站公章管理制度VIP

站公章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)，公司所有公章的刻制、保管、使用、交接、廢止等事宜均按本制度執(zhí)行。（三）定義1.公章：指公司正式對(duì)外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.印章保管人：指負(fù)責(zé)保管公司各類公章的人員。二、公章的刻制（一）刻制申請(qǐng)1.因公司業(yè)務(wù)需要刻制公章時(shí)，由需求部門填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、原因、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《公章刻制申請(qǐng)表》提交至行政部門，行政部門審核申請(qǐng)的必要性和合規(guī)性后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行公章刻制。（二）刻制要求1.公章刻制必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公安部門的規(guī)定進(jìn)行，確保印章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等符合要求。2.刻制單位應(yīng)具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，提供的印章質(zhì)量應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)，具備清晰、規(guī)范、不易仿造等特點(diǎn)。3.公司行政部門應(yīng)與刻制單位簽訂詳細(xì)的刻章合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印章質(zhì)量要求、交付時(shí)間、保密責(zé)任等條款。（三）印章備案1.公章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)將新刻制的公章送公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，確保公章的合法性和唯一性。2.備案所需材料包括營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明、刻章申請(qǐng)書、刻章合同等，行政部門應(yīng)按照公安機(jī)關(guān)的要求準(zhǔn)備齊全并提交備案。3.行政部門負(fù)責(zé)跟蹤備案進(jìn)展情況，確保公章備案手續(xù)順利完成。備案完成后，將備案回執(zhí)復(fù)印件留存歸檔。三、公章的保管（一）保管原則1.實(shí)行專人保管制度，每枚公章必須指定專人負(fù)責(zé)保管，印章保管人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.公章保管應(yīng)安全可靠，存放于專門的保險(xiǎn)柜或安全的印章保管箱內(nèi)，確保印章存放環(huán)境安全，防止印章被盜、丟失或損壞。3.印章保管人不得將公章轉(zhuǎn)借他人使用，不得擅自委托他人代管公章。如因特殊原因需要臨時(shí)交接他人保管的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。（二）保管職責(zé)1.負(fù)責(zé)公章的日常保管，確保公章存放安全，定期檢查印章的使用情況和保管狀態(tài)。2.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的程序和審批權(quán)限使用公章，對(duì)不符合規(guī)定的用印申請(qǐng)有權(quán)拒絕，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。3.做好公章使用登記工作，詳細(xì)記錄每次用印的時(shí)間、事由、用印人、批準(zhǔn)人等信息，確保用印記錄完整、準(zhǔn)確、可追溯。4.如發(fā)現(xiàn)公章丟失、被盜或損壞，應(yīng)立即向公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的緊急措施，如掛失、報(bào)案等，同時(shí)配合公司相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（三）保管場所及設(shè)施要求1.公章保管場所應(yīng)選擇在公司內(nèi)部安全、安靜、便于管理的區(qū)域，遠(yuǎn)離易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)物品存放區(qū)域。2.保管公章的保險(xiǎn)柜或印章保管箱應(yīng)具備良好的防盜、防火、防潮、防蟲等性能，確保印章存放安全。3.配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，加強(qiáng)對(duì)公章保管場所的安全監(jiān)控。四、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章適用于以公司名義對(duì)外發(fā)布的各類公文、函件、證明、協(xié)議、合同等文件，以及其他需要公司蓋章確認(rèn)的事項(xiàng)。2.法定代表人章適用于辦理銀行結(jié)算、簽署支票、匯票等財(cái)務(wù)票據(jù)，以及其他與法定代表人身份相關(guān)的文件簽署。3.合同專用章適用于公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件。4.財(cái)務(wù)專用章適用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、稅務(wù)申報(bào)等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)的印章使用。（二）使用流程1.申請(qǐng)：用印人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事由、文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)等信息，并簽字確認(rèn)。2.審批：一般性文件用印，由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。重要文件、合同協(xié)議、對(duì)外擔(dān)保等重大事項(xiàng)用印，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)公司法定代表人審批。涉及財(cái)務(wù)、稅務(wù)等敏感業(yè)務(wù)的用印，除按上述審批流程外，還需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.用?。河≌卤９苋嗽趯徍恕豆率褂蒙暾?qǐng)表》審批手續(xù)齊全后，方可在用印文件上加蓋公章，并確保印章加蓋清晰、端正，位置準(zhǔn)確。4.登記：印章保管人在用印完成后，及時(shí)在《公章使用登記簿》上記錄用印日期、用印文件名稱、文號(hào)、用印份數(shù)、用印人、批準(zhǔn)人等詳細(xì)信息，并由用印人簽字確認(rèn)。（三）使用限制1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋公章。如因特殊情況確需預(yù)蓋公章的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格登記預(yù)蓋公章的文件名稱、份數(shù)、用途、使用期限等信息，同時(shí)跟蹤文件使用情況，確保公章不被濫用。2.任何部門和個(gè)人不得擅自將公章帶出公司使用。如因業(yè)務(wù)需要在公司外使用公章的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并由印章保管人攜帶公章前往指定地點(diǎn)用印，同時(shí)做好用印記錄和監(jiān)控措施。3.未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得使用公章為其他單位或個(gè)人提供擔(dān)保、抵押、貸款等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。五、公章的交接（一）交接原因1.印章保管人因工作調(diào)動(dòng)、離職、休假等原因需要暫時(shí)或長期移交公章保管職責(zé)時(shí)，應(yīng)辦理公章交接手續(xù)。2.因公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章管理需要變更等原因，需要重新確定公章保管人時(shí)，應(yīng)進(jìn)行公章交接。（二）交接程序1.交接前準(zhǔn)備：原印章保管人整理好公章及相關(guān)文件資料，包括印章使用登記簿、用印申請(qǐng)表、印章存放保險(xiǎn)柜鑰匙等。填寫《公章交接清單》，詳細(xì)列出交接的公章名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接雙方等信息。2.交接過程：由公司行政部門負(fù)責(zé)人或指定的監(jiān)交人主持交接儀式，原印章保管人和新印章保管人共同在場。原印章保管人向新印章保管人逐一介紹公章的保管情況、使用注意事項(xiàng)等，并現(xiàn)場演示公章的使用方法。新印章保管人對(duì)交接的公章及相關(guān)文件資料進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在《公章交接清單》上簽字確認(rèn)。3.交接后事項(xiàng)：交接完成后，原印章保管人將《公章交接清單》一份交公司行政部門存檔，一份留存本人備查。公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)交接情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保交接手續(xù)完整、規(guī)范，新印章保管人能夠正確履行公章保管職責(zé)。六、公章的廢止（一）廢止原因1.因公司名稱變更、經(jīng)營范圍調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因，原使用的公章不再具有法律效力，需要廢止。2.公章因磨損、損壞、被盜等原因無法正常使用，經(jīng)公司研究決定予以廢止。3.根據(jù)法律法規(guī)或公司內(nèi)部規(guī)定，需要對(duì)某些特定公章進(jìn)行廢止處理。（二）廢止程序1.提出申請(qǐng)：由公司行政部門或相關(guān)部門根據(jù)公章廢止原因，填寫《公章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明公章廢止的理由、名稱、編號(hào)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審批：《公章廢止申請(qǐng)表》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后確定公章廢止事宜。3.公告聲明：對(duì)于需要對(duì)外公告聲明廢止的公章，公司行政部門應(yīng)及時(shí)通過公司官網(wǎng)、報(bào)紙、公告欄等渠道發(fā)布公章廢止公告，告知相關(guān)單位和個(gè)人。4.銷毀處理：公章廢止后，由行政部門負(fù)責(zé)組織對(duì)廢止的公章進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息。銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無法恢復(fù)使用。銷毀記錄應(yīng)作為公司檔案資料留存歸檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，確保公章使用規(guī)范、安全。（二）檢查內(nèi)容1.公章保管情況：檢查公章存放是否安全，保管人是否嚴(yán)格履行保管職責(zé)，是否存在擅自轉(zhuǎn)借、委托他人代管公章等違規(guī)行為。2.用印審批情況：抽查用印文件的審批手續(xù)是否齊全，是否符合本制度規(guī)定的審批流程和權(quán)限。3.用印登記情況：檢查《公章使用登記簿》記錄是否完整、準(zhǔn)確，用印文件與登記信息是否一致。4.公章廢止情況：檢查公章廢止程序是否合規(guī)，是否按規(guī)定進(jìn)行公告聲明和銷毀處理。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。3.對(duì)在公