2025年企業(yè)員工信息檔案管理規(guī)范協(xié)議

2025年企業(yè)員工信息檔案管理規(guī)范協(xié)議第一條總則1.1為了加強企業(yè)員工信息檔案管理，保護員工的合法權益，規(guī)范企業(yè)信息管理行為，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國勞動合同法》等相關法律法規(guī)，制定本規(guī)范協(xié)議。1.2本規(guī)范協(xié)議適用于____年____月____日以后簽訂的勞動合同的企業(yè)員工信息檔案管理。1.3企業(yè)應建立健全員工信息檔案管理制度，確保員工信息的準確性、完整性和安全性。第二條員工信息檔案的收集與保管2.1企業(yè)應按照合法、正當、必要的原則收集員工信息，并明確收集的目的、范圍和方式。2.2企業(yè)應指定專人負責員工信息檔案的收集、整理和保管工作。2.3員工信息檔案應包括員工的基本信息、勞動合同、工資福利、培訓記錄、考核結果等與員工權益相關的信息。2.4企業(yè)應對員工信息進行分類、編號，并建立索引系統(tǒng)，以便于查詢和管理。2.5企業(yè)應采取保密措施，防止員工個人信息泄露、損毀或者篡改。第三條員工信息檔案的利用與維護3.1企業(yè)應按照合法、正當、必要的原則利用員工信息，明確使用的范圍、條件和程序。3.2企業(yè)內(nèi)部各部門應按照職責分工，合理使用員工信息，不得泄露、買賣、出租或者以其他方式非法使用員工信息。3.3企業(yè)應定期對員工信息進行審核、更新，確保信息的準確性、完整性和及時性。3.4企業(yè)應建立健全員工信息檔案的借閱、復制、銷毀等管理制度，并記錄相關操作情況。第四條員工信息檔案的查閱與復制4.1員工有權查閱、復制其個人信息檔案，企業(yè)應提供便利條件。4.2員工查閱、復制個人信息檔案時，應提交書面申請，并經(jīng)人力資源部門審核同意。4.3企業(yè)應在不影響正常工作的前提下，及時提供查閱、復制服務。4.4企業(yè)應確保員工個人信息檔案的查閱、復制過程的安全性，防止信息泄露。第五條員工信息檔案的轉移與繼承5.1員工在與企業(yè)解除或者終止勞動合同后，企業(yè)應將其個人信息檔案轉移給員工。5.2員工死亡后，其個人信息檔案應按照法律法規(guī)和遺囑等規(guī)定進行處理。5.3企業(yè)應協(xié)助員工辦理個人信息檔案的轉移、繼承等相關手續(xù)。第六條法律責任與爭議處理6.1企業(yè)違反本規(guī)范協(xié)議的，應承擔相應的法律責任，包括但不限于賠償員工損失、消除影響、賠禮道歉等。6.2員工對本規(guī)范協(xié)議的實施有異議的，可以向企業(yè)人力資源部門提出，企業(yè)應認真調查處理。6.3雙方發(fā)生勞動爭議的，可以依法申請調解、仲裁或者提起訴訟。第七條附則7.1本規(guī)范協(xié)議自雙方簽訂之日起生效，對雙方具有法律約束力。7.2本規(guī)范協(xié)議一