學(xué)生干部會議管理制度

學(xué)生干部會議管理制度第一章總則

一、目的與原則

為了加強(qiáng)學(xué)生干部會議的組織管理，提高會議效率，確保會議結(jié)果的落實(shí)，制定本管理制度。學(xué)生干部會議應(yīng)遵循民主集中制原則，注重實(shí)效，簡化程序，保證質(zhì)量。

二、適用范圍

本管理制度適用于學(xué)生干部召開的所有正式會議，包括但不限于學(xué)生會、社團(tuán)、班級等各類學(xué)生組織。

三、會議類別

1.定期會議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會議，如每周例會、每月例會等。

2.臨時(shí)會議：針對特定事項(xiàng)或緊急情況臨時(shí)召集的會議。

3.培訓(xùn)會議：為提高學(xué)生干部能力、交流經(jīng)驗(yàn)等目的而召開的會議。

四、參會人員

1.學(xué)生干部應(yīng)按時(shí)參加各類會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議召集人請假。

2.與會議議題相關(guān)的人員，可根據(jù)需要邀請列席會議。

3.會議召集人可根據(jù)實(shí)際情況，決定是否允許其他人員旁聽。

五、會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議時(shí)間，按時(shí)到場，會議開始后，不得隨意進(jìn)出會場。

2.參會人員應(yīng)保持會議秩序，尊重發(fā)言者，不得打斷他人發(fā)言。

3.會議期間，參會人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會場內(nèi)接打電話。

4.會議內(nèi)容應(yīng)保密，未經(jīng)允許，不得泄露會議討論內(nèi)容。

六、本管理制度的解釋權(quán)歸學(xué)生干部會議管理部門所有。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

學(xué)生干部會議管理部門負(fù)責(zé)本管理制度的監(jiān)督、檢查和考核，對違反規(guī)定的人員進(jìn)行批評教育，情節(jié)嚴(yán)重的，可給予相應(yīng)處罰。各部門應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行本管理制度，共同維護(hù)學(xué)生干部會議的嚴(yán)肅性和高效性。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議召集人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，提前確定會議主要議題，必要時(shí)可征求相關(guān)部門或人員的意見。

2.發(fā)送通知：會議召集人應(yīng)在會議召開前，通過適當(dāng)方式（如短信、微信、公告等）向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等內(nèi)容。

3.準(zhǔn)備材料：會議召集人應(yīng)組織相關(guān)人員準(zhǔn)備會議所需的材料，包括會議議程、相關(guān)文件、報(bào)告等，并在會議召開前至少一天分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保參會人員按時(shí)到場。

2.會議主持：會議召集人擔(dān)任主持人，宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.討論議題：按照會議議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論，發(fā)言人應(yīng)簡明扼要地闡述觀點(diǎn)，其他參會人員可就議題展開討論，充分發(fā)表意見和建議。

4.決策表決：對于需要決策的事項(xiàng)，會議主持人應(yīng)組織參會人員進(jìn)行表決，表決方式可根據(jù)實(shí)際情況采取口頭表決、舉手表決或無記名投票等方式。

5.總結(jié)發(fā)言：會議主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)，對決策結(jié)果進(jìn)行明確，并對會議成果進(jìn)行評價(jià)。

三、會議記錄

1.記錄內(nèi)容：會議記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

2.記錄方式：會議記錄可采用書面記錄、錄音等方式進(jìn)行，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

3.會議記錄的保管：會議記錄完成后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)整理、歸檔和保管，以備查閱。

四、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，對參會人員表示感謝。

2.參會人員應(yīng)將會議中領(lǐng)取的材料、文件等帶回，不得遺失。

3.會議召集人應(yīng)在會議結(jié)束后，及時(shí)將會議紀(jì)要和決策結(jié)果通知相關(guān)部門和人員。

五、會議流程的優(yōu)化與改進(jìn)

1.定期對會議流程進(jìn)行檢查和評估，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整和完善。

2.鼓勵(lì)參會人員對會議流程提出意見和建議，以提高會議效率。

3.借鑒其他組織或單位的優(yōu)秀會議管理經(jīng)驗(yàn)，不斷優(yōu)化會議流程。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編寫，內(nèi)容包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、討論的主要議題、決策結(jié)果等。

2.會議紀(jì)要編寫完成后，應(yīng)由會議主持人或指定負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。

3.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后的一定工作日內(nèi)完成，并盡快通過適當(dāng)方式（如郵件、公告等）發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會議決策的分解與責(zé)任分配

1.根據(jù)會議紀(jì)要中的決策內(nèi)容，將任務(wù)分解為具體的行動計(jì)劃，明確每項(xiàng)行動的責(zé)任人、完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)明確了解自己的任務(wù)要求和完成標(biāo)準(zhǔn)，必要時(shí)可進(jìn)行二次確認(rèn)以確保無誤。

3.會議召集人應(yīng)對責(zé)任分配情況進(jìn)行監(jiān)督，確保每項(xiàng)決策都有明確的執(zhí)行計(jì)劃和責(zé)任人。

三、執(zhí)行過程的監(jiān)控與協(xié)調(diào)

1.建立會議決策執(zhí)行情況的監(jiān)控機(jī)制，定期檢查任務(wù)進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施解決。

2.會議召集人應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保決策執(zhí)行過程中的溝通順暢，資源合理調(diào)配。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題，應(yīng)及時(shí)上報(bào)并召集相關(guān)人員召開臨時(shí)會議，以便及時(shí)調(diào)整決策或行動計(jì)劃。

四、結(jié)果反饋與評估

1.責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)及時(shí)向會議召集人反饋執(zhí)行結(jié)果。

2.會議召集人應(yīng)根據(jù)反饋結(jié)果，對執(zhí)行情況進(jìn)行評估，包括任務(wù)完成情況、問題解決情況等，并在后續(xù)會議中進(jìn)行通報(bào)。

3.對于執(zhí)行不力的情況，應(yīng)分析原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

五、持續(xù)改進(jìn)與閉環(huán)管理

1.通過對會議紀(jì)要執(zhí)行情況的跟蹤與評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為未來的會議管理和決策提供參考。

2.建立閉環(huán)管理制度，確保每一項(xiàng)會議決策都能得到有效執(zhí)行，形成良性循環(huán)，不斷提高會議管理水平和組織執(zhí)行力。

六、檔案管理與查閱

1.會議紀(jì)要及其執(zhí)行情況的相關(guān)資料應(yīng)歸檔保存，以便于未來的查閱和審計(jì)。

2.建立檔案查閱制度，確保相關(guān)資料的安全性和保密性，同時(shí)便于組織內(nèi)部人員按照規(guī)定流程進(jìn)行查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用需提前預(yù)訂，預(yù)訂者需向會議室管理部門提交申請，包括會議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、所需設(shè)備等。

2.會議室管理部門根據(jù)申請進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確認(rèn)無誤后予以批準(zhǔn)。

3.預(yù)訂者應(yīng)在會議前一定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)會議室預(yù)訂情況，如有變更需及時(shí)通知會議室管理部門。

二、會議室布置

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行合理規(guī)劃，確保座位充足、空間舒適。

2.會議室內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板等，并確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修或更換。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾等不文明行為。

2.使用會議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，不得隨意移動或損壞設(shè)備。

3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，將座椅歸位，關(guān)閉電源，確保會議室恢復(fù)原狀。

四、會議室安全與保密

1.會議室管理部門應(yīng)制定安全措施，確保會議室內(nèi)外安全。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持通風(fēng)，消防設(shè)施齊全，并定期進(jìn)行安全隱患排查。

3.會議涉及敏感內(nèi)容時(shí)，應(yīng)采取保密措施，禁止無關(guān)人員進(jìn)入會議室。

五、會議室維護(hù)與優(yōu)化

1.定期對會議室進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，確保會議室環(huán)境良好。

2.會議室管理部門應(yīng)收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議室配置和服務(wù)。

3.結(jié)合組織發(fā)展需求，適時(shí)對會議室進(jìn)行擴(kuò)建或改造，提高會議室使用效率。

六、違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的行為，會議室管理部門有權(quán)予以制止，并視情節(jié)給予相應(yīng)處罰。

2.對于造成會議室設(shè)施損壞的行為，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，包括賠償損失。

3.會議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)對違規(guī)行為的監(jiān)督檢查，確保會議室管理規(guī)定的有效執(zhí)行。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以