會議策劃與組織 課件 第十章 秘書會務工作教學實訓

第十章

秘書會務工作教學實訓會前準備工作教學實訓會間服務工作教學實訓會后落實工作教學實訓視頻會議組織教學實訓會議方案策劃教學實訓會議方案策劃

教學實訓

概

述

會議策劃是會議完滿進行的前提和保證。只有經(jīng)過精心策劃和充分準備的會議，才有可能取得預期的效果。會議策劃方案明確了會議的宗旨和目的，確定了會議的主題、形式、時間、地點、與會者等會議要素，初步擬定了會議流程和經(jīng)費預算等內(nèi)容，為召開會議提供了指導性意見。

科學完善的會議方案的形成會經(jīng)歷方案調(diào)研、方案編制、方案實施和方案評估四個階段。項目描述

黨的十八大以來，習近平總書記在多個場合談到中國傳統(tǒng)文化，表達了自己對傳統(tǒng)文化、傳統(tǒng)思想價值體系的認同與尊崇。為擴大東方美學的影響力，將美育理念進一步融入社區(qū)千家萬戶，引導大眾自覺擔負新的文化使命，某街道辦擬舉辦題為“音樂與美學雙向孿生”的主題會議。會議將邀請來自廣州、深圳、香港地區(qū)的三名音樂文化交流大使作為主講嘉賓。以“詩經(jīng)文化基地”為平臺，面向街道辦所轄十個社區(qū)的居民。時長1

5~2小時。經(jīng)費支持：10000元實訓目標

技能目標通過會議策劃，訓練學生問卷設計、策劃方案編制的技能。

素質(zhì)目標通過策劃會議和編制會議策劃方案，培養(yǎng)學生團隊合作的精神和守正創(chuàng)新的素質(zhì)。

能力目標通過策劃會議和編制會議策劃方案，提升學生信息處理、創(chuàng)意寫作、協(xié)調(diào)溝通和團隊協(xié)作的能力。實訓要求（1）學生以小組（5~6人）為單位進行全過程會議策劃和方案編制實訓；（2）實訓任務完成后，學生以小組為單位進行實訓成果匯報（匯報材料需制作成PPT并錄制8~10分鐘視頻）；（3）也可選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的會議作為實訓項目。實訓成果實訓結束后，學生以小組為單位提交以下材料：（1）項目方案調(diào)研報告（Word/PPT文件）；（2）項目活動方案（Word/PDF文件，同時制作成方案匯報PPT和不超過8分鐘的匯報視頻）；（3）項目執(zhí)行方案（項目執(zhí)行后的方案定稿）；（4）項目評估報告。實訓評價

根據(jù)多元評價體系，將實訓成績分成項目執(zhí)行效果和項目成果匯報兩部分進行考核。項目執(zhí)行效果基于主辦單位、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實訓總成績的60%；項目成果匯報分為匯報資料質(zhì)量、匯報內(nèi)容、匯報表現(xiàn)三個維度，通過同伴評價、教師評價和自我評價的方式，給出項目匯報的分數(shù)，此部分占實訓總成績的40%。具體見表101。實訓任務實訓任務04任務4：方案評估03任務3：方案實施02任務2：方案編制01任務1方案調(diào)研任務1方案調(diào)研方案調(diào)研是為了論證會議召開必要性和可行性而進行的調(diào)查研究。調(diào)研可以從宏觀和微觀兩個方面展開。方案調(diào)研工作從確定調(diào)研具體事項開始，通過制訂調(diào)研工作計劃、收集整理和分析信息形成調(diào)研方案。收集整理和分析信息是方案調(diào)研的核心工作。整理和分析信息主要從以下3個方面展開。相關知識●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，討論方案調(diào)研的對象、事項，制定調(diào)研工作計劃表?！裾{(diào)研結束后，以小組為單位交流以下兩個問題：一是調(diào)研過程中遇到的問題以及解決的辦法；二是在方案調(diào)研過程中，你在哪些方面得到了鍛煉？哪些能力和素質(zhì)有待提升？●以小組為單位對方案調(diào)研過程及成果進行匯報展示。實訓內(nèi)容本實訓項目是會議方案的策劃。此次會議作為一種學術或教學活動，是常見的會議形式。它多利用報告會的形式，由主講人就某一專題做報告，輔以簡單的互動交流。為了提升會議的效果，策劃前需進行充分的調(diào)研——會議召開的目的、主題、主講嘉賓、時間、地點、與會者等都需全面把握。任務分析任務2方案編制調(diào)研工作結束即進入方案編制階段。策劃是為實現(xiàn)會議目標，針對會議主題和對象而設計的一套策略、方法和步驟。作為會議方案，文本還需內(nèi)容全面、邏輯順暢、格式規(guī)范、字體美觀，從而提升讀者的閱讀體驗感。相關知識●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，編制會議活動方案目錄。●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，編制會議活動方案（包括可行性分析和備選方案）?！駥嵱栱椖客瓿珊螅瑢Ρ确桨赋醺搴蛨?zhí)行后修改的定稿，分析其中變動要素產(chǎn)生的原因以及在以后的方案編制中該如何避免出現(xiàn)問題?！癖?02到表105是某校學生本次講座方案中部分模塊的截圖，請分析其中的優(yōu)點與不足之處。實訓內(nèi)容本實訓項目的目的是邀請相關領域專家對某一主題進行講解與互動。此方案策劃首先要考慮主講嘉賓與主題的適配性，其次圍繞嘉賓和與會者的時間以及主辦單位提供場地、人力、財力的能力展開策劃。任務分析任務3方案實施方案實施是對方案調(diào)研和方案編制質(zhì)量的綜合考驗。事實上，方案實施伴隨著方案編制的全過程。方案開始編制的那一刻實施行為即開始，如會議主題、會議形式、會議時間、會議地點等要素，在方案編制時已經(jīng)基本確定。會前準備、會中服務和會議善后本身就是方案實施的過程。相關知識●根據(jù)“項目描述”中活動主題和規(guī)模，設計會議籌備組織工作架構圖?！窀鶕?jù)“項目描述”內(nèi)容，制定一份主講嘉賓接待方案?！窀鶕?jù)“項目描述”內(nèi)容，為本次會議設計現(xiàn)場布置效果圖（假定現(xiàn)場聽眾為100人）?！袢绻麜h當天香港地區(qū)嘉賓因為證件問題無法趕到現(xiàn)場，該如何處理？又該如何避免此類事情發(fā)生？●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，制定一份會議現(xiàn)場應急處理工作方案。實訓內(nèi)容方案實施前期需要邀約嘉賓、布置會場，必要時還要對活動進行宣傳；方案實施中期需要現(xiàn)場接待、環(huán)境維護、設備管理等，緊急事件處理也是方案實施中經(jīng)常面對的問題；方案實施后期工作主要有嘉賓送別、會議現(xiàn)場清場、資料整理、活動總結與評估等。在本方案實施過程中，主講嘉賓是方案順利實施的關鍵要素。任務分析任務4方案評估方案評估是對方案實施后可能產(chǎn)生的效果進行的判斷和評估。評估既可以在會議結束后進行，也可在方案實施前進行。前期評估主要針對方案的前瞻性、目的性和可行性展開，是方案得以實施的科學依據(jù)；后期評估除對方案本身進行評估外，還需對方案實施的效果、活動組織的質(zhì)量進行反饋與評價。相關知識●實訓任務結束后，對本小組策劃的會議方案進行會前評估（也可以和另一小組進行互評）?！裾堅O計一份針對本次會議策劃與組織工作水平的調(diào)查問卷?！窀鶕?jù)前兩項實訓內(nèi)容，撰寫本次會議方案評估報告?！癖?05是某高校學生制定的本次講座方案的截圖（部分），請對其目的性和可行性進行分析。實訓內(nèi)容要站在社區(qū)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展現(xiàn)狀、社區(qū)居民需求的角度對方案進行前瞻性評估，活動的目的也要基于問題分析、現(xiàn)狀調(diào)查，與社區(qū)工作性質(zhì)相結合。方案的可行性要從目的出發(fā)、對活動各要素執(zhí)行的可能性進行分析。方案的后期評估可以通過對主講嘉賓、社區(qū)居民參與活動的體驗感和滿意度的調(diào)查獲得。任務分析會前準備工作

教學實訓

概

述“良好的開始是成功的一半”。會前準備是保證高質(zhì)量、高效率會議的關鍵環(huán)節(jié)。會議的順利召開、會議目的的圓滿實現(xiàn)、會議取得滿意的效果，都需要在會前做好充分的準備。

會議前準備工作內(nèi)容繁雜，歸納起來主要有：擬定會議議程和日程、撰寫和發(fā)送會議通知、準備會議資料和會議設備、會議選址和會場布置、會議經(jīng)費預算。項目描述

為了傳播中國優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，增進中德、中馬文化交流，某高校素質(zhì)賦能中心特舉辦雅樂欣賞、漢服美拍及香道體驗活動?；顒友埾愀壑形拇髮W的德國及馬來西亞留學生參加（大約50人左右），和本校學生一道體驗中國優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的獨特魅力。香港中文大學留學生管理處領導和某高校副校長也應邀出席。活動在素質(zhì)賦能中心詩經(jīng)實訓基地舉行?；赜信谩⒐殴~、豎琴等樂器，還有50套漢服以及各式茶藝設備。此外，素質(zhì)賦能中心還向學校申請了1萬元活動經(jīng)費。實訓目標

技能目標（1）通過會議文件工作實訓，進一步提高學生利用現(xiàn)代媒介手段制作、發(fā)布會議文件的技能；（2）通過會場布置工作實訓，進一步提高學生根據(jù)會議性質(zhì)和要求設計和布置會場的技能；（3）通過會議預算工作實訓，進一步提高學生利用現(xiàn)代辦公系統(tǒng)編制會議預算的技能。素質(zhì)目標通過會前準備工作實訓，培養(yǎng)學生團隊合作的精神和精益求精的職業(yè)態(tài)度。

能力目標（1）通過會前準備工作實訓，提升學生擬定科學合理的會議議程和日程的能力；（2）通過會前準備工作實訓，提升學生撰寫和處理會議文件的能力；（3）通過會前準備工作實訓，提升學生利用信息化智能化手段提高工作質(zhì)量和效率的能力。實訓要求（1）按照“項目描述”內(nèi)容，完成會前相關文書工作、會場布置和經(jīng)費預算任務；（2）實訓項目完成后，以小組為單位進行實訓成果匯報（匯報材料需制作成PPT和8~10分鐘的視頻）；（3）可以選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的會議代替本實訓項目。實訓成果實訓結束后，以小組為單位提交以下資料：（1）活動議程、日程；（2）活動通知、邀請函；（3）活動宣傳文案、海報、視頻、鏈接等；（4）會場選址考察表、會場布置效果圖以及會議現(xiàn)場各角度照片；（5）活動經(jīng)費預算方案；（6）實訓成果總結匯報（PPT及不超過8分鐘的匯報視頻）。實訓評價

根據(jù)多元評價體系，將實訓成績分成項目執(zhí)行效果和項目成果匯報兩部分進行考核。項目執(zhí)行效果基于上級領導、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實訓總成績的60%；項目成果匯報分為匯報資料質(zhì)量、匯報內(nèi)容、匯報表現(xiàn)三個維度，通過同伴評價、教師評價和自我評價的方式，給出項目匯報的分數(shù)，此部分占實訓總成績的40%。具體見表106。實訓任務實訓任務03任務3：會議預算02任務2：會場布置01任務1：會議文件任務1會議文件會議文件是貫穿會議始終、體現(xiàn)會議預想、傳達進展狀況的文字材料。幾乎所有與會議相關的安排都要形諸文字，分發(fā)到有關人員手中，以便查閱、指導、監(jiān)督或了解會議相關信息。從會前準備的角度出發(fā)，會議文件包括會議方案、會議議程日程、會議通知、領導講話稿、宣傳文案等。相關知識●分析會議主題、議題、議程、日程、流程之間的區(qū)別和聯(lián)系，并制作一份活動議程。●簡要陳述“通知”的種類、發(fā)布時間和媒介，并為活動撰寫通知（通知對象：本校領導、師生、香港中文大學留學生）?！駷樗刭|(zhì)賦能中心主任寫一份此次活動的致辭。實訓內(nèi)容本實訓項目雖然屬于交流體驗式活動，但文件種類和其他會議無太大差別，也包括活動方案、活動議程、活動流程、活動通知、邀請函、領導致辭、宣傳稿等。活動議程要緊扣活動目的和主題，同時兼顧受邀留學生的興趣、體驗，也要注意文化、語言之間的差異?；顒油ㄖ淖珜懞桶l(fā)布要考慮接收對象的不同選擇不同的風格和媒介。任務分析任務2會場布置會場布置是會議籌備中一項重要的工作，它是會議正式開始的前奏。會場布置前要對會議地點進行選擇。會址選擇需要考慮的因素很多，如會議目的、會議形式、會議規(guī)模、會議經(jīng)費等。會場布置包括場地環(huán)境布置、主席臺布置、座次安排、物資擺放等。相關知識●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，制作一份會場布置考察表?！窈喪龀Ｒ姇霾贾玫母窬植⒃O計一份活動現(xiàn)場布置效果圖?！窦俣ɑ顒蝇F(xiàn)場嘉賓有香港中文大學留學生部主任2名以及活動主辦方副校長1名、校長辦公室主任1名、素質(zhì)賦能中心主任和副主任各1名、二級學院院長3名（和素質(zhì)賦能中心主任同一級別）?，F(xiàn)場座簽該如何安排？●實訓項目結束后，提交一份會場布置分析報告（內(nèi)容包括但不限于：會場布置理念、會場考察情況、實際現(xiàn)場效果、總結反思等）。實訓內(nèi)容本實訓項目是交流體驗式活動，活動目的是傳播中國優(yōu)秀的傳統(tǒng)文化，增進德國、馬來西亞留學生對中國文化的了解。會場布置要結合“中德、中馬文化交流”主題，有助于“交流和體驗”目的的實現(xiàn)，也要考慮經(jīng)費和基地原有設備。此外，還要注意文化差異和文化禁忌。任務分析任務3會議預算會議預算是會議管理與策劃的重要內(nèi)容之一，也是會議前期的一項重要工作。會務工作人員應本著勤儉辦會的原則，對會議經(jīng)費及各項支出做出預估。預估時要考慮會議目的、會議形式、會議規(guī)模等因素，同時為了最大化利用資源，還要對原有物資、設備進行調(diào)研。預估經(jīng)費時還要充分了解公司或單位的財務制度。相關知識●制定一份本次活動經(jīng)費預算方案?！駷楸敬位顒幼珜懸环萁?jīng)費請示?！袢绻卷椖棵枋鲋羞€邀請了一位來自中央美術學院的專家做關于“音樂與美學”的專題講座，請設計一份專家的經(jīng)費預算表。實訓內(nèi)容本實訓項目是交流體驗式活動，經(jīng)費預算要按照活動議程逐項列出物資清單。同時，要對活動規(guī)模進行預估，以便按需準備物資，既不能鋪張浪費，也不能因為物資不充分影響活動效果。物資購買時既要貨比三家，又要考慮派送時長、退換貨機制等。任務分析會間服務工作

教學實訓

概

述

會間服務是秘書會務工作的重要職責，它既是對會前準備工作的檢驗，也是對現(xiàn)場服務與管理能力的考驗。會間服務質(zhì)量影響與會者對會議的滿意度，決定著會議的成功與失敗。在這一階段，秘書主要負責做好嘉賓接待、簽到與報到、與會者確認、會議物資與設備管理、會議記錄、會議環(huán)境與秩序維護、會議后勤服務以及會議突發(fā)事件的處理。項目描述

為慶祝第72個秘書節(jié)，某高?，F(xiàn)代文秘專業(yè)策劃了“秘書周”系列活動，并定于秘書周第一天舉行本校秘書節(jié)開幕式。開幕式邀請學校領導1人、學院領導2人、合作企業(yè)總經(jīng)理3人（分別來自深圳、廣州、珠海）、文秘專業(yè)校友5人（分別來自廈門、廣州、深圳）參加?；顒蝇F(xiàn)場觀眾預估為150人左右。開幕式流程有領導者致辭、企業(yè)總經(jīng)理和校友發(fā)言、歷屆秘書節(jié)活動回顧、秘書節(jié)啟動儀式和融合舞臺五個環(huán)節(jié)。開幕式時間：4月22日下午2：00-4：30。開幕式地點：會議中心109?；顒咏?jīng)費：15000元。實訓目標

技能目標（1）通過會間服務接待工作實訓，進一步訓練學生掌握接待禮儀規(guī)范；（2）通過會間服務會場管理工作實訓，進一步訓練學生運用會議軟硬件的技能；（3）通過會間服務會場記錄工作實訓，進一步提高學生的會議攝影攝像技能。素質(zhì)目標通過會間服務工作實訓，培養(yǎng)學生的服務意識和靈活應變的素質(zhì)。

能力目標（1）通過會間服務工作實訓，提升學生根據(jù)會議嘉賓情況制定接待方案的能力；（2）通過會間服務工作實訓，提升學生維護與管理會議現(xiàn)場環(huán)境、秩序的能力；（3）通過會間服務工作實訓，提升學生溝通協(xié)調(diào)與解決問題的能力；（4）通過會間服務工作實訓，提升學生會議主持與應變的能力。實訓要求（1）根據(jù)任務類型以小組（3~6人不等）為單位組成現(xiàn)場服務與管理團隊；（2）實訓項目完成后，學生須以任務小組為單位進行實訓總結匯報。匯報材料需制作成PPT和8~10分鐘的視頻；（3）可以選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的會議代替本實訓項目。實訓成果實訓項目結束后，學生需以小組為單位提交以下資料：（1）嘉賓接待方案及方案匯報演示文稿；（2）秘書節(jié)啟動儀式環(huán)節(jié)設計；（3）開幕式具體流程設計；（4）會議現(xiàn)場圖片及典型場景小視頻；（5）開幕式新聞快訊文案。實訓評價

根據(jù)多元評價體系，將實訓成績分成項目執(zhí)行效果和項目成果匯報兩部分進行考核。項目執(zhí)行效果基于上級領導、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實訓總成績的60%；項目成果匯報分為匯報資料質(zhì)量、匯報內(nèi)容、匯報表現(xiàn)三個維度，通過同伴評價、教師評價和自我評價的方式，給出項目匯報的分數(shù)，此部分占實訓總成績的40%。具體見表108。實訓任務實訓任務03任務3：會議記錄02任務2：現(xiàn)場管理01任務1：會議接待任務1會議接待會議接待是指圍繞與會者的迎送和吃、住、行、游等方面所做的安排，是會務工作的重要組成部分。會議接待通過妥善、周到、細心的安排保障會議順利進行，在提高會議質(zhì)量的同時也可提高主辦單位在與會者心目中的地位，樹立主辦單位良好的形象。相關知識●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，制定一份開幕式活動嘉賓接待方案，并將方案做成PPT匯報演示文稿?！窦俣ā绊椖棵枋觥敝袝h中心109場地面積為500平方米、座位為300個左右，沒有主席臺，會場后側左右有兩個入口，請設計一份現(xiàn)場指引、嘉賓座次與觀眾座位安排圖?！窀鶕?jù)“項目描述”內(nèi)容，利用信息化、智能化手段，設計本次活動的報到與簽到環(huán)節(jié)?！窦俣ǜ鶕?jù)活動安排，開幕式結束后學院準備了簡單的晚宴，感謝為學院發(fā)展做出貢獻的企業(yè)領導和優(yōu)秀校友，請策劃晚宴活動流程。實訓內(nèi)容本實訓項目是開幕式的會間服務。會議接待是開幕式會間服務工作的第一環(huán)。接待工作不但包括前期的嘉賓對接，還包括現(xiàn)場的報到、簽到和指引，時時處處都要體現(xiàn)出專業(yè)、細心、周到的服務品質(zhì)。開幕式經(jīng)常邀請有關領導者參加，要注意邀請嘉賓類型和級別不同，接待規(guī)格也會不同。任務分析任務2現(xiàn)場管理會議現(xiàn)場是活動對外展示的窗口?，F(xiàn)場管理是指用科學的管理手段和方法，對活動現(xiàn)場的各個要素進行合理有效的計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，使其達到良好有序狀態(tài)的管理過程。相關知識●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，制定一份開幕式現(xiàn)場工作人員任務分工表?！窀鶕?jù)“項目描述”內(nèi)容，制定一份開幕式現(xiàn)場工作人員培訓方案?！窀鶕?jù)“項目描述”內(nèi)容，分析本次活動突發(fā)事件的類型，制定一份風險預防及應對預案。●案例分析。實訓內(nèi)容本實訓項目是開幕式的會間服務。開幕式是整個活動的序幕，一般比較正式、隆重。開幕式活動現(xiàn)場工作主要有嘉賓接待、報到簽到、流程推進、物資與設備管理、攝影攝像、會場環(huán)境與秩序維護、氛圍創(chuàng)建等。任務分析任務3會議記錄會議記錄是對會議主要內(nèi)容和客觀進程的原始記載，是當次會議的永久檔案。在會議過程中，應由記錄人把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，形成會議記錄。相關知識●結合本次開幕式活動，簡述會議記錄前需做好哪些準備工作以及在會議記錄過程需注意的事項?！窀鶕?jù)“項目描述”內(nèi)容，在本次開幕式結束后，該如何整理會議記錄？●如果你們團隊負責本次開幕式的攝影攝像工作，在開幕式前你們該做哪些工作？現(xiàn)場拍攝和錄像時你們又是如何相互配合完成工作的？在整個工作中有哪些注意事項？實訓內(nèi)容本實訓項目是開幕式的會間服務。開幕式的目的不僅是以儀式的形式宣布一個或一系列活動的開始，同時也是擴大活動影響力、塑造企業(yè)或部門形象的行為。一般情況下，開幕式的流程包含領導者致開幕詞、上級領導講話、嘉賓發(fā)言、啟動儀式等常規(guī)環(huán)節(jié)。任務分析會后落實工作教學實訓

概

述

會議結束并不意味著會務工作的完成。秘書要及時做好會議善后工作，讓會議善始善終、圓滿完成。會議善后工作包括與會者離場與會場清場、會議文件資料的收集和整理、會議經(jīng)費結算、會議總結與落實等。嘉賓送別與會場清場是“善始善終”原則的體現(xiàn)，接來的嘉賓要按相應規(guī)格和禮儀送走，會場要恢復原樣，設備物資要回收整理歸還。會議文件資料收集整理后要進行立卷歸檔；要按照財務要求及財務報銷流程，對會前經(jīng)費預算進行結算；通過反思、復盤與跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題、吸取經(jīng)驗、找出規(guī)律并對會議決定、決策等進行跟進落實。會后落實是秘書作為輔助人員重要的工作內(nèi)容之一。項目描述

為提升員工的企業(yè)歸屬感與認同感、調(diào)動員工工作的主動性與積極性，某公司決定在2023年12月27日召開以“繼往開來、邁向更輝煌的明天”為主題的公司年會暨員工表彰大會。年會邀請公司董事長、總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、受表彰員工及部分員工家屬代表參加，參與人數(shù)總計200人左右。年會分為年終大會、戶外活動和晚宴三部分。年終大會包括各部門分管經(jīng)理做年終工作總結匯報、員工代表對公司未來發(fā)展的展望及期許、優(yōu)秀員工表彰、總經(jīng)理和副董事長發(fā)言；戶外活動有拔河比賽、兩人三足、歌曲串唱等游戲環(huán)節(jié)；晚宴有娛樂節(jié)目和抽獎環(huán)節(jié)等。實訓目標

技能目標通過會后落實工作實訓，進一步提高學生利用現(xiàn)代信息技術進行文件整理與歸檔的技能。素質(zhì)目標通過會后落實工作實訓，培養(yǎng)學生善始善終的服務意識。

能力目標通過會后落實工作實訓，進一步提升學生撰寫總結報告的能力。實訓要求（1）根據(jù)任務類型以小組（3~6人不等）為單位組成會后落實工作管理團隊；（2）實訓項目完成后，學生須以任務小組為單位進行實訓總結匯報。匯報材料需制作成PPT和8~10分鐘的視頻。（3）可以選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的會議代替本實訓項目。實訓成果實訓項目結束后，學生需以小組為單位提交以下資料：（1）會后文件回收清單及歸檔資料目錄；（2）會后領導者送別任務分工表；（3）會場清場內(nèi)容清單；（4）年會暨表彰大會活動總結報告；（5）會后落實工作計劃表。實訓評價

根據(jù)多元評價體系，將實訓成績分成項目執(zhí)行效果和項目成果匯報兩部分進行考核。項目執(zhí)行效果基于上級領導、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實訓總成績的60%；項目成果匯報分為匯報資料質(zhì)量、匯報內(nèi)容、匯報表現(xiàn)三個維度，通過同伴評價、教師評價和自我評價的方式，給出項目匯報的分數(shù)，此部分占實訓總成績的40%。具體見表109。實訓任務實訓任務03任務3：總結與落實02任務2：送別與清場01任務1：文件回收與歸檔任務1文件回收與歸檔會議結束后秘書的第一項工作就是回收、整理相關會議文件。秘書應首先確定會議文件收集、整理的范圍，根據(jù)文件收集的要求做好相關工作，最后按照文書立卷的原則和工作步驟完成立卷歸檔工作。相關知識●簡述文件歸檔的重要性并列舉“項目描述”中年會文件回收的方式和立卷歸檔文件的范圍?！窈喪鰰h記錄的作用與種類并思考如何做好會議記錄。實訓內(nèi)容本實訓項目是公司年會暨表彰大會的會后落實工作。通常，企業(yè)年會會伴隨著企業(yè)員工表彰、企業(yè)歷史回顧、企業(yè)未來展望等重要內(nèi)容?；厥张c歸檔的文件包括但不限于年會方案、年會議程、年會通知、邀請函、主持稿、領導者發(fā)言稿、各部門總結匯報、新年工作計劃、與會者信息等。任務分析任務2送別與清場會議所有議程結束后，秘書首先要負責安排送別現(xiàn)場的領導者、嘉賓。俗話說：“出迎三步，身送七步?！彪x開時的送別比開始時的接待更重要。重要嘉賓有時需要贈送小禮品或是送站，秘書要根據(jù)接待規(guī)格做好每一步安排。相關知識●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，你認為該如何做好年會送別工作？寫出送別工作流程安排與注意事項?！窀鶕?jù)“項目描述”內(nèi)容，簡敘會議清場工作的思路與技巧。實訓內(nèi)容本實訓項目是公司年會暨表彰大會的會后落實工作。年會是某些社會團體一年舉行一次的集會，代表一個公司的實力和風貌。舉辦年會的主要目的是深化內(nèi)部溝通、促進戰(zhàn)略分享、增進目標認同。一些優(yōu)秀企業(yè)和組織還會邀請有分量的上下游合作伙伴共同參與這一全司同慶的節(jié)日，增加企業(yè)之間的溝通，促進企業(yè)之間的共同進步。任務分析任務3總結與落實會議總結是對會議的基本情況、會議過程、會議成果進行的回顧與評析。通過會議總結，可對會議各要素的實施情況進行梳理，發(fā)現(xiàn)問題、分析問題，為日后會議工作提供經(jīng)驗和借鑒。相關知識●簡要陳述會議評估的意義。列舉公司年會暨表彰大會評估的對象和因素，設計評估表格，分析評估數(shù)據(jù)，形成分析報告。●撰寫公司年會暨表彰大會會議總結。要求：不少于800字，以電子郵件形式提交?！窆灸陼弑碚么髸Y束后，秘書應該跟進或落實的事項有哪些？實訓內(nèi)容本實訓項目是公司年會暨表彰大會的會后落實工作。通過年會，各部門對過去一年的工作進行總結，領導者公布新一年的工作計劃。作為秘書，需了解公司未來的工作重點和發(fā)展方向，在會后幫助領導者跟蹤、督促各執(zhí)行部門落實。任務分析視頻會議組織教學實訓

概

述

隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，會議手段日新月異，通過視頻系統(tǒng)和網(wǎng)絡技術等渠道和手段進行視頻會議，是目前很多用戶選擇的一種比較有效的會議保障方式。視頻會議利用會議軟件、在線工具（App）、小程序，結合電腦、iPad、智能手機等終端設備，把分散在各地的與會者組織起來，跨越時間、空間的限制，促進快速決策和溝通，提高工作效率的同時，賦予了會議更多的活力。

和傳統(tǒng)線下會議相比，視頻會議擴大了會議受眾范圍、克服了時間和空間的障礙，使會議隨時隨地可以舉辦，在某種程度上節(jié)約了會議成本、提高了會議質(zhì)量。然而，視頻會議系統(tǒng)對設備、技術和網(wǎng)絡的依賴，導致每一次視頻會議的組織工作都面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

視頻會議線上、遠程的特點，使會前籌備、會中組織和會議善后都表現(xiàn)出和線下會議不同的工作內(nèi)容。對于秘書而言，除需具備傳統(tǒng)會議組織的技能與能力外，還需了解現(xiàn)代視頻會議系統(tǒng)每一單元的運作規(guī)則及其在會議中的作用。項目描述

為了提高高職院校大學生心理素養(yǎng)，宣傳和普及心理健康知識，某高校將開展主題為“沒有誰是一座孤島——讀懂人際，走向幸?！钡南盗姓搲顒?。論壇邀請北京師范大學心理學專家趙教授、本校心理咨詢中心主任國家二級心理咨詢師程老師作為主講嘉賓。論壇主持人由校團委邀請知名主持人Lisa擔任。論壇時間是周五下午2：00—4：30。趙教授因為工作繁忙只能線上參會。為了擴大受眾范圍，本次論壇面向全市高校學生以及對主題感興趣的社會人士開放，采用線上視頻會議的方式進行。實訓目標

技能目標通過視頻會議組織實訓，訓練學生操作視頻會議軟硬件的技能。素質(zhì)目標通過視頻會議組織實訓，培養(yǎng)學生的創(chuàng)新意識和團隊合作的精神。

能力目標(1)通過視頻會議組織實訓，進一步提高學生溝通協(xié)調(diào)的能力；(2)通過視頻會議組織實訓，提升學生主持視頻會議的能力。實訓要求（1）以小組（5~6人）為單位進行方案策劃全過程實訓；（2）實訓項目完成后，學生需以小組為單位進行實訓成果匯報。匯報材料需制作成PPT和8~10分鐘的視頻；（3）可以選擇同等規(guī)模、同樣性質(zhì)的視頻會議代替本實訓項目。實訓成果實訓項目結束后，以小組為單位提交以下資料：（1）項目活動方案（方案匯報PPT和不超過8分鐘的匯報視頻）；（2）視頻會議保障措施文稿；（3）視頻會議活動應急方案；（4）嘉賓邀請溝通的方法與策略；（5）視頻會議主持稿；（6）會議宣傳方案及宣傳文案；（7）善后工作安排。實訓評價

根據(jù)多元評價體系，將實訓成績分成項目執(zhí)行效果和項目成果匯報兩部分進行考核。項目執(zhí)行效果基于上級領導、邀請嘉賓和其他與會者的反饋，占實訓總成績的60%；項目成果匯報分為匯報資料質(zhì)量、匯報內(nèi)容、匯報表現(xiàn)三個維度，通過同伴評價、教師評價和自我評價的方式，給出項目匯報的分數(shù)，此部分占實訓總成績的40%。具體見表1010。實訓任務實訓任務03任務3：視頻會議善后02任務2：視頻會議會中管理01任務1：視頻會議前期籌備任務1視頻會議前期籌備會前準備工作包括：擬定會議議程和日程、撰寫和發(fā)送會議通知、準備會議資料和會議設備、會議選址和會場布置、會議經(jīng)費預算和申請。相關知識●根據(jù)“項目描述”內(nèi)容，以小組為單位，擬寫本論壇方案（要求：包括可行性分析和應急方案）?！窳谐霰敬握搲瘯肮ぷ饕c及注意事項并思考其與線下會議組織的不同。●對于視頻會議網(wǎng)絡與設備，需在會前做好哪些準備工作？實訓內(nèi)容本實訓項目是以線上視頻會議形式進行的論壇活動。嘉賓在線上通過討論區(qū)、彈幕等與現(xiàn)場聽眾互動交流與討論。會務工作人員要提前下載注冊會議軟件，對通信設備和網(wǎng)絡做好測試。此外，論壇流程策劃、嘉賓邀約、主持人的選擇，都要考慮視頻會議的特性。任務分析任務2視頻會議會中管理秘書在會中需要承擔的工作有：嘉賓接待、與會者確認、會議物資與