采購管理制度及采購流程

采購管理制度及采購流程通用合同編號：__________甲方（采購方）：甲方名稱：甲方地址：甲方聯(lián)系方式：乙方（供應(yīng)方）：乙方名稱：乙方地址：乙方聯(lián)系方式：一、總則1.目的和依據(jù)為了規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，特制定本采購管理制度及采購流程。2.適用范圍本制度適用于甲方所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品等的采購。3.采購原則（1）公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有符合條件的供應(yīng)商一視同仁，保證采購結(jié)果公正合理。（2）質(zhì)量優(yōu)先原則：采購的物資和服務(wù)應(yīng)符合規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，以滿足甲方的需求。（3）性價(jià)比原則：在保證質(zhì)量的前提下，選擇價(jià)格合理、性價(jià)比高的供應(yīng)商。二、采購組織與職責(zé)1.采購組織架構(gòu)甲方設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)采購工作的組織和實(shí)施。采購部門下設(shè)采購經(jīng)理、采購員等崗位。2.采購部門職責(zé)（1）制定采購計(jì)劃和預(yù)算，并組織實(shí)施。（2）負(fù)責(zé)供應(yīng)商的選擇、評估和管理。（3）組織采購談判、簽訂采購合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和管理。（4）負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收和入庫工作。3.其他相關(guān)部門職責(zé)（1）需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，并提供相關(guān)技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)。（2）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購預(yù)算的審核和資金的安排。（3）質(zhì)檢部門負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。三、采購計(jì)劃與預(yù)算1.采購計(jì)劃的制定（1）需求部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《采購需求申請表》，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。（2）采購部門根據(jù)需求部門的申請，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。2.采購預(yù)算的編制（1）采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算，包括采購物品的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)用等。（2）財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核，保證預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。3.采購計(jì)劃與預(yù)算的審批采購計(jì)劃和預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門方可按照計(jì)劃和預(yù)算進(jìn)行采購。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商的選擇與評估（1）采購部門通過市場調(diào)研、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦等方式，收集供應(yīng)商信息。（2）對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合條件的供應(yīng)商。（3）對符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)等情況。（4）根據(jù)考察結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等。2.供應(yīng)商的考核與激勵(lì)（1）采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等。（2）根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行評級，分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。（3）對優(yōu)秀供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先采購、增加采購份額等；對不合格供應(yīng)商，取消其供貨資格。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)（1）采購部門定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。（2）建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作情況、考核結(jié)果等。五、采購方式與流程1.招標(biāo)采購（1）對于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。（2）采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、投標(biāo)截止時(shí)間等信息。（3）供應(yīng)商按照招標(biāo)公告的要求，提交投標(biāo)文件。（4）采購部門組織評標(biāo)委員會，對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.競爭性談判采購（1）對于技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的項(xiàng)目，采用競爭性談判采購方式。（2）采購部門成立談判小組，與符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行談判。（3）談判小組根據(jù)談判情況，確定成交供應(yīng)商。3.單一來源采購（1）只能從唯一供應(yīng)商處采購的項(xiàng)目，采用單一來源采購方式。（2）采購部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購方式的原因，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（3）經(jīng)審批同意后，采購部門與唯一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格和合同條款。4.詢價(jià)采購（1）采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。（2）采購部門向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。（3）采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。5.采購流程概述（1）采購申請：需求部門填寫《采購需求申請表》，提交給采購部門。（2）采購計(jì)劃：采購部門根據(jù)需求部門的申請，制定采購計(jì)劃。（3）供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)，選擇合適的采購方式和供應(yīng)商。（4）采購談判：與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等合同條款。（5）合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。（6）合同執(zhí)行：供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量等要求，交付貨物或提供服務(wù)。（7）驗(yàn)收付款：采購部門組織相關(guān)部門對貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，按照合同約定的付款方式支付貨款。六、采購合同管理1.合同的簽訂（1）采購部門根據(jù)采購談判的結(jié)果，起草采購合同。（2）合同內(nèi)容應(yīng)包括合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式、采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（3）合同起草完成后，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司法律顧問進(jìn)行審核。（4）法律顧問審核通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂正式合同。2.合同的執(zhí)行與監(jiān)控（1）采購部門負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行，按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、數(shù)量、質(zhì)量等要求，督促供應(yīng)商按時(shí)交付貨物或提供服務(wù)。（2）采購部門定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)覺和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（3）如供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取補(bǔ)救措施。如供應(yīng)商拒絕履行合同，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.合同的變更與解除（1）如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法履行或部分無法履行，雙方應(yīng)協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定的爭議解決方式處理。（2）如雙方協(xié)商一致，需要變更或解除合同，應(yīng)簽訂書面協(xié)議。協(xié)議內(nèi)容應(yīng)包括變更或解除的原因、變更或解除的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等。4.合同糾紛處理（1）如雙方在合同履行過程中發(fā)生糾紛，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可按照合同約定的爭議解決方式處理。（2）如合同約定仲裁解決，應(yīng)向約定的仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁。如合同約定訴訟解決，應(yīng)向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。七、采購價(jià)格管理1.價(jià)格確定原則（1）采購價(jià)格應(yīng)根據(jù)市場行情、采購數(shù)量、交貨期等因素確定。（2）采購部門應(yīng)通過市場調(diào)研、詢價(jià)、比價(jià)等方式，了解市場價(jià)格信息，保證采購價(jià)格合理。2.價(jià)格審核與審批（1）采購部門在確定采購價(jià)格后，應(yīng)填寫《采購價(jià)格審批表》，注明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商等信息，報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核。（2）采購部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可按照確定的價(jià)格進(jìn)行采購。3.價(jià)格監(jiān)控與調(diào)整（1）采購部門應(yīng)定期對采購價(jià)格進(jìn)行監(jiān)控，了解市場價(jià)格變化情況。（2）如市場價(jià)格發(fā)生較大變化，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，調(diào)整采購價(jià)格。（3）如供應(yīng)商提出價(jià)格調(diào)整申請，采購部門應(yīng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，根據(jù)實(shí)際情況決定是否同意價(jià)格調(diào)整。八、采購質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定（1）需求部門根據(jù)實(shí)際需求，制定采購物品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括技術(shù)要求、功能指標(biāo)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等。（2）采購部門根據(jù)需求部門制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，保證供應(yīng)商提供的貨物或服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收（1）貨物到達(dá)后，采購部門應(yīng)組織質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。質(zhì)檢部門應(yīng)按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。（2）如貨物質(zhì)量不符合要求，質(zhì)檢部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施或更換貨物。（3）貨物檢驗(yàn)合格后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)。3.質(zhì)量問題處理（1）如在使用過程中發(fā)覺貨物存在質(zhì)量問題，使用部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商，要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（2）如供應(yīng)商拒絕承擔(dān)責(zé)任，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。九、采購物流與倉儲管理1.物流配送方式選擇（1）采購部門應(yīng)根據(jù)采購物品的特點(diǎn)、數(shù)量、交貨期等因素，選擇合適的物流配送方式，如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)?。?）采購部門應(yīng)與物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保證貨物按時(shí)、安全送達(dá)目的地。2.貨物運(yùn)輸與保險(xiǎn)（1）采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)貨物的運(yùn)輸安排，保證貨物在運(yùn)輸過程中的安全。（2）對于價(jià)值較高或易損壞的貨物，采購部門應(yīng)購買貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)，以降低貨物運(yùn)輸風(fēng)險(xiǎn)。3.倉儲管理與庫存控制（1）采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排貨物的倉儲。（2）倉庫管理部門應(yīng)建立健全倉庫管理制度，做好貨物的入庫、保管、出庫等工作，保證貨物的安全和完整。（3）采購部門應(yīng)定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，掌握庫存情況，避免庫存積壓或短缺。十、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估（1）采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、物流風(fēng)險(xiǎn)等。（2）風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施（1）針對不同等級的風(fēng)險(xiǎn)，采購部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。（2）采購部門應(yīng)定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，保證風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。3.風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警（1）采購部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。（2）如發(fā)覺風(fēng)險(xiǎn)超過預(yù)警值，采購部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的措施，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。十一、采購績效評估1.評估指標(biāo)設(shè)定（1）采購績效評估指標(biāo)包括采購成本、采購質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商滿意度等。（2）采購部門應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況，合理設(shè)定評估指標(biāo)的權(quán)重和目標(biāo)值。2.評估方法與周期（1）采購績效評估采用定量評估和定性評估相結(jié)合的方法，定期對采購績效進(jìn)行評估。（2）評估周期為每季度一次，年度進(jìn)行綜合評估。3.評估結(jié)果應(yīng)用（1）采購績效評估結(jié)果作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據(jù)。（2）根據(jù)評估結(jié)果，采購部門應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改進(jìn)采購工作，提高采購績效。十二、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制（1）公司設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)，對采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（2）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對采購制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，發(fā)覺問題及時(shí)提出整改意見。2.檢查內(nèi)容與方式（1）檢查內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、供應(yīng)商的管理情況、采購價(jià)格的管理情況、采購質(zhì)量的控制情況等。（2）檢查方式包括定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等。3.違規(guī)行為處理（1）對在采購活動(dòng)中違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、撤職等。（2）如涉及違法犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)處理。十三、附則1.術(shù)語解釋本制度中涉及的術(shù)語，如采購計(jì)劃、采購預(yù)算、供應(yīng)商、采購方式等，其含義在本制度中有明確的解釋。2.相關(guān)文件與記錄本制度相關(guān)的文件和記錄，如采購需求申請表、采購計(jì)劃、采購預(yù)算、采購合同、驗(yàn)收