北京萬科物業(yè)管理有限公司采購管理制度

北京萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)書編號BVKWY-PZ-07名稱采購管理制度版本A/1第1頁共5頁編制張晗更改張晗審核楊征批準王岫華生效期2001年7月1日1.目的控制采購過程，為公司采購工作提供指導(dǎo)，確保采購物資符合質(zhì)量要求，并降低采購成本。2.范圍適用于公司各種采購行為。3.職責3.1財務(wù)管理部負責對公司所有采購業(yè)務(wù)進行財務(wù)監(jiān)控。3.2品質(zhì)管理部負責組織公司供方的調(diào)研、考察、分析及評定，以及對業(yè)務(wù)部門的服務(wù)類物資采購工作進行監(jiān)督，并每月更新一次《物資價格明細表》。3.3總經(jīng)理辦公室負責行政后勤類物資的審核、采購及結(jié)款工作，并負責固定資產(chǎn)及辦公用品類物資的日常監(jiān)督管理。3.4經(jīng)營管理部負責CI工程視覺識別產(chǎn)品及工服的審核、設(shè)計及采購。3.5業(yè)務(wù)部門經(jīng)理對本部門物資的采購進行審核，并對采購工作及采購成本負責。3.6質(zhì)檢員負責對采購物資的質(zhì)量進行檢驗；倉管員負責對采購物資的數(shù)量進行驗收，并對檢驗合格物資辦理進倉手續(xù)。3.7采購人員應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司的財務(wù)管理制度，自覺維護公司利益，對采購行為負責。4．定義CI工程視覺識別產(chǎn)品：公司CI工程系統(tǒng)所規(guī)范的各種標志、標準字、標準色以及在它們的組合基礎(chǔ)上所形成的各種事務(wù)類、廣告宣傳類、服飾、汽車、印刷品、環(huán)境等與媒體接觸的用品。單宗采購額：同種物品一次性采購額。A類物資：是指對服務(wù)質(zhì)量影響較大或采購批量較大、須在指定供應(yīng)商或品牌中采購的物資。B類物資：單件采購額在人民幣2000元以上（含2000元），必須經(jīng)過評估方能采購的物資。北京萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)書編號BVKWY-PZ-07名稱采購管理制度版本A/1第2頁共5頁編制張晗更改張晗審核楊征批準王岫華生效期2001年7月1日C類物資：A、B類以外的物資。5.方法和過程控制5.1物資類供方的管理5.1.1各類物資的供方均由品質(zhì)管理部負責組織評審，質(zhì)檢員、使用部門、財務(wù)部門以會簽的形式共同參加供方評審，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。5.1.2評審內(nèi)容應(yīng)包括供方資質(zhì)、供貨質(zhì)量、供貨能力、價格、交貨期等。5.1.3品質(zhì)管理部負責將已通過評審的供方納入《供方名錄》，并將該供方提供的物資價格列入《物資價格明細表》。5.1.4使用部門、質(zhì)檢員、庫管員及時將物資的質(zhì)量及供方的供貨情況反饋至品質(zhì)管理部，對多次發(fā)生不合格的供方根據(jù)情況采?。篈．暫時停止供貨。B．對供方進行重新評審，如不能滿足供貨要求的取消供方資格。5.1.5對供方需每年進行一次評審，評審按5.1.1、5.1.2、5.1.3條款執(zhí)行，并記錄在《供方評估表》中，評審合格后可繼續(xù)作為公司的供方，不合格者取消其供方資格。5.1.6財務(wù)管理部負責每季度對各類物資供方進行抽查回訪,了解各采購人員的職務(wù)行為及各類物資價格的浮動情況。5.2物資信息5.2.1品質(zhì)管理部負責對物資的市場價格進行調(diào)研工作，每月根據(jù)市場價格更新一次《物資價格明細表》，并于每月25日發(fā)至各相關(guān)部門。5.2.2各部門應(yīng)于每月5日前將上月新增服務(wù)類物資報品質(zhì)管理部。5.2.3各部門新增服務(wù)類物資由品質(zhì)管理部負責對其進行市場調(diào)研，確定價格后納入公司《物資價格明細表》。5.3計劃采購5.3.1各服務(wù)類物資使用單位根據(jù)下月工作計劃于每月22日填寫《物資申請單》，經(jīng)主管審批后報倉庫管理員。庫管員負責匯總本部門各服務(wù)類物資使用單位的《物資申請單》，根據(jù)當月庫存物資盤點情況及《物資價格明細表》制作本部門當月《物資申請單》。5.3.2各部門庫管員將《物資申請單》報本部門經(jīng)理審核后，于每月25日前北京萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)書編號BVKWY-PZ-07名稱采購管理制度版本A/1第3頁共5頁編制張晗更改張晗審核楊征批準王岫華生效期2001年7月1日逐級報送品質(zhì)管理部、財務(wù)管理部、分管總經(jīng)理助理、總經(jīng)理審批。由總經(jīng)理辦公室將審批后的《物資申請單》轉(zhuǎn)至各申請部門。5.3.3業(yè)務(wù)部門的服務(wù)類物資采購依據(jù)經(jīng)審批的《物資申請單》，按照物資的類別及供方制作《物資采購計劃單》，將《物資采購計劃單》傳真或以其它方式與供方確認后實施采購。5.3.4對于各部門填報的《物資申請單》中單宗采購額在2000元以上（含2000元）的物資，倉庫員在制作本部門《物資申請單》時應(yīng)單獨填報《物資申請報告》，并按5.3.2條款要求執(zhí)行。5.4B類物資采購5.4.1各部門所需的“B”類物資，由其相應(yīng)責任人根據(jù)工作計劃和實際工作需要填寫《物資申請報告》，經(jīng)部門經(jīng)理審核后依次報品質(zhì)管理部、財務(wù)部、分管總經(jīng)理助理、總經(jīng)理審批，并由各部門采購員實施采購。5.4.2對B類物資的采購，須取得三家以上供應(yīng)商資料，并將有關(guān)供應(yīng)商情況記錄在《物資申請報告》背面附頁中；同時附供應(yīng)商背景資料,如資信、技術(shù)能力、資格證書、售后服務(wù)及擬定的合同樣本等。對于無法取得三家同類型產(chǎn)品資料的特殊物資（如兒童娛樂設(shè)施、健身器材等），須在《物資申請報告》評估結(jié)論中注明。5.4.3采購人員執(zhí)行采購時，首先應(yīng)檢查采購物資所需文件是否齊全，當文件不齊全時應(yīng)向部門經(jīng)理報告，補齊必備文件后再進行采購或簽定采購合同。5.5緊急采購5.5.1定義：業(yè)務(wù)部門因?qū)嶋H工作急需的服務(wù)類物資，且倉庫無庫存?zhèn)淦范鴮嵤┑牟少彿Q為緊急采購。5.5.2緊急采購由使用部門填《物資申請單》，說明緊急采購原因，經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后可直接在公司《供方名錄》內(nèi)或其他供應(yīng)商處采購。5.5.3業(yè)務(wù)部門經(jīng)理每月緊急采購審批權(quán)限為2000元（當月累計，額度僅限當月有效，當月余額不得轉(zhuǎn)至下月），緊急采購金額累計超過2000元后需按5.3條款審批要求執(zhí)行。5.5.4業(yè)務(wù)部門每月底前將緊急采購的《物資申請單》、發(fā)票（附明細）、入庫單匯總報財務(wù)部結(jié)帳。5.6計劃外采購北京萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)書編號BVKWY-PZ-07名稱采購管理制度版本A/1第4頁共5頁編制張晗更改張晗審核楊征批準王岫華生效期2001年7月1日計劃外采購審批及實施按5.3條款或5.4條款要求執(zhí)行。5.7行政后勤及警務(wù)類物資采購5.7.1總經(jīng)理辦公室負責行政后勤及警務(wù)類物資采購，包括辦公用品及設(shè)備、通訊設(shè)備、保安器械等。5.7.2行政后勤及警務(wù)類物資采購參照5.3條款要求執(zhí)行。5.7.3資產(chǎn)購買后須按公司資產(chǎn)管理規(guī)定完善手續(xù)及實施管理。5.8CI工程視覺識別產(chǎn)品的采購5.8.1CI工程視覺識別產(chǎn)品設(shè)計必須符合集團CI手冊的規(guī)定。5.8.2CI工程視覺識別產(chǎn)品制作時，由使用部門填寫《CI工程視覺識別產(chǎn)品制作申請表》，經(jīng)部門經(jīng)理、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后報經(jīng)營管理部。經(jīng)營管理部設(shè)計人員現(xiàn)場實地考察后，確定設(shè)計方案及制作清單。根據(jù)設(shè)計方案與供方協(xié)商制作成本并知會使用部門及報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由經(jīng)營管理部安排供方制作。5.8.3使用部門經(jīng)理或其指定專人負責對CI產(chǎn)品進行驗收，并在《CI工程視覺識別產(chǎn)品制作申請表》上簽字確認。對于新設(shè)計或新項目使用的大批量標識須經(jīng)營管理部對效果和質(zhì)量進行驗收，同時在《CI工程視覺識別產(chǎn)品制作申請表》上簽字確認。5.8.4工服制做按CI工程視覺識別產(chǎn)品的采購程序執(zhí)行。5.9物資的驗收5.9.1各類物資的專項質(zhì)檢員根據(jù)《物資檢驗標準》對物資的質(zhì)量進行檢驗，并填寫《物資驗收單》，倉管員按照《物資采購計劃單》、《物資申請報告》對物資的數(shù)量進行驗收；物資質(zhì)量及數(shù)量驗收合格后及時辦理《入庫單》，對于500元以上的固定資產(chǎn)除在總經(jīng)理辦公室辦理辦理《入庫單》外，還應(yīng)辦理《資產(chǎn)情況審核單》手續(xù)。5.9.2當發(fā)現(xiàn)不合格物資時，由所檢物資的專項質(zhì)檢員填寫《不合格物資處理單》，并呈報部門經(jīng)理審批；不合格物資由采購人員按部門經(jīng)理意見進行處理。5.10采購工作的監(jiān)督與控制5.10.1各部門經(jīng)理應(yīng)對本部門的采購成本進行監(jiān)督和控制。北京萬科物業(yè)管理有限公司作業(yè)指導(dǎo)書編號BVKWY-PZ-07名稱采購管理制度版本A/1第5頁共5頁編制張晗更改張晗審核楊征批準王岫華生效期2001年7月1日5.10.2各業(yè)務(wù)部門報送的《物資申請單》、《物資申請報告》應(yīng)寫明物資編號、規(guī)格型號、單價、品牌等情況，以便核準，對于新增服務(wù)類物資應(yīng)寫明規(guī)格型號、單價、品牌及供應(yīng)商等情況。5.10.3品質(zhì)管理部負責根據(jù)《物資價格明細表》審核《物資申請單》、《物資申請報告》，對于填寫內(nèi)容不準確、不符合《物資價格明細表》的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)重新填報。5.10.4財務(wù)部每月將《物資申請單》、《物資申請報告》與《入庫單》進行核對，對于不相符的應(yīng)向相關(guān)部門反饋并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。5.11結(jié)帳各部門每月10日前將上月采購物資相關(guān)資料（《物資申請單》或《物資申請報告》、《物資采購計劃單》、《入庫單》、《資產(chǎn)情況審核單》）及購物發(fā)票（附明細）報財務(wù)部結(jié)帳。6支持性文件BVKWY-PZ-14《物資檢驗標準》BVKWY-PZ-10《供方名錄》7質(zhì)量記錄和表格BVKWY-PZ-07-F1《物資申請報告》BVKWY-PZ-