公司檔合同管理制度VIP

公司檔合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案合同管理，規(guī)范檔案合同的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類檔案合同。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案合同由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。2.完整性原則：確保檔案合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案合同信息泄露。4.高效利用原則：便于檔案合同的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案合同管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司檔案合同管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案合同的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案合同數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案合同的信息化管理。4.定期對(duì)檔案合同進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀。5.為公司各部門及員工提供檔案合同查詢、借閱等服務(wù)。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作。2.按照檔案合同管理要求，及時(shí)將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔等工作。（三）合同審批部門職責(zé)1.對(duì)合同進(jìn)行合法性、合規(guī)性、合理性審查。2.提出審批意見，確保合同符合公司利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。（四）其他部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，協(xié)助檔案管理部門做好檔案合同管理工作。2.遵守檔案合同管理制度，不得擅自處理檔案合同。三、檔案合同的收集（一）收集范圍1.公司與外部單位簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。2.公司內(nèi)部各部門之間簽訂的協(xié)議、責(zé)任書等。3.與合同簽訂、履行相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議等。4.合同談判過程中的往來文件、會(huì)議紀(jì)要、信函等。5.合同履行過程中的相關(guān)資料，如送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、對(duì)賬單等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[x]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.合同承辦部門應(yīng)確保收集的合同及相關(guān)資料完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要信息。3.對(duì)于合同履行過程中的資料，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集整理，并在合同履行完畢后[x]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。（三）收集方式1.主動(dòng)收集：檔案管理部門定期對(duì)各部門合同簽訂及履行情況進(jìn)行檢查，主動(dòng)收集檔案合同。2.移交收集：合同承辦部門按照規(guī)定將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門。3.歸檔收集：檔案管理部門在接收合同承辦部門移交的檔案合同后，及時(shí)進(jìn)行整理、歸檔。四、檔案合同的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、類別進(jìn)行分類，如買賣合同、租賃合同等。2.編號(hào)：為每份合同編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.裝訂：對(duì)合同原件及相關(guān)資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制合同目錄，注明合同編號(hào)、名稱、簽訂日期、履行期限、承辦部門等信息。（三）整理流程1.檔案管理部門接收合同承辦部門移交的檔案合同后，首先進(jìn)行初步審核，檢查合同及相關(guān)資料是否齊全、完整。2.對(duì)審核合格的檔案合同進(jìn)行分類，確定每份合同的類別和編號(hào)。3.按照分類和編號(hào)順序，對(duì)合同進(jìn)行裝訂，并編制合同目錄。4.將整理好的檔案合同存入檔案柜或檔案庫房。五、檔案合同的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理合格的各類檔案合同及相關(guān)資料。（二）歸檔時(shí)間合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[x]個(gè)工作日內(nèi)，將合同原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門歸檔。對(duì)于合同履行過程中的資料，應(yīng)在合同履行完畢后[x]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案合同應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。2.歸檔的合同及相關(guān)資料應(yīng)按照分類和編號(hào)順序排列，便于查找和利用。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案合同歸檔臺(tái)賬，記錄檔案合同的歸檔時(shí)間、編號(hào)、名稱、承辦部門等信息。（四）歸檔流程1.合同承辦部門將整理好的檔案合同及相關(guān)資料填寫《檔案合同歸檔清單》，一式兩份，一份隨檔案合同移交檔案管理部門，一份留存本部門。2.檔案管理部門接收檔案合同及《檔案合同歸檔清單》后，對(duì)檔案合同進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在《檔案合同歸檔清單》上簽字，并將其中一份返還合同承辦部門。3.檔案管理部門將歸檔的檔案合同按照規(guī)定存入檔案柜或檔案庫房，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。六、檔案合同的保管（一）保管期限1.一般合同檔案的保管期限為[x]年，自合同履行完畢或終止之日起計(jì)算。2.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等合同檔案的保管期限為[x]年。3.法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案合同進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案合同的安全保管。4.對(duì)破損、褪色的檔案合同，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將整理好的檔案合同裝訂成冊(cè)，存入檔案柜或檔案庫房。2.電子檔案保管：建立檔案合同電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案合同掃描錄入電子數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行信息化管理。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案合同的借閱與歸還1.借閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案合同的，應(yīng)填寫《檔案合同借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門對(duì)《檔案合同借閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將檔案合同借給借閱人，并在《檔案合同借閱登記簿》上登記。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案合同，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還要求借閱人歸還檔案合同時(shí)，應(yīng)確保檔案合同完整無損，如有損壞或遺失，應(yīng)照價(jià)賠償。檔案管理部門對(duì)歸還的檔案合同進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后在《檔案合同借閱登記簿》上注銷登記。（五）檔案合同的查閱1.查閱流程公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案合同的，應(yīng)填寫《檔案合同查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門對(duì)《檔案合同查閱申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人陪同查閱，并在《檔案合同查閱登記簿》上登記。查閱人只能查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案合同內(nèi)容，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。2.查閱要求查閱人應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案合同，不得在檔案合同上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案合同歸還檔案管理部門，陪同查閱人員應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案合同進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后在《檔案合同查閱登記簿》上注銷登記。（六）檔案合同的復(fù)印1.復(fù)印流程公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印檔案合同的，應(yīng)填寫《檔案合同復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印原因、復(fù)印內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門對(duì)《檔案合同復(fù)印申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人進(jìn)行復(fù)印，并在《檔案合同復(fù)印登記簿》上登記。復(fù)印完成后，檔案管理部門將復(fù)印件交給申請(qǐng)人，并在復(fù)印件上加蓋"與原件核對(duì)無誤"章。2.復(fù)印要求復(fù)印份數(shù)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的實(shí)際需要確定，不得隨意多印。復(fù)印的檔案合同應(yīng)清晰、完整，不得模糊、缺頁等。（七）檔案合同的鑒定與銷毀1.鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿的檔案合同進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同合同承辦部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同進(jìn)行。鑒定意見應(yīng)明確檔案合同是否仍具有保存價(jià)值，如需銷毀，應(yīng)注明銷毀方式、時(shí)間等信息。2.銷毀經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案合同，應(yīng)填寫《檔案合同銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行銷毀，并在《檔案合同銷毀登記簿》上登記。銷毀檔案合同應(yīng)采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式，確保檔案合同信息無法恢復(fù)。七、檔案合同的信息化管理（一）建立檔案合同數(shù)據(jù)庫1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案合同電子數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案合同掃描錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案合同的信息化管理。2.數(shù)據(jù)庫應(yīng)包含檔案合同的基本信息、簽訂情況、履行情況、變更情況等內(nèi)容，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案合同數(shù)據(jù)的錄入工作，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案合同數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，更新數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)庫的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案合同數(shù)據(jù)庫的信息安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)各部門檔案合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案合同的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改