辦公室日常管理制度

辦公室日常管理制度總則為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍。本規(guī)定所指行政事務(wù)包括服務(wù)規(guī)范、辦公秩序、考勤制度、辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度、辦公室用電安全、檔案管理、印鑒管理、辦公用品管理、保密制度等。第一條服務(wù)規(guī)范1.儀表：公司員工應(yīng)儀表整潔、大方；2.微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)注視對(duì)方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對(duì)方；3.用語(yǔ)：在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩；4.現(xiàn)場(chǎng)接待：遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻，上班時(shí)間（包括午餐時(shí)間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待；5.電話接聽(tīng)：接聽(tīng)電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過(guò)三聲，如受話人不能接聽(tīng)，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)，重要電話作好接聽(tīng)記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長(zhǎng)。接打電話需使用文明用語(yǔ)，“你好！”、“再見(jiàn)！”、“請(qǐng)稍等”。聲音要輕，以不影響第三方為準(zhǔn)則。第二條辦公秩序1.工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無(wú)故離崗、串崗、不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。2.職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會(huì)議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過(guò)公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間一般不應(yīng)超過(guò)三分鐘（特殊情況除外）。3.辦公室人員在工作接觸中或在接聽(tīng)電話中要使用文明用語(yǔ)：您好請(qǐng)謝謝對(duì)不起再見(jiàn)

4.職員應(yīng)在每天的工作時(shí)間開(kāi)始前和工作時(shí)間結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。5.各部門專用的設(shè)備由其部門指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。6.發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備（包括通訊、照明、電腦等）損壞或發(fā)生故障時(shí)，員工應(yīng)立即報(bào)修，以便及時(shí)解決問(wèn)題。第三條考勤制度1.辦公室全體工作人員必須自覺(jué)遵守統(tǒng)一規(guī)定的作息時(shí)間，按時(shí)上下班，不遲到，不早退，不擅離崗位，認(rèn)真履行各自的崗位職責(zé)。2.公司員工一律實(shí)行上下班打卡制，一天兩次，上午上班和下午下班各一次，辦公室人員工作時(shí)間因公外出，需填寫《工作時(shí)間外出登記表》，由辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督；

3.工作時(shí)間：每周工作時(shí)數(shù)為40小時(shí)，上班時(shí)間為周一至周五，上午8：30---下午5：30（中午12：30---13：30為用餐時(shí)間）。4.上班時(shí)間開(kāi)始10分鐘內(nèi)到班者，按遲到處理，樂(lè)捐10元。上班時(shí)間開(kāi)始30分鐘內(nèi)到班者，樂(lè)捐30元。上班時(shí)間開(kāi)始60分鐘內(nèi)到班者，樂(lè)捐50元。超過(guò)60分鐘以上者，按曠工半天處理。無(wú)故提前早退按曠工處理。5.上班時(shí)間因公外出，需填寫“外出單”，員工需經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意；部門經(jīng)理需經(jīng)主管簽字同意，主管需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意。6.請(qǐng)假1天以內(nèi)，需有部門經(jīng)理批準(zhǔn)，部門經(jīng)理請(qǐng)假需由主管批準(zhǔn)。請(qǐng)假要填寫“請(qǐng)假單”，員工請(qǐng)假3天以上，需報(bào)主管審批。7.病假：?jiǎn)T工因病請(qǐng)假，須在當(dāng)天9點(diǎn)以前通知部門經(jīng)理或主管。病愈上班后，須填寫員工“請(qǐng)假單”。8.事假：?jiǎn)T工因私事請(qǐng)假，須提前填寫員工“請(qǐng)假單”經(jīng)部門經(jīng)理或主管批準(zhǔn)后，交人力資源部留存。因緊急情況不能及時(shí)辦理請(qǐng)假手續(xù)的，時(shí)候應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦。沒(méi)有辦理請(qǐng)假手續(xù)的按曠工處理。9.每請(qǐng)假一天，扣發(fā)一天工資。曠工半天扣一天工資;曠工一天扣兩天工資。10.連續(xù)曠工5天以上（含5天）按自動(dòng)離職處理或除名處理，公司不作任何賠償。11.屬下列情況之一，按曠工處理：未經(jīng)請(qǐng)假或請(qǐng)假未經(jīng)批準(zhǔn)的而擅自不上班或離開(kāi)工作崗位的；沒(méi)有正當(dāng)理由或事前沒(méi)有辦理續(xù)假手續(xù)而超假的。第四條辦公室衛(wèi)生規(guī)章制度1.值日人員負(fù)責(zé)辦公室當(dāng)天的保潔工作。

2.值日人員上、下午應(yīng)提前半小時(shí)上班，離開(kāi)辦公室時(shí)，負(fù)責(zé)切斷電源、關(guān)好門窗，做好安全工作。

3.堅(jiān)持每日輪流清掃衛(wèi)生制度，做到地面、桌面、柜上、窗臺(tái)上清潔、整齊、窗明幾凈。4.室內(nèi)不許存放垃圾，及時(shí)把垃圾倒入通道。

5.各位員工自已的辦公用品和各種用具存放整齊有序，不準(zhǔn)在室內(nèi)和走廊堆放物品、燃燒廢紙、亂貼亂畫(huà)。

6.辦公室工作人員要講究衛(wèi)生，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習(xí)慣，保持辦公室內(nèi)外清潔美觀，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。

7.辦公室安排人員輪流值日，每日一小掃，每周一大掃，形成制度，堅(jiān)持長(zhǎng)久。

8.辦公室人員有義務(wù)提醒外來(lái)人員：不準(zhǔn)隨地吐痰，亂扔紙屑、瓜果、皮核，禁止從窗戶往外吐痰倒水、亂扔雜物。9.辦公區(qū)域內(nèi)，禁止吸煙。第五條辦公室用電安全1.公用區(qū)域用電安全計(jì)算機(jī)、電燈、空調(diào)要做到人在才開(kāi)，人走就關(guān)。下班后請(qǐng)自覺(jué)將辦公室電燈關(guān)閉。2.公共電器用電安全復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等電器用完以后請(qǐng)自覺(jué)關(guān)機(jī)，防止意外事件發(fā)生，同時(shí)節(jié)約用電，節(jié)省能源。3.個(gè)人用電存在問(wèn)題及安全使用下班后，計(jì)算機(jī)關(guān)機(jī)，顯示器關(guān)閉；中午休息時(shí)請(qǐng)將顯示器關(guān)閉；請(qǐng)保持電源插座附近的清潔、遠(yuǎn)離水源。第六條檔案管理1.歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。2.檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。3.檔案的借閱與索取：(1)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔；(2)公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱檔案必須愛(ài)護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制；一般內(nèi)部檔案經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。4.檔案的銷毀：(1)任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料；(2)若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀；一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。(3)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。第七條印鑒管理1.公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。2.公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。3.公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說(shuō)明及對(duì)外開(kāi)出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢、存檔。4.公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開(kāi)具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開(kāi)出。持空白介紹信外出工作回來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。5.蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。第八條辦公用品的管理1.辦公用品的購(gòu)發(fā)：(1)每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交總經(jīng)理辦公室；(2)總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算，經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購(gòu)回，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃地分發(fā)給各個(gè)部、室，由部、室主任簽字領(lǐng)回(3)除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用；(4)公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部、室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；(5)負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)、用品保管好；(6)負(fù)責(zé)購(gòu)發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)一定要由領(lǐng)取人員簽字；(7)辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫(kù)房。禁止使用公司電話打私人電話或用公司電話聊天，包括打入的電話。接撥電話言語(yǔ)盡量簡(jiǎn)潔，做到長(zhǎng)話短說(shuō)。

2.辦公室傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)由專人負(fù)責(zé)，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知專業(yè)人員維修。不得用傳真機(jī)撥打電話，不得傳真復(fù)印個(gè)人資料。在使用傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)后，所產(chǎn)生的錯(cuò)誤報(bào)告或廢紙等，須及時(shí)處理，重要文件應(yīng)予以銷毀，非重要文件應(yīng)回收再利用。傳真后的稿件，應(yīng)立即拿走，禁止堆放在傳真機(jī)或復(fù)印機(jī)上。3.公司電腦專人使用，并有保密措施。上班時(shí)間不得使用電腦練習(xí)打字、玩游戲、上網(wǎng)瀏覽與工作無(wú)關(guān)內(nèi)容。

4.電腦的日常維護(hù)由使用人負(fù)責(zé)，如遇故障影響正常使用的情況，將由工程部派專業(yè)人員對(duì)電腦進(jìn)行維修，不得擅自處理。任何個(gè)人不得私自帶盤上機(jī)操作及安裝。6.發(fā)現(xiàn)設(shè)備、設(shè)施有問(wèn)題時(shí)，及時(shí)通知行政部，由行政部向維修單位說(shuō)明情況，并協(xié)調(diào)好維修時(shí)間，然后根據(jù)設(shè)備、設(shè)施的損害情況做相應(yīng)處理。7.為了維護(hù)公司正常的工作秩序，保證公司公共設(shè)備和設(shè)施正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高維修的時(shí)效性，每位員工都賦有在第一時(shí)間內(nèi)將發(fā)現(xiàn)的公共設(shè)備、設(shè)施受損情況及時(shí)向行政部報(bào)告的責(zé)任。第九條請(qǐng)示報(bào)告制度1.各成員或工作人員的工作及重要事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示或報(bào)告。

2.請(qǐng)示報(bào)告實(shí)行逐級(jí)負(fù)責(zé)制。

3.各成員及工作人員向組長(zhǎng)請(qǐng)示報(bào)告的事項(xiàng)：工作任務(wù)的完成情況，病假和事假。第十條信息報(bào)送制度1.報(bào)送內(nèi)容：各種教育活動(dòng)開(kāi)展情況；有關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表；需要上報(bào)的教育活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室的文件；信息專報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)。

2.報(bào)送時(shí)間：工作進(jìn)展情況上報(bào)實(shí)行周報(bào)制。教育活動(dòng)報(bào)送時(shí)限為每周一上午下班前報(bào)送到辦公室；有關(guān)數(shù)據(jù)報(bào)表按規(guī)定時(shí)限報(bào)送；信息專報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)要及時(shí)報(bào)送。第十一條辦公室機(jī)要規(guī)定1.辦公桌上不準(zhǔn)擺放機(jī)要文件和布控圖表；2.墻面上不準(zhǔn)無(wú)遮擋暴露緊急事件工作流程圖和處理程序；

3.機(jī)要文件的草稿紙應(yīng)立即銷毀，不準(zhǔn)亂丟；

4.各類記錄本不準(zhǔn)亂放，一律置于文件柜內(nèi)固定地方；

5.未經(jīng)允許不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)翻動(dòng)辦公用品和各種文件；

6.所有部門或公司公文、質(zhì)量管理文件、專用圖表等嚴(yán)禁外借；

7.未經(jīng)部門同意，任何人嚴(yán)禁將所有的機(jī)要文件及其復(fù)印件帶回家。8.凡是有密級(jí)的文件、電話的接發(fā)，均要逐件登記，嚴(yán)格簽收手續(xù)，實(shí)行專人管理。密級(jí)來(lái)電、上級(jí)的文件和其它主要資料，必須專柜加鎖存放，不得借出、復(fù)印、私自抄錄，不得遺漏丟失。

9.會(huì)議帶回的有密級(jí)的文件、簡(jiǎn)報(bào)，及時(shí)交辦公室專人登記保管，不得自行存放。

10.不得擅自將有密級(jí)的文件、電報(bào)帶出。不泄露不該公開(kāi)的內(nèi)容。第十二條文件收發(fā)規(guī)定1.公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理（總經(jīng)理不在的情況下）簽發(fā)。業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿，分管副總經(jīng)理審核、簽發(fā)。2.已簽發(fā)的文件由辦公室核稿人登記，并按不同類別編