工程檔案管理制度

第第頁工程檔案管理制度1.目的為進(jìn)一步完善公司工程檔案的管理制度，規(guī)范工程檔案資料的收集、整理和保管工作，以保證工程建設(shè)管理的有序進(jìn)行，確保公司在工程建設(shè)方面的歷史資料完整、準(zhǔn)確、科學(xué)保護(hù)、方便利用，充分發(fā)揮公司項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》，結(jié)合公司工程檔案管理的實(shí)際情況，特制定本細(xì)則。2.適用范圍適用于公司各項(xiàng)目工程檔案資料的收集、整理和保管工作。3.術(shù)語和定義工程檔案：是指工程建設(shè)管理和工程建設(shè)項(xiàng)目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像載體材料等。工程檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則。此項(xiàng)工作要做到工程一開始就與建立檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時，要與提交一整套合格的竣工資料、竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。4.工程檔案的管理部門4.1項(xiàng)目公司綜合部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理工作。項(xiàng)目公司綜合部負(fù)責(zé)工程前期文件資料的收集、整理、歸檔工作。4.2項(xiàng)目公司工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(shè)（施工）監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實(shí)施工作。4.3工程項(xiàng)目全面竣工結(jié)案后，以上相關(guān)資料由項(xiàng)目公司綜合部匯總、整理、歸檔移交信達(dá)房產(chǎn)總部總經(jīng)理辦公室檔案室。5.工作程序5.1工程檔案的歸檔范圍、內(nèi)容、要求5.1.1工程檔案歸檔范圍詳見：《建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限》。5.1.2工程檔案歸檔的主要內(nèi)容為六個方面，即：工程基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件、綜合管理文件。5.1.3工程檔案歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。5.1.4不歸檔的文件材料包括：1)正式施工前的草圖，未定型的圖紙。2)重份文件材料和重份圖紙。3)無參考價值的臨時性的文件。5.1.5工程過程中使用的工程文件材料不允許隨便更改，如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準(zhǔn)手續(xù)。5.1.6歸檔的工程文件材料要求格式統(tǒng)一，字跡工整，圖表清晰；底圖格式必須按國家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制完成；藍(lán)圖規(guī)格必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，字、圖清晰，用紙優(yōu)良；所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工章。利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖。5.2.工程檔案的歸檔5.2.1各部門在工作中形成的文件材料（主要為工程基建文件）和勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工單位在項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料：1)各部門、各單位自行收集、積累。2)工程管理部資料員每周進(jìn)行收集、檢查。5.2.2分類——按工程項(xiàng)目。5.2.3整理組卷和案卷裝訂1)按歸檔范圍、規(guī)范要求排列各種文件或?qū)I(yè)性材料。2)修補(bǔ)、粘貼破損或過小的文件材料。3)將過大的文件材料、表格、圖紙按規(guī)定折疊成形。4)打頁號：每卷單獨(dú)編號，頁號從1開始。5)填寫卷內(nèi)文件目錄——包括序號（以一份文件為單位，從１開始）、責(zé)任者（填寫文件的直接形成單位和個人）、文件編號（填寫工程文件原有的文號或圖號）、文件題名（填寫文件標(biāo)題的全稱）、日期（填寫形成的日期）、頁次（填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號）、備注。6)拆除文件材料上的金屬物裝訂。5.2.4填寫備考表——包括標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及對案卷情況的說明；立卷人；審核人；立卷時間。5.2.5填寫案卷封面——包括檔號（由分類號、項(xiàng)目號、案卷號組成）、檔案館代號（由檔案館填寫）、案卷題名（包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容）、編制單位（填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者）、起止日期（填寫按全部文件形成的起止日期）、密級（分為絕密、機(jī)密、保密和內(nèi)部公開四種）、保管期限（分為永久、長期、短期三種）、共幾卷、第幾卷。5.2.6案卷進(jìn)盒。5.2.7歸檔驗(yàn)收。5.2.8填寫移交檔案目錄——包括順序號、檔案號、案卷題名、日期、頁；保管期限、移交單位、移交經(jīng)手人、接收單位；接收人、交接日期。5.2.9移交檔案案卷。5.3.工程檔案的移交辦法和歸檔時間1)公司的前期人員必須將在建項(xiàng)目工程的前期報批、審批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及時將原件移交公司檔案管理員。工程竣工時，由工程管理部資料員按歸檔要求統(tǒng)一調(diào)取、整理、歸檔、立卷后送交城建檔案館，并將蓋有城建檔案館公章的相應(yīng)復(fù)印件移交公司檔案管理員存檔。2)勘察、設(shè)計(jì)單位應(yīng)在任務(wù)完成時將形成的有關(guān)工程檔案整理立卷，建設(shè)單位經(jīng)辦人、監(jiān)理單位根據(jù)城建檔案館的要求對檔案文件完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。由工程部資料員在檔案預(yù)驗(yàn)收前完成歸檔工作。3)監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工前，將各自形成的工程檔案整理立卷后向建設(shè)單位移交。施工單位的工程檔案在工程竣工前，由建設(shè)單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)城建檔案館的要求對檔案文件完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。由工程部資料員于檔案預(yù)驗(yàn)收前完成歸檔工作。4)工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收前，工程部資料員通知城建檔案館對準(zhǔn)備歸檔的工程文件材料進(jìn)行檢查、驗(yàn)收，由城建檔案館出證明，否則不能組織工程竣工驗(yàn)收。5)工程部資料員于工程竣工驗(yàn)收后三個月內(nèi)，向城建檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案（除竣工決算外）。5.4.工程檔案的保管1)工程部資料員根據(jù)工程檔案的特點(diǎn)，遵循檔案管理的原則和分類方法，以查找和利用方便為目的，采取必要的保護(hù)手段，對工程檔案進(jìn)行分類編號、編目、排架和保管工作。5.5.工程檔案的借閱1)借閱的工程檔案、資料需摘抄、拍照、復(fù)制時，須經(jīng)相關(guān)授權(quán)。參見《檔案管理作業(yè)指引》。2)借閱者對借閱的檔案要妥善保管，要嚴(yán)守機(jī)密，不得毀壞、涂改、外傳或遺失。閱后及時歸還。5.6.工程檔案的鑒定、銷毀1)工程檔案的保管期限分為永久、長期（即等于該工程的使用壽命）、短期（即保存20年以下）。對于超過保管期限的工程檔案定期進(jìn)行鑒定。2)對已失去保存價值的工程檔案必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊后進(jìn)行銷毀。銷毀時須與工程管理部資料員一起進(jìn)行，雙方并在銷毀清冊上簽字，以備查。5.7.工程部資料員的崗位責(zé)任1)認(rèn)真貫徹檔案工作的法規(guī)文件，嚴(yán)格遵守檔