行政工作組織管理制度

行政工作組織管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司行政工作組織管理，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)有序開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及公司行政工作相關(guān)的各項(xiàng)事務(wù)。（三）基本原則1.統(tǒng)一指揮原則：公司行政工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保行政指令的準(zhǔn)確傳達(dá)和有效執(zhí)行。2.高效協(xié)作原則：各部門之間應(yīng)密切配合，協(xié)同工作，避免推諉扯皮，提高行政工作整體效率。3.服務(wù)至上原則：行政部門應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。二、組織架構(gòu)（一）行政部門設(shè)置公司行政部門設(shè)行政總監(jiān)一名，全面負(fù)責(zé)行政部門的管理工作；下設(shè)行政經(jīng)理、行政主管、行政專員等崗位，具體負(fù)責(zé)各項(xiàng)行政事務(wù)的執(zhí)行和落實(shí)。（二）各崗位職責(zé)1.行政總監(jiān)職責(zé)全面負(fù)責(zé)行政部門的日常管理工作，制定行政工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)行政部門與其他部門之間的工作關(guān)系，確保行政工作的順利開展。負(fù)責(zé)公司重要行政決策的制定和審核，為公司領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持。管理行政部門的人員、經(jīng)費(fèi)和物資等資源，合理安排工作任務(wù)，提高部門工作效率。監(jiān)督行政工作制度和流程的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。負(fù)責(zé)與外部相關(guān)單位的溝通與協(xié)調(diào)，維護(hù)公司良好的外部形象。2.行政經(jīng)理職責(zé)協(xié)助行政總監(jiān)制定行政工作計(jì)劃和目標(biāo)，并負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。負(fù)責(zé)行政部門的日常工作安排和人員調(diào)配，確保各項(xiàng)工作任務(wù)按時(shí)完成。組織制定和完善行政工作制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)公司文件、檔案、印章等管理工作，確保文件資料的安全和有效利用。組織安排公司會(huì)議、活動(dòng)等，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)策劃、組織工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品、固定資產(chǎn)等物資的采購、管理和發(fā)放工作。協(xié)助行政總監(jiān)做好與外部單位的溝通協(xié)調(diào)工作，處理行政事務(wù)相關(guān)的對(duì)外聯(lián)絡(luò)事宜。3.行政主管職責(zé)在行政經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)具體行政事務(wù)的執(zhí)行和落實(shí)。負(fù)責(zé)公司文件的起草、審核、印發(fā)等工作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。協(xié)助做好公司檔案管理工作，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、歸檔和保管。負(fù)責(zé)公司印章的使用管理，嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行印章的審批和蓋章。組織安排公司會(huì)議，做好會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議資料準(zhǔn)備等工作，并做好會(huì)議記錄。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、庫存管理和發(fā)放工作，定期盤點(diǎn)辦公用品庫存。協(xié)助做好公司固定資產(chǎn)的管理工作，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，定期進(jìn)行清查盤點(diǎn)。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，組織定期的清潔和檢查工作。負(fù)責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理，確保車輛安全、正常使用。4.行政專員職責(zé)在行政主管的指導(dǎo)下，完成各項(xiàng)具體行政事務(wù)工作。負(fù)責(zé)公司文件的打印、復(fù)印、裝訂等工作，確保文件及時(shí)準(zhǔn)確發(fā)放。協(xié)助做好公司檔案資料的整理、掃描、錄入等工作，提高檔案管理的信息化水平。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的日常巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)施設(shè)備故障、安全隱患等問題。協(xié)助做好公司會(huì)議、活動(dòng)的后勤保障工作，如茶水供應(yīng)、音響設(shè)備調(diào)試等。負(fù)責(zé)公司快遞收發(fā)、信件郵寄等工作，做好相關(guān)記錄和跟蹤。協(xié)助做好公司辦公用品的申購、領(lǐng)用登記等工作，及時(shí)反饋辦公用品的使用情況。參與公司行政費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)和核算工作，協(xié)助做好費(fèi)用控制和報(bào)銷審核。三、行政工作流程（一）文件管理流程1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)政策和規(guī)定，語言表達(dá)準(zhǔn)確、清晰。2.文件審核：起草完成的文件由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、格式規(guī)范。初審?fù)ㄟ^后，提交行政部門審核。行政部門對(duì)文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，并提出修改意見。3.文件審批：經(jīng)行政部門審核通過的文件，根據(jù)文件性質(zhì)和審批權(quán)限提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后的文件方可印發(fā)。4.文件印發(fā)：行政部門按照領(lǐng)導(dǎo)審批意見對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、打印、裝訂，并及時(shí)發(fā)放給相關(guān)部門和人員。5.文件歸檔：文件發(fā)放后，行政部門負(fù)責(zé)將文件原稿及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議計(jì)劃：各部門根據(jù)工作需要提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并提交行政部門匯總。行政部門結(jié)合公司整體工作安排，對(duì)會(huì)議計(jì)劃進(jìn)行審核和調(diào)整，形成公司月度會(huì)議計(jì)劃。2.會(huì)議通知：行政部門根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議的基本信息、會(huì)議議程、參會(huì)要求等內(nèi)容。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前提醒參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。3.會(huì)議準(zhǔn)備：行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的預(yù)訂、布置，會(huì)議資料的準(zhǔn)備，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、發(fā)言稿等。同時(shí)，安排好會(huì)議期間的茶水、音響設(shè)備調(diào)試等后勤保障工作。4.會(huì)議組織：會(huì)議開始前，行政部門工作人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，做好簽到、引導(dǎo)等工作。會(huì)議期間，負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。對(duì)于重要會(huì)議，可安排專人進(jìn)行錄音或錄像。5.會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，行政部門應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地反映會(huì)議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，并經(jīng)參會(huì)人員確認(rèn)后，發(fā)送給相關(guān)部門和人員。會(huì)議紀(jì)要作為公司重要文件進(jìn)行歸檔保存。6.會(huì)議決議執(zhí)行跟蹤：行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和督促。對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（三）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)：各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給行政部門。2.采購審批：行政部門對(duì)各部門提交的辦公用品需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)庫存情況和預(yù)算安排，提出采購意見。對(duì)于金額較大的辦公用品采購，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行：行政部門根據(jù)審批后的采購申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購制度執(zhí)行，確保采購物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。4.驗(yàn)收入庫：辦公用品采購到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和需求申請(qǐng)表對(duì)辦公用品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，確保無誤后辦理入庫手續(xù)。5.領(lǐng)用發(fā)放：各部門根據(jù)工作需要，到行政部門領(lǐng)用辦公用品。領(lǐng)用人員應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用登記表，注明領(lǐng)用日期、辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并簽字確認(rèn)。行政部門根據(jù)領(lǐng)用登記表進(jìn)行發(fā)放，并做好庫存記錄。6.庫存管理：行政部門定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。對(duì)于庫存不足的辦公用品，及時(shí)提出采購申請(qǐng)；對(duì)于積壓的辦公用品，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。（四）固定資產(chǎn)管理流程1.資產(chǎn)購置：各部門根據(jù)工作需要提出固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)，填寫固定資產(chǎn)購置申請(qǐng)表，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等信息，并提交給行政部門。行政部門對(duì)購置申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照公司采購制度進(jìn)行采購。2.資產(chǎn)驗(yàn)收：固定資產(chǎn)采購到貨后，行政部門組織相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括資產(chǎn)的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。驗(yàn)收合格后，辦理資產(chǎn)入庫手續(xù)，并填寫固定資產(chǎn)驗(yàn)收單。3.資產(chǎn)登記：行政部門根據(jù)固定資產(chǎn)驗(yàn)收單，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，對(duì)固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置日期、使用部門、存放地點(diǎn)等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。同時(shí)，為每一項(xiàng)固定資產(chǎn)分配唯一的資產(chǎn)編號(hào)。4.資產(chǎn)使用與保管：固定資產(chǎn)交付使用部門后，使用部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常使用和保管。使用人員應(yīng)愛護(hù)資產(chǎn)，按照操作規(guī)程正確使用，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保資產(chǎn)的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門。5.資產(chǎn)調(diào)配：因工作需要，公司內(nèi)部各部門之間可進(jìn)行固定資產(chǎn)調(diào)配。資產(chǎn)調(diào)配由使用部門提出申請(qǐng)，填寫固定資產(chǎn)調(diào)配申請(qǐng)表，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理資產(chǎn)交接手續(xù)，并在固定資產(chǎn)臺(tái)賬上進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。6.資產(chǎn)清查：行政部門定期組織對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)結(jié)束后，編制固定資產(chǎn)清查報(bào)告，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如資產(chǎn)盤盈、盤虧、報(bào)廢等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并調(diào)整固定資產(chǎn)臺(tái)賬。7.資產(chǎn)報(bào)廢：固定資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢條件或因其他原因需要報(bào)廢時(shí)，使用部門應(yīng)填寫固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、型號(hào)、購置日期、報(bào)廢原因等信息，并提交給行政部門。行政部門組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理資產(chǎn)報(bào)廢手續(xù)，并在固定資產(chǎn)臺(tái)賬上進(jìn)行核銷。四、行政工作規(guī)范（一）工作紀(jì)律1.行政部門員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.工作時(shí)間內(nèi)，應(yīng)專注于工作，不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、聊天、瀏覽無關(guān)網(wǎng)頁等。3.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息，妥善保管公司文件、資料等。4.對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)，不得推諉扯皮，對(duì)工作中出現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)并妥善處理。（二）工作態(tài)度1.樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)為公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門及全體員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.對(duì)待同事和來訪人員應(yīng)熱情、禮貌，耐心解答問題，不得態(tài)度冷漠、生硬。3.保持積極向上的工作態(tài)度，勇于面對(duì)工作中的挑戰(zhàn)，不斷提高工作效率和質(zhì)量。（三）工作質(zhì)量1.各項(xiàng)行政工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保工作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.加強(qiáng)工作責(zé)任心，對(duì)工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤應(yīng)及時(shí)糾正，避免給公司造成損失。3.定期對(duì)行政工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和流程，提高工作質(zhì)量。五、行政工作考核（一）考核原則1.客觀公正原則：考核應(yīng)基于客觀事實(shí)，全面、準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)行政部門員工的工作表現(xiàn)，確?？己私Y(jié)果公平公正。2.注重實(shí)績?cè)瓌t：以員工的工作業(yè)績?yōu)楹诵?，重點(diǎn)考核工作任務(wù)的完成情況、工作質(zhì)量、工作效率等方面。3.激勵(lì)發(fā)展原則：通過考核，激勵(lì)員工不斷提高工作能力和業(yè)績，促進(jìn)員工個(gè)人發(fā)展與公司發(fā)展相統(tǒng)一。（二）考核內(nèi)容1.工作業(yè)績：主要考核員工在文件管理、會(huì)議組織、辦公用品管理、固定資產(chǎn)管理等各項(xiàng)行政工作任務(wù)中的完成情況，包括工作的數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)效等方面。2.工作能力：考核員工的專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能、溝通協(xié)調(diào)能力、問題解決能力等方面，是否能夠勝任本職工作。3.工作態(tài)度：考察員工的工作積極性、責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)等方面的表現(xiàn)。（三）考核方式1.定期考核：行政部門每月對(duì)員工進(jìn)行一次定期考核，填寫行政工作考核表，對(duì)員工本月工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.不定期考核：行政總監(jiān)可根據(jù)工作需要，對(duì)行政部門員工進(jìn)行不定期考核，重點(diǎn)考核員工在某項(xiàng)重要工作任務(wù)中的表現(xiàn)。3.自我評(píng)估：員工每月進(jìn)行一次自我評(píng)估，總結(jié)自己本月工作的優(yōu)點(diǎn)和不足，提出改進(jìn)計(jì)劃和目標(biāo)。自我評(píng)估結(jié)果作為考核的參考依據(jù)之一。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎(jiǎng)金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果，確定員工的績效獎(jiǎng)金發(fā)放額度?？己藘?yōu)秀的員工可獲得較高的績效獎(jiǎng)金，考核不合格的員工將扣減相應(yīng)的績效獎(jiǎng)金。2.崗位晉升與調(diào)整：考核