服裝行業(yè)面料采購制度及流程

服裝行業(yè)面料采購制度及流程一、制定目的及范圍為提升服裝行業(yè)面料采購的效率與規(guī)范性，確保產(chǎn)品質(zhì)量和成本控制，特制定本制度。該制度適用于公司所有面料采購活動，包括常規(guī)采購、緊急采購和年度采購。通過規(guī)范化的流程，確保每一環(huán)節(jié)都能高效運行，提升整體工作效率。二、采購原則1.采購應(yīng)遵循“質(zhì)量優(yōu)先、成本合理、服務(wù)到位”的原則，綜合考慮面料的品質(zhì)與價格，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。2.面料采購必須通過正規(guī)渠道進行，所有采購需索要發(fā)票并進行財務(wù)審核。3.各部門應(yīng)指定專人負責面料采購，申購人與采購人應(yīng)為不同人員，確保職責分離。三、采購流程1.面料采購申請申購人需在采購前對所需面料進行市場調(diào)研，明確需求后填寫“面料采購申請單”。申請單應(yīng)包括面料類型、數(shù)量、預(yù)計單價等信息，并附上市場調(diào)研結(jié)果。2.申請審批采購申請單需提交至部門負責人進行審核。部門負責人需評估申請的合理性，并根據(jù)預(yù)算情況做出批準或駁回的決定。對于金額較大的采購，需報財務(wù)部進行預(yù)算審核。3.供應(yīng)商篩選與詢價經(jīng)審批的采購申請進入供應(yīng)商篩選階段。采購人員需對至少三家供應(yīng)商進行詢價，收集其面料樣品及報價單。特別注意供應(yīng)商的信譽、交貨能力及售后服務(wù)。4.樣品評估在收到供應(yīng)商的面料樣品后，組織相關(guān)技術(shù)人員進行評估。評估內(nèi)容包括面料的質(zhì)感、色澤、耐用性等，確保符合設(shè)計要求和質(zhì)量標準。5.核價與合同簽訂評估通過后，采購人員需對所選供應(yīng)商的報價進行核價，確保價格合理。確定供應(yīng)商后，需與其簽訂采購合同，合同中應(yīng)明確交貨日期、付款方式、違約責任等條款。6.采購實施與驗收合同簽署后，采購人員下單，供應(yīng)商按合同要求發(fā)貨。貨物到達后，由指定人員進行驗收，確保實物與采購要求一致。驗收合格后，進行入庫處理。7.報銷與結(jié)算所有采購需在貨物到達后一個月內(nèi)進行報銷。采購人員需準備齊全的報銷材料，包括采購申請單、采購合同、入庫單及發(fā)票，提交至財務(wù)部進行審核與結(jié)算。四、特殊采購流程1.緊急采購在緊急情況下，采購人員可快速與供應(yīng)商聯(lián)系，無需經(jīng)過正式詢價程序。緊急采購需在事后進行備案，說明緊急原因及采購情況。2.年度采購計劃對于年度需求量較大的面料，需提前制定年度采購計劃，提交至管理層審核。年度計劃應(yīng)包括每季度的采購需求及預(yù)算。3.零星采購零星采購適用于小額、偶發(fā)性需求的面料。采購人員需征得部門負責人的同意后，方可執(zhí)行。五、備案與檔案管理所有采購活動結(jié)束后，采購人員需將相關(guān)文件進行整理，包括采購申請單、采購合同、入庫單及發(fā)票。所有文件應(yīng)復(fù)印兩份，一份交財務(wù)部審核，另一份存檔以備后續(xù)查閱。六、采購紀律與責任1.采購人員職責采購人員需建立詳盡的供應(yīng)商檔案，定期進行市場調(diào)研，確保采購物資的質(zhì)量與市場競爭力。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，將嚴肅處理。七、反饋與改進機制在實施過程中，定期收集采購人員及相關(guān)部門的反饋，及時對采購流程進行優(yōu)化。建立溝通機制，確保各環(huán)節(jié)信息暢通，提升采購工作的靈活性與適應(yīng)性。以上制度旨在為服裝行業(yè)面料采購提供清晰、可執(zhí)行的流程，確