技巧，提高會(huì)務(wù)禮儀的工作能力。工作情境設(shè)置天地公司為了拓展銷(xiāo)售，2015年7月公司決定今年10月在北京召開(kāi)一次全國(guó)代理商研討會(huì)，邀請(qǐng)包括總公司市場(chǎng)部銷(xiāo)售總監(jiān)、總經(jīng)理、28家分公司經(jīng)理和90多位代理商約120人參會(huì)，討論當(dāng)前市場(chǎng)銷(xiāo)售存在的問(wèn)題。公司指派總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)這次研討會(huì)的組織，總經(jīng)理指示由秘書(shū)陳好負(fù)責(zé)這次研討會(huì)的組織工作。目前陳好首先要做好會(huì)議的禮儀工作。一、確定禮儀服務(wù)人員(1)從組織內(nèi)部的員工中選擇。（有經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)好、氣質(zhì)佳的人員）(2)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)禮儀公司或禮儀人土承擔(dān)會(huì)議主要的禮儀服務(wù)。二、培訓(xùn)禮儀服務(wù)人員培訓(xùn)內(nèi)容：對(duì)會(huì)議工作的宗旨和合作精神的培訓(xùn)、對(duì)會(huì)議禮儀知識(shí)和工作技能的培訓(xùn)、對(duì)會(huì)議的設(shè)備和用品的使用常識(shí)培訓(xùn)。準(zhǔn)備用品：根據(jù)會(huì)議的實(shí)際情況確定準(zhǔn)備服裝用品、鮮花等物品。1、會(huì)議的通用禮儀(1)會(huì)議文書(shū)禮儀。會(huì)議的請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、通知等文書(shū)在格式、稱(chēng)謂、語(yǔ)言上都應(yīng)遵循相關(guān)禮儀要求。(2)迎送禮儀。凡是一些大型或中型會(huì)議，對(duì)會(huì)議參加者要認(rèn)真做好迎送工作。無(wú)論是參會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓還是一般的參會(huì)人員都應(yīng)該熱情接待和服務(wù)周到。一般應(yīng)在會(huì)前組成一個(gè)會(huì)務(wù)組，專(zhuān)門(mén)處理有關(guān)問(wèn)題。(3)參會(huì)禮儀。會(huì)議的組織方盡量使會(huì)議開(kāi)得緊湊高效，尊重與會(huì)者的時(shí)間，參會(huì)者要遵守會(huì)議紀(jì)律和時(shí)間，不交頭接耳，不遲到早退，發(fā)言不超過(guò)規(guī)定的時(shí)間。(4)服務(wù)禮儀。在會(huì)議的簽到，引領(lǐng)、食宿接待服務(wù)中要遵守禮儀的一般要求，切忌服務(wù)忌語(yǔ)，使用禮貌用語(yǔ)。2、接待禮儀及程序當(dāng)接待人員看到有人向自己走來(lái)并介紹自己的身份時(shí)，應(yīng)該馬上表示歡迎，獻(xiàn)上鮮花、主動(dòng)與對(duì)方握手、自我介紹，接過(guò)對(duì)方的大件行李(挎包、公文包由來(lái)賓自己拿著)。如果迎接者有好幾位，由禮賓人員或我方迎候人員中身份最高者先將我方迎候人員按一定順序一一介紹給客人，然后再由客人中身份最高者，將客人按一定順序一一介紹給主人。3、乘車(chē)的禮儀小轎車(chē)的座次安排：駕駛者的身份不同，決定了車(chē)上座位的高低；其次再根據(jù)乘車(chē)者的身份安排座次。

在上車(chē)前應(yīng)當(dāng)清點(diǎn)行李，向來(lái)賓確認(rèn)行李件數(shù)，以避免忙中出錯(cuò)。4、主持人的禮儀主持人應(yīng)衣著整潔，莊重大方，精神飽滿(mǎn)，切忌不修邊幅，邋里邋遢。入席后如果是站立主持，應(yīng)雙腿并攏，腰背挺直。坐姿主持時(shí)，應(yīng)身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過(guò)程中，切忌出現(xiàn)搔頭、揉眼、抖腿等不雅動(dòng)作。主持人言談應(yīng)口齒清楚，思維敏捷，簡(jiǎn)明扼要。主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)調(diào)節(jié)會(huì)議氣氛，或莊重、或幽默、或沉穩(wěn)、或活潑。主持人對(duì)會(huì)場(chǎng)上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會(huì)議開(kāi)始前，或會(huì)議休息中可點(diǎn)頭，微笑致意。。5、會(huì)議發(fā)言者的禮儀(1)正式發(fā)言：領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。應(yīng)衣冠整齊，走上主席臺(tái)應(yīng)步態(tài)自然、剛勁有力，體現(xiàn)一種成竹在胸、自信自強(qiáng)的風(fēng)度與氣質(zhì)。發(fā)言時(shí)應(yīng)口齒清晰，講究邏輯，簡(jiǎn)明扼要。如果是書(shū)面發(fā)言，要時(shí)常抬頭掃視一下會(huì)場(chǎng)，不能只低頭讀稿，旁若無(wú)人。發(fā)言完畢，應(yīng)對(duì)聽(tīng)眾的傾聽(tīng)表示謝意。(2)自由發(fā)言：討論發(fā)言。發(fā)言應(yīng)講究順序和秩序，不能爭(zhēng)搶發(fā)言；發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)短，觀點(diǎn)應(yīng)明確；與他人有分歧時(shí)應(yīng)以理服人，態(tài)度平和，聽(tīng)從主持人的指揮，不能只顧自己。如果有會(huì)議參加者對(duì)發(fā)言人提問(wèn)，應(yīng)禮貌作答，對(duì)不能回答的問(wèn)題，應(yīng)機(jī)智而禮貌地說(shuō)明理由，對(duì)提問(wèn)人的批評(píng)和意見(jiàn)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取，即使提問(wèn)者的批評(píng)是錯(cuò)誤的，也不應(yīng)失態(tài)。6、會(huì)議參加者禮儀會(huì)議參加者應(yīng)衣著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時(shí)入場(chǎng)，進(jìn)出有序，依會(huì)議安排落座，開(kāi)會(huì)時(shí)應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)講，不要私下小聲說(shuō)話或交頭接耳，發(fā)言人發(fā)言結(jié)束時(shí)，應(yīng)鼓掌致意，中途退場(chǎng)應(yīng)輕手輕腳，不影響他人。7、會(huì)場(chǎng)引導(dǎo)服務(wù)(1)引導(dǎo)服務(wù)的要求

國(guó)際通行的禮儀是“以右為尊”，接待人員應(yīng)該統(tǒng)一著裝，在來(lái)賓左前方一兩步1-1.5米遠(yuǎn)引路，同時(shí)用手示意，配合話語(yǔ)“您好，歡迎光臨”、“請(qǐng)這邊走”：“我們現(xiàn)在去乘車(chē)，就在離這里不遠(yuǎn)的停車(chē)場(chǎng)，請(qǐng)跟我來(lái)?！迸c會(huì)者注意保持步速，在轉(zhuǎn)彎或有臺(tái)階的地方要回頭并及時(shí)提醒客人注意。有細(xì)微的肢體語(yǔ)言、標(biāo)準(zhǔn)的禮儀手勢(shì)。女性手臂內(nèi)收，然后手向傾斜上示意，男性手勢(shì)要夸張一點(diǎn)，手向外推，要體現(xiàn)出紳士風(fēng)度。同時(shí)站姿要標(biāo)準(zhǔn)，身體挺拔，不能傾斜。引導(dǎo)人員必須熟悉會(huì)場(chǎng)的布局、場(chǎng)內(nèi)區(qū)域座號(hào)及各種配套設(shè)施的情況。為與會(huì)者引座，力求做到熱情主動(dòng)、準(zhǔn)確無(wú)誤。當(dāng)有老、弱者入座、站立、投票、上廁所等情況，應(yīng)主動(dòng)攙扶、照顧。會(huì)議休息或休會(huì)時(shí)，按規(guī)范要求站到自己的崗位上，照顧與會(huì)者出入或退場(chǎng)。(2)走廊引導(dǎo)接待人員在客人兩三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。(3)出入旋轉(zhuǎn)門(mén)當(dāng)引導(dǎo)客人進(jìn)出有旋轉(zhuǎn)門(mén)的大樓時(shí)，應(yīng)在前面帶路，并在門(mén)的另一側(cè)等候客人為他指引方向。在你走入旋轉(zhuǎn)門(mén)之前，可對(duì)客人說(shuō)“我會(huì)在門(mén)那邊等你”之類(lèi)的話。推門(mén)時(shí)速度不能太快，因?yàn)榇伺e既無(wú)禮又危險(xiǎn)。出門(mén)后，等客人到了再走。如果客人有很多，要等所有的客人都出來(lái)了再離開(kāi)。禮儀修養(yǎng)149職業(yè)形象行為舉止社交 接待 電話辦公 餐飲問(wèn)候稱(chēng)呼引領(lǐng) 座次奉茶 送客電梯內(nèi)沒(méi)有其他人的情況：引導(dǎo)者需要先入后出。電梯內(nèi)有人值守時(shí)：尊長(zhǎng)、女士、客人應(yīng)先進(jìn)先出。(4)乘坐電梯上樓時(shí)，引導(dǎo)者應(yīng)走在客人后面。下樓時(shí)，引導(dǎo)者應(yīng)走在客人前面。如果陪同接待女性賓客的是男秘書(shū)，而女士又身著短裙，上下樓時(shí)，接待的陪同人員要在女士前面。(5)上下樓梯注意手勢(shì)和眼神的配合，同時(shí)還要觀察與會(huì)者的反應(yīng)。比如說(shuō)指示給與會(huì)者的座位，說(shuō)明“請(qǐng)這邊坐”等