鐵路施工合同管理制度

鐵路施工合同管理制度?一、總則（一）目的為加強鐵路施工合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司簽訂的各類鐵路施工合同，包括新建、改建、擴建鐵路工程合同，鐵路設(shè)備采購及安裝合同，鐵路技術(shù)服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)、鐵路行業(yè)相關(guān)規(guī)定及政策要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等協(xié)商基礎(chǔ)上簽訂合同，充分表達各自意愿。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，嚴格履行合同約定。二、合同管理職責（一）公司管理層職責1.負責審批重大鐵路施工合同，對合同簽訂、履行等重大事項進行決策。2.監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的重大問題。（二）合同管理部門職責1.負責鐵路施工合同的統(tǒng)一歸口管理，制定和完善合同管理制度。2.參與合同的談判、起草、審核、簽訂等工作，對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審查。3.負責合同的登記、歸檔、保管等工作，建立合同管理臺賬。4.跟蹤合同履行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行中的問題，對合同變更、終止等事項進行審核。5.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。（三）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門鐵路施工合同的具體承辦工作，包括合同項目的前期調(diào)研、談判、起草等。2.配合合同管理部門進行合同審核，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和意見。3.負責合同的具體履行，按照合同約定組織施工、采購、服務(wù)等工作，及時向合同管理部門反饋合同履行情況。4.負責處理合同履行中與對方的溝通協(xié)調(diào)工作，解決合同履行中的具體問題。（四）財務(wù)部門職責1.參與合同的審核，對合同價款、支付方式、結(jié)算辦法等財務(wù)條款進行審查。2.負責按照合同約定辦理款項收付手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)監(jiān)督。3.協(xié)助處理合同糾紛涉及的財務(wù)問題。（五）法務(wù)部門職責1.參與重大鐵路施工合同的審核，提供法律意見和建議。2.負責對合同的合法性進行審查，防范法律風險。3.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和訴訟代理服務(wù)。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)項目需求進行市場調(diào)研，選擇合適的合作方，并進行初步洽談。2.業(yè)務(wù)部門起草合同文本，明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、工作內(nèi)容、質(zhì)量標準、價款支付、違約責任等條款。3.合同文本提交合同管理部門進行初審，合同管理部門對合同條款的合法性、完整性、準確性進行審查，提出修改意見。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同管理部門的意見對合同文本進行修改完善后，提交法務(wù)部門進行法律審查。5.法務(wù)部門對合同文本進行法律審查，出具法律意見。6.合同文本經(jīng)業(yè)務(wù)部門、合同管理部門、法務(wù)部門審核通過后，報公司管理層審批。7.公司管理層審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方簽訂合同。（二）合同簽訂要求1.合同主體應(yīng)具有合法的資質(zhì)和經(jīng)營資格，具備履行合同的能力。2.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義條款。3.合同價款應(yīng)明確、合理，符合市場行情和公司成本控制要求。4.合同履行期限、地點、方式等應(yīng)明確約定，確保合同能夠順利履行。5.合同違約責任應(yīng)明確、具體，具有可操作性，以保障雙方合法權(quán)益。6.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。（三）合同授權(quán)委托1.簽訂鐵路施工合同，應(yīng)當由公司法定代表人或經(jīng)法定代表人授權(quán)的代理人進行。2.授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)當出具法定代表人簽署的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍、期限等內(nèi)容。3.授權(quán)委托書應(yīng)當妥善保管，定期進行檢查和清理。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進行合同交底，使參與合同履行的人員熟悉合同條款，明確各自的職責和義務(wù)。2.合同交底內(nèi)容應(yīng)包括合同主要條款、工作內(nèi)容、質(zhì)量標準、價款支付、違約責任等。（二）合同執(zhí)行計劃1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定制定詳細的合同執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點、責任人等。2.合同執(zhí)行計劃應(yīng)報合同管理部門備案。（三）合同履行跟蹤1.合同管理部門應(yīng)定期跟蹤合同履行情況，及時掌握合同執(zhí)行進度、質(zhì)量狀況、價款支付等情況。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計劃組織施工、采購、服務(wù)等工作，及時向合同管理部門反饋合同履行情況。3.如發(fā)現(xiàn)合同履行過程中出現(xiàn)問題，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時采取措施解決，并向合同管理部門報告。（四）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。2.合同變更申請經(jīng)合同管理部門初審、法務(wù)部門法律審查后，報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方簽訂合同變更協(xié)議。4.合同變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（五）合同價款調(diào)整1.合同履行過程中，如因工程量增減、設(shè)計變更、市場價格波動等原因?qū)е潞贤瑑r款需要調(diào)整的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的調(diào)整方式和程序進行辦理。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集、整理相關(guān)資料，如工程量清單、設(shè)計變更文件、價格調(diào)整依據(jù)等，作為合同價款調(diào)整的依據(jù)。3.合同價款調(diào)整申請經(jīng)合同管理部門初審、財務(wù)部門審核后，報公司管理層審批。五、合同結(jié)算管理（一）結(jié)算申請1.合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向?qū)Ψ教峤唤Y(jié)算申請，說明合同履行情況、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等。2.結(jié)算申請應(yīng)附相關(guān)證明材料，如驗收報告、發(fā)票、付款憑證等。（二）結(jié)算審核1.合同管理部門收到業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算申請后，應(yīng)進行初審，對結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等進行審核。2.財務(wù)部門對結(jié)算申請進行財務(wù)審核，核對合同價款支付情況、發(fā)票開具情況等。3.法務(wù)部門對結(jié)算申請涉及的法律事項進行審查。（三）結(jié)算審批1.結(jié)算申請經(jīng)合同管理部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門審核通過后，報公司管理層審批。2.公司管理層審批通過后，業(yè)務(wù)部門按照合同約定辦理結(jié)算手續(xù)。（四）款項支付1.財務(wù)部門根據(jù)公司管理層審批的結(jié)算金額和合同約定的支付方式，辦理款項支付手續(xù)。2.款項支付前，財務(wù)部門應(yīng)核對對方提供的發(fā)票、收款賬戶等信息，確保支付安全。六、合同終止管理（一）合同終止情形1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實現(xiàn)。2.合同雙方協(xié)商一致，同意終止合同。3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，雙方協(xié)商一致終止合同。4.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）合同終止程序1.合同終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知合同管理部門，并提交合同終止申請，說明合同終止的原因、時間等。2.合同管理部門對合同終止申請進行審核，確認合同終止的條件是否滿足。3.合同終止申請經(jīng)審核通過后，報公司管理層審批。4.公司管理層審批通過后，業(yè)務(wù)部門與對方簽訂合同終止協(xié)議，辦理相關(guān)手續(xù)。（三）合同終止后的清理1.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同履行過程中的相關(guān)資料，如文件、圖紙、設(shè)備等，交公司相關(guān)部門歸檔或處理。2.財務(wù)部門應(yīng)核對合同款項收付情況，辦理相關(guān)財務(wù)結(jié)算手續(xù)。3.合同管理部門應(yīng)將合同終止情況進行登記，并對合同檔案進行整理歸檔。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同文本及相關(guān)資料提交合同管理部門。2.合同履行過程中產(chǎn)生的變更協(xié)議、補充協(xié)議、結(jié)算文件、驗收報告、發(fā)票等資料，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時整理后交合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、項目名稱、時間順序等進行分類編號。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)附件、審批文件、履行記錄、結(jié)算文件等資料。（三）檔案保管1.合同管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行保管，定期進行檢查和清理，防止檔案損壞、丟失。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)合同管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在合同管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案。3.涉及商業(yè)秘密、國家機密等重要合同檔案的查閱，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定辦理審批手續(xù)。八、合同風險管理（一）風險識別1.合同管理部門應(yīng)定期對鐵路施工合同進行風險識別，分析合同簽訂、履行過程中可能存在的風險因素。2.風險識別應(yīng)涵蓋合同主體資格、合同條款、合同履行、價款支付、違約責任等方面。（二）風險評估1.對識別出的風險因素進行風險評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性分析和定量分析相結(jié)合的方法，如專家打分法、層次分析法等。（三）風險應(yīng)對1.根據(jù)風險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，如風險規(guī)避、風險減輕、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.對于重大風險，應(yīng)制定專項應(yīng)對方案，并報公司管理層審批。（四）風險監(jiān)控1.合同管理部門應(yīng)定期對合同風險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決新出現(xiàn)的風險問題。2.如風險狀況發(fā)生變化，應(yīng)及時調(diào)整風險應(yīng)對措施。九、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先與對方進行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。2.協(xié)商過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理部門匯報情況，合同管理部門應(yīng)提供必要的支持和指導(dǎo)。（二）糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定或雙方協(xié)商一致，申請第三方進行調(diào)解。2.調(diào)解機構(gòu)可選擇行業(yè)協(xié)會、