文書擬寫與檔案管理 模塊二 項(xiàng)目三 文書的清退和銷毀 學(xué)習(xí)資料

模塊二文書辦理項(xiàng)目三文書的清退與銷毀項(xiàng)目三文書的清退與銷毀項(xiàng)目三文書的清退與銷毀

文秘部門將完成了公文處理程序的文書進(jìn)行歸類，把具有保存價(jià)值的文書保留下來，整理歸檔，同時(shí)以銷毀、清退的方式剔除無用文件，防止失密，避免過時(shí)無用信息的干擾，可以有效減少文書管理的工作量，提高工作效率。項(xiàng)目三文書的清退與銷毀任務(wù)1銷毀一、銷毀的含義

按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)辦理完畢、不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，予以銷毀。二、銷毀的作用

在于防止失密、避免過時(shí)無用信息的干擾、減少文書管理的工作量，提高工作效率。三、銷毀的要求

銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。四、銷毀的工作步驟步驟一：確定銷毀的范圍所有辦理完畢、經(jīng)過清理鑒定確認(rèn)不具備留存價(jià)值或留存條件的公文材料均在銷毀范圍。具體包括：1.重份公文、多余副本；2.臨時(shí)性、事務(wù)性公文；3.外出參加會(huì)議帶回的無留存價(jià)值的公文；4.一般公文的草稿、校樣與其他使用過的會(huì)議討論稿、征求意見稿等；4.失去留存價(jià)值的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記簿冊(cè)等；5.不銷毀即會(huì)失密或泄密，造成嚴(yán)重?fù)p失的各種公文材料。項(xiàng)目三文書的清退與銷毀四、銷毀的工作步驟（續(xù)）項(xiàng)目三文書的清退與銷毀步驟二：執(zhí)行銷毀的程序1.凡需銷毀的公文，均需登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字、監(jiān)銷人核對(duì)無誤后才能銷毀，個(gè)人不得自行銷毀文件。2.銷毀重要公文或者標(biāo)有國家秘密等級(jí)的公文，必須填寫《公文銷毀清單》，有本單位文秘部門負(fù)責(zé)人審核，保密部門與分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。項(xiàng)目三文書的清退與銷毀四、銷毀的工作步驟（續(xù)）步驟三：選擇銷毀的方式1.紙質(zhì)公文可以采用粉碎、焚燒、送指定造紙廠化成紙漿等方法銷毀；2.確認(rèn)需銷毀的電子公文，直接永久刪除。3.銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由2人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。任務(wù)2清退一、清退的含義、作用和要求（一）含義公文的清退，就是按照有關(guān)規(guī)定或要求，將辦畢公文經(jīng)過清理，退還原發(fā)文機(jī)關(guān)或指定機(jī)關(guān)。（二）作用1.保證機(jī)密公文、重要公文信息內(nèi)容的安全，避免公文的丟失或失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生；2.保證公文的嚴(yán)密性、權(quán)威性和有效性，避免無用信息的擴(kuò)散；3.通過定期或不定期地清退辦畢公文，提高工作效率。（三）要求1.公文清退要建立嚴(yán)格的制度，一年至少清退一次。2.在清退中如發(fā)現(xiàn)有丟失或公文不完整的問題要及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)和保密部門，及時(shí)追査處理，禁止將保密文件作為廢品出售。項(xiàng)目三文書的清退與銷毀二、清退的工作步驟步驟一：確定清退的范圍1.上級(jí)組織下發(fā)的絕密文件(下級(jí)組織報(bào)送的絕密文件一般不予退還，由上級(jí)組織清退或暫存?zhèn)洳椋?.限定在一定范圍內(nèi)討論修改或征求意見使用的文稿。3.未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的內(nèi)部講話稿。4.上級(jí)組織或本單位制發(fā)的供內(nèi)部傳閱的公文，如重要情況通報(bào)、有關(guān)統(tǒng)計(jì)資料、重要簡報(bào)和信息等。5.發(fā)文機(jī)關(guān)明確要求退還的公文材料。6.規(guī)定回收的會(huì)議文件。7.有重大錯(cuò)誤的公文或被明令撤銷的公文。項(xiàng)目三文書的清退與銷毀二、清退的工作步驟（續(xù)）步驟二：辦理交接手續(xù)清退公文時(shí)交接雙方應(yīng)履行交接手續(xù)，清退人、收文人雙方均應(yīng)在《公文清退單(表）》上簽注姓名和時(shí)間，以示對(duì)清退工作負(fù)責(zé)。項(xiàng)目三文書的清退與銷毀任務(wù)3暫存一、暫存的含義、作用和要求（一）含義公文的暫存，指對(duì)既不應(yīng)歸檔或清退，又暫時(shí)不宜銷毀的公文，暫時(shí)留存一定時(shí)間以備査閱利用，以后再作處置。（二）作用將一部分公文暫時(shí)留存保管,便于機(jī)關(guān)日常工作中的查閱參考，可以減輕業(yè)務(wù)部門頻繁查找歸檔文件帶給檔案部門的壓力。（三）要求暫存公文應(yīng)由各機(jī)關(guān)的文書部門統(tǒng)一、集中保管,并按照相關(guān)規(guī)定加以管理，保證公文的完整、安全。項(xiàng)目三文書的清退與銷毀步驟一：確定暫存公文的范圍，主要包括：1.頻繁査閱的已歸檔的文件副本；2.現(xiàn)行