城市地下綜合管廊建設(shè)項目檔案管理制度

城市地下綜合管廊建設(shè)項目檔案管理制度目的為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。工作職責(zé)質(zhì)量部是工程項目檔案資料管理與使用的第一責(zé)任人，負責(zé)檔案的收集、使用、提交保管。工程部門在施工期間保存：施工圖、變更及工程聯(lián)絡(luò)通知復(fù)印件、預(yù)（決）算復(fù)印件、各項報批文件副本、合同副本或復(fù)印件、施工規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)、工程定額、施工圖集等；財務(wù)部保存：項目資金預(yù)（決）算、合同原件；經(jīng)營部保存：會議紀要；合同原件、往來信函、預(yù)（決）算復(fù)印件及其它所有文件；重要的文件資料須報公司備案。部門經(jīng)理指定專人負責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。檔案保管質(zhì)量部、工程技術(shù)部、安全管理部等部門在接受或自行完成各項文件次日前辦理歸檔交接手續(xù)；工程部門在施工期間保存的文件在工程結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔；各部門接受文件后須立即進行登記，登記內(nèi)容包括：編號、文件名、文件出處、正副本份數(shù)、頁數(shù)、送交報批單位及份數(shù)；文件須設(shè)專人保管，確保文件不丟失、不損壞、不泄露機密；對接收的資料必須進行檢查，歸檔資料應(yīng)完好無缺，無涂改、涂寫，整齊、有序；文件須存放地應(yīng)安全可靠、通風(fēng)干燥，防霉、防潮、防鼠及蟲害。發(fā)放與借閱工程預(yù)算、召投標(biāo)文件、公司經(jīng)營預(yù)算及預(yù)算等均為一級保密文件，以上文件須由總經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱或復(fù)制。若需復(fù)制，須由保管人執(zhí)行；預(yù)算、施工、驗收、檢驗技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等，在施工期間工程技術(shù)人員可以借閱，工程結(jié)束后一周內(nèi)，交還公司保存。所有權(quán)、使用權(quán)證件等除辦理銀行貸款手續(xù)及政府有關(guān)部門查驗使用，一律不外借，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可復(fù)制；除以上文件，原件為一份的其它文件，一般不準(zhǔn)借閱，只能查閱。確因工作需要且又不便于復(fù)制或復(fù)制成本較高的，須由總經(jīng)理批準(zhǔn)后，限期借閱，最長不超過兩天。所有人員借閱或查閱文件必須按照規(guī)定辦理登記手續(xù)。責(zé)任及處罰保管和借閱人員必須遵守保密制度，必須對資料的完整、完好負責(zé)；對泄露公司機密者給予撤職、降薪甚至開除處理；丟失或損壞重要文件者，根據(jù)情節(jié)輕重分別給予警告、記過、撤職、降薪處理，無法彌補的，給予開除處理；不及時歸檔者，給予警告處理；對直接責(zé)任者處理的同時，要追究其主管的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；保管人員未履行職責(zé)發(fā)放或丟失文件須負全部責(zé)任。施工技術(shù)文件資料開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄圖紙會審紀要、設(shè)計變更、洽商記錄施工組織設(shè)計(施工措施)技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核工程定位測量、放線記錄、復(fù)核記錄原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）施工試驗報告及見證檢測報告隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄施工記錄預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄施工日志、地質(zhì)勘察報告土壤(素土、灰土)干密度試驗報告（回填土試驗報告）砂漿配合比通知單砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定混凝土配合比通知單混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定（同條件養(yǎng)護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證防水試驗記錄建筑物沉降觀測記錄結(jié)構(gòu)吊裝記錄現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄工程質(zhì)量事故處理記錄碾壓（試）驗報告回填試驗記錄基礎(chǔ)承載了試驗記錄進場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗報告）設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄單位(子單位)工程觀感抽查記錄竣工驗收報告竣工驗收證書竣工圖文件主要記錄和反映工程開工