《高效能時間管理》

高效能時間管理講師：王一恒優(yōu)質(zhì)的工作效能來自正確的時間管理

1時間管理的概念無法失而復(fù)得無法蓄積供給毫無彈性無法取代時間是有生命的稀缺資源每個人擁有以同樣速度渡過時間但每個人怎樣利用時間并不相同任何人都絕對無法獲得更多的時間選擇以及控制事件決定生活工作的質(zhì)量時間管理的概念–“時間”的公平性時間為什么浪費(fèi)：工作效率不高的的根源???▲不速之客闖入

▲話干擾▲經(jīng)常加班加點(diǎn)▲窮于應(yīng)付突發(fā)事件▲漫談、聊天▲交待不清，事情做錯▲不敢拍板，等指示

▲考慮事情過于復(fù)雜▲管事必親躬▲完美主義辦事

▲憑記憶辦事▲主辦人員遲到▲缺乏明確的目標(biāo)▲拖延▲缺乏優(yōu)先順序▲想做的事情太多，而且有頭無尾▲缺乏條理與整潔▲不懂授權(quán)▲不會拒絕別人的請求▲倉促決策▲懶惰與心理消極▲行動緩慢▲作事拖拉▲會議冗長

時間是最貴而有限的資源，若不善加管理，一切失之于惘然，評估一個人日行成效，最容易的做法就是考核其對時間管理及應(yīng)用－－－－－－世界管理大師彼德.杜拉克事實(shí)因此所以你絕對不能讓時間停下來時間本身是不能被“管理”的能夠被管理的是你和你的選擇時間管理的概念–“時間”是否能管理？時間管理的真相2時間發(fā)展足跡人生管理=指南針管理+時鐘管理優(yōu)先順序日歷與預(yù)約表便箋與備忘錄第四代時間第三代時間第二代時間第一代時間時間管理四象限法有遠(yuǎn)見、有理想平衡、紀(jì)律、自制少有危機(jī)偏重的結(jié)果壓力筋疲力盡危機(jī)處理忙于收拾殘局無責(zé)任感工作不保、經(jīng)常跳槽依賴他人或社會機(jī)構(gòu)為生重要

緊迫短視近利危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系破裂不重要

效能管理的核心常規(guī)5大問題與突破措施

3完成工作的時標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)量化三要素數(shù)量質(zhì)量目標(biāo)量化三要素完成工作的時間量完成工作的時數(shù)量措施:1、以終為始，管道人生2、長期目標(biāo)分解短期目標(biāo)3、團(tuán)隊目標(biāo)？公司目標(biāo)？問題一：動機(jī)——沒有目標(biāo)，人生、工作缺乏方向保持重點(diǎn)

80/20的運(yùn)用備注：做計劃是珍惜時間的最有效途徑?。?！80/20定律案例：在老家修車兩家老板的對比措施:時間矩陣，實(shí)施計劃問題二：

行為——缺乏條理與計劃，尋找占用了你所有時間現(xiàn)場測試訓(xùn)練：目標(biāo)變結(jié)果定義訓(xùn)練（擬定行動目標(biāo)）請每位伙伴根據(jù)結(jié)果三要素寫出本周自己的一項重要工作，只寫一項就可以；（3分鐘）寫完之后左右交換，根據(jù)結(jié)果三要素檢查一下旁邊伙伴結(jié)果定義正確與否請三位伙伴分享判別影響目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的主要問題制訂優(yōu)先順序擬訂行動方案17改善快改善慢易執(zhí)行難執(zhí)行階段1解決見效快易提升問題階段2階段4階段3解決見效快難提升問題解決見效慢難提升問題解決見效慢易提升問題

請各位老總嘗試制訂您最優(yōu)先項目擬訂行動方案（如何做工作計劃？）——思維導(dǎo)圖1、目的：為啥要做？2、目標(biāo)：要做成啥樣？3、方法：怎么做好？4、人員及組織：由誰負(fù)責(zé)做？5、時間進(jìn)程：什么時候做出以及產(chǎn)出什么樣的結(jié)果？6、地點(diǎn)確認(rèn)：在哪做？7、資金投入：要花多少銀子？8、計劃的完善：如何是計劃順利進(jìn)行？周一2013年11月9日按ABC分類起至?xí)r間今日事項要事第一（A類最重要B類重要C類次重要）做√周績效評估會議2小時天津代理商來參觀公司1小時新產(chǎn)品新聞發(fā)布會3小時知名記者專訪1小時杭州大客戶來訪2小時核心員工離職2小時與總經(jīng)理開會2小時電話溝通華南工作1小時背景：此表是一位營銷副總王先生今天要做的事情，加起來要花去14個小時，如何安排好？原因？馬上練習(xí)行動計劃表方案：年月日項目執(zhí)行步驟負(fù)責(zé)人完成期限實(shí)施地點(diǎn)實(shí)施情況與計劃差異改進(jìn)計劃備注預(yù)定實(shí)際1

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20時間管理的策略與方法

——保持辦公桌的整潔有序工作環(huán)境“6Ｓ”■不同層次員工的準(zhǔn)備工作——金領(lǐng)高管的準(zhǔn)備工作Ａ、整體工作目標(biāo)Ｂ、階段性工作規(guī)劃Ｃ、下級狀況備忘錄Ｄ、用好秘書這個幫手——白領(lǐng)階層的辦公室“５Ｓ”Ａ、工作計劃表Ｂ、常用文件及工具書Ｃ、柜子及辦公室桌清理Ｄ、相關(guān)人員通訊錄

“日事日畢，日事日清”，是一種認(rèn)真的處事態(tài)度雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思。文件的堆積將妨礙注意力的集中，導(dǎo)致情緒緊張，以及增加翻查的時間掌握現(xiàn)時工作環(huán)境--找出影響你的外在的東西

時間管理的策略與方法

——避免干擾■不要采取無條件的“門戶開放政策”■安排秘書擋駕（電話、不速之客等）■站立會客■在辦公室外接見外界不速之客■讓秘書控制會談時間■面談以下時間問題如何解決？？？上級管理——煩同級管理----差下級管理----松團(tuán)隊組織的時間管理與工作效率案例：華為的時間管理■韻律原則1、保持自己的韻律，具體方法如：對于無意義的打擾電話要學(xué)會禮貌地掛斷，要多用打擾性不強(qiáng)的溝通方式（如e-mail），要適當(dāng)?shù)呐c上司溝通減少來自上司地打擾等2、要與別人的韻律相協(xié)調(diào)，具體的方法如：不要唐突拜訪對方，了解對方的行為習(xí)慣等時間管理的策略與方法

——學(xué)會說“不”■拒絕的學(xué)問——靈活運(yùn)用日常價值法——快速反應(yīng)，馬上決斷——注意國人的“講面子”——婉言謝絕，而非強(qiáng)力拒絕——動之以情，曉之以理——提供良好的建議"不"--學(xué)會對別人說這個字，可委婉可直接

1、拖延的現(xiàn)象分析——背后本質(zhì)是不用承擔(dān)責(zé)任2、拖延的8大原因復(fù)雜任務(wù)的擔(dān)憂/害怕犯錯/猶豫不決/

對事先優(yōu)先次序的困惑/對瑣事的厭煩/

缺乏關(guān)注的重點(diǎn)/懶惰/狀態(tài)不精拖延癥治療的步驟：1、意識到自己的拖沓是完全沒有必要的2、把拖沓的原因一條條寫出來3、一條條克服這樣原因4、馬上開始做事問題三

拖延——烏龜跑的比兔子快

導(dǎo)致一個人約會遲到的理由大概有以下各種原因：(1)擔(dān)心早到而無所事事(2)對時間的敏感性及判斷力不夠(3)處事不富條理而延誤時間(4)對約會的對象欠缺尊重(5)輕視守時的價值(6)視不守時為灑脫(7)以約會遲到作為顯示權(quán)威或身份的手段時間管理的策略與方法

——準(zhǔn)時準(zhǔn)點(diǎn)

1、正確認(rèn)識執(zhí)行力2、結(jié)果第一，完美第二3、認(rèn)真第一，聰明第二4、歪歪斜斜的到達(dá)終點(diǎn)與整整齊齊的站在原地措施:職業(yè)素養(yǎng)，全力以赴問題四

只追求完美，缺乏迅速行動時間管理的策略與方法

——授權(quán)—通過別人把事情做好

“事必躬親”是管理者的一個嚴(yán)重的時間陷阱?？缭竭@種陷阱的唯一途徑便是“授權(quán)”在探討授權(quán)的真義與授權(quán)的技巧之前，希望你先根據(jù)底下的測驗(yàn)，做一番自我考核，看看自己是否具有“事必躬親”的傾向

為什么怕授權(quán)？？？下屬功高蓋主/怕部屬做不好/自己做比較放心/不愿意放棄權(quán)力/對下屬不信任自我否定，走不出自我的框架化繁為簡與尋求合作措施:尋找捷徑，腦力激蕩問題五

自我設(shè)限，殺死了你的潛能力（學(xué)會簡化管理：接待簡化、交際簡化、溝通簡化、文案簡化）消除無效會議

馬拉松式的會議已經(jīng)開了兩天了，還沒有什么結(jié)果。會上你進(jìn)來他出去，東一句西一句，說著說著就跑題了。有的人在會上長篇大論、表揚(yáng)與自我表揚(yáng)；有的人開了半天會，還不知來干什么；還有的，把開會當(dāng)休息，閉目養(yǎng)神，你們愛發(fā)言發(fā)言、愛爭吵爭吵吧……1、高效會議的特征2、成功會議的策略和方法習(xí)慣的形成與人際4

時間管理的策略與方法

——建立良好的習(xí)慣（改變你的行動鏈）結(jié)果導(dǎo)向策略優(yōu)先行動快速寫下想改變的習(xí)慣寫下你的目標(biāo)列出習(xí)慣帶來的問題列出改變習(xí)慣的好處獎勵自己堅持21天回顧新的習(xí)慣行為1、你每天要花30分鐘作計劃

2、你要有書面的待辦單、日計劃、月度計劃和周計劃

3、你的下屬都了解你的工作習(xí)慣和時間習(xí)慣

4、你每周都將你的工作排出優(yōu)先順序

5、你能在高效的時間里做完你的重要工作

6、你的授權(quán)形成了一種工作風(fēng)格和管理方式

7、在固定的時間里處理往來的函件

8、盡量將無用的文件處理掉

9、能使每件工作善始善終避免頭緒多而亂

10、除非萬不得已才召開會議

11、常年使用工作效率手冊必須養(yǎng)成的好習(xí)慣

體質(zhì)——通過自我監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)并充分利用自己的高峰期一般10-12點(diǎn)，需要充足的睡眠和營養(yǎng)充足的早餐（防止低血糖時間）下午3-5點(diǎn)，午餐不能太飽晚上10-11點(diǎn)，晚上不能太飽，絕不能沉迷于電視連續(xù)劇提升精力

——

按時睡覺和起床

——

少食多餐，每天5-6餐

——

每天吃早餐

——

每天喝48-64盎(ang)司水

——

工作90分鐘短暫活動一下

——

每天進(jìn)行身體鍛煉

——

每星期2次力量訓(xùn)練

——

做自己喜歡的事效果>效率----做正確的事情目標(biāo)>計劃----書面界定結(jié)果計劃>行動----縝密思考策劃排序>羅列----優(yōu)先高于一切

20>80----保證少數(shù)重點(diǎn)集中>分散----專注整塊時間團(tuán)隊>個人----提高整體效能人>事----投資