2025年人事檔案保管協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)指南

2025年人事檔案保管協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)指南目錄一、前言二、人事檔案保管的目的與意義三、人事檔案保管的基本原則四、人事檔案保管的責(zé)任主體五、人事檔案保管的具體要求六、人事檔案的借閱與使用七、人事檔案的保密與安全八、人事檔案的維護(hù)與更新九、人事檔案的銷(xiāo)毀與處置十、協(xié)議的生效與終止十一、附則一、前言為規(guī)范____年人事檔案保管工作，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)章制度，特制定本《____年人事檔案保管協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)指南》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“本指南”）。本指南旨在明確人事檔案保管的責(zé)任主體、具體要求及操作流程，為各相關(guān)部門(mén)提供統(tǒng)一的行動(dòng)指南。二、人事檔案保管的目的與意義人事檔案是反映員工個(gè)人歷史、政治表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等方面的重要資料。加強(qiáng)人事檔案保管工作，對(duì)于維護(hù)員工合法權(quán)益、促進(jìn)公司人力資源的合理配置、提高管理水平具有重要意義。三、人事檔案保管的基本原則1.實(shí)事求是，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.依法依規(guī)，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度。3.安全保密，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。四、人事檔案保管的責(zé)任主體1.公司人事部門(mén)為檔案保管的主管部門(mén)，負(fù)責(zé)制定本指南的實(shí)施細(xì)則，并對(duì)各相關(guān)部門(mén)的檔案保管工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案保管工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。3.檔案管理員為本部門(mén)檔案保管的直接責(zé)任人，具體負(fù)責(zé)檔案的日常管理、維護(hù)和更新工作。五、人事檔案保管的具體要求1.檔案室要求：檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵等基本條件，確保檔案的安全。2.檔案柜要求：檔案柜應(yīng)使用專(zhuān)用檔案柜，柜內(nèi)不得存放其他物品，確保檔案的整齊、有序。3.檔案編號(hào)要求：檔案應(yīng)按照統(tǒng)一編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。4.檔案內(nèi)容要求：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意涂改、撕毀、遺失。5.檔案歸檔要求：檔案應(yīng)按照歸檔時(shí)間順序進(jìn)行歸檔，確保檔案的連續(xù)性和完整性。六、人事檔案的借閱與使用1.借閱檔案需提前向人事部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱登記表，詳細(xì)記錄借閱人、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得隨意泄露檔案內(nèi)容。4.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，如有特殊情況，需向人事部門(mén)申請(qǐng)延期。七、人事檔案的保密與安全1.檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。2.檔案室應(yīng)采取安全措施，防止檔案丟失、損壞。3.檔案柜應(yīng)使用密碼鎖，確保檔案柜內(nèi)檔案安全。4.檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案柜，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。八、人事檔案的維護(hù)與更新1.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、維護(hù)，確保檔案的整潔、有序。2.檔案內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案信息，確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。3.檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)整改。九、人事檔案的銷(xiāo)毀與處置1.檔案達(dá)到銷(xiāo)毀期限時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司規(guī)章制度進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀檔案審批表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案安全、合規(guī)地銷(xiāo)毀。十、協(xié)議的生效與終止1.本指南自發(fā)布之日起生效，如有變更，以最新版本為準(zhǔn)。2.本