番茄工作法（高效使用時(shí)間和腦力）

番茄工作法高效使用時(shí)間和腦力目錄\hPart1基礎(chǔ)\h背景\hPart2達(dá)成個(gè)人目標(biāo)\h材料和方法\h目標(biāo)一：計(jì)算活動(dòng)所需花費(fèi)的時(shí)間\h目標(biāo)二：減少干擾\h目標(biāo)三：預(yù)測(cè)活動(dòng)所需多少工夫\h目標(biāo)四：讓番茄時(shí)間更高效\h目標(biāo)五：制作時(shí)間表\h目標(biāo)六：定義你個(gè)人的提升目標(biāo)\hPart3達(dá)成你的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)\h番茄工作法在團(tuán)隊(duì)中的應(yīng)用\h為團(tuán)隊(duì)調(diào)整番茄工作法的工具\(yùn)h簡(jiǎn)單的練習(xí)讓你的團(tuán)隊(duì)開(kāi)始運(yùn)作\h為什么團(tuán)隊(duì)需要更高階的方法\h柜臺(tái)工作法\h番茄黑客松工作法\h破城槌工作法\hPart4結(jié)果\h觀背觀\h掌握番茄工作法\h下一步\h法則\h附錄Part1

基礎(chǔ)背景截止日期要到了，在必須完成的任務(wù)面前，有誰(shuí)沒(méi)有焦慮過(guò)？在這種情況下，人們常常覺(jué)得有必要把任務(wù)往后推，結(jié)果進(jìn)度落在了計(jì)劃后面，又或者任務(wù)被拖延著遲遲完成不了。誰(shuí)沒(méi)有經(jīng)歷過(guò)以上種種？還有，我們依賴時(shí)間，不停赴約，或因?yàn)闆](méi)時(shí)間而被迫放棄自己熱愛(ài)的事情，誰(shuí)沒(méi)有因?yàn)檫@樣體會(huì)過(guò)不快的心情？“記住，時(shí)間是個(gè)貪婪的賭徒，從不作弊，逢賭必贏！”波德萊爾在詩(shī)作《時(shí)鐘》里如此寫(xiě)道。這是時(shí)間的本質(zhì)嗎？這難道是對(duì)時(shí)間的唯一看法嗎？為什么人們?cè)跁r(shí)間方面有困難？一想到時(shí)間流逝我們就焦慮，這個(gè)問(wèn)題到底從哪兒來(lái)的？思想家、哲學(xué)家和科學(xué)家們都試圖去定義時(shí)間以及人與時(shí)間的關(guān)系，但在歷經(jīng)重重挑戰(zhàn)后都紛紛敗下陣來(lái)。事實(shí)上，這種探索是受限的，永無(wú)止境。幾乎沒(méi)有人能夠給出真正深刻的見(jiàn)解。在時(shí)間問(wèn)題上，似乎有兩個(gè)聯(lián)系緊密的方面同時(shí)存在：流變（becoming）：流變是指時(shí)間抽象和空間的一面，生成了按“秒”“分”和“時(shí)”度量時(shí)間的習(xí)慣；流變也是在一條軸上代表時(shí)間的想法，就像我們用坐標(biāo)軸代表空間的各個(gè)維度一樣；流變是一個(gè)事件用時(shí)的概念，也就是在時(shí)間軸上兩點(diǎn)之間的距離；流變也是“遲到”的概念，同上，也是時(shí)間軸上兩點(diǎn)之間的距離。\h\h(1)事件的連續(xù)性（thesuccessionofevents）：這是時(shí)間具體的一面。我們醒來(lái)、洗澡、用早餐、學(xué)習(xí)、吃午餐、打個(gè)盹、玩耍、吃飯和上床睡覺(jué)。在掌握抽象時(shí)間的概念之前，孩子們已經(jīng)有了這樣具體的概念，但無(wú)論發(fā)生什么事，抽象的時(shí)間都在不停流逝。\h\h(2)在這兩個(gè)方面中，“流變”令我們產(chǎn)生了焦慮。本質(zhì)上，時(shí)間難以被描述和定義，且永無(wú)止境：時(shí)間朝著未來(lái)流逝。如果我們用時(shí)間的流逝來(lái)度量自己，那么每秒鐘的流逝都會(huì)令我們感到不足、被壓迫、被奴役和被打敗。如此一來(lái)，我們失去了朝氣，而朝氣，是我們能夠完成事情的生命力。“兩個(gè)小時(shí)過(guò)去了，我什么都沒(méi)完成；兩天過(guò)去了，我還是什么都沒(méi)完成?！痹诖嗳鯐r(shí)刻，手上的任務(wù)究竟是什么變得不再清晰?！笆录倪B續(xù)性”是時(shí)間令人不那么焦慮的一面。有時(shí)候，它還代表著活動(dòng)的常規(guī)連續(xù)性，這是令人心安和平靜的節(jié)奏。番茄工作法的目標(biāo)番茄工作法的目標(biāo)是為個(gè)人或團(tuán)隊(duì)提供一件簡(jiǎn)單的工具來(lái)提高生產(chǎn)力。它可以達(dá)到以下效果：·減輕“流變”帶來(lái)的焦慮感·減少干擾，提高注意力和專(zhuān)注力·提升決策的意識(shí)·增強(qiáng)并保持動(dòng)力·提升完成目標(biāo)的意志力·在質(zhì)量和數(shù)量上優(yōu)化預(yù)測(cè)過(guò)程·優(yōu)化工作或?qū)W習(xí)過(guò)程·增強(qiáng)個(gè)人在復(fù)雜情況下堅(jiān)持完成目標(biāo)的意志力基本假設(shè)番茄工作法建立在三個(gè)關(guān)鍵元素上：·對(duì)時(shí)間的不同看法。這種看法不再聚焦在“流變”上，因此可以減輕焦慮感，提高自我效能感?！じ玫厥褂么竽X。這令我們?cè)趯W(xué)習(xí)過(guò)程中思維更清晰、思想更專(zhuān)注、反應(yīng)更靈敏。·簡(jiǎn)單上手不復(fù)雜的工具。這降低了運(yùn)用的復(fù)雜性，保證了連續(xù)性，令我們專(zhuān)注于要完成的目標(biāo)。許多時(shí)間管理方法之所以失敗，是因?yàn)樗鼈兘o復(fù)雜的手頭任務(wù)又添了一層復(fù)雜性。番茄工作法的靈感最初來(lái)源于下面幾個(gè)點(diǎn)子：時(shí)間框、由博贊（Buzan）等人開(kāi)發(fā)的和大腦工作相關(guān)的一系列認(rèn)知技巧\h\h(3)，以及伽達(dá)默爾（Gadamer）勾勒的游戲動(dòng)力學(xué)\h\h(4)。而吉爾布（Gilb）的著作\h\h(5)則詳細(xì)闡釋了用增量法結(jié)構(gòu)化目標(biāo)和活動(dòng)的概念。\h(1)亨利·柏格森（HenriBergson），《創(chuàng)造進(jìn)化論》（CreativeEvolution,BookJungle,2009）。\h(2)尤金·明科夫斯基（EugèneMinkowski），《不虛度的時(shí)光》（LivedTime,NorthwesternUniversityPress,1970）。\h(3)東尼·博贊（TonyBuzan），《大腦使用者指南》（TheBrainUser’sGuide,Plume,1983）。\h(4)漢斯-格奧爾格·伽達(dá)默爾（Hans-GeorgGadamer），《真理與方法》（TruthandMethod,Continuum,2004）。\h(5)湯姆·吉爾布（TomGilb），《軟件工程管理原則》（PrinciplesofSoftwareEngineeringManagement,Addison-Wesley,1996）。Part2

達(dá)成個(gè)人目標(biāo)材料和方法番茄工作法主要包含了以下五個(gè)階段：表2-1：番茄工作法的五個(gè)階段圖2-1：番茄形定時(shí)器實(shí)施番茄工作法，你所要做的就是以下幾點(diǎn)：·一個(gè)番茄形定時(shí)器：這是一個(gè)廚房用的定時(shí)器（如圖2-1）。·一張“今日待辦任務(wù)”工作表。一天開(kāi)始之際，我們需要在上面填入以下信息：·抬頭：時(shí)間、地點(diǎn)、作者?！ぐ凑諆?yōu)先順序排列的待完成事件列表?！ひ豁?xiàng)“計(jì)劃外和緊急活動(dòng)”。如果出現(xiàn)計(jì)劃外但不得不處理的事件，把它記錄在該項(xiàng)中。這些事件可能會(huì)改變一天的計(jì)劃。·一份“活動(dòng)清單”，包括抬頭和空格。抬頭用來(lái)記錄作者名字，空格用來(lái)填入之后出現(xiàn)的各式各樣的活動(dòng)。在一天結(jié)束之際，那些完成了的任務(wù)就可以被劃掉?！ひ环荨坝涗洷怼?。這份表格記錄各種原始數(shù)據(jù)，用來(lái)制作相關(guān)的報(bào)告和圖表。根據(jù)不同目標(biāo)記錄表設(shè)置了不同類(lèi)別的方格。通常，這張表包括了日期、任務(wù)描述、完成每一項(xiàng)任務(wù)的番茄工作時(shí)數(shù)。這張表每日更新一次，通常在一天結(jié)束之際完成。本書(shū)展示了許多簡(jiǎn)單的例子，在這些例子中，記錄、處理和可視化過(guò)程都直接在記錄表中得以完成。由于印刷限制，本書(shū)只展示和主題相關(guān)的目錄。所有表格的樣本在書(shū)的最后附上，可直接用來(lái)練習(xí)番茄工作法。接下來(lái)的章節(jié)將闡釋番茄工作法的高階使用方法，為的是不斷實(shí)驗(yàn)和改進(jìn)這個(gè)工作法。顯然，這種工作法的增量性質(zhì)意味著目標(biāo)應(yīng)該按照已給定的順序依次完成。目標(biāo)一：計(jì)算活動(dòng)所需花費(fèi)的時(shí)間一個(gè)傳統(tǒng)的番茄時(shí)間是30分鐘，其中25分鐘用于工作，3到5分鐘用于休息。在一天開(kāi)始之際，從“活動(dòng)清單”中挑出你想完成的任務(wù)，排出它們的優(yōu)先次序，然后將它們填入“今日待辦任務(wù)”工作表中。表2-2：“今日待辦任務(wù)”工作表開(kāi)始第一個(gè)番茄時(shí)間將番茄定時(shí)器設(shè)置成25分鐘，然后開(kāi)始“今日待辦任務(wù)”工作表上的第一個(gè)活動(dòng)。不管是誰(shuí)使用番茄定時(shí)器，一個(gè)人或多個(gè)人，都應(yīng)該能清楚看到剩余多少時(shí)間（如圖2-2）。圖2-2：所剩時(shí)間應(yīng)該總是清晰可見(jiàn)的一個(gè)番茄時(shí)間不能被中斷，它標(biāo)志著25分鐘純粹的工作。一個(gè)番茄時(shí)間也不能被分段，沒(méi)有所謂半個(gè)或者四分之一個(gè)番茄時(shí)間。最小的時(shí)間單位就是一個(gè)番茄時(shí)間。我們的法則是番茄時(shí)間不可分割。如果一個(gè)番茄時(shí)間被打斷，那么這個(gè)番茄時(shí)間就要作廢，一切都要從頭開(kāi)始，設(shè)置一個(gè)新的番茄時(shí)間。當(dāng)定時(shí)器響起，在該項(xiàng)任務(wù)后畫(huà)上一個(gè)“×”，然后休息個(gè)3到5分鐘。定時(shí)器響起意味著當(dāng)前活動(dòng)一定結(jié)束了，即使只是暫時(shí)的。切勿再多工作個(gè)“幾分鐘就好了”，就算你堅(jiān)信只要再給你幾分鐘你就可以完成手上的任務(wù)了。表2-3：第一個(gè)番茄時(shí)間3到5分鐘的休息讓你和工作暫時(shí)脫鉤，讓大腦消化25分鐘的學(xué)習(xí)所得，也給你些時(shí)間做些有益身心的事情，這樣你在下一個(gè)番茄時(shí)間可以發(fā)揮得更出色。在休息時(shí)間里，你可以起身在房間里走一走，喝點(diǎn)水，設(shè)想下假期要去哪兒玩。你也可以深呼吸，做做伸展運(yùn)動(dòng)。如果你身邊有人一起在休息，那么講一兩個(gè)笑話輕松一下。在短暫的休息期間，不建議你去做需要大量腦力的事情，比如，不要和同事討論和工作相關(guān)的事情，不要寫(xiě)重要的郵件，不要打緊急的電話。以上活動(dòng)都會(huì)阻礙和破壞大腦的整合過(guò)程，而這個(gè)整合、休息過(guò)程能讓你在下一個(gè)番茄時(shí)間開(kāi)始時(shí)集中精力并做好準(zhǔn)備。你應(yīng)該將這些活動(dòng)放入活動(dòng)清單并在額外的番茄時(shí)間里完成它們。顯然，在休息期間，不宜繼續(xù)想著上個(gè)番茄時(shí)間里的內(nèi)容。一旦休息結(jié)束，將定時(shí)器設(shè)置成25分鐘，繼續(xù)手上的任務(wù)，直到鈴響。接著，在“今日待辦任務(wù)”工作表中畫(huà)上另一個(gè)×（如表2-4）。表2-4：第二個(gè)番茄時(shí)間休息3到5分鐘后開(kāi)始另一個(gè)番茄時(shí)間。每4個(gè)番茄時(shí)間為一組每4個(gè)番茄時(shí)間后，你應(yīng)該停止手頭上的工作，享受一個(gè)較長(zhǎng)的休息時(shí)間，一般是15到30分鐘左右。在這15到30分鐘里，你可以清理你的工作臺(tái)、享用一杯咖啡、接聽(tīng)語(yǔ)音郵件、查看電子郵件，或者就是簡(jiǎn)單的休息、做做呼吸練習(xí)、四周走一走。重要的是，不要做復(fù)雜的事情，否則大腦不能重新組織和整合你所學(xué)過(guò)的東西，這樣你就不能在下一個(gè)番茄時(shí)間發(fā)揮出色。同樣，在休息期間，要避免去回想上個(gè)番茄時(shí)間的內(nèi)容。表2-5：完成第一組番茄時(shí)間完成一項(xiàng)任務(wù)你不停地工作，一個(gè)接一個(gè)地完成番茄時(shí)間，直到任務(wù)結(jié)束，然后在“今日待辦任務(wù)”工作表上將結(jié)束的任務(wù)劃掉（表2-6）。表2-6：完成一項(xiàng)任務(wù)具體情況都依照以下法則處理：·如果一項(xiàng)任務(wù)完成了，但一個(gè)番茄時(shí)間還未結(jié)束，那么牢記以下法則：一個(gè)番茄時(shí)間必須有始有終。你可以利用這個(gè)機(jī)會(huì)超量學(xué)習(xí)，用剩下的時(shí)間復(fù)習(xí)所學(xué)，做出小小改進(jìn)，記下你都學(xué)了什么，一直到番茄定時(shí)器響起。·如果你在番茄時(shí)間開(kāi)始后的5分鐘內(nèi)就完成了任務(wù)，而且覺(jué)得這個(gè)任務(wù)在上個(gè)番茄時(shí)間其實(shí)就已經(jīng)收尾了，沒(méi)必要再重溫一次，那么，作為一個(gè)例外，當(dāng)前的番茄時(shí)間可不計(jì)。表2-7：完成幾個(gè)任務(wù)一旦完成當(dāng)前任務(wù)，就著手下一個(gè)任務(wù)，一直如此下去，每一個(gè)番茄時(shí)間結(jié)束后休息3到5分鐘，每四個(gè)番茄時(shí)間結(jié)束后享受一個(gè)較長(zhǎng)的休息時(shí)間（如表2-7）。記錄在一天結(jié)束之際，完成的番茄時(shí)間可以轉(zhuǎn)化成一份紙質(zhì)文件，電子表格會(huì)更方便一點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫(kù)也可以，然后將已完成的任務(wù)在“活動(dòng)清單”上劃掉。你跟蹤和記錄的，取決于你的觀察對(duì)象以及你想要的報(bào)告的形式。一開(kāi)始，跟蹤和記錄的目標(biāo)可以僅僅是計(jì)算每項(xiàng)任務(wù)需要多少個(gè)番茄時(shí)間。換句話說(shuō)，你讓大家知道完成每一項(xiàng)任務(wù)需要多少工夫。為此，你可以用以下表格，包括日期、起始時(shí)間、活動(dòng)類(lèi)型、活動(dòng)內(nèi)容、所用番茄時(shí)間數(shù)量、所達(dá)成目標(biāo)的簡(jiǎn)述，以及可改善空間或問(wèn)題所在。一開(kāi)始的記錄模式事實(shí)上就是你想要的報(bào)告的樣子，這在紙上很容易畫(huà)出來(lái)。表2-8：記錄表要是馬克沒(méi)有記下活動(dòng)的開(kāi)始時(shí)間怎么辦？在番茄工作法之下，重要的不是追蹤一個(gè)活動(dòng)的開(kāi)始時(shí)間，而是每項(xiàng)活動(dòng)所花費(fèi)的番茄時(shí)間數(shù)量，這是真正的付出。明白這點(diǎn)對(duì)于理解番茄工作法至關(guān)重要。由于每天至少有一次追蹤，回憶和重組活動(dòng)的開(kāi)始時(shí)間并不會(huì)很困難，實(shí)際上，這種回憶也是一項(xiàng)頗有益處的腦力活動(dòng)?；貞浕顒?dòng)開(kāi)始時(shí)間的一個(gè)技巧就是制作一天的活動(dòng)流程表，以最后一次活動(dòng)為開(kāi)始，依次往前推算。改善記錄給使用番茄工作法的人們提供了一個(gè)有效的工具，用來(lái)自我觀察和做決策，改善活動(dòng)流程。比如，你可以計(jì)算一下，每周你花在工作或探索性活動(dòng)上的番茄時(shí)間有多少，或者一周平均每天花了多少個(gè)番茄時(shí)間。你也可以看下番茄工作法的所有階段是否都是有效的，是否可以在得到一樣效果的前提下略過(guò)某個(gè)階段。比如，表2-8中，馬克總共花了10個(gè)番茄時(shí)間來(lái)撰寫(xiě)、修改和濃縮《如何學(xué)習(xí)音樂(lè)》這篇文章?？雌饋?lái)所花時(shí)間不少。馬克想要在9個(gè)或者少于9個(gè)的番茄時(shí)間內(nèi)完成這些任務(wù)，這樣他就會(huì)多出一個(gè)番茄時(shí)間來(lái)休息。“我想要用更少的時(shí)間完成一篇相同質(zhì)量的文章，怎么做？我可以省略哪些步驟？哪些活動(dòng)才是真正有用的？我要怎么重新組織它們來(lái)達(dá)到更好的效果？”這些問(wèn)題能夠促使人們?nèi)ジ倪M(jìn)，至少嘗試去改進(jìn)他們的工作或者學(xué)習(xí)過(guò)程。在一天結(jié)束之際，記錄和之后的反思應(yīng)該在一個(gè)番茄時(shí)間內(nèi)完成。番茄時(shí)間的性質(zhì)番茄時(shí)間標(biāo)志著時(shí)間的流逝，也是時(shí)間維度的一種計(jì)量單位。當(dāng)它和參與活動(dòng)的人數(shù)結(jié)合在一起后，就成了所花工夫的計(jì)量單位。根據(jù)人數(shù)，我們可以說(shuō)完成一項(xiàng)任務(wù)花了多少“個(gè)人番茄時(shí)間”“組合番茄時(shí)間”或“團(tuán)隊(duì)番茄時(shí)間”，用它們來(lái)度量所花費(fèi)的工夫。但多少人花多少工夫不是對(duì)等的，所以它們不能相加或者被比較。個(gè)人、組合或者團(tuán)隊(duì)的工作，代表的是生產(chǎn)因素結(jié)合的不同方式，也意味著不同的溝通模式。在個(gè)人番茄時(shí)間、組合番茄時(shí)間和團(tuán)隊(duì)番茄時(shí)間之間沒(méi)有換算公式。假如想度量超過(guò)一個(gè)人參與的活動(dòng)或由組合、團(tuán)隊(duì)參與的活動(dòng)，如果是按金錢(qián)計(jì)算，給每個(gè)番茄時(shí)間定個(gè)價(jià)，我們就可以比較花費(fèi)的不同的工夫并將它們相加計(jì)算。比如，一個(gè)活動(dòng)花費(fèi)了兩個(gè)個(gè)人番茄時(shí)間和三個(gè)組合番茄時(shí)間，在計(jì)算所花費(fèi)工夫時(shí)，我們不能將這兩種番茄時(shí)間進(jìn)行比較或相加。然而，給每個(gè)番茄時(shí)間定個(gè)價(jià)格，比如10美元，那么我們可以說(shuō)這個(gè)活動(dòng)所花費(fèi)的工夫?yàn)?×$10.00+3×2×$10.00=$80.00。目標(biāo)二：減少干擾每個(gè)番茄時(shí)間只有區(qū)區(qū)25分鐘，似乎能夠抵御各種各樣的干擾。然而，經(jīng)驗(yàn)告訴我們，一旦你開(kāi)始使用番茄工作法，干擾是個(gè)實(shí)實(shí)在在的問(wèn)題，這也就是為什么我們需要一個(gè)有效的措施來(lái)將干擾減小到最低，最終順利完成更多的番茄時(shí)間的原因。干擾主要有兩種：內(nèi)生的和外在的。內(nèi)生的干擾每個(gè)番茄時(shí)間只有25分鐘，但是在一開(kāi)始的幾個(gè)番茄時(shí)間里，要抵御內(nèi)心生出的會(huì)中斷手頭工作的渴望并不容易，這些渴望包括起身拿點(diǎn)東西吃、打個(gè)貌似緊急的電話、在互聯(lián)網(wǎng)上找點(diǎn)東西（和手頭工作相關(guān)或者無(wú)關(guān)的東西）以及查收郵件。最后，我們將不得不重新排列任務(wù)的優(yōu)先次序。這樣，我們將一直在重新安排每日的計(jì)劃或決定。在工作期間，這些干擾或者拖延的方式被稱作內(nèi)生干擾。它通常掩蓋了我們不能夠以想要的方式和節(jié)奏完成工作的恐懼。內(nèi)生干擾往往和不能夠集中精力息息相關(guān)。我們?cè)趺床拍軘[脫內(nèi)生干擾的影響？需要從兩方面入手：1.我們將這些干擾可視化，每當(dāng)你發(fā)現(xiàn)干擾出現(xiàn)，就在你的番茄時(shí)間表上畫(huà)上一個(gè)撇號(hào)（'）。2.決定處理它們的方法。你可以按照以下方法處理：·如果你覺(jué)得新任務(wù)緊急且無(wú)法推后，那么在“今日待辦任務(wù)”工作表的“計(jì)劃外&緊急”一欄處記下這個(gè)任務(wù)?！⑺涗浽凇盎顒?dòng)清單”上，標(biāo)上“U”（計(jì)劃外），如果有必要，可以設(shè)定完成該任務(wù)的截止時(shí)間?！ぴ鰪?qiáng)你完成進(jìn)行中的番茄時(shí)間的決心。標(biāo)上撇號(hào)·（'）·后繼續(xù)完成手頭工作直到定時(shí)器響起。（法則：一個(gè)番茄時(shí)間必須有始有終。）我們的目標(biāo)是要接受這個(gè)事實(shí)——渴望會(huì)出現(xiàn)且不容忽視。客觀地看待它們，并安排時(shí)間滿足它們。情境我們用一個(gè)例子來(lái)闡明應(yīng)對(duì)內(nèi)生干擾的內(nèi)心過(guò)程。在撰寫(xiě)《如何學(xué)習(xí)音樂(lè)》這篇文章的第二個(gè)番茄時(shí)間期間，馬克忽然覺(jué)得他必須給好朋友卡羅打個(gè)電話，問(wèn)他最喜歡的搖滾樂(lè)團(tuán)什么時(shí)候辦下次演唱會(huì)。馬克問(wèn)自己：“這真的很緊急嗎？我真的必須在今天做完嗎？不，我可以將它推遲。推遲到一個(gè)或者兩個(gè)小時(shí)后吧。其實(shí)推到明天也可以?！瘪R克在“今日待辦任務(wù)”工作表的當(dāng)前任務(wù)旁畫(huà)了一個(gè)撇號(hào)（如表2-9），將打電話這件事放入“活動(dòng)清單”，并標(biāo)上“U”（如表2-10），然后接著完成番茄時(shí)間。表2-9：一個(gè)內(nèi)生干擾表2-10：一個(gè)計(jì)劃外的活動(dòng)或者接著，馬克問(wèn)自己：“這個(gè)活動(dòng)一定要在明天之前做完嗎？不，只是這周結(jié)束前必須做完?！庇谑撬凇癠”旁的括號(hào)內(nèi)加上了截止日期（如表2-11），然后繼續(xù)完成番茄時(shí)間。表2-11：計(jì)劃外活動(dòng)及其截止日期假如馬克在10分鐘后突然想來(lái)一塊比薩，他就要畫(huà)上第二個(gè)撇號(hào)，但這次他會(huì)將這件事標(biāo)在“今日待辦任務(wù)”工作表的“計(jì)劃外&緊急”一欄下（表2-12），然后繼續(xù)完成番茄時(shí)間。表2-12：緊急的內(nèi)生干擾到此，番茄時(shí)間都沒(méi)有被中斷，定時(shí)器仍然在走，馬克還在工作，同時(shí)也處理著干擾。顯然，處理干擾的時(shí)間越少越好，最多幾秒鐘，否則番茄時(shí)間就被認(rèn)為中斷或者無(wú)效。最后，定時(shí)器響起，馬克在表格中的任務(wù)旁畫(huà)上一個(gè)“×”然后休息片刻（如表2-13）。表2-13：緊急的內(nèi)生干擾，第二個(gè)番茄時(shí)間馬克決定開(kāi)始下一個(gè)番茄時(shí)間。在第三個(gè)番茄時(shí)間，馬克碰到了8個(gè)潛在的干擾，但是他都應(yīng)付過(guò)來(lái)了。他將不緊急的干擾活動(dòng)記錄在“活動(dòng)清單”上，將其他緊急的干擾活動(dòng)歸類(lèi)在“今日待辦任務(wù)”工作表中的“計(jì)劃外&緊急”一欄（如表2-14）。（續(xù)表）表2-14：幾件緊急的內(nèi)生干擾事件表2-14中列出的緊急事件可能令不少人忍俊不禁，但馬克就是這么看待這些事情的。關(guān)鍵是，在番茄工作法之下，許多有用或者有趣的事情會(huì)出現(xiàn)，但是我們清醒地做出決定，在番茄時(shí)間中不去做這些事情。瀏覽一遍這些五花八門(mén)的活動(dòng)和標(biāo)在它們身上的緊急性，我們可以看到我們的思緒流動(dòng)得有多厲害，而要讓它們靜止并專(zhuān)注在手頭上的任務(wù)上又是多么困難。大多數(shù)情況下，冒出來(lái)的各式各樣的內(nèi)生干擾只不過(guò)是我們害怕完不成手頭任務(wù)的一種表現(xiàn)。然而，冒出來(lái)的干擾絕大多數(shù)都算不上緊急事件，即使對(duì)記錄下它們的當(dāng)事人來(lái)說(shuō)也是如此，這一點(diǎn)都不奇怪。在番茄時(shí)間或者活動(dòng)甚至一天結(jié)束以后，那些被歸類(lèi)為緊急事件或者必須優(yōu)先處理的事件常?？梢酝ㄟ^(guò)以下方法解決：·把它們移到活動(dòng)清單。比如，明天再挑選自行車(chē)也不遲?！ぴ谳^長(zhǎng)的休息時(shí)段內(nèi)處理它們。比如，查找七月份芝加哥爵士音樂(lè)活動(dòng)的信息?！ぐ阉鼈儎h掉。馬克真的想點(diǎn)比薩外加春卷和北京烤鴨嗎？他可能會(huì)意識(shí)到他其實(shí)根本不想點(diǎn)什么，一天活動(dòng)結(jié)束后再吃就可以了。在一個(gè)番茄時(shí)間、四個(gè)番茄時(shí)間或者一天結(jié)束后，瀏覽這些干擾活動(dòng)會(huì)給你不一樣的視角。有時(shí)我們的發(fā)現(xiàn)十分出人意料。真正緊急的事件在“今日待辦任務(wù)”工作表上被著重突出，而番茄工作法就是不讓番茄時(shí)間被其他活動(dòng)所干擾。于是，我們可以按照下列方法來(lái)做：·把干擾活動(dòng)放到下一個(gè)番茄時(shí)間去做，取代原來(lái)的活動(dòng)，仍按一個(gè)番茄時(shí)間計(jì)算。·重新安排時(shí)間表，取消一些活動(dòng)，安排新活動(dòng)?！⒏蓴_活動(dòng)從一個(gè)番茄時(shí)間推到下一個(gè)番茄時(shí)間，不停往后推，直到一天結(jié)束。這能夠幫助我們慢慢學(xué)習(xí)到什么才是真正緊急的。如果計(jì)劃外但緊急的活動(dòng)在當(dāng)天得以完成，那么在表格相應(yīng)的位置劃掉它（如表2-15）。表2-15：當(dāng)天得以完成的計(jì)劃外但緊急的事情目前討論過(guò)的例子中，我們可以認(rèn)為干擾活動(dòng)都已經(jīng)處理完了。但需要注意的是，我們處理內(nèi)生干擾是為了逆轉(zhuǎn)對(duì)它的依賴，使它跟著番茄時(shí)間有節(jié)奏地走。如果你守不住誘惑或者事情真的十分緊急，不得不中斷番茄時(shí)間，那么只有一種方法，那就是，將進(jìn)行中的番茄時(shí)間作廢，就算定時(shí)器快響了也一樣。記住，我們的法則是，一個(gè)番茄時(shí)間不可切分。在已完成的番茄時(shí)間后畫(huà)上一個(gè)撇號(hào)，代表一個(gè)被中斷的番茄時(shí)間。顯然，你不能用×來(lái)代表一個(gè)未完成的番茄時(shí)間，所以干脆休息5分鐘，然后開(kāi)始新的番茄時(shí)間。下一個(gè)番茄時(shí)間會(huì)更順利的。減少干擾的首要任務(wù)就是意識(shí)到內(nèi)生干擾的數(shù)量和類(lèi)型。觀察這些干擾，接受它們、安排它們或者刪除它們。外在干擾人在社會(huì)環(huán)境中免不了被干擾。比如，你的學(xué)習(xí)小伙伴請(qǐng)你解釋一段文字或者邀你晚飯后看一場(chǎng)電影；秘書(shū)未過(guò)濾的一個(gè)電話打了進(jìn)來(lái)；同事叫你準(zhǔn)備一份報(bào)表；一有新消息，郵件系統(tǒng)就“嗶”一聲提醒你。面對(duì)這些情況，你該怎么辦？面對(duì)外在干擾，我們要有能力“保護(hù)”番茄時(shí)間正常進(jìn)行。目前，掃除內(nèi)生干擾的方法有了，但是外部世界不停阻礙著我們享受將“×”畫(huà)上“今日待辦任務(wù)”工作表的樂(lè)趣。外在干擾與內(nèi)生干擾最大的不同之處在于我們要和他人打交道，要和他人溝通，但是，處理外在干擾和解決內(nèi)生干擾的方法相似，就是逆轉(zhuǎn)對(duì)干擾的依賴，讓干擾跟著我們的節(jié)奏走。這里舉一些例子來(lái)解釋清楚如何處理外在干擾。打進(jìn)來(lái)的電話可以轉(zhuǎn)到電話應(yīng)答機(jī)上，我們稍后再聽(tīng)留言；只要把消息提示的語(yǔ)音關(guān)掉你就可以不受電子郵件的干擾；如果你的同事或者學(xué)習(xí)小伙伴來(lái)找你，你可以禮貌地說(shuō)你在忙，不能被打擾；也有人會(huì)十分幽默地說(shuō)：“我正在一個(gè)番茄里。”告訴對(duì)方，你會(huì)在25分鐘后回復(fù)他／她。當(dāng)然，也可能是幾個(gè)小時(shí)后或第二天，全看這些事情有多緊急和多重要。根據(jù)我過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，需要立馬處理的緊急情況在現(xiàn)實(shí)生活中是少之又少的。過(guò)了25分鐘或者2個(gè)小時(shí)（4個(gè)番茄時(shí)間）再去處理那些通常意義上的緊急事件總是行得通。把事情往后推不會(huì)給嘗試和你溝通的人帶來(lái)什么損失，卻可以讓你的大腦更有效率地運(yùn)作，按照原計(jì)劃處理任務(wù)、重新安排緊急事件。這樣做多了，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，所謂緊急事件常?？梢员煌七t到第二天再處理，而且不會(huì)讓找你做事的人失望。保護(hù)番茄工作法意味著你及時(shí)告知對(duì)方，迅速協(xié)商，重新安排中斷事件并按照協(xié)商回復(fù)來(lái)找你的人。告知、協(xié)商和回復(fù)策略使你能夠控制外在干擾，它們按照緊急程度被放入當(dāng)天的某個(gè)番茄時(shí)間中或者第二天去。逆轉(zhuǎn)對(duì)干擾的依賴的運(yùn)作就是這樣的，我們不再被干擾牽著鼻子走，而是讓干擾跟著我們的節(jié)奏。比如，我們可以辟出一個(gè)番茄時(shí)間，并在這個(gè)番茄時(shí)間內(nèi)回復(fù)他人。剛開(kāi)始使用番茄工作法的人都有差不多的反饋，那就是，一個(gè)番茄時(shí)間里（25分鐘）常常冒出10到15個(gè)外在干擾。如果干擾你的人發(fā)現(xiàn)你是真的會(huì)如期回復(fù)他們而不是拖延之后不了了之，之后就會(huì)終止干擾我們，進(jìn)而保護(hù)我們的番茄時(shí)間。許多和番茄工作法使用者共事或求學(xué)的人都會(huì)說(shuō)，他們覺(jué)得自己在和珍視自己時(shí)間的人打交道。從操作上來(lái)說(shuō)，處理外在干擾和內(nèi)生干擾并無(wú)二致。在這里，我們主要處理以下兩個(gè)方面：1.將干擾可視化。每當(dāng)有人或有事要中斷番茄時(shí)間，就在番茄時(shí)間記號(hào)旁畫(huà)上一條短橫線（-）。2.做決定，處理干擾。你可以按照以下方法處理干擾：·假如新活動(dòng)必須當(dāng)天完成，就在“今日待辦任務(wù)”工作紙的“計(jì)劃外&緊急”一欄記下它，在左邊加上截止日期，用括號(hào)括住?！ぐ鸦顒?dòng)放入“活動(dòng)清單”，標(biāo)記上“U”（計(jì)劃外），如有必要加上截止日期并用括號(hào)括住。·加強(qiáng)你完成番茄時(shí)間的意志力，畫(huà)上短橫線之后，繼續(xù)工作直到定時(shí)器響起。通過(guò)這個(gè)方法，你能做到不忘初心，算清一天有多少外在干擾出現(xiàn)，但又不破壞番茄工作法。在下面這個(gè)例子中，我們可以看到，在第二個(gè)番茄時(shí)間進(jìn)行寫(xiě)一篇題為“如何學(xué)習(xí)音樂(lè)”的文章的任務(wù)時(shí)，出現(xiàn)了兩個(gè)外在干擾，它們是被這樣處理的（如表2-16和表2-17）。表2-16：一項(xiàng)計(jì)劃外的緊急任務(wù)表2-17：有截止日期的計(jì)劃外緊急任務(wù)如果我們不敵人性的弱點(diǎn)或者真的有緊急情況要應(yīng)付，番茄時(shí)間不得不中斷，這時(shí)候只有一個(gè)法子，那就是將正在進(jìn)行的番茄時(shí)間作廢，就算定時(shí)器很快就要響了。記住，我們的法則是，一個(gè)番茄時(shí)間不可切分。在番茄時(shí)間記錄表上畫(huà)上短橫線，代表中斷的番茄時(shí)間，在“計(jì)劃外&緊急”一欄寫(xiě)下干擾活動(dòng)的情況和截止日期，然后開(kāi)始一個(gè)番茄時(shí)間來(lái)處理這項(xiàng)干擾活動(dòng)。下一個(gè)番茄時(shí)間會(huì)更順利。為了減少干擾，我們的第二個(gè)任務(wù)就是要意識(shí)到外在干擾的次數(shù)和類(lèi)型，然后根據(jù)緊急程度去協(xié)商和重新安排它們。系統(tǒng)性干擾在使用番茄工作法的過(guò)程中，我們系統(tǒng)地處理內(nèi)生和外在干擾，這樣做的最大的好處就是用來(lái)處理組織活動(dòng)（郵件、電話、會(huì)議等）的時(shí)間都會(huì)被合并成番茄時(shí)間。最自然和最普遍的做法就是騰出一個(gè)番茄時(shí)間來(lái)處理緊急的干擾事件。這種依賴逆轉(zhuǎn)機(jī)制保護(hù)了正在進(jìn)行的番茄時(shí)間，并將干擾事件納入下一個(gè)番茄時(shí)間，從而達(dá)成溝通的多種形式。在這里，我們要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，番茄工作法使用者有以下目標(biāo)：·要推遲處理緊急事件的番茄時(shí)間，越久就好，這樣可以緩解干擾的緊急性，增強(qiáng)它們的可控性和可安排性?！ひ鸩綔p少騰給干擾事件的番茄時(shí)間。當(dāng)計(jì)算花在工作上（沒(méi)有干擾的情況下）和組織性活動(dòng)（部分就是干擾事件）上的時(shí)間時(shí)，番茄工作法的使用新手會(huì)萬(wàn)分吃驚。在一些團(tuán)隊(duì)，成員每人每天花在工作上的時(shí)間不過(guò)2到3個(gè)番茄時(shí)間，而其他番茄時(shí)間都花在了開(kāi)會(huì)、打電話和回郵件上。記錄：規(guī)劃階段的質(zhì)性評(píng)估錯(cuò)誤查看每天活動(dòng)的記錄情況，看看“活動(dòng)清單”里標(biāo)上“U”的活動(dòng)和“今日待辦任務(wù)”工作表上“計(jì)劃外&緊急”一欄的活動(dòng)。這樣一來(lái)，在規(guī)劃階段，你可以評(píng)估自己在針對(duì)某個(gè)目標(biāo)所安排活動(dòng)的數(shù)目和類(lèi)型上的預(yù)估能力。計(jì)劃外活動(dòng)越多，你開(kāi)始時(shí)預(yù)估的質(zhì)性誤差就越大。所以，你可以計(jì)算出完成既定目標(biāo)過(guò)程中出現(xiàn)了多少計(jì)劃外活動(dòng)。顯然，你可以將“記錄表”上的內(nèi)生和外在干擾算在一起，并在今后逐步減少它們的出現(xiàn)次數(shù)。目標(biāo)三：預(yù)測(cè)活動(dòng)所需多少工夫一旦你掌握了番茄工作法并完成了前面兩個(gè)目標(biāo)，你就可以開(kāi)始著手量性預(yù)測(cè)了。這是一個(gè)長(zhǎng)期目標(biāo)，目的是要對(duì)一項(xiàng)活動(dòng)所需多少工夫做出估計(jì)。“活動(dòng)清單”里列出了所有需要完成的活動(dòng)，對(duì)這些活動(dòng)要做出規(guī)劃，就需要你找到達(dá)成這些活動(dòng)目的的途徑（比如在項(xiàng)目一開(kāi)始）以及處理干擾的方法。有些活動(dòng)到后來(lái)慢慢失去了目的，這時(shí)候你可以把它們從“活動(dòng)清單”中刪掉。在一天開(kāi)始之際，你要計(jì)算清單里每項(xiàng)活動(dòng)所需的番茄時(shí)間。如果有需要，可以修改之前的預(yù)測(cè)。將預(yù)測(cè)的番茄時(shí)間數(shù)寫(xiě)在“活動(dòng)清單”相應(yīng)的位置（如表2-18）。番茄工作法估計(jì)的是一群人完成一項(xiàng)任務(wù)所需的番茄時(shí)間，所以這是一種對(duì)所有付出的度量方法。在下面這些例子中，任務(wù)所需的番茄時(shí)間都是按個(gè)人計(jì)算的。（續(xù)表）表2-18：每日預(yù)測(cè)我們所做的預(yù)測(cè)要建立在之前的經(jīng)驗(yàn)——已經(jīng)完成的番茄時(shí)間上，并且像5.5這樣的數(shù)字是不允許出現(xiàn)的，要寫(xiě)成6個(gè)番茄時(shí)間。如果預(yù)測(cè)時(shí)間超過(guò)5到7個(gè)番茄時(shí)間，那么這個(gè)活動(dòng)就太復(fù)雜了，需要將它分解成幾個(gè)活動(dòng)，分別計(jì)算它們的番茄時(shí)間，并在“活動(dòng)清單”上將它們記錄下來(lái)。記住以下法則：如果任務(wù)預(yù)計(jì)要花超過(guò)5到7個(gè)番茄時(shí)間，將它分解開(kāi)來(lái)。這樣一來(lái)，活動(dòng)的復(fù)雜性降低了，預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性提高了。如果把活動(dòng)分解成增量的形式，那么它比只是簡(jiǎn)單的細(xì)分活動(dòng)的效果要大得多（增量活動(dòng)每次都能產(chǎn)生一點(diǎn)價(jià)值）。如果一個(gè)活動(dòng)所花時(shí)間少于一個(gè)番茄時(shí)間，比如打電話給勞拉邀請(qǐng)她參加熱力學(xué)研討會(huì)，或者打電話叫馬克歸還筆記本電腦，我們可以將這些活動(dòng)放在一起，湊夠一個(gè)番茄時(shí)間。請(qǐng)記住以下法則：如果活動(dòng)預(yù)計(jì)所花時(shí)間不夠一個(gè)番茄時(shí)間，把類(lèi)似活動(dòng)累積起來(lái)。所以，碰到不用一個(gè)番茄時(shí)間就能完成的任務(wù)，我們有以下兩種方法：·從活動(dòng)清單中找出性質(zhì)相同的任務(wù)，把它們累積起來(lái)湊夠一個(gè)番茄時(shí)間?！ぐ讶蝿?wù)放一邊不做預(yù)測(cè)，等你填“今日待辦任務(wù)”工作表的時(shí)候再將它和其他任務(wù)湊在一起。在選擇方法的時(shí)候，記住“活動(dòng)清單”的其中一個(gè)功能就是幫助我們選擇填入“今日待辦任務(wù)”工作表的活動(dòng)。如果要處理的任務(wù)相似或者互補(bǔ)，那么選擇第一個(gè)策略；如果任務(wù)沒(méi)有做預(yù)測(cè)，那么選擇第二個(gè)策略：將它們放一邊，之后再湊在一起。不管哪種情況，“活動(dòng)清單”的有效任務(wù)越多，挑選策略就越簡(jiǎn)單，將不同任務(wù)結(jié)合起來(lái)也就越簡(jiǎn)單。表2-19：活動(dòng)預(yù)測(cè)時(shí)間少于一個(gè)番茄時(shí)間活動(dòng)清單上如果有任何修改，可以用上鉛筆和橡皮擦?？捎玫姆褧r(shí)間在你對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)做出預(yù)測(cè)后，將要做的活動(dòng)整合起來(lái)，確保它們總共所花的番茄時(shí)間在一天內(nèi)可完成。將一天可用的番茄時(shí)間記在“今日待辦任務(wù)”工作表上，這個(gè)簡(jiǎn)短的任務(wù)通常在你列出要做的事情前就要完成。如表2-20顯示，7月12日，露西只有8個(gè)番茄時(shí)間可用。她需要將那天要做的任務(wù)挑出來(lái)，如有必要，將一些任務(wù)在“活動(dòng)清單”里湊一起。請(qǐng)記住以下法則：如果活動(dòng)預(yù)計(jì)所花時(shí)間不夠一個(gè)番茄時(shí)間，把它們累積起來(lái)。將這些活動(dòng)按優(yōu)先次序列在“今日待辦任務(wù)”工作表上。在每一項(xiàng)任務(wù)后，按預(yù)測(cè)的所需番茄時(shí)間畫(huà)小方格，一個(gè)方格就代表一個(gè)要花的番茄時(shí)間。表2-20：預(yù)測(cè)所需番茄時(shí)間如果所有活動(dòng)的預(yù)測(cè)時(shí)間加起來(lái)超過(guò)8個(gè)番茄時(shí)間，就沒(méi)有什么意義了。如果預(yù)測(cè)的番茄時(shí)間總數(shù)比實(shí)際所有的總數(shù)多了，那么我們只有在結(jié)束所有計(jì)劃后才能使用剩余的番茄時(shí)間。這時(shí)候，你可以從“活動(dòng)清單”挑選其他活動(dòng)填滿額外的時(shí)間。可能出現(xiàn)的情況和平時(shí)一樣，定好定時(shí)器，開(kāi)始列表上的第一個(gè)活動(dòng)，每當(dāng)定時(shí)器響起就在相應(yīng)方格上畫(huà)上一個(gè)“×”（如表2-21）。表2-21：第一個(gè)預(yù)測(cè)番茄時(shí)間和完成情況如果你在預(yù)測(cè)的番茄時(shí)間內(nèi)剛好完成任務(wù)，就將這項(xiàng)活動(dòng)劃掉（如表2-22）。表2-22：在預(yù)測(cè)的番茄時(shí)間內(nèi)剛好完成的活動(dòng)如果你完成任務(wù)的時(shí)間少于所預(yù)測(cè)的番茄時(shí)間（高估的誤差），完成后將任務(wù)劃掉，不用管后面的方格（如表2-23）。表2-23：高估預(yù)測(cè)時(shí)間如果你預(yù)測(cè)的番茄時(shí)間不夠用，需要額外的番茄時(shí)間才能完成手頭任務(wù)（量性低估的誤差），你可以參考以下兩種方法：·繼續(xù)手頭上的工作，在相應(yīng)位置畫(huà)上“×”，不計(jì)入新預(yù)測(cè)。表2-24·就是額外使用一個(gè)番茄時(shí)間完成任務(wù)的例子?！ぴ谙鄳?yīng)位置做出新預(yù)測(cè)，畫(huà)在已完成的番茄時(shí)間后，用不同顏色或形狀表示。通過(guò)這種方法，你標(biāo)明了做第二次或第三次預(yù)測(cè)的需要并證實(shí)了相應(yīng)的誤差（如表2-25）。表2-24：低估預(yù)測(cè)表2-25：第二次預(yù)測(cè)如表2-26，你能看到，露西花了4個(gè)番茄時(shí)間做總結(jié)，其中有3個(gè)是在第一次預(yù)測(cè)的（低估預(yù)測(cè)），另一個(gè)是第二次預(yù)測(cè)的，但第二次預(yù)測(cè)，她預(yù)測(cè)了兩個(gè)番茄時(shí)間（高估預(yù)測(cè)）。表2-26：在第二次預(yù)測(cè)的番茄時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)活動(dòng)一般不會(huì)超過(guò)7個(gè)番茄時(shí)間（法則：如果任務(wù)預(yù)計(jì)要花超過(guò)5到7個(gè)番茄時(shí)間，將它分解開(kāi)來(lái)），所以之后的預(yù)測(cè)一般不超過(guò)三次。如果有活動(dòng)需要第三次預(yù)測(cè)，我們應(yīng)該重新認(rèn)真考慮這些活動(dòng)，明白為什么做這些預(yù)測(cè)是這么復(fù)雜。記錄預(yù)測(cè)介紹了量性預(yù)測(cè)的概念后，報(bào)告的目標(biāo)可以更復(fù)雜些。新的目標(biāo)包括以下幾個(gè)方面：·計(jì)算預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確度，分析每項(xiàng)活動(dòng)預(yù)測(cè)所花時(shí)間和實(shí)際所用時(shí)間之間的差距。·明白哪些需要多次預(yù)測(cè)（第二次或第三次預(yù)測(cè)）。到了這步，記錄表要稍作改變，根據(jù)具體情況，生成的報(bào)告可以包括預(yù)測(cè)、實(shí)際時(shí)間和誤差這類(lèi)信息。有兩種方法將以上信息可視化（如表2-27和表2-28）。表2-27：只做一次預(yù)測(cè)有許多種方法可以呈現(xiàn)你要的結(jié)果。報(bào)告的復(fù)雜性不會(huì)大，你可以直接從記錄表獲取數(shù)據(jù)，然后做點(diǎn)簡(jiǎn)單的運(yùn)算。計(jì)算越復(fù)雜，你就越想用上數(shù)據(jù)庫(kù)、電子表格和其他特別的軟件。請(qǐng)記住，記錄活動(dòng)越簡(jiǎn)單越好。提高量性預(yù)測(cè)準(zhǔn)確性的首要目標(biāo)就是防止第三次預(yù)測(cè)的出現(xiàn)，控制整體誤差。其次，就是防止第二次預(yù)測(cè)的出現(xiàn)，將整體誤差控制到最小。最后，將第一次預(yù)測(cè)的誤差減到最小。表2-28：第一次和第二次預(yù)測(cè)不停地探索不是所有活動(dòng)的時(shí)間都能被預(yù)測(cè)。在一個(gè)新項(xiàng)目或者學(xué)習(xí)活動(dòng)開(kāi)始的時(shí)候，花些時(shí)間探索有益無(wú)害。這些探索包括搜尋新資源、明白你要學(xué)習(xí)或者參考的文本的結(jié)構(gòu)以及更清楚地定義你的目標(biāo)。在探索的過(guò)程中，時(shí)間箱這個(gè)方法值得一試。給探索設(shè)置番茄時(shí)間，當(dāng)時(shí)間到了，你可以做工作計(jì)劃或者開(kāi)始一項(xiàng)活動(dòng)，又或者你可以繼續(xù)探索，這取決于你究竟想走哪個(gè)方向。目標(biāo)四：讓番茄時(shí)間更高效當(dāng)你可以系統(tǒng)地使用番茄時(shí)間而不受其他事情干擾且掌握了預(yù)測(cè)時(shí)，你可以升級(jí)番茄工作法。番茄時(shí)間的結(jié)構(gòu)首先升級(jí)的是番茄時(shí)間的結(jié)構(gòu)。每個(gè)番茄時(shí)間的頭3到5分鐘可以用來(lái)簡(jiǎn)單地重溫之前所學(xué)過(guò)的東西（從活動(dòng)的一開(kāi)始復(fù)習(xí)起），鞏固印象。每個(gè)番茄時(shí)間的最后3到5分鐘可以用來(lái)快速地復(fù)習(xí)之前所有事情。如果情況允許，用“結(jié)果—原因”程式，從最后一項(xiàng)活動(dòng)逐個(gè)返回到一開(kāi)始的計(jì)劃。增加這兩項(xiàng)活動(dòng)不會(huì)改變一個(gè)番茄時(shí)間（25分鐘）的長(zhǎng)度。番茄工作法幫你提高了時(shí)間意識(shí)，令你能夠感知3到5分鐘的長(zhǎng)度，如果你做不到，說(shuō)明你對(duì)這個(gè)工作法的基礎(chǔ)技能還沒(méi)完全掌握。番茄時(shí)間的最后幾分鐘讓你復(fù)習(xí)之前所完成的任務(wù)。如果你想檢查工作完成的質(zhì)量和方法，看看有沒(méi)有什么地方可以改進(jìn)，那么你要另外安排1到2個(gè)番茄時(shí)間來(lái)做這件事。這樣，每天在做記錄時(shí)，觀察過(guò)程會(huì)更快。番茄時(shí)間組以4個(gè)番茄時(shí)間為一組，升級(jí)番茄時(shí)間。如上文所說(shuō)，番茄時(shí)間組中的第一個(gè)番茄時(shí)間或它的一部分也能夠用來(lái)復(fù)習(xí)開(kāi)始到現(xiàn)在所完成的事情。同樣，番茄時(shí)間組的最后一個(gè)能夠用來(lái)復(fù)習(xí)之前所學(xué)。在進(jìn)行重復(fù)和修改時(shí)，如果你將它們大聲讀出來(lái)或者和團(tuán)隊(duì)里的成員一起討論，效果會(huì)更好。系統(tǒng)性的重復(fù)和修改能提高“過(guò)度”學(xué)習(xí)的效果，有助于獲得新知識(shí)。目標(biāo)五：制作時(shí)間表你要定義和尊重一張時(shí)間表，絕對(duì)不能低估這么做的重要性，理由如下：··時(shí)間表給我們?cè)O(shè)置了界限。假如我們真正明白界限的不可侵犯性，它能幫助我們把界限變得具體并督促我們做事。它促使我們?cè)谟邢薜囊欢螘r(shí)間里盡最大努力完成任務(wù)。番茄工作法就有這樣的效果?！ぁr(shí)間表將工作時(shí)間和自由時(shí)間區(qū)分開(kāi)來(lái)，后者的最佳定義是用來(lái)完成非目標(biāo)任務(wù)或計(jì)劃外活動(dòng)的時(shí)間。這樣的休閑時(shí)間是用來(lái)補(bǔ)充我們大腦能量的，如果沒(méi)有休閑時(shí)間，創(chuàng)造力、興趣和好奇心就會(huì)消失不見(jiàn)，我們只能不停地消耗自己，直到能量耗盡。畢竟，沒(méi)有油，發(fā)動(dòng)機(jī)就跑不起來(lái)?！r(shí)間表度量了一天的成果。一旦我們整理好“今日待辦任務(wù)”·工作表，我們的目標(biāo)就是在既定的時(shí)間里以最高質(zhì)量完成工作表里的活動(dòng)。如果時(shí)間用盡而工作卻沒(méi)完成，我們可以想法子弄明白哪里出了問(wèn)題。在這個(gè)過(guò)程中，我們還能得到極其寶貴的信息，那就是，一天內(nèi)，我們完成了多少個(gè)番茄時(shí)間。使用番茄工作法的時(shí)候，浪費(fèi)了多少時(shí)間并不重要，重要的是我們完成了多少個(gè)番茄時(shí)間。到了第二天，我們?cè)跊Q定有多少個(gè)番茄時(shí)間可用時(shí)，可以參考前一天的數(shù)量，根據(jù)這個(gè)來(lái)安排要做的活動(dòng)。時(shí)間表最大的風(fēng)險(xiǎn)之處在于我們很可能低估它的重要性，因?yàn)槲覀兒苋菀椎暨M(jìn)不尊重它的陷阱里。舉個(gè)例子，假設(shè)現(xiàn)在是下午三點(diǎn)，在這之前你幾乎浪費(fèi)了一天的時(shí)間，你沒(méi)有完成你預(yù)期的任務(wù)量。于是，你告訴自己：“今天，我要熬夜把時(shí)間補(bǔ)回來(lái)?！庇⑿壑髁x裹挾著內(nèi)疚感摧毀了時(shí)間表設(shè)置的界限，結(jié)果，第一天晚上你的狀態(tài)不佳，第二天晚上也不佳，此后每個(gè)晚上都是如此。時(shí)間表越是系統(tǒng)性地被延長(zhǎng)，任務(wù)就越完不成，內(nèi)疚感就會(huì)飆升。為什么會(huì)這樣？為什么扮演英雄還不夠？為什么以工作名義犧牲的時(shí)間不能減輕內(nèi)疚感？實(shí)際上，這里存在一個(gè)危險(xiǎn)的惡性循環(huán)：時(shí)間表延后，脆弱性上升，生產(chǎn)力便下降，接著時(shí)間表再度被延后。所以，首先，必須尊重一張有效的時(shí)間表。時(shí)間表可以由時(shí)間段組成，每個(gè)時(shí)間段安排一個(gè)活動(dòng)。尊重時(shí)間表意味著對(duì)“再給我五分鐘”癥狀產(chǎn)生免疫。如果時(shí)間段結(jié)束了，就像定時(shí)器響了，所有活動(dòng)必須馬上停止。無(wú)論還有多少時(shí)間在番茄工作表上，法則同樣適用，那就是，時(shí)間表總是優(yōu)先于番茄時(shí)間。其次，一張有效的時(shí)間表總是留有足夠的時(shí)間讓你恢復(fù)精力。也可能發(fā)生這樣的情況：十分重要的截止日期迫在眉睫，你不得不加班。這樣的超時(shí)可以編入你的時(shí)間表，用來(lái)暫時(shí)提高你的生產(chǎn)力。但是，為了達(dá)到理想效果，避免陷入惡性循環(huán)，你不能連續(xù)超過(guò)五天加班。給這段特殊時(shí)期設(shè)置特別的時(shí)間表，留有一定的恢復(fù)期來(lái)應(yīng)付之后出現(xiàn)的生產(chǎn)力下降的問(wèn)題。理想的情境我們以下面這張時(shí)間表作為例子：8：30—13：00，14：00—17：30。阿爾伯特開(kāi)始了一天中的第一個(gè)番茄時(shí)間。他可以用這個(gè)番茄時(shí)間瀏覽一遍前一天所完成的任務(wù)和活動(dòng)清單里的活動(dòng)，并挑選活動(dòng)放入“今日待辦任務(wù)”工作表。還是在這個(gè)番茄時(shí)間里，他清點(diǎn)了桌子上的所有東西，做好準(zhǔn)備。假如桌子不干凈，他會(huì)清理一遍。當(dāng)定時(shí)器響起，他在工作表上畫(huà)上“×”，然后做一個(gè)短暫的休息。新的番茄時(shí)間開(kāi)始后，操作時(shí)刻開(kāi)始了。這個(gè)番茄時(shí)間完成后，再過(guò)兩個(gè)番茄時(shí)間，一組番茄時(shí)間便結(jié)束了，阿爾伯特就可以享受一個(gè)較長(zhǎng)的休息時(shí)間。雖然不想停下手頭的工作，他還是決定休息一下以便更好地應(yīng)付接下來(lái)的工作。休息時(shí)間最低是15分鐘，阿爾伯特用了20分鐘，之后，他開(kāi)始了新的番茄時(shí)間，等又完成了一組，他看表，這時(shí)候已經(jīng)是12：53了。這時(shí)候，他還有點(diǎn)時(shí)間，便整理了桌子，把該存檔的文本收起來(lái)，看下“今日待辦任務(wù)”工作表是否填寫(xiě)完整，然后去吃午餐。到了14：00，阿爾伯特又坐回到桌子前。他給定時(shí)器上了發(fā)條，埋頭到工作中去。他在兩個(gè)番茄時(shí)間之間沒(méi)有做太多的休息。4個(gè)番茄時(shí)間結(jié)束后，阿爾伯特感到疲倦，但還有幾個(gè)番茄時(shí)間在等著他。于是，他決定好好休整一下，出去散散步，盡可能調(diào)整回來(lái)。半個(gè)小時(shí)后，阿爾伯特給定時(shí)器上了發(fā)條，25分鐘后鈴聲響起，他便在工作表上畫(huà)上“×”，然后稍作休息。他預(yù)留了最后一個(gè)番茄時(shí)間，用來(lái)檢查一天下來(lái)完成的任務(wù)情況，填寫(xiě)“記錄表”，記下可以改善的地方，為第二天的“今日待辦任務(wù)”工作表做點(diǎn)提示，然后清理工作臺(tái)。定時(shí)器響起后，他稍作休息，看看時(shí)間，已經(jīng)是17：27了。他收好文件，將任務(wù)工作紙擺放整齊，到了17：30，他就完全自由了。這里，對(duì)以上的情境做兩點(diǎn)評(píng)論：·用來(lái)做操作性任務(wù)的番茄時(shí)間并不是和工作或者學(xué)習(xí)時(shí)間完全重合的。在8個(gè)小時(shí)的工作或者學(xué)習(xí)時(shí)間里，兩個(gè)番茄時(shí)間是用來(lái)做組織性活動(dòng)的（1小時(shí)），12個(gè)番茄時(shí)間（6小時(shí)）是用來(lái)做操作性任務(wù)的?！r(shí)間不停是番茄工作法的次級(jí)要素。如果不出現(xiàn)干擾，那么這個(gè)早上或者一天就是由一連串的番茄時(shí)間組成的，而時(shí)間表就是由一組一組的番茄時(shí)間構(gòu)成的。幾點(diǎn)鐘不重要，我們跟著番茄時(shí)間以及相應(yīng)的休息時(shí)間走。在這個(gè)例子中，我們的時(shí)間表是這樣的［1+3］，［4］；［4］，［1+1］。有干擾的情境我們假設(shè)這個(gè)情境發(fā)生在上面場(chǎng)景的第二組第二個(gè)番茄時(shí)間中。阿爾伯特被干擾困住卻又無(wú)法處理它們。這種事情發(fā)生并不奇怪。于是第一個(gè)番茄時(shí)間作廢。一段時(shí)間過(guò)后，阿爾伯特準(zhǔn)備回到被中斷的任務(wù)上，他確定了一下時(shí)間：12：20。他花了幾秒鐘時(shí)間重新安排了最后一節(jié)內(nèi)容，這時(shí)，距離下午三點(diǎn)只剩下一個(gè)番茄時(shí)間要完成了。他做了一個(gè)短暫的休息后便投入到下一個(gè)番茄時(shí)間了。實(shí)際上，他多花了一點(diǎn)時(shí)間去找回注意力。準(zhǔn)備好了之后，阿爾伯特上了定時(shí)器，開(kāi)始了這一組的第二個(gè)番茄時(shí)間（原第二個(gè)番茄時(shí)間已經(jīng)被作廢）。到了下午，在第三組番茄時(shí)間結(jié)束之際，他覺(jué)得自己需要額外休息3到5分鐘。他出去散了個(gè)步，花了30分鐘。出門(mén)之前，他迅速調(diào)整了最后一組番茄時(shí)間，將原本兩個(gè)番茄時(shí)間長(zhǎng)度改為一個(gè)做組織性活動(dòng)的番茄時(shí)間。如果時(shí)間還有剩余，他會(huì)清理自己的工作臺(tái)，處理不斷進(jìn)來(lái)的電子郵件。散步結(jié)束時(shí)，已經(jīng)16：47了。他上了定時(shí)器，待鈴聲響起，畫(huà)上“×”，他便完全自由了。優(yōu)化你的時(shí)間表一個(gè)工作日包含了幾個(gè)番茄時(shí)間，怎么組織它們才能發(fā)揮最大的效果？?jī)?yōu)化工作日程表是不停觀察和反饋的結(jié)果。我們的目標(biāo)是盡可能強(qiáng)化一系列活動(dòng)的概念。對(duì)于將一整天用來(lái)學(xué)習(xí)的人，一開(kāi)始的時(shí)間表是8：30—12：30，13：30—17：30。在這張時(shí)間表中，上午涵蓋了一組4個(gè)番茄時(shí)間和一組3個(gè)番茄時(shí)間，下午也有兩組，分別是4個(gè)番茄時(shí)間和3個(gè)番茄時(shí)間，所以，時(shí)間表是這樣的：［4］，［3］；［4］，［3］。番茄時(shí)間組決定了什么時(shí)候休息。每組中的番茄時(shí)間還可以進(jìn)一步組織。比如，你可以留著第一組的第一個(gè)番茄時(shí)間用來(lái)計(jì)劃一天的活動(dòng)安排，剩下的3個(gè)用來(lái)學(xué)習(xí)新知識(shí)，跟著第二組的2個(gè)也用來(lái)學(xué)習(xí)新知識(shí)，剩下的1個(gè)就用來(lái)查收和回復(fù)郵件，收聽(tīng)語(yǔ)音信息，或者打電話給同學(xué)。這是用來(lái)應(yīng)付上午可能出現(xiàn)干擾的情況。第三組中的第一個(gè)番茄時(shí)間用來(lái)復(fù)習(xí)早上完成的任務(wù)。接下來(lái)的3個(gè)番茄時(shí)間用來(lái)繼續(xù)學(xué)習(xí)。第四組的前兩個(gè)番茄時(shí)間用來(lái)修改這一天和前幾天的所學(xué)內(nèi)容。最后一個(gè)番茄時(shí)間用來(lái)追蹤和分析數(shù)據(jù)。這樣，你的時(shí)間表就是這樣的：［1+3］，［2+1］；［1+3］，［2+1］。這么安排學(xué)習(xí)時(shí)間表的理由是人們通常在早上更有效率，而午飯后的工作時(shí)間則不那么有效。顯然，這個(gè)理由很主觀。那么我們?yōu)槭裁匆獏⒖家婚_(kāi)始的那張時(shí)間表呢？大家工作的過(guò)程是怎樣的？換句話說(shuō)，完成番茄時(shí)間的情況如何，加上其他指標(biāo)，我們通過(guò)收集這些信息可以發(fā)現(xiàn)哪組番茄時(shí)間是學(xué)習(xí)效率最高的時(shí)候，或什么時(shí)候修改或者創(chuàng)新最有效。了解了這些，我們就可以有意識(shí)地修改學(xué)習(xí)時(shí)間表，比如早點(diǎn)還是晚點(diǎn)開(kāi)始，延長(zhǎng)某些番茄時(shí)間組而減少其他組，學(xué)著越來(lái)越了解自己。組織一張時(shí)間表的關(guān)鍵在于，設(shè)立時(shí)間表時(shí)要發(fā)揮主觀能動(dòng)性。一般情況下，我們以四個(gè)番茄時(shí)間為一組，因?yàn)檫@樣通常是最有效的。但是，如果你可以延長(zhǎng)或者縮短時(shí)間組，以三個(gè)或者五個(gè)番茄時(shí)間為一組，每組結(jié)束后做15到30分鐘的休息，也沒(méi)什么不可以。為了增加效果，時(shí)間隔一陣變化一次，改變番茄時(shí)間組的組成個(gè)數(shù)也是可行的，但還是以4個(gè)番茄時(shí)間為一組優(yōu)先。經(jīng)驗(yàn)告訴我們，季節(jié)變化，你的時(shí)間表也需要隨之變化。目標(biāo)六：定義你個(gè)人的提升目標(biāo)到目前為止，這本書(shū)討論的都是番茄工作法的基本技巧。通過(guò)簡(jiǎn)單地追蹤和記錄而不涉及什么運(yùn)算，我們就能得到有用的報(bào)告，知道我們每項(xiàng)活動(dòng)所花費(fèi)的功夫以及在質(zhì)性和量性方面的預(yù)測(cè)誤差。如果我們想要得到提升，報(bào)告的目標(biāo)自然要隨著時(shí)間做出調(diào)整。當(dāng)然，追蹤和記錄下每個(gè)指標(biāo)沒(méi)有多大用處，我們要記錄的是那些能夠幫助我們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)和提升自我的指標(biāo)。番茄工作法十分靈活。為了追蹤和記錄新指標(biāo)，我們要修改工作紙，就像前面章節(jié)所做的那樣。在做修改的時(shí)候，為了確保番茄工作法的適應(yīng)性，請(qǐng)謹(jǐn)記以下幾點(diǎn)：按重要性排列：1.使用某種工具意味著增加復(fù)雜性，這緣于相對(duì)的學(xué)習(xí)曲線；與紙、鉛筆、橡皮擦相比，其他工具的靈活性更小。2.用最低的復(fù)雜性保持追蹤，包括記錄一些小活動(dòng)也是如此。選用簡(jiǎn)單的工具——紙、鉛筆和橡皮擦，使用它們是一個(gè)有效的腦力活動(dòng)。3.用你能夠駕馭的工具才能讓記錄簡(jiǎn)單有效。在選電子工作表或數(shù)據(jù)庫(kù)前，看能否用紙、鉛筆和橡皮擦代替。使用一款特別的軟件前，看電子工作表或者數(shù)據(jù)庫(kù)能否辦到。4.如果運(yùn)算和可視化變得困難、復(fù)雜且重復(fù)，你要問(wèn)自己，是否觀察到的所有的指標(biāo)都需要處理。如果情況確實(shí)如此，那么就考慮使用電子工作表、數(shù)據(jù)庫(kù)或者特別的軟件。一張簡(jiǎn)單的Excel表格可以輕松處理活動(dòng)分類(lèi)，按字母篩選活動(dòng)、分組和進(jìn)行各個(gè)活動(dòng)的運(yùn)算。5.想象力是防止情況變復(fù)雜的最有效武器。比如，在前幾章的一個(gè)例子中，有個(gè)目標(biāo)是關(guān)于《如何學(xué)習(xí)音樂(lè)》這篇文章的。這項(xiàng)任務(wù)由一連串活動(dòng)構(gòu)成，且你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己同時(shí)要完成幾個(gè)目標(biāo)。你怎么區(qū)分它們呢？這得分情況。你可以改變?nèi)蝿?wù)描述的排版格式，突出目標(biāo)（如圖表2-29）。另外一個(gè)方法是在“活動(dòng)清單”“今日待辦任務(wù)”工作表和“記錄表”上加上一個(gè)小方格代表“目標(biāo)”，在工作表上寫(xiě)下目標(biāo)內(nèi)容，或者用單詞簡(jiǎn)寫(xiě)、代碼表示目標(biāo)。要計(jì)算某個(gè)目標(biāo)所花費(fèi)的時(shí)間，只要將相應(yīng)的活動(dòng)時(shí)間累積相加就可以了。表2-29：“今日待辦任務(wù)”工作表你可能想計(jì)算出達(dá)到目標(biāo)或者完成某項(xiàng)活動(dòng)需要花費(fèi)多少時(shí)間，這時(shí)候，只需要從任務(wù)結(jié)束時(shí)往前推到你開(kāi)始這項(xiàng)任務(wù)的日期。因?yàn)槟阋呀?jīng)知道了活動(dòng)結(jié)束的日期（在“今日待辦任務(wù)”工作表上），所以，在上面第一種情況下，你要做的就是找到你將這個(gè)任務(wù)擺放到“活動(dòng)清單”的日期；第二種情況下，你要追蹤這項(xiàng)任務(wù)落在“今日待辦任務(wù)”工作表上的日期。在“記錄表”上，你可以追蹤一項(xiàng)活動(dòng)在幾天里總共花的時(shí)間。在任何一種情況中，提升目標(biāo)優(yōu)先于追蹤和記錄指標(biāo)。這時(shí)候，指標(biāo)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)實(shí)際需求逐量增長(zhǎng)，使追蹤的復(fù)雜性降到最低。Part3

達(dá)成你的團(tuán)隊(duì)目標(biāo)番茄工作法在團(tuán)隊(duì)中的應(yīng)用科學(xué)研究顯示，人類(lèi)最早在200萬(wàn)年前開(kāi)始捕食動(dòng)物。我很好奇人類(lèi)第一次放下驕傲向同伴求助是什么樣的一個(gè)情景。畢竟，大型動(dòng)物一般都是兇猛無(wú)比很難被單獨(dú)獵取的。在當(dāng)今社會(huì)，絕大多數(shù)的目標(biāo)靠個(gè)人是很難完成的，我們需要?jiǎng)e人的幫助才能獲得成功，他們可以是我們的伴侶、家人、工作伙伴、一起工作數(shù)年的同事或者偶爾一起合作的人。一起合作讓我們不斷進(jìn)化、獲取知識(shí)，成功探索其他星球或者了解我們的基因。我努力想象遠(yuǎn)古時(shí)期人類(lèi)第一次合作嘗試獵取一只大型動(dòng)物的情景。他們應(yīng)該不會(huì)一開(kāi)始就成功。我能想象到他們圍著獵物站成一圈，每個(gè)人都分別用上自己最大的力量去攻擊獵物，但結(jié)果一團(tuán)糟，合作沒(méi)能成功。我能想象到獵物在解決了午餐時(shí)的冷笑。團(tuán)隊(duì)成了目標(biāo)的犧牲品當(dāng)我們身處團(tuán)隊(duì)中時(shí)，目標(biāo)往往太復(fù)雜以至于難以完成。目標(biāo)越復(fù)雜，任務(wù)完成過(guò)程中意外和緊急的情況就越多，拖延和干擾的破壞性就越大。目標(biāo)的復(fù)雜性越大，多人合作的需求也就越大。合作中參與的人越多，無(wú)論是團(tuán)隊(duì)成員、外界的咨詢?nèi)耸窟€是供應(yīng)商，最后干擾和拖延出現(xiàn)的次數(shù)就會(huì)越多。如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)缺乏時(shí)間管理策略，最后不免陷入擔(dān)驚受怕中。在時(shí)間必須得到管理時(shí)，相關(guān)策略能幫助團(tuán)隊(duì)有效運(yùn)行。舉個(gè)例子，你要在下班前把銷(xiāo)售報(bào)告交給你的上司。你的團(tuán)隊(duì)里每個(gè)人都負(fù)責(zé)相應(yīng)的任務(wù)：安吉拉負(fù)責(zé)工作量巨大的數(shù)據(jù)分析，馬克負(fù)責(zé)從最大的客戶那里匯總反饋。你和你的團(tuán)隊(duì)將一切都計(jì)劃好了，目標(biāo)也切實(shí)可行，但事發(fā)突然，安吉拉不在辦公位置上，你打電話給她，但她正在處理其他突發(fā)事情，無(wú)法抽身，而馬克在聯(lián)系客戶的過(guò)程中也遇上了麻煩，但他瞞著你，沒(méi)有和你報(bào)告，只是更努力地工作。這份報(bào)告真的很重要，而你相信你的團(tuán)隊(duì)能搞定。假如時(shí)間到了，在17：00，安吉拉和馬克到你跟前，向你解釋他們沒(méi)能完成交代的任務(wù)的原因，這時(shí)候你會(huì)有何想法？將來(lái)你還會(huì)信任他們嗎？更無(wú)奈的是，安吉拉和馬克都是好心沒(méi)辦成事，他們只是沒(méi)有有效的時(shí)間管理策略罷了。這種情況令人挫敗不已。焦慮破壞了團(tuán)隊(duì)氣氛。憤恨的情緒一觸即發(fā)，隊(duì)員之間難以相互信任，都在指責(zé)對(duì)方，最后，沖突爆發(fā)。我們?cè)趪繕?biāo)兜圈子，指責(zé)和猜疑對(duì)方，最后筋疲力盡，陷入緊張、焦慮和挫敗的情緒中去。照這么發(fā)展，最后我們都成了獵物的盤(pán)中餐。如何用番茄工作法幫助團(tuán)隊(duì)達(dá)成目標(biāo)？番茄工作法能夠讓我們?cè)谖妩c(diǎn)準(zhǔn)時(shí)交上銷(xiāo)售報(bào)告，并且在整個(gè)準(zhǔn)備的過(guò)程中沒(méi)有壓力和摩擦，每個(gè)人都心滿意足。在團(tuán)隊(duì)中使用番茄工作法或其他時(shí)間管理策略有以下幾個(gè)好處：·減少成員間的摩擦·減少不必要的會(huì)議·保護(hù)團(tuán)隊(duì)不受干擾·幫助團(tuán)隊(duì)按時(shí)完成既定目標(biāo)和任務(wù)在接下來(lái)的幾個(gè)章節(jié)中，我們來(lái)學(xué)習(xí)如何使用番茄工作法，令團(tuán)隊(duì)獲益匪淺。要成功做到，我們得調(diào)整和擴(kuò)大番茄工作法的工具，改善使用過(guò)程。定時(shí)器和各式各樣的工作表就是工具。使用定時(shí)器和這些工作表來(lái)達(dá)成目標(biāo)就是過(guò)程的內(nèi)容。在這個(gè)過(guò)程中，我們做兩件事情，一是“我們做什么”，二是“什么時(shí)候做”。比如，定時(shí)器響了我們做什么，干擾出現(xiàn)的時(shí)候我們又該做什么。這個(gè)過(guò)程中，一些法則和做法起了作用，比如“如果任務(wù)預(yù)計(jì)要花超過(guò)5到7個(gè)番茄時(shí)間，將它分解開(kāi)來(lái)”這樣的法則，或者“通知、協(xié)商和回復(fù)策略”這樣的做法。接著，我們要考慮如何根據(jù)團(tuán)隊(duì)的需求來(lái)調(diào)整番茄工作法的工具，然后我們會(huì)制定新的法則和做法來(lái)提升該工作法的效率。行，我們出發(fā)吧。為團(tuán)隊(duì)調(diào)整番茄工作法的工具番茄工作法有以下6個(gè)目標(biāo)：·確定一項(xiàng)任務(wù)需要花費(fèi)多少工夫·減少干擾·預(yù)測(cè)各項(xiàng)任務(wù)所花時(shí)間·提高番茄時(shí)間效果·制定時(shí)間表·定義你個(gè)人的改善目標(biāo)在前面“達(dá)成個(gè)人目標(biāo)”一章中，我闡釋了一個(gè)人工作時(shí)是如何達(dá)到以上目標(biāo)的，但是我接觸了不少團(tuán)隊(duì)，它們對(duì)如何提升工作效率也很感興趣。許多人問(wèn)我如何將番茄工作法運(yùn)用到團(tuán)隊(duì)中去。在團(tuán)隊(duì)工作中，該工作法的工具要如何調(diào)整？現(xiàn)在，作為你們團(tuán)隊(duì)的一分子，我很高興能夠回答你的問(wèn)題。我們開(kāi)始吧。每個(gè)成員有他的番茄時(shí)間，還是整個(gè)隊(duì)伍共用一個(gè)番茄時(shí)間？每個(gè)小隊(duì)制定和管理自己的番茄時(shí)間。我們的法則是“一個(gè)小隊(duì)，一個(gè)番茄時(shí)間”。什么是小隊(duì)？一個(gè)小隊(duì)就是在某一時(shí)間共同參與同一項(xiàng)活動(dòng)的人。比如，一個(gè)隊(duì)伍由三人組成，要完成同一個(gè)目標(biāo)。在這個(gè)過(guò)程中，任何時(shí)候，只要其中兩個(gè)人一起做某項(xiàng)活動(dòng)而剩下的另一個(gè)人做另一項(xiàng)活動(dòng)，那么這個(gè)隊(duì)伍就成了兩個(gè)小隊(duì)（如圖3-1）。圖3-1：小隊(duì)在上圖中，名字下面畫(huà)線代表該人是目標(biāo)的負(fù)責(zé)人，而名字標(biāo)粗則代表該人執(zhí)行某一具體活動(dòng)且是這項(xiàng)活動(dòng)的負(fù)責(zé)人。雙箭頭虛線代表兩人之間的互動(dòng)。每項(xiàng)活動(dòng)都由一個(gè)小隊(duì)執(zhí)行，小隊(duì)的人數(shù)由一人到全隊(duì)人馬不等。一個(gè)人組成的小隊(duì)通常是所執(zhí)行任務(wù)的負(fù)責(zé)人，管理自己這一小隊(duì)。圖3-2：目標(biāo)和小隊(duì)圖3-2顯示了一支8人隊(duì)伍在一天的某個(gè)時(shí)間點(diǎn)所使用的番茄時(shí)間數(shù)量。他們?cè)诠タ藘蓚€(gè)目標(biāo)。第一個(gè)目標(biāo)由3個(gè)人在攻克，他們分成了兩個(gè)小隊(duì)，一支2人，另一支1人。第二個(gè)目標(biāo)由5個(gè)人在攻克，他們也分成了兩個(gè)小隊(duì)，一支2人，另一支3人。根據(jù)“一個(gè)小隊(duì)，一個(gè)番茄時(shí)間”的法則，每個(gè)小隊(duì)所執(zhí)行的每項(xiàng)任務(wù)都有自己的番茄時(shí)間。為什么不是所有的隊(duì)員都使用相同的番茄時(shí)間？“休息”是番茄工作法的核心要素之一。休息讓我們集中精神和時(shí)間去處理已獲得的信息，并鼓勵(lì)我們想出方法。休息在團(tuán)隊(duì)工作中尤為重要。成員間有效的互動(dòng)要求人們開(kāi)放、傾聽(tīng)和專(zhuān)注。休息不夠會(huì)導(dǎo)致成員壓力更大，在互動(dòng)過(guò)程中投入更少。固定一個(gè)休息時(shí)間是不可能的，不論是每個(gè)番茄時(shí)間還是每組番茄時(shí)間之間。有些小隊(duì)完成一個(gè)番茄時(shí)間后，只需休息2分鐘就可以開(kāi)始下一個(gè)番茄時(shí)間，然而，另外一個(gè)小隊(duì)需要5分鐘的休息。每個(gè)小隊(duì)自行決定休息多久。每個(gè)小隊(duì)有自己的節(jié)奏，執(zhí)行不同類(lèi)型的任務(wù)，擁有不同的人，每個(gè)人互動(dòng)的方式各不一樣。只有小隊(duì)的成員知道自己需要休息多久后才能開(kāi)始下一個(gè)番茄時(shí)間。整個(gè)隊(duì)伍用同一個(gè)定時(shí)器，而每個(gè)小隊(duì)或每個(gè)人在同一時(shí)間開(kāi)始和結(jié)束，像流水線一樣，這樣的“同步番茄工作法”讓個(gè)人沒(méi)法有足夠的休息時(shí)間，沒(méi)法和其他隊(duì)員有效地互動(dòng)。任何讓成員保持固定工作節(jié)奏的嘗試都將迫使他們忽視自己的個(gè)人需求。反對(duì)“同步番茄工作法”的另一個(gè)原因是我們需要有效應(yīng)對(duì)干擾。如果第三小隊(duì)被一個(gè)緊急電話干擾，沒(méi)能好好休息，那么叫其他小隊(duì)停下來(lái)并作廢整個(gè)隊(duì)伍的番茄時(shí)間顯然是不合理的。怎么安排一個(gè)每人都需要參加的會(huì)議？團(tuán)隊(duì)時(shí)間表標(biāo)明了需要全隊(duì)參與的活動(dòng)：開(kāi)會(huì)或一起休息。每個(gè)小隊(duì)自行決定番茄時(shí)間的起止和休息時(shí)長(zhǎng)，然而，不管每個(gè)小隊(duì)的番茄時(shí)間還剩多少分鐘，該條法則都要遵守，即時(shí)間表總是優(yōu)先于番茄時(shí)間表。如果出現(xiàn)需要全部人參加的會(huì)議或者休息活動(dòng)，我們可以將這類(lèi)活動(dòng)放入團(tuán)隊(duì)時(shí)間表：·每天早上11：30到11：45：二樓廚房，團(tuán)隊(duì)休息·每周五從下午3點(diǎn)到5點(diǎn)：401房間開(kāi)全體會(huì)議誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)起草和更新團(tuán)隊(duì)時(shí)間表？其實(shí)，每個(gè)隊(duì)員都有份。誰(shuí)來(lái)設(shè)置定時(shí)器？誰(shuí)來(lái)做預(yù)測(cè)？誰(shuí)來(lái)記錄番茄時(shí)間？小分隊(duì)的負(fù)責(zé)人處理以下活動(dòng)和決定：·設(shè)置定時(shí)器——用行動(dòng)開(kāi)始番茄時(shí)間·決定番茄時(shí)間表的結(jié)構(gòu)——如何使用番茄時(shí)間的第一個(gè)和最后一個(gè)5分鐘·每個(gè)番茄時(shí)間結(jié)束后在“今日待辦任務(wù)”工作表上畫(huà)上“×”·在干擾出現(xiàn)的時(shí)候決定如何處理它們·決定休息時(shí)長(zhǎng)，記住每個(gè)小隊(duì)成員的需求·記錄一天下來(lái)所負(fù)責(zé)的小隊(duì)完成的番茄時(shí)間以上行動(dòng)和決定增強(qiáng)了完成任務(wù)的責(zé)任感。我們要調(diào)整番茄工作法的工作表嗎？我們一張張來(lái)看，看怎么樣在團(tuán)隊(duì)工作中將各類(lèi)番茄工作表進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整“今日待辦任務(wù)”工作表如果你負(fù)責(zé)一個(gè)小隊(duì)，“今日待辦任務(wù)”工作表唯一需要修改的地方就是在工作表上添加你的隊(duì)員的名字。表3-1：“今日待辦任務(wù)”工作表表3-1是馬可的“今日待辦任務(wù)”工作表，他正在處理將要遞交的月銷(xiāo)售報(bào)告，這也是本周的工作目標(biāo)。從記錄上看，馬可在第一個(gè)番茄時(shí)間內(nèi)完成了“為銷(xiāo)售報(bào)告收集數(shù)據(jù)”的任務(wù)，又和史蒂芬花了2個(gè)番茄時(shí)間一起完成了“檢查為銷(xiāo)售報(bào)告準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)”的任務(wù)。后來(lái)，他和安娜麗娜以及卡特琳在一個(gè)番茄時(shí)間內(nèi)完成了“準(zhǔn)備銷(xiāo)售報(bào)告”這一任務(wù)。調(diào)整“記錄表”在團(tuán)隊(duì)工作中，“記錄表”清楚地顯示了預(yù)測(cè)的時(shí)數(shù)以及真正消耗的時(shí)間。表3-2：記錄表（“P”代表番茄時(shí)間個(gè)數(shù)，“p”代表人數(shù)）表3-2的記錄表給我們展示了兩件事。馬可估計(jì)三個(gè)人的小隊(duì)完成“準(zhǔn)備銷(xiāo)售報(bào)告”只需花上兩個(gè)番茄時(shí)間（2P3p），但實(shí)際上這個(gè)小隊(duì)最后用了5個(gè)番茄時(shí)間才完成這項(xiàng)活動(dòng)。其實(shí)，這里只需要一張記錄表，每個(gè)成員分享同一張表。一天結(jié)束后，每個(gè)小隊(duì)負(fù)責(zé)人將活動(dòng)所花時(shí)間填入表中即可。調(diào)整“活動(dòng)清單”“活動(dòng)清單”應(yīng)根據(jù)團(tuán)隊(duì)活動(dòng)做以下簡(jiǎn)單的修改：·添加一欄活動(dòng)負(fù)責(zé)人·在預(yù)測(cè)欄中寫(xiě)清楚，一個(gè)小隊(duì)幾個(gè)人，需花多少時(shí)間完成某項(xiàng)任務(wù)預(yù)測(cè)由活動(dòng)負(fù)責(zé)人來(lái)做。表3-3：活動(dòng)清單如表3-3所示，卡特琳負(fù)責(zé)“準(zhǔn)備PPT介紹新產(chǎn)品”這項(xiàng)任務(wù)，并預(yù)測(cè)它需要兩個(gè)人用4個(gè)番茄時(shí)間來(lái)完成。簡(jiǎn)單的練習(xí)讓你的團(tuán)隊(duì)開(kāi)始運(yùn)作在上一節(jié)中，我們學(xué)習(xí)了如何將番茄工作法的工具——定時(shí)器和各種工作表，運(yùn)用到團(tuán)隊(duì)工作中。在團(tuán)隊(duì)工作中，我們需要新法則和做法來(lái)調(diào)整番茄工作法的運(yùn)用過(guò)程。如果你問(wèn)我有什么好的建議，我會(huì)給出以下兩個(gè)簡(jiǎn)單且容易上手的做法。番茄時(shí)間輪班這個(gè)做法可以追溯到20世紀(jì)90年代末期番茄工作法第一次運(yùn)用到團(tuán)隊(duì)工作中的時(shí)候。這種做法就是，小隊(duì)中的其中一個(gè)成員按固定間隔時(shí)間（一個(gè)、兩個(gè)或者四個(gè)番茄時(shí)間）與其他小隊(duì)互換位置。唯有小隊(duì)負(fù)責(zé)人不能換。就這樣，一個(gè)接一個(gè)，小隊(duì)中的每個(gè)人最后都和其他小隊(duì)的成員互換了位置。我知道，有人會(huì)抗拒這種做法，不想從他們已經(jīng)熟悉的小隊(duì)換走。“這不是干擾工作嗎？怎么合作才能保證小隊(duì)間的順利交換？這樣一來(lái)我們不就要花更長(zhǎng)時(shí)間來(lái)完成任務(wù)？這樣會(huì)不會(huì)干擾工作的順利進(jìn)行？”雖然聽(tīng)起來(lái)有悖常理，但輪換小隊(duì)成員能系統(tǒng)性地幫助你更有效地完成任務(wù)。每個(gè)新進(jìn)小隊(duì)的人都能帶來(lái)新的點(diǎn)子和不同的解決方法。成為常規(guī)后，這種做法有以下幾點(diǎn)好處：·分享知識(shí)·分享和提高團(tuán)隊(duì)的技能·增加團(tuán)隊(duì)成員的互動(dòng)和交流·使團(tuán)隊(duì)掌握目標(biāo)完成的最新動(dòng)態(tài)，避免不必要的會(huì)議一點(diǎn)常識(shí)可以幫助團(tuán)隊(duì)成員順利在各小隊(duì)間輪換，就算每隔一個(gè)番茄時(shí)間也無(wú)妨。小隊(duì)3的定時(shí)器響了，小隊(duì)3的負(fù)責(zé)人卡特琳想讓小隊(duì)4的史蒂芬和自己隊(duì)的馬可調(diào)換一下。但是小隊(duì)4正進(jìn)行到一個(gè)番茄時(shí)間的一半，而小隊(duì)1則距離定時(shí)器響起只剩下2分鐘。卡特琳可以選擇等待，等2分鐘后，改選小隊(duì)1的史蒂芬妮。我們沒(méi)有必要為了輪換而統(tǒng)一工作步伐。溝通和適應(yīng)能力能夠?qū)⑤啌Q的障礙變?yōu)榉窒碇R(shí)和提高技能的機(jī)會(huì)。這個(gè)方法要獲得全部隊(duì)員的認(rèn)可才能實(shí)行，強(qiáng)制輪換會(huì)挫傷排斥這一做法的人。將番茄時(shí)間拍下來(lái)在我的團(tuán)隊(duì)中，我用這種做法用了多年。當(dāng)定時(shí)器響起，我們就拍張照片。是的，沒(méi)錯(cuò)，拍照。照片記錄下那個(gè)番茄時(shí)間我們都做了什么。每過(guò)一個(gè)番茄時(shí)間就拍一張照片。通常，我們拍的都是上個(gè)番茄時(shí)間里沒(méi)法解決的問(wèn)題。當(dāng)然，我們也會(huì)拍下我們完成的任務(wù)。一天結(jié)束后，每個(gè)小隊(duì)都有一條時(shí)間線，搭配一組照片，記錄每個(gè)番茄時(shí)間。這不僅能簡(jiǎn)化和減少記錄時(shí)間，還能讓我們?cè)诙潭處追昼妰?nèi)重構(gòu)過(guò)去數(shù)周的工作。這就是可視化對(duì)我們的莫大幫助。為什么團(tuán)隊(duì)需要更高階的方法在20世紀(jì)90年代，我以教練的身份開(kāi)始使用番茄工作法來(lái)指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)工作。這一切都出于偶然。我指導(dǎo)的團(tuán)隊(duì)由大約10位軟件開(kāi)發(fā)員組成，他們來(lái)自米蘭的一家銀行。那時(shí)候，我只是個(gè)公司顧問(wèn)，幫助公司團(tuán)隊(duì)加快他們的軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程。我的任務(wù)就是讓團(tuán)隊(duì)成員能夠自己找到問(wèn)題的解決方法。為了做到這點(diǎn)，我給隊(duì)員們分發(fā)了一堆資料用來(lái)學(xué)習(xí)。然而，問(wèn)題很快就出現(xiàn)了。什么時(shí)候?qū)W？怎么有效學(xué)習(xí)？怎么才能消除害怕和恐懼？我對(duì)這些問(wèn)題了如指掌，于是在一次休息期間，我無(wú)意間提起了我的解決之道，就是用一個(gè)定時(shí)器、“今日待辦任務(wù)”工作表、“活動(dòng)清單”“記錄表”來(lái)解決。之后我又解答了一些問(wèn)題，然后就回到工作中去了。緊接著下一個(gè)月，他們問(wèn)我了一個(gè)問(wèn)題，我答不上來(lái)，這個(gè)問(wèn)題就是“如何將番茄時(shí)間運(yùn)用到團(tuán)隊(duì)中去？”這個(gè)問(wèn)題背后隱藏著各種各樣的焦慮和恐懼。這支隊(duì)伍總是無(wú)法如期遞交軟件功能。他們平均比預(yù)計(jì)的要晚400%，即預(yù)計(jì)一個(gè)月完成的任務(wù)實(shí)際上花了五個(gè)月時(shí)間。所以，毫不意外，經(jīng)理喪失了對(duì)他們的信任。團(tuán)隊(duì)面臨著巨大的壓力，更因此錯(cuò)誤頻發(fā)，用軟件行業(yè)里的術(shù)語(yǔ)就是“故障（bug）”很多。大部分情況下，經(jīng)理會(huì)大駕光臨，在團(tuán)隊(duì)的公共區(qū)域命令所有人立刻停下手頭工作，修補(bǔ)內(nèi)測(cè)人員或銀行顧客發(fā)現(xiàn)的一個(gè)漏洞。聽(tīng)到命令后，全隊(duì)立即放下所有工作，集中精力處理漏洞。加班甚至是周末加班就成了家常便飯。忙著修補(bǔ)漏洞就意味著沒(méi)有人去做本周要完成的任務(wù)，自然導(dǎo)致新的延后、錯(cuò)誤的預(yù)測(cè)、新的挫敗感和更多的壓力。米蘭的這段經(jīng)歷成就了您手頭的這本書(shū)。這支團(tuán)隊(duì)在各種會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)日志上分享他們的成功。正是他們開(kāi)啟了番茄工作法的傳播，到現(xiàn)在，番茄工作法已經(jīng)在全世界范圍內(nèi)幫助了成千上萬(wàn)支團(tuán)隊(duì)，如今遇到了你。盡管米蘭那支團(tuán)隊(duì)的經(jīng)歷有點(diǎn)極端，但是團(tuán)隊(duì)工作常常無(wú)法如期完成、出現(xiàn)預(yù)測(cè)錯(cuò)誤、面臨巨大的壓力、失去管理層或客戶的信任……有時(shí)候，任務(wù)太復(fù)雜，單靠小隊(duì)是完成不了的，而同事和客戶的干擾更是令情況雪上加霜。有時(shí)，小隊(duì)碰上瓶頸而無(wú)法完成任務(wù)，比如他們不得不等著另一個(gè)小隊(duì)的工作結(jié)束才能繼續(xù)下一個(gè)項(xiàng)目。一切都有可能發(fā)生。這樣令人沮喪且充滿壓力的環(huán)境使人情緒低落、生產(chǎn)力降低、團(tuán)隊(duì)工作停滯不前。番茄工作法是怎么幫助一個(gè)團(tuán)隊(duì)處理復(fù)雜情況、干擾和瓶頸的？面對(duì)前面出現(xiàn)的令人沮喪的問(wèn)題，在接下來(lái)的章節(jié)中，我會(huì)展示如何用番茄工作法中最有效的做法來(lái)幫助團(tuán)隊(duì)解決和避免它們。作為一個(gè)教練，我和米蘭的團(tuán)隊(duì)一起共事的經(jīng)歷推動(dòng)我去收集、升級(jí)和開(kāi)發(fā)能夠運(yùn)用到其他團(tuán)隊(duì)的工作方法。在過(guò)去20多年中，我開(kāi)發(fā)和測(cè)試了不少工作方法，并將它們運(yùn)用到規(guī)模大小不一、技能各式各樣和經(jīng)驗(yàn)深淺不同的團(tuán)隊(duì)中去。在我看來(lái)，每種方法都和某一個(gè)團(tuán)隊(duì)相匹配，能幫助他們解決焦慮和恐懼，獲得成功。我希望你和我一樣發(fā)現(xiàn)這些方法的有用之處。柜臺(tái)工作法在柏林，我的英雄是一群在手提電腦休息室工作的伙計(jì)們。他們的工作是維修電腦。這家店出人意料地小。你走進(jìn)店里就能看到左手邊擺著萬(wàn)分舒適的沙發(fā)的休息室，而在你前面則是一張柜臺(tái)。柜臺(tái)之后有一個(gè)小隊(duì)，專(zhuān)門(mén)為你解決你電腦出現(xiàn)的各種問(wèn)題，在他們的身后掛著黑色簾子，你看不清簾子后面有什么，但其實(shí)，那里是他們拯救你電腦的大本營(yíng)。對(duì)于團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，干擾是最普遍且成本最高的問(wèn)題之一。抽空應(yīng)付一個(gè)干擾就足以令整個(gè)隊(duì)伍的工作停滯不前。柜臺(tái)法說(shuō)明的就是番茄工作法和一張時(shí)間表足夠幫助團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)付干擾。這個(gè)做法最棒的一點(diǎn)是能將干擾轉(zhuǎn)化為共享知識(shí)和更加高效工作的機(jī)會(huì)。走入這家店的那天我就意識(shí)到，他們的做法和我在過(guò)去的做法有不少相似之處。接下來(lái)就為大家一一道來(lái)。問(wèn)題在團(tuán)隊(duì)一心朝目標(biāo)前進(jìn)的時(shí)候，來(lái)自四面八方的請(qǐng)求幾乎把他們壓倒。這些請(qǐng)求來(lái)自于同事、客戶、咨詢顧問(wèn)、經(jīng)理和供應(yīng)商。所有人都想立即得到答復(fù)。團(tuán)隊(duì)成員一而再再而三地放下手頭工作，應(yīng)付干擾，這極大地影響了整個(gè)團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)效率。解決方案柜臺(tái)工作法令團(tuán)隊(duì)免受外部干擾并實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的知識(shí)共享。該方法到底怎么操作呢？假如我們正在指導(dǎo)一個(gè)8人團(tuán)隊(duì)，可以教他們用下列方法組織自己：·造一個(gè)實(shí)體屏障或者柜臺(tái)，隔絕外界進(jìn)入小團(tuán)隊(duì)的工作區(qū)域。這支隊(duì)伍不能夠被尋求幫助的人看到。我從來(lái)沒(méi)有用過(guò)真正的幕布，但是效果是一樣的。為了強(qiáng)調(diào)這個(gè)效果，從現(xiàn)在開(kāi)始，我將這支隊(duì)伍稱為“幕后小隊(duì)”?！ご蛟臁肮衽_(tái)團(tuán)隊(duì)”：一支或者超過(guò)一支的小隊(duì)，主要負(fù)責(zé)應(yīng)付前來(lái)尋求支援的人和他們的請(qǐng)求。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，在一個(gè)8人的團(tuán)隊(duì)中，小分隊(duì)最理想的規(guī)模就是兩人一組。在圖3-3中，卡特琳和馬可組成一支小隊(duì)，在前臺(tái)工作。雖然回應(yīng)顧客的需求常被看作一個(gè)人可完成的事情，但是為了更好地了解需求的內(nèi)容、避免錯(cuò)誤，我建議柜臺(tái)小隊(duì)以兩人為一組。圖3-3：柜臺(tái)小隊(duì)的操作·制定時(shí)間表，明確告知人們幾點(diǎn)可以到柜臺(tái)處尋求幫助并得到守在柜臺(tái)處的團(tuán)隊(duì)的回應(yīng)。如圖36所示，需要支援的人們可在10：00—12：00以及14：00—16：00向守在柜臺(tái)處的卡特琳和馬可做出請(qǐng)求。在9：00—10：00、13：00—14：00以及16：00—17：00這三個(gè)時(shí)間段，柜臺(tái)不開(kāi)放，而卡特琳和馬可則一起收集資料，處理收到的請(qǐng)求?！ぴ跁r(shí)間表上清楚標(biāo)明，幕后小隊(duì)在什么時(shí)間向柜臺(tái)的小隊(duì)提供支持。在圖3-3中，“工作中”的隊(duì)伍包括卡拉、史蒂芬、尼克、安娜麗娜和安德魯，他們?cè)诠潭〞r(shí)間向柜臺(tái)工作的馬可和卡特琳提供支持，幫助柜臺(tái)處理其無(wú)法解決的問(wèn)題。在兩支隊(duì)伍的時(shí)間安排上，幕后小隊(duì)?wèi)?yīng)該專(zhuān)門(mén)騰出時(shí)間，請(qǐng)柜臺(tái)小隊(duì)幫忙解釋他們所收到的請(qǐng)求。在圖36中，這樣的合作可安排在13：00—14：00?！ぐ才藕梅褧r(shí)間輪換次數(shù)。一般，任務(wù)負(fù)責(zé)人不動(dòng)，幕后小隊(duì)的其他成員和柜臺(tái)小隊(duì)的成員依次輪換。兩隊(duì)輪換的頻率通常為每四個(gè)或八個(gè)番茄時(shí)間一次，或一天一次。隊(duì)員的可互換性越高，他們?cè)诜褧r(shí)間輪換的經(jīng)歷就越多，整體輪換的頻率就越高。當(dāng)人們來(lái)到柜臺(tái)尋求幫助，可能發(fā)生以下三種情況：1.柜臺(tái)的工作人員知道如何處理來(lái)者的請(qǐng)求，并能夠立刻解決問(wèn)題。在圖3-3中，這樣的情況發(fā)生在10：00—12：00和14：00—16：00。2.柜臺(tái)的工作人員知道如何處理來(lái)者的請(qǐng)求，但是需要一點(diǎn)時(shí)間解決問(wèn)題。這種情況下，柜臺(tái)小隊(duì)可將問(wèn)題記下，估算解決該問(wèn)題所需花費(fèi)的時(shí)間和工夫，告訴來(lái)者他將收到答復(fù)的時(shí)間。在圖3-3中，這種情況通常發(fā)生在9：00—10：00，13：00—14：00，以及16：00—17：00。3.柜臺(tái)工作人員無(wú)法估算解決問(wèn)題的時(shí)間，或者不知道如何解決該問(wèn)題。這種情況下，柜臺(tái)小隊(duì)將問(wèn)題記下，交給幕后小隊(duì)，他們會(huì)根據(jù)時(shí)間表依次處理一系列的求助。在圖3-3中，這種情況發(fā)生在13：00—14：00。這個(gè)做法可能會(huì)遭到誤解。我經(jīng)?？吹焦菊?qǐng)新人單獨(dú)坐鎮(zhèn)柜臺(tái)。這個(gè)決定似乎合情合理，因?yàn)?，這樣一來(lái)，團(tuán)隊(duì)都做“幕后”工作，朝著目標(biāo)不斷前進(jìn)。然而，缺點(diǎn)就是，團(tuán)隊(duì)遠(yuǎn)離柜臺(tái)，錯(cuò)失了提升產(chǎn)品或程序的機(jī)會(huì)。因此，我建議至少要有一個(gè)“幕后”成員守在柜臺(tái)。利弊分析柜臺(tái)工作法有以下幾個(gè)好處：·雙贏局面。你可以同時(shí)讓客戶和同事滿意，與此同時(shí)，團(tuán)隊(duì)其他成員朝著既定目標(biāo)前進(jìn)，免受干擾的影響。·共享知識(shí)。解決問(wèn)題和回應(yīng)求助能夠讓你更快更好地了解系統(tǒng)或者產(chǎn)品?！ぐl(fā)現(xiàn)程序或者產(chǎn)品上的瑕疵。不停地了解同事或客戶的請(qǐng)求是提升團(tuán)隊(duì)的好機(jī)會(huì)。柜臺(tái)工作法唯一的缺點(diǎn)就是幕后小隊(duì)成員可能要花更長(zhǎng)的時(shí)間才能完成任務(wù)，這是因?yàn)槟缓蟪蓡T要依次和柜臺(tái)成員輪換。根據(jù)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，幕后小隊(duì)總是能用更少的時(shí)間達(dá)成目標(biāo)。雖然成員離開(kāi)團(tuán)隊(duì)時(shí)會(huì)影響團(tuán)隊(duì)實(shí)力，但是，干擾減少，時(shí)間省下來(lái)，損失就能被彌補(bǔ)回來(lái)。換句話說(shuō)，六個(gè)人的團(tuán)隊(duì)在不受干擾的環(huán)境下完成目標(biāo)所花的時(shí)間比八個(gè)人的團(tuán)隊(duì)在頻受干擾的環(huán)境中完成任務(wù)所花的時(shí)間更少。番茄黑客松工作法不管你多大，只要你熱衷挑戰(zhàn)，我建議你參加一次黑客松?！昂诳退伞币辉~產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代，是“黑客”和“馬拉松”的結(jié)合體，十分引人遐想。但是，黑客松的“黑客”并非指非法侵入電腦系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的行為，而是指通過(guò)堅(jiān)持不懈的努力最終找到問(wèn)題的解決方法的過(guò)程。最后你想出的解決方法從設(shè)計(jì)角度來(lái)說(shuō)可以不驚艷，但必須有效。黑客松可持續(xù)數(shù)小時(shí)或數(shù)天，一般在周末舉行。通常，黑客松都有一個(gè)挑戰(zhàn)，比如設(shè)計(jì)具有開(kāi)創(chuàng)性的電子游戲、突破技術(shù)極限提高職場(chǎng)健康和安全，或是找到新點(diǎn)子幫助一個(gè)城市提高流動(dòng)性。你可以單槍匹馬也可以組隊(duì)參加（組隊(duì)參加似乎更有趣）。最好的解決方法一般都能獲得獎(jiǎng)品。我不清楚有沒(méi)有人在黑客松過(guò)程中使用番茄工作法，但是我用“黑客松”來(lái)命名番茄工作法的其中一種靈活運(yùn)用方法。問(wèn)題一個(gè)小隊(duì)負(fù)責(zé)解決一個(gè)任務(wù)，這個(gè)任務(wù)可能需要大量的研究或者充滿復(fù)雜和不確定性，如果不及時(shí)完成，它就可能變成瓶頸，阻礙整個(gè)團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度。解決方案對(duì)于不尋常、復(fù)雜或者風(fēng)險(xiǎn)較高的任務(wù)來(lái)說(shuō)，番茄黑客松工作法能夠讓團(tuán)隊(duì)在最短的時(shí)間內(nèi)得到幾個(gè)解決方法，供他們思考和選擇。假設(shè)你是一場(chǎng)番茄黑客松的組織者，我們一起來(lái)看看怎么使用這個(gè)方法吧。舉行一次黑客松需要以下幾個(gè)步驟：1.邀請(qǐng)全隊(duì)或者一部分隊(duì)員參加番茄黑客松。準(zhǔn)備一個(gè)大房間，它能給活動(dòng)營(yíng)造最好的氛圍。2.選出一個(gè)裁判。有些小隊(duì)難以完成關(guān)鍵任務(wù)，裁判便由該隊(duì)擔(dān)任。當(dāng)然，該小隊(duì)的成員也可以參加番茄黑客松。在其他時(shí)候，裁判不是團(tuán)隊(duì)的人，他們可以是顧客、用戶或者經(jīng)理們。有時(shí)候，裁判甚至可以由整個(gè)隊(duì)來(lái)充當(dāng)。3.設(shè)置時(shí)間箱，代表番茄時(shí)間數(shù)量。4個(gè)番茄時(shí)間是我的選擇，因?yàn)樵谖业慕?jīng)驗(yàn)里4個(gè)番茄時(shí)間足夠我們想出有用的解決方法。番茄黑客松的時(shí)長(zhǎng)根據(jù)具體情況而定，看所要解決的問(wèn)題的復(fù)雜性和緊急性，但時(shí)長(zhǎng)最少要一個(gè)番茄時(shí)間。在你設(shè)置時(shí)間箱時(shí)，你必須清楚說(shuō)明給出解決方法的截止時(shí)間是多少個(gè)番茄時(shí)間之后。如果你定下截止時(shí)間為4個(gè)番茄時(shí)間結(jié)束時(shí)，那么4個(gè)番茄時(shí)間后，黑客松便結(jié)束了。4.讓黑客松的參與者自行組織小隊(duì)，挑選小伙伴一起負(fù)責(zé)某個(gè)任務(wù)。小隊(duì)的人數(shù)根據(jù)挑戰(zhàn)的類(lèi)型和復(fù)雜程度而定。兩人組一個(gè)小隊(duì)是我最推崇的模式，因?yàn)檫@種組合小巧且有效。隊(duì)員的互通性是另外一個(gè)決定因素。比如，如果黑客松的主題是“為我們的博客設(shè)計(jì)新版面”，而你想要團(tuán)隊(duì)高度專(zhuān)業(yè)化，那么你可能需要一名商業(yè)分析師、一名平面設(shè)計(jì)師和一名廣告文案。如果專(zhuān)業(yè)化不是你們團(tuán)隊(duì)追求的，那么你有更多的組隊(duì)的選擇和自由。我通常鼓勵(lì)隊(duì)員自行組隊(duì)，也喜歡“創(chuàng)造”不尋常的小隊(duì)，那就是一般工作中沒(méi)什么交集的人組成一個(gè)隊(duì)伍。我知道，和一起工作慣了的人組成小隊(duì)令人安心，但是打破這種習(xí)慣也許會(huì)帶來(lái)意想不到的結(jié)果。圖3-4：番茄黑客松——4個(gè)番茄時(shí)間，四支小隊(duì)，一個(gè)任務(wù)5.給參加黑客松的所有小隊(duì)相同的任務(wù)，他們?cè)谙嗤臅r(shí)間內(nèi)攻克同一個(gè)難題，給出解決方法。6.給參與黑客松的小隊(duì)上定時(shí)器。在每個(gè)番茄時(shí)間內(nèi)，你在以下時(shí)間點(diǎn)時(shí)做出時(shí)間提示：第一個(gè)5分鐘過(guò)去的時(shí)候，半個(gè)番茄時(shí)間結(jié)束的時(shí)候，以及只剩5分鐘的時(shí)候。是的，這是到目前為止我第一次為所有團(tuán)隊(duì)設(shè)置一個(gè)定時(shí)器，事實(shí)上這也是唯一一種情況下我會(huì)建議團(tuán)隊(duì)工作中使用統(tǒng)一的番茄時(shí)間。為什么？因?yàn)槲蚁朐诶щy、復(fù)雜且緊急的情況下保護(hù)番茄休息時(shí)間。人們喜歡挑戰(zhàn)，尤其是在第一次參加番茄黑客松的時(shí)候，往往會(huì)想著要連續(xù)工作，不停歇。你的角色是要提醒他們番茄休息時(shí)間的目的?！疤魬?zhàn)沒(méi)問(wèn)題，但是我們不想在4個(gè)番茄時(shí)間后筋疲力盡。我們要保證在每個(gè)番茄時(shí)間里精力充沛?！蹦阋獛椭麄儯瑥?qiáng)迫他們?cè)诮邮芴魬?zhàn)期間得到真正的休息，這有益無(wú)害。7.宣布勝利者。在規(guī)定的黑客松時(shí)間結(jié)束時(shí)，裁判評(píng)估每個(gè)小隊(duì)的解決方案，挑出最好的那個(gè)。我通常也給裁判設(shè)置番茄時(shí)間，讓他們?cè)u(píng)選出最終勝出的解決方案。我最喜歡的做法是請(qǐng)全體參與者充當(dāng)裁判。這時(shí)候，在第一個(gè)番茄時(shí)間里，每個(gè)小隊(duì)迅速展示出它們的成果，接著在第二個(gè)番茄時(shí)間里，每個(gè)人評(píng)估和投票，選出最佳解決方案。為什么我喜歡這個(gè)方法？首先，因?yàn)楹诳退傻乃袇⒓诱呖梢粤私鈩俪龅姆桨傅木唧w情況；再者，在這個(gè)過(guò)程中，常常有新點(diǎn)子出現(xiàn)，完善現(xiàn)有的方案。當(dāng)然，黑客松的結(jié)果不一定是成功的。如果在番茄黑客松規(guī)定的時(shí)間內(nèi)沒(méi)有找到有效的解決方法該如何？這種情況的確有可能發(fā)生。很簡(jiǎn)單，再組織一輪，但是，要給參加的隊(duì)伍更多的休息時(shí)間。在第一輪黑客松過(guò)程中，我不建議小隊(duì)間輪換隊(duì)員。但是，在后面幾輪的黑客松中，輪換隊(duì)員不失