(高清版)DB36∕T 380-2016 歸檔文件整 理規(guī)范

I 1 1 14整理原則 25一般要求 26紙質(zhì)歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架 4 6附錄A(規(guī)范性附錄)歸檔章式樣及示例 7附錄B(資料性附錄)歸檔文件目錄式樣 8附錄C(資料性附錄)直角裝訂 附錄D(資料性附錄)檔案盒式樣 附錄E(資料性附錄)年度歸檔文件整理說明式樣 本標(biāo)準(zhǔn)代替DB36/T380—2002《江西省歸檔文件整理規(guī)范》。本標(biāo)準(zhǔn)與DB36/T380—2002相比主要變化如下：——標(biāo)準(zhǔn)名稱改為《歸檔文件整理規(guī)范》;——標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T1.1—2009進(jìn)行了修改；——將標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件材料擴(kuò)展為紙質(zhì)和電子文件材料；——增加歸檔文件組件和紙質(zhì)歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求；——增加歸檔文件檔號結(jié)構(gòu)和編制要求；——將室編件號、館編件號統(tǒng)一為件號；——在附錄中增加歸檔章示例、直角裝訂方法。本標(biāo)準(zhǔn)由江西省檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：江西省檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)處。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：譚向文、方麗萍、張元飛、王其武、郭曉蘭、羅乃光、張躍球、付高翔、胡亞本標(biāo)準(zhǔn)于2002年4月22日首次發(fā)布。1本標(biāo)準(zhǔn)適用于江西省各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應(yīng)作為文書檔案保存的歸檔文件的下列文件對于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。DA/T1-2000檔案工作基本術(shù)語DA/T13-1994檔號編制規(guī)則DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則DA/T25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范DA/T38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等),使之有序化的過程。24.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。4.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。5.1組件(件的組織)歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文(請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函等)分開獨立成件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文5.2.1立檔單位應(yīng)按歸檔文件的某些特征對歸檔文件進(jìn)行5.2.2歸檔文件一般采用年度一機(jī)構(gòu)(問題)一保管期限分類法進(jìn)行三級分類。立檔單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較健全，職責(zé)分工比較明確的，采用年度一機(jī)構(gòu)一保管期限分類法；內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)比較簡單或職能交叉不便于按機(jī)構(gòu)分類的，采用年度一問題一保管期限分類法；規(guī)模較小，年度形成歸檔文件數(shù)量少的或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限分類法進(jìn)行兩級分類。a)按年度分類3將文件按其形成年度分類。跨年度一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期為準(zhǔn)。對于計劃、總結(jié)、預(yù)算、統(tǒng)計報b)按機(jī)構(gòu)(問題)分類c)按保管期限分類5.3.3會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物等成套性文件可集中排列。5.4編號5.4.2檔號的結(jié)構(gòu)宜為：全宗號-檔案門類代碼·年度-機(jī)構(gòu)(問題)代碼-保管期限代碼-件號。a)全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照DA/T13-1994編制。度為文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2013”。c)機(jī)構(gòu)(問題)代碼：機(jī)構(gòu)(問題)代碼一般采用3位漢語拼音字母或2位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，如辦公室代碼“BGS”或“01”等。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)(問題)分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)(問題)d)保管期限代碼：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“Y”、“D30”、“D10”標(biāo)識。e)件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補(bǔ)足，如“0026”。5.4.5歸檔章應(yīng)將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機(jī)構(gòu)編制，件號、頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。為便于識記，歸檔章保管期限宜使用“永久”“30年”“10年”簡稱標(biāo)識，機(jī)構(gòu)(問題)宜使用“辦公室”等機(jī)構(gòu)(問題)名稱或規(guī)范化簡稱標(biāo)識，見附錄A圖A2。4a)序號：填寫歸檔文件順序號。一個年度一個保管期限的歸檔文件編制一個序號。b)檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。c)文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標(biāo)識。d)責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。多機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的，責(zé)任者3個(含)以下如實著錄，3個以上可只著錄前3個，后加“等”,責(zé)任者之間用“,”隔開，e)題名：文件標(biāo)題。沒有題名、題名不規(guī)范，或者題名不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應(yīng)自擬題名，題名字?jǐn)?shù)一般不得超過50個字，其中每個標(biāo)點符號占半個字符，自擬題名外加方括號“[]”。f)日期：文件的形成時間，以國際標(biāo)準(zhǔn)日期表示法標(biāo)注年月日，如19990909。g)密級：文件密級按文件實際標(biāo)注情況填寫。沒有密級的，不用標(biāo)識。h)頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。i)備注：注釋文件需說明的情況。5.5.3歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進(jìn)行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向5.5.4歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應(yīng)打印按年度裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應(yīng)編制封面，見附錄B圖B2。封面設(shè)置全宗號、全宗名稱、年度，應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄應(yīng)編制索引，置于目錄前面，其內(nèi)容包括保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、機(jī)構(gòu)(問題)代碼、起止件號、所在頁數(shù)、備注等項，見附錄B圖B3。6.1.1歸檔文件裝訂前，應(yīng)對不符合要求的文件6.1.2歸檔文件已破損的，應(yīng)按照DA/T25-2000予以托裱、修復(fù)；字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制，6.1.3歸檔文件應(yīng)去除易銹蝕、易氧化的金屬或6.1.4幅面大于A4的歸檔文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。6.2裝訂6.2.1歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、簡便，做到不損頁、不倒頁、不6.2.2應(yīng)根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期56.2.6定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封6.3編頁6.4裝盒6.4.1將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及盒脊等項目。不同年度、機(jī)構(gòu)(問題)、6.4.2檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm(長×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問題)等選擇項，見附錄D圖D2。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文6.4.4檔案盒應(yīng)采用337克以上無酸牛皮紙制作。6.5歸檔文件整理說明6.6排架66.6.2歸檔文件按年度一機(jī)構(gòu)(問題)一保管期限分類的，庫房排架時，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)(問題)序列依次上架，便于實體管理。7.1歸檔電子文件組件(件的組織)、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》“5一般要求”的規(guī)定。7.2歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸建設(shè)指南》(2014年)、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。7.3歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、GB/T18894等標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用系統(tǒng)。歸檔章式樣及示例全宗號年度件號寸18序號檔號文號責(zé)任者題名日期密級頁數(shù)備注9DB36/T380—2016? 全宗名稱 保管期限機(jī)構(gòu)(問題)機(jī)構(gòu)(問題)代碼起止件號所在頁數(shù)備注(資料性附錄)(文件正面)圖C.1裝訂方法A品R機(jī)構(gòu)(問題)起止件號品盒號注：比例：1:2B