時間管理與會議管理教材

時間管理與會議管理周輝博士一汽富維大學(xué)生職業(yè)發(fā)展項目一、認(rèn)識時間和時間管理二、時間管理實務(wù)三、會議管理今日主題

什么是時間？

時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。牛頓力學(xué)中的時間：是作為度量物質(zhì)運動變化過程流程的一種參照，通過我們所定義的標(biāo)準(zhǔn)的時間單位，去衡量物質(zhì)運動變化本身的變化規(guī)律。時間的基本特性客觀公正供給毫無彈性無法積蓄無法取代無法失而復(fù)得時間的特性我們都有相同的時間，時間稍縱即逝，失去的時間是永遠(yuǎn)無法追回的。真正的價值在于我們利用它做什么事。我們只有176個小時來完成每個月的目標(biāo)，只有2112個小時來完成每年的目標(biāo)，只要時間一流逝，我們就一無所獲。讓某個人損失了時間就等于是偷了他的金錢，你損失了你的時間就等于是抵押了你的未來。時間是最有價值的資源，而且是最難以有效利用最經(jīng)不起浪費的資源。時間陷井——情不自禁——事必躬親——過分客套——例行公事——猶豫不決——漫不經(jīng)心——碌碌無為國外學(xué)者對某跨國公司總部人員的跟蹤調(diào)查顯示：管理人員平均每8分鐘被打擾一次；

業(yè)務(wù)系統(tǒng)的管理人員平均每周花在會議上的時間不少于10小時；行政管理人員每周會議20小時。心理學(xué)家指出：恢復(fù)思路平均時間為3－5分鐘什么是“時間管理”？

“時間管理”所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標(biāo)。TQ(Timequotient)時間商數(shù)----對待時間的態(tài)度和運用時間創(chuàng)造價值的能力。時間管理理論演變四代時間管理理論的對比理論的演進(jìn)特點優(yōu)點缺點第一代時間管理備忘錄型，寫紙條，完成一項劃掉一項應(yīng)變力很強(qiáng)，沒有壓力忽略整體規(guī)劃，可能遺漏重要事情第二代時間管理行事例，強(qiáng)調(diào)規(guī)劃與準(zhǔn)備，制訂時間表，記錄要做的事追蹤約會事件達(dá)成率比較高凡事都要安排缺少思考及重點第三代時間管理強(qiáng)調(diào)價值規(guī)劃，制定優(yōu)先順序以價值為導(dǎo)向，做有價值的事，而不是要做的事情，提高生產(chǎn)率忽略了自然法則，缺乏遠(yuǎn)見第四代時間管理自然法則和羅盤理論效率方向?qū)Φ怪此拇鷷r間管理并不是有了第四代時間管理，前三代時間管理就沒用了。用第四代時間管理的原理，遵循自然法則，平衡工作、家庭、健康、生活等各個方面的目標(biāo)。圍繞上面的目標(biāo)，用第三代時間管理的原理，鎖定目標(biāo)，把時間花在有價值的事情上，逐步實現(xiàn)目標(biāo)。用第二代時間管理的原理，尋找最省時省力的實現(xiàn)目標(biāo)的方法。根據(jù)第二代時間管理分解出來的每日工作計劃，對于簡單任務(wù)，用第一代時間管理的方法，保證每日計劃逐項落實一、認(rèn)識時間和時間管理二、時間管理實務(wù)三、會議管理今日主題時間管理的五大誤區(qū)誤區(qū)之一：工作缺乏計劃誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)誤區(qū)之三：時間控制不夠誤區(qū)之四：整理整頓不足“帕金森定律”——“工作將被擴(kuò)展，以便填滿可供完成工作的時間”“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴(kuò)展，以便填滿可供堆積的空間。”誤區(qū)之五：進(jìn)取意識不強(qiáng)案例分析：馬林的工作安排時間管理的九個黃金法則黃金法則一：分清輕重緩急，排定優(yōu)先順序黃金法則二：設(shè)定明確目標(biāo)，制定可行計劃黃金法則三：立即采取行動，堅決杜絕拖延黃金法則四：制定工作規(guī)則，善于有效授權(quán)黃金法則五：保持環(huán)境整潔，控制自我情緒黃金法則六：積累生活竅門，善用零碎時間黃金法則七：掌握拒絕技巧，積攢整塊時間黃金法則八：咨詢專人專線，花錢贏得時間黃金法則九：管好業(yè)余時間，不斷自勵進(jìn)取時間管理黃金法則一分清輕重緩急排定優(yōu)先順序時間管理分類圖緊急不緊急重要Ⅰ

危機(jī)急迫的問題有期限壓力的計劃救火，搶險客戶投訴找上門Ⅱ

防范未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會學(xué)習(xí)，做計劃，談心，體驗不重要Ⅲ

不速之客某些電話、會議某些信件、報告必要而不重要的問題受歡迎的活動打麻將三缺一突然有人請吃飯Ⅳ

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動娛樂、消遣碎石型巨石型細(xì)沙型流水型

緊急

不緊急重要Ⅰ偏重第一類事務(wù)

結(jié)果壓力精疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局Ⅱ偏重第二類事務(wù)

結(jié)果有遠(yuǎn)見，有理想平衡紀(jì)律自制少有危機(jī)不重要Ⅲ偏重第三類事務(wù)

結(jié)果短視近利危機(jī)處理被視為巧言令色輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力怪罪他人人際關(guān)系浮泛、破裂Ⅳ

偏重第三、四類事務(wù)

結(jié)果全無責(zé)任感工作不保依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生時間管理偏重效應(yīng)時間管理分類矩陣的運用先確定輕重，后確定緩急別把巨石打碎——減少重要又緊急的事，讓生命張弛有道重要不緊急的事情拖著不做，就容易變得重要又緊急別讓細(xì)沙蒙住眼睛——控制緊急不重要的事，讓人生的價值得到體現(xiàn)多點主動的掌控，少點被動的應(yīng)急別讓流“金”歲月變成似“水”年華——預(yù)防不重要又不緊急的事情侵蝕人生缺乏自控能力，時間會象流水一樣，充滿你的全部生命工作流程優(yōu)化殼牌公司的一位銷售主管斯圖爾特·坎普，他為銷售代表設(shè)計了工業(yè)產(chǎn)品的推銷方法，他給每個人一張已經(jīng)設(shè)計好的表格----工作流程表，并建議他們在每周開始前將它填好（花費30分鐘左右的時間，在填完后每個人都找出訪問顧客的最佳途徑及每個停留點上該做的事，也都記在上面，一目了然）。而且，要求推銷員把事情依其重要性列成工作清單，從最重要的開始做，并時時核對表格。這樣一來，他所帶領(lǐng)的團(tuán)隊總是在該公司的銷售排行榜上穩(wěn)居第一。并行串行的兼顧性什么情況下能并行工作起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點吃早餐小王的一個早晨看電視早新聞5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘2分鐘起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點吃早餐看電視早新聞時間管理黃金法則二設(shè)定明確目標(biāo)制訂可行計劃設(shè)定目標(biāo)的SMART法則Specific（具體的）Measurable（可衡量的）Attainable（可達(dá)到的）Relevant（相關(guān)的）Time-based（基于時間的）制定可行計劃有開始時間——否則就是假話，因為不會付諸行動有結(jié)束時間——否則就是空話，因為誰也不知道計劃什么時候能完成，包括自己有檢驗標(biāo)準(zhǔn)——否則就是瞎話，因為誰也不知道計劃執(zhí)行到了什么程度以及是否達(dá)到目標(biāo)，包括自己有信心階梯——否則就是大話，因為根本堅持不到底只做重要的事情——六項工作法：請您按順序列出每天工作上的六件重要的事情：

日計劃AB表A表六項工作每項工作開始及結(jié)束時間每項工作完成情況B表未完成事項未完成原因是否需要移到明天繼續(xù)做？明天能否完成？每天只要五分鐘！時間管理黃金法則三立即采取行動堅決杜絕拖延克服拖延的訣竅磨洋工怎么辦？養(yǎng)成快速的節(jié)奏感一次做好，追求零缺點工作，出現(xiàn)差錯，立刻處理，不要“等有時間的時候”再處理記錄每一天做每一件事情的時間，尋找“溜”走的時間尋找“成功伙伴”必須養(yǎng)成好的行動習(xí)慣√每天要花10分鐘作計劃√要有書面的待辦單、日計劃、周計劃和月度計劃√每周都將你的工作排出優(yōu)先順序√能在高效的時間里做完你的重要工作√有明確的生活和工作目標(biāo)√必須有時限，有明確的開始和結(jié)束時間√建立工作日志，當(dāng)日事，當(dāng)日畢時間管理黃金法則四制定工作規(guī)則善于有效授權(quán)制定規(guī)則，讓工作更加富有成效第一時間給別人信息，以免以后被打攪把任務(wù)歸類，同類事情同時處理特殊任務(wù)定時處理讓別人知道你的原則，避免反復(fù)麻煩你與他人時間達(dá)成協(xié)作，避免互相耽誤時間常規(guī)事情程序化，把精力放在處理例外事情上有效授權(quán)，使個人能力得到延伸向上授權(quán)獲得上司的幫助讓上司做選擇題，更容易獲得上司的盡快答復(fù)向下授權(quán)不插手下屬的工作細(xì)節(jié)不做下屬可以做的決定讓下屬做思考題時間管理黃金法則五保持環(huán)境整潔控制自我情緒外部環(huán)境和內(nèi)心環(huán)境根據(jù)美國一份調(diào)查資料顯示，一個72歲的美國人，平均花在找東西方面的時間有1年。一個人的工作效率受到外環(huán)境和內(nèi)環(huán)境雙重因素的影響。整潔的，有條理的外部環(huán)境能夠提高效率積極、樂觀、快樂的情緒也能提高效率辦公室的時間管理簡潔就是速度，條理就是效率簡潔和條理也是一種辦公室和工作場地的美學(xué)物以類聚東西用畢，物歸原處，不亂放東西把整理好的東西貼上標(biāo)簽好記性不如爛筆頭，勤記錄處理文件的三環(huán)節(jié)每份文件處理一次，需要回復(fù)的迅速回復(fù)迅速歸檔案，以免文件弄亂或弄丟不用的文件及時銷毀（包括張貼的文件、通知等）保持好的心情情緒會傳染，并且產(chǎn)生連鎖反應(yīng)用你的情緒去感染別人時間管理黃金法則六積累生活竅門善用零碎時間“省”出來的時間和“冒”出來的時間掌握一些生活的竅門，可以省出一些時間。善于利用零碎時間，可以冒出很多時間。時間管理黃金法則七掌握拒絕技巧積攢整塊時間說No是一種力量，也是一種藝術(shù)“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當(dāng)，你不妨對請托者提出適時的建議。拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強(qiáng)接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。接受請托之前的思考接受請托之前不妨先先問問自己：這種請托是屬于我的職責(zé)范圍內(nèi)嗎？對實現(xiàn)我的目標(biāo)有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價？如果不接受他，則需承擔(dān)什么后果？經(jīng)過這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。減少被打斷的機(jī)會尋找相對獨立的空間制造相對獨立空間掛牌：除特急事情，請在下午4點后找我戴耳機(jī)：音樂聲音不要太大，能蓋住外界的噪音就可以主動出擊，主動匯報，主動協(xié)調(diào)把重要事情安排在不會被打斷的時間每天早晨1個小時的讀書時間時間管理黃金法則八咨詢專人專線花錢贏得時間用好資源辦大事專人好朋友（可交心的朋友）顧問擴(kuò)大社交層面專線114，160中央圖書館Internet圖書館購買他人成功的經(jīng)驗聽演講，看書評雇傭他人做事寫書的計劃用錢賺錢不動產(chǎn)投資實業(yè)投資請專才時間管理黃金法則九管好業(yè)余時間不斷進(jìn)取自勵享受平衡人生再忙，也要留給自己思考的空間讓親人和朋友感受你的溫暖保持良好睡眠，偶爾打個盹體驗生活，享受娛樂參加具有創(chuàng)造性的活動鍛煉身體，參加一些戶外活動為什么“知易行難”？挑戰(zhàn)自我舒適區(qū)改變習(xí)慣的三個階段1~7天：導(dǎo)入期有意識，不自然7~21天：適應(yīng)期有意識，自然21~90天：養(yǎng)成期下意識，自然案例分析：任經(jīng)理的一天一、認(rèn)識時間和時間管理二、時間管理實務(wù)三、會議管理今日主題會議的困境平均一生中9000小時的會議每年企業(yè)中30%在開會中層管理人員開會時間超過35%高層管理人員開會時間超過50%全美每天開會人數(shù)超過1000萬年人事費用的7%-15%無效會議損失人均800美元/年

一、會議功能和目的開展有效的溝通資訊傳達(dá)監(jiān)督員工的工作進(jìn)展達(dá)成協(xié)議,解決問題決策和資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵員工士氣鞏固經(jīng)理人的地位會議的目的經(jīng)理聯(lián)絡(luò)會主管聯(lián)絡(luò)會部門內(nèi)聯(lián)絡(luò)會班長聯(lián)絡(luò)會早會匯報型會議：周會月度總結(jié)會品質(zhì)管理會評審型會議：質(zhì)量管理體系評審會產(chǎn)品認(rèn)證會教育型會議：TPM（全面生產(chǎn)管理）指導(dǎo)會TPM專題教育全員教育專題型教育達(dá)成決議或解決問題型會議：缺點改善討論會QC小組研討會新產(chǎn)品開發(fā)研討會會議明細(xì)與舉例聯(lián)絡(luò)型會議：成立會務(wù)工作機(jī)構(gòu)制定會議預(yù)算擬定會議議程、日程、程序制發(fā)會議通知準(zhǔn)備會議材料制發(fā)會議證件會場布置大中型會務(wù)籌備

（1）會議前的原因

欠缺目標(biāo)，欠缺議程。與會人選不當(dāng)(與會者太多或與會者太少)。會議時間不當(dāng)(周一早上或周五下午)。開會通知時間不當(dāng)(太早通知開會或太晚通知開會)

開會通知內(nèi)容欠周詳會議地點不當(dāng)，場地設(shè)備欠佳與會者無準(zhǔn)備而來。會議不能準(zhǔn)時開始。未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當(dāng)。會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩。向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。二、會議失敗的原因（2）會議中的原因外界干擾與會者發(fā)言離題或者不表明真正感受或意見會議主持人駕馭控制能力不足參會者之間爭論，導(dǎo)致會議不能正常進(jìn)行資料不充足，卻貿(mào)然決策少數(shù)人壟斷會議與會者欠缺熱心，交頭接耳會議超出預(yù)定時間主持人未能總結(jié)會議成果（3）會議后的原因欠缺會議記錄。不能對決議事項進(jìn)行追蹤。不能對會議成敗得失進(jìn)行檢討。不能及時解散已實現(xiàn)任務(wù)的臨時性委員會或工作小組。與會者對會議感到不滿。會前：會前準(zhǔn)備工作要想經(jīng)營成功的會議，必須要有周全的會前準(zhǔn)備工作。很多會議因為缺乏充分的會前準(zhǔn)備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過程。

會中：議事過程是會議的主體及核心部分，此部分在無特殊情況下應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行，以保證會議的高效率進(jìn)行。會后：決議追蹤會議結(jié)束后各與會者應(yīng)執(zhí)行主席在會中所分派的工作，并作成簡報反饋給主席或在下一次會議中進(jìn)行匯報。三、高效率的會議管理技巧（1）會前準(zhǔn)備清單開會目的是否清楚；決定與會者名單；決定由誰來擔(dān)任會議主席與會議記錄者；決定會議時間、長度與會議地點；準(zhǔn)備好會議所需輔助設(shè)備；決定哪些與會者該做簡報與何時做；暫定的會議議程是否涵蓋所要討論的事項，并把議程事先發(fā)給與會者；分發(fā)開會通知。切記:會前準(zhǔn)備失敗了,就意味著準(zhǔn)備失敗!會議人員依目的而定，盡量減少參加人數(shù)，明確會議目的。事先分送議程、議題或草案，以使參加人員有所準(zhǔn)備。出席率管制及遲到之管制，代理人應(yīng)盡避免。選定最適當(dāng)?shù)臅r間、日期、地點（場所）。主席預(yù)估會議可能的狀況及結(jié)果。會議前之溝通指定專人記錄和簽到。主席報告本議案和與會人員之關(guān)系，及回應(yīng)會中應(yīng)決定的問題。（2）會議前的要領(lǐng)

準(zhǔn)時開會，準(zhǔn)時散會，遵守制度，避免離席

會議目的，人人清楚，充分參與，全員發(fā)言

發(fā)表意見，條理清楚，不推責(zé)任，不誹他人

發(fā)生爭辯，設(shè)法緩和，掌握議程，按部就班集中主題，不談廢話，時間太長，中途休息集中精力，減少走動，相關(guān)事項，作好記錄議題結(jié)論，復(fù)述一遍，達(dá)成共議，分配工作（3）會議進(jìn)行中的要領(lǐng)會議參考流程導(dǎo)言：

主席開場白討論過程：理清問題所在并整理出頭緒，找到相應(yīng)對策并達(dá)成共識。1、找出并分析問題的原因：分別是（1）…（2）…（3）……

（主席確認(rèn)以上原因各與會者都無異議，再進(jìn)行下一步驟）。2、商討并列出可能的對策：分別是（1）…（2）…（3）……

（主席確認(rèn)以上原因都已詳細(xì)討論，再進(jìn)行下一步驟）。3、比較第二步所列對策，對其進(jìn)行評估，看何者最符合原議事目標(biāo)，并達(dá)成決議、確定對策（1）…（2）…（3）……結(jié)論：

1、請會議記錄者重述已達(dá)成的決議；

2、詢問與會者有無異議；

3、確認(rèn)工作分配完成并已記錄妥當(dāng)。會前計劃預(yù)備開會相關(guān)事項事先了解議題內(nèi)容雙向溝通開放式的引導(dǎo)出席者討論歸納會中的意見，造成全體的共識職責(zé)四、會議主持技巧設(shè)定討論主題，以及預(yù)期成果決定是否召開會議設(shè)定議程：決定議題及列下所有的議題指定與會者名單與角色分派會議的場地及時間通知開會前的準(zhǔn)備對議題有直接權(quán)限和責(zé)任的人對議題有相關(guān)知識和經(jīng)驗的人與執(zhí)行議題的結(jié)論相關(guān)的人對議題有興趣并關(guān)心的人選擇出席者會議主席：作裁決會議主持：會議程序管理、內(nèi)容管理記錄員：記錄會議的重點并將記錄下發(fā)時間控制員：提醒時間保證會議順利進(jìn)行與會者：參與議題的討論和資料收集會議人員的作用和分工導(dǎo)入議題的方法如何引導(dǎo)討論引出意見的方法導(dǎo)出結(jié)論的方法歸納結(jié)論的方法1、會議中可能會有哪些干擾行為？2、如何處理呢？干擾行為的處理保持冷靜輕松的方法引導(dǎo)干擾者朝正面行為發(fā)揮提醒參會者會議的規(guī)則盡量善用其他參會者來處理干擾行為簡單總結(jié)或澄清在干擾行為出現(xiàn)前

的議題，把大家的注意力重新集中當(dāng)其他方法都無效時，直接對干擾說明嘗試找出引起干擾行為的動機(jī)試盡各種方法干擾繼續(xù)存在，可以休息一下

干擾行為的處理雙贏的策略空中交通指揮保留發(fā)言權(quán)將想法寫在紙上鼓勵新設(shè)想避免干擾簡扼的主題希望建立基本規(guī)則決定需要完成的工作任務(wù)分派總結(jié)進(jìn)度會議評估確定下次會議感謝與會者總結(jié)與記錄

盡快編寫會議記錄，分送與會人員及有關(guān)單位。記錄力求簡要，設(shè)計一定的格式，項目包括：會議名稱、記錄時間、地點、主席、出席人員、報告事項、討論事項、決議事項及工作分配、負(fù)責(zé)人員、完成期限，上次會議決議執(zhí)行追蹤結(jié)果。

會議之追蹤下次會議先提出討論或進(jìn)度報告平時或定時追蹤會議后的進(jìn)行要領(lǐng)給會議記錄的幾點建議重要的會議應(yīng)錄音下來，使整理會議時有據(jù)可循；除非有必要，定期招開的會議通常不用錄音。因花費時間錄下的詳細(xì)內(nèi)容，可能毫無用武之地；大多數(shù)會議都應(yīng)指定一位會議記錄者。主席最好不要兼職此工作，而最好由與會者輪流擔(dān)任；會議記錄者最好有一定的語言組織能力，使筆記流暢，易于了解，同時不失真；會議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁紙的長度；會議記錄者應(yīng)與主席共同修正會議記錄錯誤的部分；將整理好的會議記錄分發(fā)給各與會者。案例討論：會議與時間管理感謝各位！9、春去春又回，新桃換舊符。在那桃花盛