采購業(yè)務管理操作手冊

一、采購相關業(yè)務

流程圖：

請購單--〉采購訂單-一〉采購入庫單一一〉進貨單一一〉采購發(fā)票——〉付款

1、正常采購：

1）企業(yè)根據部門內實際請購、根據預測、根據門店要貨或銷售產生的需求分析等，結合請購單、要貨

單、采購分析、銷售訂單、目前的庫存量以及銷售預測等因素，制定采購計劃；

2）根據制定的計劃，在系統(tǒng)中可以手工填制"請購單"，也可以根據銷售訂單或采購需求分析，生成"請

購單"，主管審核；

3）根據制定的采購計劃，在系統(tǒng)中可以手工填制"采購訂單"，也可以根據銷售訂單、請購單、采購需求

分析，生成"采購訂單"，主管審核。

4）采購員將審核過的采購訂單打印或導出文件，通過傳真或電子郵件等方式傳遞給供應商；

5）供應商按采購訂單準備貨物，并按照要求發(fā)貨；

6）企業(yè)核對并檢驗所采購的貨物，驗收入庫（驗收入庫時，可采用掃描槍，掃描存貨的條碼）；

7）根據采購訂單號，生成采購入庫單；

8）審核并打印"采購入庫單"，簽字后一份給供應商做結賬憑證，一份留底備查，一份財務報銷；

9）貨物收到入庫后，供應商將開具發(fā)票或收據.收到發(fā)票或收據以后，企業(yè)人員將發(fā)票與"采購入庫單"

進行核對存貨以及存貨數量，核對正確以后，采購員、庫管員在發(fā)票二簽字，并把發(fā)票和采購入庫單送到財

務；

10）采購過程中發(fā)生的運費,如果需要同采購單據同單顯示的話，可以在采購單據上錄入“勞務費用"屬

性的存貨行，用來記錄運費。勞務費用行金額可正可負,支撐不同場景；如果不需要同采購單據同單顯示的話，

可做"費用分攤單"，將費用分攤到相應入庫單；

11）配比采購或請購單流轉到采購訂單后，可按存貨檔案的默認供應商自動將采購訂單拆單保存，以解決自

動將貨物按默認供應商采購。

操作：

1）采購需求分析：

采購員在【采購管理】中，可根據銷售訂單或預測單的需求情況，通過分析現存量，進行填制采購需求分

析，完成后根據采購建議生成采購訂單.

2）請購單：

采購員在【采購管理】中，通過手工錄入或選銷售訂單生成請購單，請購人、存貨、數量為必填項，完

成后由采購主管審核.

3）采購訂單：

采購員在【采購管理】中，通過手工錄入采購訂單，也可以引用銷售訂單、請購單、采購需求分析、要貨

單等,牛成采購訂單，供應商、存貨、數量、單價為必填項，完成后由采購中管審核。請購信息由不同的供應

商供貨的情況，可由采購訂單的“分單保存"處理。

訂單上的訂金可以手工在表頭上錄入，訂金子表中會根據上一次的記憶值自動賦值。

4）采購入庫單：

當供應商送貨到企業(yè)，庫管人員根據采購訂單，在【庫存核算】中生成采購入庫單。如無采購訂單，可

以直接填寫采購入庫單。業(yè)務類型、供應商、倉庫、存貨、數量為必填項.庫管人員點驗貨物后，依實際情況

修正存貨、數量，主管審核采購入庫單。

5）進貨單：

收到供應商開具的發(fā)票或收據時，采購員進入【采購管理】中，根據采購訂單或采購入庫單選單生成進

貨單，業(yè)務類型、發(fā)票類型、供應商、付款方式、存貨、數量、單價為必填項。采購主管審核進貨單。

若進貨單立賬，進貨單與入庫單核算確定損耗數量，并確認采購的實現，形成應付賬款。

結算方式為“全額現結”時，表頭的現結金額自動計算（整單含稅總額一使用預付），而且可以手工在

表頭上錄入，現結子表中會根據上一次的記憶值自動賦值.

6）付款單：

實際付款時，財務人員在【業(yè)務往來】中，錄入付款單，并選擇立賬單據進行核銷處理。結算金額錄入后，

點擊"分攤"，自動分攤到核銷單據中.

7）采購發(fā)票:

若進貨單立賬，采購發(fā)票只起到記錄、保存作用，數量可以超過來源單據的可開票數量；若采購發(fā)票立

賬，采購發(fā)票起到確認應付賬款、核算確定入庫成本并確定損耗數量、與往來單位核銷等作用，不可以超過

來源單據的可開票數量開票。

紅藍對沖開發(fā)票的業(yè)務，可以通過選擇紅、藍進貨單來合并開票處理。

2、采購退貨：

1）企業(yè)針對使用或存放中發(fā)生質量問題的存貨，以及商業(yè)企業(yè)中滯銷商品，進行退貨處理；

2）與供應商協商退貨，同意后準備退貨；

3）將退貨存貨發(fā)給供應商；

4）供應商接收貨物；

5）企業(yè)填制并審核"采購退貨單"或紅字的入庫單；

6）打印"采購退貨單"或紅字入庫單，請供應商簽字，一份給供應商作為結賬憑證，一份留底備查，一

份財務做賬用；

7）供應商根據實際情況開具紅字采購發(fā)票，或者進行補貨。

操作:

1)紅字采購入庫單:

當供應商同意退貨，庫管員根據采購訂單生成業(yè)務類型為“采購退貨”的采購入庫單，如無采購訂單，

可直接填寫紅字采購入庫單，主管審核；

2)退貨單:

分兩種情況：

(1)供應商根據退貨情況開具紅字發(fā)票

收到供應商的紅字發(fā)票時，采購人員進入【采購管理】中填制業(yè)務類型為“采購退貨”的退貨單，可以

引用進貨單或者入庫單生成，同時進行核算。采購主管審核退貨單.

(2)供應商接收退貨后直接送新貨給企業(yè)

采購人員進入【采購管理】中填制業(yè)務類型為“普通采購”的進貨單，將退回的貨物在進貨單上紅字錄

入，將換回的新貨籃字錄入;或者引用紅藍采購入庫單生成進貨單，若進貨單立賬時，同時進行核算并確定損耗

數量.由采購主管審核進貨單。

3、特殊業(yè)務：

1)現結采購，使用預付：

采購進貨過程中如果直接付款，就在立賬單據上，直接填寫現結金額。不僅實現全部現付，也可以實現

部分現付的處理。

若企業(yè)有預付款在供應商中，則在立賬單據I:可以直接錄入或選擇使用預付，與立賬單據進行核銷。

現結金額超出當前單據扣掉使用預付后的金額部分，自動轉為預付款。

2）先進貨后付款：

如果是先進貨后付款，立賬單據上的現結金額就不要填寫，等到真正付款時，再填制付款單，選擇單據進

行核銷。

3）沖抵進貨：

先進貨再入庫的流程中，因為供應商發(fā)錯貨、嚴重的途損、目視檢查不合格等原因造成的退貨，在已立賬

但未入庫時，可直接拒收，不需再換貨或補貨時，只在進貨單上處理即可進貨單上選擇業(yè)務類型為"采購退貨

"，選擇所需要沖抵的進貨單，選中單據表頭選項“沖抵進貨"，保存單據以后，所選擇的進貨單上被沖抵的存

貨數量，將不會再進行辦理入庫和開票。

二、銷售相關業(yè)務

流程圖：

報價單一）銷售訂單銷售出庫單一＞銷貨單一。銷售發(fā)票—?）收款

1、正常銷售：

1）接到客戶的訂單要求；

2）根據客戶訂單要求，杳看庫存，確定可發(fā)貨數量及報價，并日和客戶最終確定銷售事宜；

3）根據與客戶最終確定的結果，編制并審核銷售訂單；

4）企業(yè)根據銷售訂單準備貨物，進行配貨；

5）銷售訂單傳遞到倉庫，庫管員發(fā)貨并制定銷售出庫單；

6）企業(yè)根據發(fā)貨情況制定銷貨單，并審核；

7）客戶收貨入庫后，返回簽字的發(fā)貨單；

8）企業(yè)根據客戶實際收到的貨物，為客戶開具發(fā)票.可根據銷貨單生成發(fā)票；

9）企業(yè)收到客戶款項，填制收款單；

10）銷售過程總發(fā)生的費用，如果需要和銷貨單據同單顯示，可以在銷貨單據上錄入“勞務費用"屬性的

存貨，來記錄費用。勞務費用金額可正可負,支撐不同場景；如果不需要和銷貨單據同單顯示的話，可做"費

用分攤單"，將費用分攤到相應出庫單；

操作：

1）報價單：

業(yè)務員在【銷售管理】中，可查看歷史報價，手工填制報價單,存貨、數量、單價為必填項,錄制成功

后，由銷售主管審核。

2）預測單：

業(yè)務員在【銷售管理】中,手工填制抒頁測單，存貨、數量為必填項，錄制成功后，由銷售主管審核，

3）銷售訂單：

業(yè)務員在【銷售管理】中，手工錄入銷售訂單或選擇報價單生成，客戶、存貨、數量、單價為必填項，錄

制成功后，由銷售主管審核.

4）銷售出庫單:

根據銷售訂單，倉管員準備貨物，當發(fā)出貨物時，倉管員在【庫存核算】中，填制銷售出庫單，可直接引用

銷售訂單生成，業(yè)務類型、客戶、結算客戶、倉庫、存貨、數量為必填項，錄制成功后，由倉庫主管自核。

5）銷貨單：

確定發(fā)貨以后，業(yè)務人員在【銷售管理】中，填制銷貨單，可直接引用銷售訂單或銷售出庫單生成，業(yè)務

類型、票據類型、客戶、收款方式、存貨、數量、單價為必填項，錄制成功后，由銷售主管審核.

6）銷售發(fā)票：

確認客戶收到貨物以后或者發(fā)貨的同時，財務人員在【銷售管理】中，根據銷貨單錄入銷售發(fā)票，可根

據開票的總額選銷貨單生成,在選銷貨單時可以看到銷貨單的累計開票額、未開票額作為參考來選擇，而且

可以看到所選明細的總含稅金額，與開票總額進行比對.

銷貨單立賬時，數量可以超過來源單據的數量開票;銷售發(fā)票立賬時，不可超過來源單據數據開票,

纖藍對沖開票的業(yè)務，可以通過選擇纖、藍進貨單合并開發(fā)票處理.

7）收款單：

收到貨款時，財務人員在【業(yè)務往來】中錄入收款單，并選擇立賬單據進行核銷。

2、銷售退貨：

1）客戶由于質量原因或其他原因退貨；

2）符合企業(yè)退貨要求的，業(yè)務員根據客戶所退的貨物數量，填制退貨單；

3）庫管根據退貨單及退回的貨物，辦理退貨入庫手續(xù)，在退貨單上簽字；

4）庫管根據退貨情況，填制紅字出庫單；

5）企業(yè)根據實際情況，開具紅字銷售發(fā)票.

操作：

1）銷貨單：

確定退貨以后，業(yè)務員進入【銷售管理】中，填制業(yè)務類型為“銷售退貨”的退貨單，可引用之前的銷

貨單或銷售出庫單生成，由銷售主管審核.

2）銷售出庫單:

根據退貨單，庫管接收貨物時，進入【庫存核算】中填制業(yè)務類型為“銷售退貨”的銷售出庫單，由主

管審核.

3）銷售發(fā)票：

如果需要開紅字銷售發(fā)票，那么財務人員在【銷售管理】根據銷貨單錄入紅字的銷售發(fā)票。

銷售發(fā)票立賬時,銷售發(fā)票有確定應收賬款、核銷、費用分攤、生憑證功能，同時銷貨單失去與立賬相

關的功能。

3、特殊業(yè)務

1）批發(fā)會員積分：

家電行業(yè),在各大賣場進行零售，先收款后隔段時間才進行送貨安裝各個賣場的設有會員機制，客戶在購

買時就交了全款并進行了積分，但沒有發(fā)貨，因此需要用批發(fā)業(yè)務來進行這種錢、貨不同步的處理.

處理方案:在銷售單據表頭增加‘會員’信息，當會積規(guī)則按銷售立賬單據積分時，銷售立賬單據可以進行

會員積分的累積；當會員規(guī)則按收款單積分時用收款單進行積分。無論哪種積分規(guī)則銷售立賬單據均會更

新會員的消費金額及消費次數；

2）現結銷售、使用預收

銷售過程中,客戶現款現貨的時候，就在銷貨單上填寫現結金額。不僅實現全部現結，也可以實現部分現結

的處理.

企業(yè)中存在客戶的預收款，在立賬單據卜可以直接錄入預收金額.，與立賬單據進行核銷。

現結金額超出當前單扣掉使用預收后的金額部分，自動轉為預收款.

3）先銷貨后收款

如果是先銷貨后收款，立賬單據上的現結金額就不要填，等到真正收款時，再填制收款單，填制收款單

的同時，會提示選擇客戶未收款的銷貨業(yè)務，

4）銷售費用分攤

銷售費用，是指把銷售過程中產生的費用分攤到立賬單據，以準確統(tǒng)計毛利。

提供三種分攤方式：按金額、按數量、按費用檔案.按金額：按銷貨單各行的本幣金額的比例分配；按數

量:按銷貨單各行的數量比例分配;按費用檔案:按費用檔案中默認的分攤方式分攤.

立賬單據：銷貨單立賬時，為銷貨單；銷售發(fā)票立賬時,為銷售發(fā)票。

5）沖抵銷貨：

一種銷售退貨形式。是指在已立賬但未出庫發(fā)生的退貨。通常是因客戶不履行合同,那么對于未出庫的部

分可以使用沖抵銷貨，不需要再換貨或補貨。

處理方式:只是在銷貨單上進行處理，銷貨單上選擇業(yè)務類型為“銷售退貨"，并且必須選擇所要沖抵的

銷貨單，保存單據以后，所選擇的銷貨單上被沖抵的存貨數量，將不會再進行辦理出庫.

三、庫存相關業(yè)務

流程圖：

1、入庫業(yè)務

商業(yè)型企業(yè)入庫業(yè)務包括采購入庫以及其他入庫。產成品入庫略。

1）采購入庫單

對于商業(yè)企業(yè)，采購入庫單一般指商品進貨驗收入庫時，所填制的入庫單。

采購入庫單是倉管員根據采購到貨或退貨簽收的實收數量填制的單據。按業(yè)務類型劃分為：普通采購、

采購退貨。采購入庫單可以直接錄入，也可以根據采購訂單或進貨單生成.

2）其他入庫單

其他入庫單是指除采購入庫、產成品入庫之外的其他入庫業(yè)務，也包配貨入庫、含盤盈、組裝拆卸、形

態(tài)轉換等業(yè)務形成的入庫單。

按業(yè)務類型劃分為：受贈、盤盈、形態(tài)轉換、組裝、拆卸、其他、受贈退庫、其他退庫、配送入庫、配

送退入，以及用戶手工增加的業(yè)務類型。

3）產成品入庫單

產成品入庫單為生產型企業(yè)應用，商貿行業(yè)略.

2、出庫業(yè)務

商業(yè)型企業(yè)出庫業(yè)務分為銷售出庫,零售出庫以及其他出庫單。材料出庫略。

1）銷售出庫單

對于商業(yè)企業(yè)，銷售出庫單一般指商品銷售出庫時，填制的出庫單。

銷售出庫的按業(yè)務類型劃分為“普通銷售"和"銷售退貨”.銷售出庫單可以直接錄入，也可以由銷售

訂單或銷貨單、配貨單產生；紅字銷售出庫單可以根據藍字銷售出庫里生成。

2）零售出庫單

對于零售企業(yè)，POS零售以及網店銷售時，產生的出庫單據為零售出庫單.

只是在零售端增加、編輯和刪除，在庫存核算模塊中只能進行查詢，不能增加、編輯和刪除。

3）其他出庫單

其他出庫指除銷售出庫、材料出庫、零售出庫之外的其他出庫業(yè)務，包含要貨出庫、內部配貨出庫、禮

品兌換單、盤虧、組裝拆卸、形態(tài)轉換等業(yè)務形成的出庫單.

按業(yè)務類型劃分為：贈品出庫、盤虧、形態(tài)轉換、組裝、拆卸、其他、贈品退庫、其他退庫、配貨出庫、

配貨退庫，以及用戶手工增加的業(yè)務類型。其他出庫單可以手工輸入,針對配貨出庫的出庫單會自動生成入

庫倉庫的其它入庫單。

4）材料出庫單

材料出庫單為生產型企業(yè)應用,商貿行業(yè)略.

3、盤點業(yè)務:

1）準備盤點，確定盤點范圍，盤點整個倉庫的全部存貨或某類存貨；

2）打印出盤點范圍內存貨名稱以及數量為空的盤點空表，方便盤點；

3）開始盤點，暫停出入庫業(yè)務或把開始盤點后發(fā)生的出入庫單據手工填制，并單獨記錄，等盤點完成

后再統(tǒng)一匯總到盤點數量中；

4）盤點完成后,如果有多人參與盤點，把多人的盤點結果進行匯總；

5）把實盤數量與賬面數量匯總，產生盤盈盤虧，形成盤點報表；

6）把盤點報表傳遞給財務做相應處理；

7）支持歷史時點的盤點。

操作：

產品提供了兩個操作流程：

1）按賬盤點

(1)先確定盤點的倉庫;

(2)鎖盤：為了保證賬面準確性，建議盤點前先鎖盤(不強制X被鎖盤的倉庫在盤點期間內不能進行出

入庫業(yè)務處理；

(3)提取數量:指按條件自動提取賬面數量.有"全部提取"和"分類提取"2種方式;

(4)追加賬面為零的存貨：提取曾經發(fā)生過業(yè)務，但目前賬面結存為零的存貨。適用于賬面為零但

實物不為零的存貨.可跳過；

(5)打空表：打印盤點清單，主要是盤點所需的存貨信息；

(6)實地盤點：非軟件操作，指用戶到盤點倉庫實地進行清點，并且記錄實盤情況；

(7)錄入實盤情況：按實地清點結果錄入實盤數量；

(8)歷史時點盤點：盤點期間發(fā)生的業(yè)務可由用戶指定是否要加到賬面數中；

(9)完成：盤點單完成后需要審核才能生效。

2)按物盤點

(1)先確定盤點的倉庫；

(2)鎖盤：為了保證賬面準確性，建議盤點前先鎖盤。被鎖盤的倉庫在盤點期間內不能進行出入庫業(yè)

務處理;

⑶打空表：打印一張空白表格，供盤點時使用.可跳過；

(4)實地盤點：非軟件操作，指用戶到盤點倉庫實地進行清點，并且記錄實盤情況；

(5)錄入實盤情況：按實地清點結果錄入實盤存貨和數量；

(6)追加賬面不為零的存貨：提取當前賬面結存不為零的存貨。適用于賬面不為零但實物為零的存

貨.可跳過;

(7)歷史時點盤點：盤點期間發(fā)生的業(yè)務可由用戶指定是否要加到賬面數中；

(8)完成:盤點單完成后需要審核才能生效.

4、調撥業(yè)務

1)企業(yè)內部近距離倉庫之間進行調撥；

2)在不同地點進行調撥時，調撥過程中會發(fā)生費用；

3)門店要貨，通過調撥進行門店間的倉庫調撥。

處理：

1)不僅支持存貨在一個倉庫轉移到另外一個倉庫，而且不需要產生調出倉庫的出庫單和調入倉庫的入

庫單，直接以調撥單登記庫存賬，減少調出倉庫的賬面結存，增加調入倉庫的賬面結存；

2）調撥單業(yè)務分為“同價調撥"和"異價調撥”；

3）同價調撥是指按成本金額進行存貨調撥，調出金額等于調入金額，用戶可以修改.異價調撥是指調出

金額和調入金額不一致，如果在調撥的過程發(fā)生了搬運費等費用，為了準確核算調入倉庫的實際入庫成本，用

戶可以選擇異價調撥，調入金額等于調出成本加上調撥過程發(fā)生的各種費用，調入金額由用戶錄入；

4）調撥單支持選擇要貨單、配貨單來處理門店間的調撥或配貨.

5、組裝拆卸單

有些企業(yè)中的某些商品既可單獨出售,又可與其他商品組裝在一起銷售。如計算機銷售公司既可將顯示

器、主機、鍵盤等單獨出售，又可按客戶的要求將顯示器、主機、鍵盤等組裝成計算機銷售，這時就需要對

計算機進行組裝；

如果企業(yè)庫存中只存有組裝好的計算機，但客戶只需要買顯示器，此時又需將計算機進行拆卸，然后將顯

示器賣給客戶。并且可以在組裝拆卸過程中對產生的費用進行分攤，便于進行更精準的成本核算.

處理：

1）組裝拆卸單分為"組裝"和"拆卸"；

2）組裝指將多個散件組裝成一個產品的過程.組裝單相當于兩張西據，一個是子件的出庫單，一個是父

件產品的入庫單；

3）拆卸指將一個成套件拆卸成多個散件的過程。拆卸單相當于詼張單據，一個是父件產品的出庫單，

一個是子件的入庫單；

4）父件和子件之間是一對多的關系。父件和子件之間的關系，在物料清單中設置。用戶在組裝/拆卸之前

應先對存貨的物料清單進行定義，否則無法進行組裝/拆卸業(yè)務；

5）組裝拆卸單只能手工錄入；

6）組裝拆卸單審核后生成其它出庫單、其它入庫單。

6、形態(tài)轉換單

由于自然條件或其他因素的影響，某些存貨會由一種形態(tài)轉換成另一種形態(tài),如由一等品變成二等品或者

廢品，活魚變成了死魚，煤塊變成了煤渣等均屬于這種情況等，或是處理不規(guī)則的存貨改變業(yè)務，如鋼材裁減、

大塊石材切割成小塊石材等，從而引起存貨規(guī)格形態(tài)的轉變以及成本的變化，因此庫管員需根據存貨的實際狀

況填制形態(tài)轉換單調整存貨結存量，報請主管部門批準后進行調賬處理。

處理：

1）不僅能處理一個存貨轉化為另外一個存貨，而且支持一個存貨轉化成多個存貨；

2）支持處理由多個存貨轉換為多個存貨的業(yè)務；

3）支持對轉換過程中費用金額的處理，費用可以是損耗，也可以是轉換費用；

4）形態(tài)轉換單審核后生成其它出庫單、其它入庫單.

7、其他業(yè)務處理

1）貨位補錄

用戶在倉庫管理過程中，由于管理細化程度提高，希望把原先沒有進行貨位管理的倉庫改為進行貨位管

理，由于已經存在業(yè)務數據，存貨的結存量都是以倉庫劃分的，所以需要將倉庫中的結存量分配到不同的貨位

上，本功能只能對倉庫中有結存數量的存貨進行分配。當中途啟用貨位管理，按以下步驟順序操作：

1）啟用貨位管理的倉庫所涉及的出入庫單據、進銷貨單（合并時］必須已經生效；

2）對啟用貨位管理的倉庫進行盤點，保證庫存的賬實相符；

3）在賬套設置中啟用“貨位管理"；

4）在倉庫檔案中啟用倉庫的“貨位管理"；

5）維護貨位檔案；

6）進行貨位補錄：

用戶在"主菜單一〉庫存核算一〉庫存工具一〉貨位補錄"進行貨位補錄。在補錄過程中，當倉庫的存貨

種類較多，或分配貨位很多，在短時間內無法一次性完成補錄工作，用戶可以分批次補錄倉庫中的貨位信息.

可以按照存貨逐個的補錄方式進行，補錄中可能隨時保存，等下次再補錄時，系統(tǒng)會把以前補錄的信息帶出，

用戶在上次補錄的基礎上修改或繼續(xù)補錄。

必須把倉庫中所有結存的存貨補錄完成后，再進行審核，否則不會審核成功.

注意：中途啟用貨位管理后，啟用之前的單據將不能棄審、修改、刪除等操作。

2)按存量補貨

有周期性補貨需求或是根據存貨消耗的情況進行補貨的企業(yè)，對庫存量不足存貨進行批量采購，當庫存

商品達不到某一標準值時，就需要按此標準補齊。

本功能支持的標準包括安全庫存、最高庫存、最低庫存3個標準.

(1)按存量補貨是以存貨檔案為亙詢基礎，查詢結果是查詢范圍內所有存貨的現存量低于補貨依據的

存貨；

(2)在結果中可以對默認供應商和補貨量進行修改；

(3)可以有選擇進行補貨，系統(tǒng)只對選中明細進行下單補貨。默認為全選狀態(tài)；

(4)對于選中明細進行生單時，系統(tǒng)將補貨量大于0的存貨生成采購訂單，當生單過程中如果存在信息

不全而無法生單時，則先生成草稿；

(5)有按存量補貨功能權限就可生單，而不需要采購訂單權限.

3)重新計價

重新計價是在用戶手工指定的一個范圍內，由系統(tǒng)根據計價模式和計價方式對存貨的收發(fā)存業(yè)務進行重

新計價處理.

重新計價是由用戶操作進行的，對于“計價時機”設置為定時計價的情況，在發(fā)生了插單、改單或刪單后，

如果希望立即更新當前單據與后續(xù)單據的發(fā)出成本和結存成本時，可以隨時手工執(zhí)行重新計價功能；其他情

況下，用戶也可以手工執(zhí)行重新計價功能.

（1）如果出庫單已經生成憑證，則該單據不能重新計價。

（2）如果數據量很大，重新計價時間可能會比較長,也可能會導致系統(tǒng)暫時運行比較慢，建

議用戶安排在非工作時間或系統(tǒng)非使用高峰時段進行。

四、業(yè)務往來相關業(yè)務

流程圖：

1、收款單

收款單，通過業(yè)務類型，不僅能處理普通收款，而且也能處理預收款。

錄入普通收款的時候，本產品必須選擇核銷的單據，可以選擇應收期初、銷貨單或銷售發(fā)票、收入單、

零售結算單、費用單（應收），然后手工填寫或自動分攤每張單據或每張單據明細要結算的金額。

1）使用預收

錄入收款單（普通收款）的時候，可以使用預收款核銷"應收期初、銷貨單或銷售發(fā)票、收入單、零售結

算單、費用單（應收）

具體的操作有兩種方式：

可以直接錄入"使用預收"的金額。錄入后，系統(tǒng)通過把錄入的"使用預收"金額與客戶所有的預收款的

余額合計進行比較，判斷錄入的金額是否可用。如果可用將把"使用預收"金額按照時間順序分攤到預收款

單中。

手工指定預收款單。用戶點擊使用預收的參照，系統(tǒng)會彈出目前有余額的預收款單。用戶通過錄入金額

的方式來選擇具體的使用哪筆預收、具體的使用多少。

2）折讓

在收款的同時支持客戶的折讓，收款與折讓一起核銷應收賬款。具體的操作方式是:在收款單上錄入折讓,

然后點擊分攤,系統(tǒng)會將折讓分攤到本次核銷的單據上.支持手工分攤折讓。

3）分攤

自動將收款金額、使用預收分攤到各個要核銷單據的結算金額上,采取的是從上到下的分攤方式，即排

序在前的先核銷。

自動將折讓分攤到所要核銷單據的“折讓分攤”字段上，按照各行結算金額的比例進行分攤。

4）超收轉預收

普通收款的同時進行核銷，沒有核銷完的收款將自動轉為預收款。

2、付款單

付款單，通過業(yè)務類型，不僅能處理普通付款，而且也能處理預付款。

錄入普通付款的時候，本產品必須選擇核銷的單據，可以選擇應付期初、進貨單或采購發(fā)票、遇用單,

然后手工填寫或自動分攤每張單據或每張單據明細要結算的金額。

1）使用預付

錄入付款單（普通付款）的時候，可以使用預付款核銷"應付期初、進貨單或采購發(fā)票、費用單..具體

的操作有兩種方式：

可以直接錄入"使用預付"的金額。錄入后，系統(tǒng)通過把錄入的"使用預付"金額與供應商所有的預付

款的余額合計進行比較，判斷錄入的金額是否可用。如果可用將把“使用預付"金額按照時間順序分攤到預

付款單中。

手工指定預付款單.用戶點擊使用預付的參照，系統(tǒng)會彈出目前有余額的預付款單。用戶通過錄入金額的

方式來選擇具體的使用哪筆預付、具體的使用多少.

2）折讓

在付款的同時支持供應商的折讓，付款與折讓一起核銷應付賬款。

具體的操作方式是：

在付款單上錄入折讓，然后點擊分攤,系統(tǒng)會將折讓分攤到本次核銷的單據上.支持手工分攤折12。3）分

攤

自動將付款金額、使用預付分攤到各個要核銷單據的結算金額上，采取的是從上到下的分攤方式，即排

序在前的先核銷.

自動將折i卜分攤到所要核銷單據的“折讓分解’字段卜，按照各行結算余額的比例進行分攤.

4）超付轉預付

普通付款的同時進行核銷，沒有核銷完的付款將自動轉為預付款。

3、往來沖銷

往來沖銷包括：預收沖應收、預付沖應付、應付沖應付、應收沖應收、應收沖應付五種。

預收沖應收：通過預收沖應收處理客戶的預收款和該客戶應收欠款的轉賬核銷業(yè)務.

預付沖應付：可將預付供應商款項和所欠供應商的貨款進行轉賬核銷處理。應付沖應付：是指將某一供

應商的應付賬款轉入另一供應商賬中。通過本功能將應付款業(yè)務在供應商之間進行轉入、轉出，實現應付業(yè)

務的調整解決應付款業(yè)務在不同供應商間入錯戶或合并戶問題。應收沖應收：指將一家客戶的應收款轉到另

一家客戶中.通過應收沖應收功能將應收賬款在客商之間進行轉入、轉出，實現應收業(yè)務的調整,解決應收款業(yè)

務在不同客商間入錯戶或合并戶問題。應收沖應付：用某客戶的應收賬款，沖抵某供應商的應付款項。

系統(tǒng)通過應收沖應付功能將應收款業(yè)務在客戶和供應商之間進行轉賬，實現應收業(yè)務的調整，解決應收債權

與應付債務的沖抵.

4、匯兌損益調整單

企業(yè)在發(fā)生外幣交易、兌換業(yè)務和期末賬戶調整及外幣報表換算時，由于采用不同貨幣，或同一貨幣不

同比價的5匚率核算時產生的、按記賬本位幣折算的差額。簡單地講，匯兌損益是在各種外幣業(yè)務的會計處理

過程中，因采用不同的匯率而產生的會計記賬本位幣金額的差異.

操作步驟

1）選擇要調整匯兌損益的日期、幣種。

2）日期所在的期間必須是系統(tǒng)啟用后未結賬的期間，并且日期必處大于等于上次調整的日期。

3）系統(tǒng)會根據選擇的日期、幣種，顯示出幣種相同且單據日期小于所選擇日期的生效的單據（收款單、

付款單、往來沖銷單、銷貨單、進貨單、收入單、費用單（應付）、費用單（應收））。

4）錄入單據表頭上的調整匯率，根據匯率計算出應收調整子表和應付調整子表的調整后的余額。

5）保存匯兌損益調整單.

五、分銷相關業(yè)務

流程圖：

1、跑店業(yè)務：

應用場景：

1）跑店業(yè)務員每天到供貨商超巡店，盤點店面的庫存和詢問銷售情況。上報庫存和銷量，回傳到總部

生成【分銷管理】的庫存銷量上報單；

2）根據每家店面的經營規(guī)模，店面擺放的商品有多有少，這樣跑店員在盤點庫存的時候所花費時間也

就有長有短。根據店面的實際地理位置，同樣的幾個店面跑店員的巡店路線順序不一樣,也會導致花費的時

間有長有短,直接影響到跑店工作的效率;

3）跑店業(yè)務員根據總部管理人員設規(guī)劃好的跑店路線任務執(zhí)行，根據貨架的多少也可以合理安排理貨

時間。管理人員在總部就可以跟蹤跑店業(yè)務員的跑店任務執(zhí)行情況，還可以實時看到跑店業(yè)務員上報的數據；

4）總部管理人員需要了解零售店面執(zhí)行促銷活動的情況時，需要跑店業(yè)務員將促銷活動的現場情況拍

照回傳企業(yè)總部；

5）為了考核跑店業(yè)務員理貨的效果，有時銷售管理總部還會要求跑點業(yè)務員將理貨后的貨架情況拍照回

傳總部；

6）有些跑店業(yè)務員跑店業(yè)務熟練后.理貨現場可能就會根據店面的銷售情況與客戶溝通后，現場就可以直

接下訂單?；貍鞯娇偛可伞句N售管理】的銷售訂單；

7）如果企業(yè)想了解零售店面其他品牌和廠家與自己商品有競爭商品銷售情況時，還可以要求跑店業(yè)務員

將現場競爭商品的銷售情況拍照回傳。

操作：

1）基礎檔案設置

總部管理人員在【基礎設置】中往來單位;門店檔案中選擇需要跑店的客戶/門店，并通過店面現場采

集實際地理位置的坐標地址，回傳至檔案中。如果有商超協議了商品的上架數量，還需要設置在往來單位存

貨編碼設置中維護上架數量。

2）路線規(guī)劃

根據實體店面的地理位置在【分銷管理】的路線規(guī)劃中合理規(guī)劃跑店路線的順序?？梢灾苯釉诘貓D卜拖

動點連線也可以在列表中打開路線卡片增加明細行以及調整行的順序。

3）分配跑店員

規(guī)劃好路線后，在【分銷管理】的路線規(guī)劃列表中分配每條路線每天執(zhí)行跑店的業(yè)務員。并在【系統(tǒng)管

理】的用戶權限中給對應的業(yè)務員設置好登陸用戶名和分配權限。

4）分配跑店任務

接下來在【分銷管理】的路線規(guī)劃中就要給業(yè)務員分配每家店面的跑店任務了?？梢愿鶕織l路線上的

店面單獨分配任務,也可以通過批量分配任務的方式按照客戶和門店的特點批量分配任務。然后根據店面貨架

以及任務的多少，合理安排進店時間和離店時間.

5）開始跑店

路線規(guī)劃的所有工作都完成了，最后就需要業(yè)務員去執(zhí)行跑店任務了。在【首頁】的右下角點擊暢捷移

動的下載程序，安裝在業(yè)務員的手機上。業(yè)務員在手機端登陸后，就可以看自己的跑店任務了.

6）跑店跟蹤

總部管理人員在【分銷管理】打開跑店跟蹤界面，就可以看到每條線路上的業(yè)務員所處的工作狀態(tài)，以

及跑店回傳的數據。

7）跑店能力分析

通過跑店數據分析，了解每個業(yè)務員的跑店工作效率.

2、內部配貨業(yè)務

應用場景：

1）自營店根據自己的銷售情況，對于常規(guī)商品才是前備貨，向總部提交要貨申請；

2）各個自營店都提出了要貨申請,但是貨源有限，配貨人員根據各個門店的要貨比分配商品，保證短時間

的商品供應，然后馬上采取補貨措施

3）總部配貨部門和庫管部門是2個部門，當配貨部門接到一個非常緊急的要貨單，此時直接根據要貨單

流轉生成配貨單，或者在配貨單中參照要貨單生成配貨單，下發(fā)給庫管。庫管根據配貨單的指令進行快速出

庫，不再進行補貨需求分析。

4）總部配貨部門和庫存部門是1個部門，內部的要貨可以直接反饋到倉庫，實現配貨，非?？焖?；

5）總部接到的要貨比較少，倉庫備貨非常充足，所以不存在配貨K足的問題，所以要求直接把要貨單反

饋給庫存管理人員，組織發(fā)貨；

6）公司的自營店零售量非常大，為了避免自營店斷貨，配貨部門根據自營店的安全庫存缺少數量自動確

定配貨數量；

7）有獨立的配貨部門管理門店之間調貨，門店先打電話到總部，總部配貨人員直接下達配貨單指令，庫

管根據指令進行店間調撥；

8）如果沒有獨立的配貨管理人員，店間調撥可以直接通過其他出入庫或者調撥單實現.

操作：

1）要貨單

門店店長在【零售管理】可手工填制要貨單；

2）補貨需求分析

總部配貨管理人員在【分銷管理】中執(zhí)行補貨需求分析，來源單據選擇多個門店的要貨單綜合分析；3）

配貨單

分析完成后，確定配貨數量，生成配貨單；

4）其他出庫單

總部倉庫管理人員看到配貨人員的配貨單，選擇配貨單生成其他出庫單，揀貨出庫；

5）其他入庫單

總部倉庫人員確認發(fā)貨后，自動生成門店的待入庫量，即其他入庫單。門店人員收到總部發(fā)出的貨品后,

驗貨入庫，并審核其他入庫單；

6）調撥單

總部倉庫管理人員直接填寫調撥單，出庫后審核。

3、外部配貨業(yè)務

應用場景

1）企業(yè)的配貨部門和庫存管理部門為兩個獨立的部門,客戶商品數量不足時，主動報送訂單，或者打電

話要貨，配貨部門專門奐責收集客戶訂貨信息，根據訂貨信息確定配貨計劃，執(zhí)行配貨計劃后向庫存下達配貨

單制令，庫存管理人員根據配貨單填制俏售出庫單，進行發(fā)貨，常用于常規(guī)商品的配貨.2）各個客戶都上報了

訂單，但是貨源有限，配貨人員根據各客戶的訂貨比分配商品，保證短時間的

商品供應，然后馬上采取補貨措施。

3）企業(yè)可能沒有專門的配貨渠道，銷售部門收集訂單需求后直接生成配貨單指令，下達給庫管人員，

庫管根據指令進行銷售出庫；

4）來了一筆特殊訂單，配貨中心需要單獨處理，此時可以直接在配貨單中選擇訂單，確定配貨數量，下達

給倉庫人員，組織發(fā)貨。

解決方案

1）銷售訂單

業(yè)務員在【銷售管理】中手工錄入銷售訂單，銷售主管審核銷售訂單?；蛘呤菢I(yè)務員在【分銷管理】中

錄入客戶的庫存銷量上報單，然后再參照生成了【銷售管理】中銷售訂單，銷售主管審核銷售訂單?；蛘呤?/p>

跑店業(yè)務員在手機端上報客戶庫存銷量并直接訂貨，生成【銷售管理】中銷售訂單，銷售主管審核銷售訂單。

或者客戶自己登陸企業(yè)社區(qū)，卜報庫存銷量并直接訂貨，牛成【銷售管理】

中銷售訂單，銷售主管審核銷售訂單。

2）補貨需求分析

企業(yè)總部配貨管理人員在【分銷管理】中執(zhí)行補貨需求分析，來源單據選擇多個客戶的銷售訂單綜合分

析。

3）配貨單

分析完成后，確定配貨數量，生成配貨單。

4）銷售出庫單

總部倉庫管理人員看到配貨人員的配貨單，選擇配貨單生成銷售出庫單日東貨出庫，并審核銷售出庫單。

六、零售相關業(yè)務

流程圖：

1、正常零售

1）零售收銀

應用場景

(1)根據店面的硬件設備在POS端配置小票打印機,、顧顯、錢箱、申子稱等。

(2)選擇零售收銀的界面模式：全鍵盤(商品品類較多，業(yè)務開單量大，對開單效率要求較高,POS機

開單收銀\觸摸屏(商品品類少，商品不方便直接掃描，例如:餐飲行業(yè)\普通單據模式(業(yè)務開單量小，開

單效率要求不高，普通PC操作收銀的方式X

(3)設置好小票的打印格式;或者是單據樣式的打印格式；

(4)根據鍵盤的使用習慣，設置快捷鍵的操作方式；

(5)店員開始上班前先要簽到，當班；

(6)顧客到店面選購商品；

(7)確定顧客是否有會員卡；

(8)零售收銀界面掃描顧客選購的商品，購買的商品是否有促銷活動；

(9)顧客收銀結賬過程中，可能猶豫還需要再購買其他東西，店長將單據暫掛，繼續(xù)收銀掃描其他顧客

的商品，然后再將暫掛單據取出繼續(xù)完成收銀；

(10)顧客結賬時發(fā)現現金沒帶夠可以支付一部分現金，再用刷卡支持一部分；

(11)促銷活動或者節(jié)假日銷售量大的時候，收銀過程中財務人員會臨時到各個收銀臺收取現金；

(12)企業(yè)可以設置零售收銀完成自動出庫，如果專人負責門店倉庫管理也可以執(zhí)行手工的零售出庫；

(13)新員工學習零售收銀操作時,要多練習收銀.

解決方案

(1)POS參數設置

系統(tǒng)管理員或者店長在POS端【參數設置】中選擇正確的參數；

(2)當班

收銀員上班前在POS端【當班】；

(3)零售單

收銀員掃描顧客購買商品，在POS端【前臺收銀】錄入零售單，并根據顧客的支付情況正確錄入支付

方式和金額；

(4)零售出庫單

門店倉庫管理人員，【零售管理】中執(zhí)行零售批量出庫，生成零售出庫單.

(5)練習收銀

店員在POS端【練習收銀】.

2)自營店班次對賬

應用場景

(1)在促銷或節(jié)假日期間銷量較大的情況下，財務人員需要在營業(yè)期間到各個收銀臺收取現金，并做

記錄。

(2)一天工作完成，店員要下班了，交班對賬，核對當天的收銀情況，并整理將收到現金交與財務；(3)

財務收到店員們上交的款項，或者在各個收銀臺收取現金回到辦公室后，需要核對收款情況，并記賬；

解決方案

(1)對賬交款

收銀員在POS端【對賬交款】，完成上班中途交給財務人員的現金。

(2)交班

收銀員下班前在POS端【交班】；

(3)對賬收款

財務人員在【零售管理】中查詢對賬收款記錄，并確認收款；

(4)零售結算單

財務對賬收款確認后系統(tǒng)自動生成現結的零售結算單；

(5)收款單

現結的零售結算單根據現結金額自動生成收款單。

3)自營店店長對賬

應用場景

(1)早班收銀員9點鐘上班，銷售商品并收銀.下午3點整理數據交給晚班收銀員，早班收銀員下班。

(2)下午3點晚班收銀員上班,接手早班收銀員的收銀情況，繼續(xù)銷售商品并收銀.

(3)晚上9點門店營業(yè)結束,收銀員整理收銀情況，閉店下班,第二天在總部規(guī)則的時間內，當前班

次的收銀員或者是店長，將前一天的收銀款項交與總部財務.

(4)總部財務收到門店的款項，核對收款情況，確認對賬。

解決方案

(1)交班

收銀員下班前在POS端【交班】；

(2)日結

店長整理完一整天的收銀情況，POS端進行日結操作；

(3)對賬收款

財務人員在【零售管理】中杳詢對賬收款記錄，并確認收款；

(4)零售結算單

財務對賬收款確認后系統(tǒng)自動生成現結的零售結算單；

(5)收款單

現結的零售結算單根據現結金額自動生成收款單。

4)專柜對賬

對于商場專柜類型的門店，到月底了財務人員要跟商場對賬，確立應收金額；賬期內商場打款到企業(yè)財

務；

解決方案

Q)零售結算單

財務對賬收款確認后系統(tǒng)自動生成現結的零售結算單;如果是專柜財務人員會按照結賬期間選零售單生

成零售結算單，形成商場的應收賬款；

(2)收款單

企業(yè)收到商場的款項，埴制收款單并核銷零售金額單的應收賬款；

（3）費用單

如果是扣點前記賬的專柜，零售結算單確認應收的同時對應的扣點費用會自動生成往來費用單。

2、零售退貨

應用場景

1）顧客由于質量原因或其他原因需要退貨；

2）符合門店退貨要求的，店員根據顧客所提供的購買小票和要退貨的商品，填制退貨單；

3）根據小票的支付情況退還購買金額；

4）店員檢查商品，如果不能再二次銷售就需要退回總部，如果可以二次銷售，可能需要申請打折銷售；

解決方案

1）零售單

店員在POS端【前臺收銀】選擇"退貨"，進入零售退貨界面，錄入購買小票的單號，帶入退貨商品的

購買信息，退款完成后單據自動生效；

2）交班

店員在POS端【交班】時，統(tǒng)計退貨商品和退款余額信息;

3）對賬收款

財務人員在【零售管理】中查詢對賬收款記錄，如果只有退貨就會查詢到負數的款項記錄，錄入負金額

確認收款；

4）零售結算單

如果是自營店，財務對賬收款確認后系統(tǒng)自動生成現結為負的零售結算單；如果是專柜財務人員會按照

結賬期間選零售單生成零售結算單，零售結算單中會產生負數量的條目；

5）零售出庫單

門店倉庫管理人員，【零售管理】中執(zhí)行零售批量出庫，生成"退貨”類型的零售出庫單。

3、特殊業(yè)務

1）商品暫存

應用場景：

顧客一次性購買了多個數量的商品（比如:嬰兒奶粉等），由于有效期等原因，顧客可能會把部分已經購買

的商品暫時還存放在企業(yè)的門店里，等需要的時候再取走。

解決方案:

(1)商品暫存

店員在POS端【前臺收銀】選擇"商品暫存"錄入顧客暫存的商品和數量以及顧客的練習方式等信息；

確認保存，并打印暫存單據；

(2)暫存取貨

顧客拿著商品暫存單據取貨時，店員在POS端【前臺收銀】嵯"暫存取貨"輸入商品暫存單據

號,錄入顧客取貨的商品和數量，確認保存，并打印暫存取貨單和取貨剩余商品單據。

2)抹零處理

零售收銀過程中給顧客的一種特殊形式的優(yōu)惠，抹零金額一般都比較小，不算入商品的折扣，而是計入銷