工程管理公司合同管理制度

工程管理公司合同管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)工程管理公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于工程管理公司及所屬各部門簽訂的各類合同，包括但不限于工程咨詢、工程監(jiān)理、項(xiàng)目管理、招標(biāo)代理等業(yè)務(wù)相關(guān)合同。3.基本原則合同管理應(yīng)遵循依法合規(guī)、平等自愿、公平公正、誠實(shí)守信的原則。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.合同管理委員會成立合同管理委員會，作為公司合同管理的最高決策機(jī)構(gòu)。由公司總經(jīng)理擔(dān)任主任，副總經(jīng)理擔(dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：審議合同管理制度、流程及重大合同文本。審定重大合同的簽訂、變更、終止等事項(xiàng)。協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。2.合同管理部門公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一歸口管理。職責(zé)：制定和完善合同管理制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)文本。參與合同談判、起草、審核、簽訂等工作。建立合同臺賬，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查。負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管。處理合同糾紛，提出法律意見和建議。3.業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、談判、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好相關(guān)工作。職責(zé)：負(fù)責(zé)收集、整理與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的合同資料。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，起草合同初稿，并提交合同管理部門審核。參與合同談判，代表公司與對方進(jìn)行協(xié)商，維護(hù)公司利益。負(fù)責(zé)合同的履行，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期向合同管理部門匯報合同履行情況。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程項(xiàng)目立項(xiàng)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展計劃，提出項(xiàng)目立項(xiàng)申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定項(xiàng)目。合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)項(xiàng)目要求，起草合同初稿，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、履行期限等條款。合同審核：合同初稿提交合同管理部門審核，合同管理部門從法律合規(guī)、風(fēng)險防范、條款完整性等方面進(jìn)行審核，并提出修改意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)審核意見對合同初稿進(jìn)行修改完善。合同審批：修改后的合同文本提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。重大合同需提交合同管理委員會審議通過。合同簽訂：經(jīng)審批通過的合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對方簽訂。簽訂合同時，應(yīng)確保合同文本清晰、準(zhǔn)確、完整，雙方簽字蓋章齊全。2.合同文本要求合同文本應(yīng)使用規(guī)范的漢字和標(biāo)點(diǎn)符號，表述準(zhǔn)確、清晰、簡潔。合同條款應(yīng)完整、明確，避免模糊不清或歧義性條款。合同中涉及的金額、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵條款應(yīng)具體、準(zhǔn)確，不得使用概數(shù)或不確定的表述。合同文本應(yīng)包括首部、正文、尾部三部分，首部應(yīng)明確合同雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等；正文應(yīng)詳細(xì)約定雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用支付、履行期限、違約責(zé)任等條款；尾部應(yīng)包括合同簽訂日期、雙方簽字蓋章等內(nèi)容。3.授權(quán)委托公司法定代表人可以根據(jù)工作需要，授權(quán)他人代表公司簽訂合同。授權(quán)委托應(yīng)明確授權(quán)范圍、期限、權(quán)限等內(nèi)容，并辦理書面授權(quán)委托手續(xù)。被授權(quán)人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)范圍行使權(quán)利。授權(quán)委托期限屆滿或授權(quán)事項(xiàng)完成后，被授權(quán)人應(yīng)及時交回授權(quán)委托書。四、合同履行管理1.履行跟蹤合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時履行義務(wù)，并定期向合同管理部門匯報合同履行情況。合同管理部門應(yīng)建立合同履行臺賬，對合同履行情況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.變更管理合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。合同變更協(xié)議應(yīng)提交合同管理部門審核，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。3.付款管理合同中應(yīng)明確約定費(fèi)用支付方式、時間、金額等條款。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，及時向?qū)Ψ教峤桓犊钌暾?，并提供相關(guān)證明材料。合同管理部門應(yīng)對付款申請進(jìn)行審核，確保付款依據(jù)充分、金額準(zhǔn)確、支付時間符合合同約定。審核通過后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度和合同約定，及時辦理付款手續(xù)，并做好付款記錄。五、合同終止管理1.終止情形合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)終止。合同雙方協(xié)商一致，提前終止合同。因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法履行，雙方協(xié)商終止合同。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止流程合同履行完畢或出現(xiàn)終止情形時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知對方，并與對方協(xié)商辦理合同終止手續(xù)。業(yè)務(wù)部門應(yīng)整理合同履行過程中的相關(guān)資料，包括合同執(zhí)行情況報告、驗(yàn)收報告、付款憑證等，提交合同管理部門審核。合同管理部門對合同終止情況進(jìn)行審核，確保合同終止手續(xù)齊全、合法合規(guī)。審核通過后，辦理合同終止備案手續(xù)。合同終止后，合同管理部門應(yīng)將合同檔案整理歸檔，妥善保管。六、合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解對方的主體資格、信譽(yù)狀況、經(jīng)營能力等情況，對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，并采取相應(yīng)的防范措施。合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時與對方溝通協(xié)調(diào)，避免因誤解或疏忽導(dǎo)致糾紛。合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行情況的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正合同履行過程中存在的問題，預(yù)防糾紛的發(fā)生。2.糾紛處理合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。合同管理部門應(yīng)會同法律事務(wù)部門對糾紛進(jìn)行調(diào)查研究，提出法律意見和建議。必要時，可聘請律師作為法律顧問參與糾紛處理。公司應(yīng)根據(jù)糾紛情況，選擇合適的解決方式，如協(xié)商、仲裁、訴訟等。在糾紛處理過程中，應(yīng)堅持合法合規(guī)、公平公正的原則，維護(hù)公司合法權(quán)益。七、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門。合同管理部門負(fù)責(zé)收集合同履行過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，包括補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、付款憑證、驗(yàn)收報告等。2.檔案整理合同管理部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括分類、編號、編目、裝訂等，確保合同檔案的完整性和規(guī)范性。3.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室。檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失或泄密。合同檔案保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案。涉及公司商業(yè)秘密或重要信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密義務(wù)，不得向無關(guān)人員泄露。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查合同管理部門應(yīng)定期對公司合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，合同檔案管理是否規(guī)范等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，合同管理部門應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.考核評價公司建立合同管理考核評價制度，對各部門合同管理工作進(jìn)行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的及時性、糾紛處理的效果、檔案管理的質(zhì)量等方面?？己嗽u價結(jié)果與部門