常用辦公軟件（WPS Office）（第2版） 課件 任務(wù)2.5 批量發(fā)送會(huì)議通知

單元2WPS文字處理-行政篇任務(wù)2.5批量發(fā)送會(huì)議通知主講：01任務(wù)描述任務(wù)描述公司組織產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)議，劉小揚(yáng)起草好會(huì)議通知后需要先發(fā)送給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并根據(jù)負(fù)責(zé)人的修改意見完成會(huì)議通知的定稿，最后根據(jù)收件人名單批量制作和發(fā)送會(huì)議通知。02任務(wù)目標(biāo)與要求素質(zhì)目標(biāo)技能目標(biāo)知識(shí)目標(biāo)掌握文檔審閱與處理審閱結(jié)果的方法掌握文檔添加批注與處理批注的方法掌握文檔拼寫檢查的方法掌握文檔權(quán)限設(shè)置的方法掌握郵件合并方法任務(wù)目標(biāo)能夠設(shè)置和取消文檔修訂狀態(tài)、接受和拒絕修訂內(nèi)容能夠給文檔內(nèi)容添加批注并處理批注能夠?qū)ξ臋n的拼寫錯(cuò)誤進(jìn)行檢查與更改能夠通過(guò)設(shè)置限制編輯和文檔權(quán)限保護(hù)文檔的安全能夠使用郵件合并功能將數(shù)據(jù)源批量應(yīng)用到主文檔中培養(yǎng)愛(ài)崗敬業(yè)精神，及責(zé)任意識(shí)、執(zhí)行意識(shí)與安全意識(shí)培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)合作、交流溝通、協(xié)作與分享能力培養(yǎng)收集信息并有效解決問(wèn)題的能力培養(yǎng)遵守行業(yè)道德規(guī)范與行為規(guī)范的意識(shí)任務(wù)要求1.將會(huì)議通知的編輯權(quán)限設(shè)置為指定人；2.審閱會(huì)議通知并根據(jù)審閱意見修改；3.將會(huì)議通知制作為包含不同參會(huì)人員信息的多個(gè)會(huì)議通知

。03相關(guān)知識(shí)點(diǎn)相關(guān)知識(shí)點(diǎn)一、修訂文檔二、處理批注三、文檔檢查四、文檔安全五、郵件合并一、修訂文檔修訂文檔是一個(gè)便于審閱者與作者溝通交流的功能，啟用修訂功能后，WPS文字將自動(dòng)記錄文檔中所有內(nèi)容的變更痕跡，并將變更痕跡標(biāo)記出來(lái)。作者是否接受審閱者的修訂可以根據(jù)需要選擇【接受】或【拒絕】。設(shè)置修訂狀態(tài)：?jiǎn)螕簟緦忛啞窟x項(xiàng)卡中的【修訂】按鈕，啟用修訂文檔內(nèi)容狀態(tài)。單擊【修訂】下拉按鈕中【修訂選項(xiàng)】命令可以設(shè)置修訂標(biāo)記等。取消修訂狀態(tài)：再次單擊【審閱】選項(xiàng)卡中的【修訂】按鈕即可取消修訂狀態(tài)。一、修訂文檔接受/拒絕修訂：光標(biāo)置于審閱者的修訂內(nèi)容處，單擊【審閱】選項(xiàng)卡中【接受】下拉按鈕，單擊【接受修訂】，或單擊【拒絕】下拉按鈕，單擊【拒絕所選修訂】?；蛘咴诰庉媴^(qū)右側(cè)修訂狀態(tài)處直接單擊【√】按鈕接受修訂，單擊【×】按鈕拒絕修訂，如圖所示?！绦√崾荆喝绻邮芩袑忛喺邔?duì)文檔所做的修訂，單擊【接受】下拉按鈕中【接受對(duì)文檔所做的所有修訂】即可。二、處理批注審閱文檔時(shí)如果不需要直接修訂可以給文檔添加批注，使審閱者與作者的溝通更加清晰與方便。插入批注：將光標(biāo)置于目標(biāo)位置，單擊【審閱】選項(xiàng)卡中【插入批注】按鈕，在批注框中輸入批注內(nèi)容。如圖所示。處理批注：作者根據(jù)審閱者給出的批注內(nèi)容進(jìn)行修改，處理完成可單擊【解決】或【刪除】。小提示：選中目標(biāo)內(nèi)容后單擊【審閱】選項(xiàng)卡中【插入批注】按鈕，可以明確批注具體針對(duì)的內(nèi)容。三、文檔檢查

編輯文檔時(shí)不可避免會(huì)出現(xiàn)一些英文拼寫或語(yǔ)法錯(cuò)誤，使用WPS文字中【拼寫檢查】功能可根據(jù)英文文本的拼寫和語(yǔ)法要求對(duì)選中的文本或全部文本內(nèi)容做智能檢查，根據(jù)呈現(xiàn)的拼寫存疑內(nèi)容會(huì)給予精確的表達(dá)推薦。拼寫檢查：選中文本或?qū)⒐鈽?biāo)置于文檔任意處，單擊【審閱】選項(xiàng)卡中【拼寫檢查】按鈕，打開【拼寫檢查】對(duì)話框，如圖2.107所示，根據(jù)檢查的結(jié)果和實(shí)際文檔需要單擊【更改】、【忽略】或者【添加到詞典】等按鈕，檢查完成后會(huì)彈出【拼寫檢查已經(jīng)完成】提示框。四、文檔安全文檔安全可以通過(guò)WPS文字提供的限制編輯和文檔權(quán)限實(shí)現(xiàn)?！鞠拗凭庉嫛靠梢韵拗迫藛T對(duì)文檔特定部分進(jìn)行編輯或設(shè)置格式，【文檔權(quán)限】可將文檔設(shè)置為私密文檔，僅由文檔擁有者和指定人查看或編輯。四、文檔安全設(shè)置限制編輯：?jiǎn)螕簟緦忛啞窟x項(xiàng)卡中【限制編輯】按鈕，或者直接單擊右側(cè)任務(wù)窗格中【限制】按鈕，在【限制編輯】窗格中勾選【限制對(duì)選定的樣式設(shè)置格式】，單擊【設(shè)置】按鈕，打開【限制格式設(shè)置】對(duì)話框，根據(jù)需要選擇對(duì)選定的樣式進(jìn)行限制格式設(shè)置。勾選【設(shè)置文檔的保護(hù)方式】，根據(jù)需要選擇文檔保護(hù)方式。單擊【啟動(dòng)保護(hù)】按鈕打開【啟動(dòng)保護(hù)】對(duì)話框，可設(shè)置保護(hù)密碼（可為空）。如圖所示。四、文檔安全設(shè)置文檔權(quán)限：?jiǎn)螕簟景踩窟x項(xiàng)卡中【文檔權(quán)限】按鈕，打開【文檔權(quán)限】對(duì)話框，將【私密文檔保護(hù)】右側(cè)按鈕設(shè)置為開啟狀態(tài)后僅作者擁有對(duì)文檔的查看、編輯等權(quán)限。如設(shè)置其他人擁有文檔權(quán)限，單擊【添加指定人】按鈕，打開【添加指定人】對(duì)話框，可以通過(guò)微信、WPS帳號(hào)或邀請(qǐng)等方式添加指定人，如圖所示。如單擊【邀請(qǐng)】選項(xiàng)卡，設(shè)置文檔權(quán)限和邀請(qǐng)人數(shù)后，單擊【生成鏈接】，生成鏈接后會(huì)出現(xiàn)鏈接和【復(fù)制鏈接】按鈕，單擊【復(fù)制鏈接】按鈕，再將鏈接粘貼給指定人。四、文檔安全小提示：無(wú)論使用微信、WPS賬號(hào)或邀請(qǐng)任何一種方式添加指定人，都必須同步將文檔發(fā)送給指定人，指定人通過(guò)WPS軟件打開該文檔。再次單擊【文檔權(quán)限】之后，在【文檔權(quán)限】對(duì)話框中單擊【修改指定人】按鈕，打開【添加指定人】對(duì)話框，鼠標(biāo)置于權(quán)限列表下某一個(gè)指定人處會(huì)出現(xiàn)按鈕，單擊即可刪除該指定人。四、文檔安全查看安全文檔詳情：文檔權(quán)限添加指定人后，鼠標(biāo)指針移至WPS右上角頭像后單擊【我的通知】命令，打開【W(wǎng)PS辦公助手】對(duì)話框，可以看到安全文檔的信息，包括接受權(quán)限的人數(shù)和詳情等，如圖所示。五、郵件合并

郵件合并是WPS文字中一種可以將數(shù)據(jù)源批量應(yīng)用到主文檔中的功能，常應(yīng)用于特殊版式文檔的批量制作。制作主文檔和數(shù)據(jù)源表：編輯完成主文檔固定內(nèi)容并保存，編輯數(shù)據(jù)列表形式的數(shù)據(jù)源表并

保存，數(shù)據(jù)源表格式可以為.docx格式或者.xlsx。打開并選擇數(shù)據(jù)源：打開主文檔，單擊【引用】選項(xiàng)卡中【郵件】按鈕，顯示【郵件合并】上下文選項(xiàng)卡，將光標(biāo)置于主文檔中需引用數(shù)據(jù)源的位置，單擊【打開數(shù)據(jù)源】按鈕，打開【選取數(shù)據(jù)源】對(duì)話框，選擇需要引用的數(shù)據(jù)源后，單擊【打開】按鈕。如圖所示。五、郵件合并插入合并域/插入Next域：?jiǎn)螕簟静迦牒喜⒂颉堪粹o，打開【插入域】對(duì)話框，選擇需要插入的域類型（地址域、數(shù)據(jù)庫(kù)域），在域選項(xiàng)框中選擇要應(yīng)用域的名稱，單擊【插入】按鈕，關(guān)閉【插入域】對(duì)話框。如需在不同位置插入不同的【域】重復(fù)以上操作。查看合并數(shù)據(jù)：插入域全部完成后，單擊【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕，主文檔中插入域位置顯示數(shù)據(jù)源中真實(shí)數(shù)據(jù)。文檔輸出：檢查主文檔與合并數(shù)據(jù)后的效果，選擇合并方式，如單擊【合并到不同新文檔】按鈕，將生成與數(shù)據(jù)表中數(shù)據(jù)記錄相同的文檔數(shù)量，如單擊【合并到新文檔】，則生成一個(gè)總文檔，文檔中包含不同域值的內(nèi)容。單擊【關(guān)閉】按鈕，關(guān)閉【郵件合并】選項(xiàng)卡。感謝聆聽單元2WPS文字處理-行政篇任務(wù)2.5批量發(fā)送會(huì)議通知主講：01任務(wù)實(shí)施第1步：制作會(huì)議通知主文檔與參會(huì)人員數(shù)據(jù)源表雙擊桌面上的【W(wǎng)PS文字】圖標(biāo)，進(jìn)入WPS文字首頁(yè)，單擊標(biāo)簽欄【新建】按鈕，新建兩個(gè)WPS文字空白文檔，其中一個(gè)文檔為會(huì)議通知主文檔，另一個(gè)文檔為參加會(huì)議的員工信息數(shù)據(jù)源表，編輯內(nèi)容并保存，如圖所示。第2步：設(shè)置會(huì)議通知編輯權(quán)限打開會(huì)議通知主文檔，單擊【安全】選項(xiàng)卡中【文件權(quán)限】按鈕，在【文件權(quán)限】對(duì)話框中啟動(dòng)【私密文檔保護(hù)】，單擊【添加指定人】按鈕，單擊【邀請(qǐng)】選項(xiàng)卡，勾選【編輯】權(quán)限，邀請(qǐng)人數(shù)文本框中輸入3人，單擊【生成鏈接】按鈕，生成鏈接后單擊【復(fù)制鏈接】按鈕，將鏈接發(fā)給三位部門負(fù)責(zé)人，發(fā)送會(huì)議通知主文檔給三位部門負(fù)責(zé)人，如圖所示。第3步：審閱人對(duì)會(huì)議通知進(jìn)行批注審閱人獲取鏈接并單擊鏈接，使用WPS軟件打開會(huì)議通知主文檔，在預(yù)修改位置單擊【審閱】選項(xiàng)卡中【插入批注】按鈕，輸入批注內(nèi)容，單擊【快速訪問(wèn)工具欄】中【保存】命令，單擊【文件】下拉菜單中【退出】命令，審閱人使用郵箱或其他通訊工具將做好批注的會(huì)議通知發(fā)回劉小揚(yáng)。第4步：根據(jù)審閱人批注內(nèi)容修改會(huì)議通知?jiǎng)⑿P(yáng)通過(guò)郵箱或其他通訊工具接收審核人發(fā)回的主文檔，根據(jù)審閱人批注內(nèi)容對(duì)主文檔進(jìn)行修改，處理完成后單擊批注右側(cè)【刪除】，單擊【快速訪問(wèn)工具欄】中【保存】命令保存主文檔。第5步：批量制作會(huì)議通知并發(fā)送（1）打開主文檔，單擊【引用】選項(xiàng)卡中【郵件】按鈕，將光標(biāo)置于主文檔中需引用數(shù)據(jù)源的位置，單擊【郵件合并】上下文選項(xiàng)卡中【打開數(shù)據(jù)源】按鈕，打開【選取數(shù)據(jù)源】對(duì)話框，選擇需要引用的數(shù)據(jù)源“員工信息表.docx”，單擊【打開】按鈕。（2）光標(biāo)置于主文檔中“部門”前空白處，單擊【郵件合并】上下文選項(xiàng)卡中【插入合并域】按鈕，打開【插入域】對(duì)話框，選中【數(shù)據(jù)庫(kù)域】選項(xiàng)，在域選項(xiàng)框中選擇【部門】，單擊【插入】按鈕，關(guān)閉【插入域】對(duì)話框。同樣方法在姓名空白處插入【姓名】域。如圖所示第5步：批量制作會(huì)議通知并發(fā)送（3）完成全部插入域操作，單擊【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕，主文檔中插入域位置顯示數(shù)據(jù)源中真實(shí)數(shù)據(jù)，單擊【上一條】或【下一條】查看所有真實(shí)數(shù)據(jù)，如圖所示。第5步：批量制作會(huì)議通知并發(fā)送（4）檢查包含真實(shí)數(shù)據(jù)的會(huì)議通知主文檔，單擊【郵件合并】上下文選項(xiàng)卡中【合并到不同新文檔】按鈕，打開【合并到不同新文檔】對(duì)話框，如左圖所示。（5）在【以域名】右側(cè)選擇【姓名】作為新文檔的文件名，單擊【修改】按鈕重新設(shè)置文檔的保存位置，單擊【合并記錄】下【全部】選項(xiàng)，單擊【確定】按鈕，檢查保存位置下生成的多個(gè)文檔，如右圖所示。（6）將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人。第6步保存并關(guān)閉文檔（1）單擊【快速訪問(wèn)工具欄】中【保存】按鈕；（2）單擊標(biāo)簽欄最右側(cè)【關(guān)閉】按鈕。02任務(wù)評(píng)價(jià)任務(wù)評(píng)價(jià)各組展示作品，介紹任務(wù)完成過(guò)程，制作過(guò)程視頻，提交作品，進(jìn)行自評(píng)、小組互相評(píng)價(jià)與教師評(píng)價(jià)，并進(jìn)行任務(wù)反思，完成任務(wù)考核評(píng)價(jià)表任務(wù)2.2制作宣傳海報(bào)評(píng)價(jià)項(xiàng)目評(píng)價(jià)內(nèi)容分值自評(píng)互評(píng)師評(píng)合計(jì)職業(yè)素養(yǎng)（30分）愛(ài)崗敬業(yè)，有責(zé)任意識(shí)、執(zhí)行意識(shí)、信息安全意識(shí)5

制定計(jì)劃能力強(qiáng)，工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真5

團(tuán)隊(duì)合作，交流溝通、協(xié)作與分享能力強(qiáng)5

工作主動(dòng)性強(qiáng)，能夠保質(zhì)保量完成任務(wù)5

能夠采取多種手段收集信息，分析解決問(wèn)題和解決問(wèn)題能力強(qiáng)5

遵守行業(yè)道德規(guī)范與行業(yè)行為規(guī)范5

專業(yè)能力（60分）能夠設(shè)置和取消文檔修訂狀態(tài)、接受和拒絕修訂內(nèi)容15

能夠給文檔內(nèi)容添加批注并處理批注10

能夠?qū)ξ臋n的拼寫錯(cuò)誤進(jìn)行檢查與更改5

能夠通過(guò)設(shè)置限制編輯和文檔權(quán)限保護(hù)文檔的安全15

能夠使用郵件合并功能將數(shù)據(jù)源批量應(yīng)用到主文檔中15

創(chuàng)新意識(shí)（10分）具有創(chuàng)新思維與創(chuàng)新行動(dòng)10

合計(jì)100

總結(jié)與反思總結(jié)歸納：存在問(wèn)題：解決方案：提升措施：交流與溝通感謝聆聽單元2WPS文字處理-行政篇任務(wù)2.1拓展任務(wù)制作并發(fā)送用戶信息反饋表主講：制作并發(fā)送用戶信息反饋表效果圖在任務(wù)三中劉小揚(yáng)制作了用戶信息反饋表，現(xiàn)需要使用郵件合并的方式將客戶名稱、聯(lián)系地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息自動(dòng)插入到表中并發(fā)送給用戶。01任務(wù)實(shí)施第1步：制作用戶信息數(shù)據(jù)源表雙擊桌面上的【W(wǎng)PS文字】圖標(biāo)，進(jìn)入WPS文字首頁(yè)，單擊標(biāo)簽欄【新建】按鈕，新建WPS空白文檔，參考右圖所示繪制用戶信息表，將整理的客戶名稱、聯(lián)系地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息輸入到對(duì)應(yīng)的單元格中，單擊【快速訪問(wèn)工具欄】中【保存】命令，打開【另存文件】對(duì)話框，選擇保存的目標(biāo)文件夾，輸入文件名“用戶信息表.docx”，單擊【快速訪問(wèn)工具欄】中【保存】按鈕，單擊標(biāo)簽欄右側(cè)【關(guān)閉】按鈕。第2步：批量制作用戶信息反饋表并發(fā)送（1）打開任務(wù)三中用戶信息反饋表并作為主文檔。雙擊桌面上的【W(wǎng)PS文字】圖標(biāo)，進(jìn)入WPS文字首頁(yè)，單擊主導(dǎo)航區(qū)【打開】按鈕，在【打開文件】對(duì)話框中選擇源文件所在文件夾及源文件“用戶信息反饋表.docx”，單擊【打開】按鈕。（2）單擊【引用】選項(xiàng)卡中【郵件】按鈕，單擊【郵件合并】上下文選項(xiàng)卡中【