風(fēng)控部門檔案管理制度

風(fēng)控部門檔案管理制度?總則目的為加強(qiáng)風(fēng)控部門檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在風(fēng)險(xiǎn)防控工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司風(fēng)控部門在業(yè)務(wù)開展過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、合規(guī)審查記錄、監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、案件處理檔案等?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：風(fēng)控部門檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況，不得篡改或偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和使用，提高工作效率。檔案管理職責(zé)檔案管理崗位設(shè)置設(shè)立專門的檔案管理員崗位，負(fù)責(zé)風(fēng)控部門檔案的日常管理工作。檔案管理員職責(zé)1.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理、分類和歸檔各類風(fēng)控檔案資料，確保檔案的齊全和完整。2.檔案保管：妥善保管檔案，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。3.檔案檢索與利用：建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和檢索；根據(jù)工作需要，及時(shí)為相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)。4.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷毀工作。5.檔案統(tǒng)計(jì)與上報(bào)：負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，按時(shí)向上級(jí)部門報(bào)送檔案管理相關(guān)數(shù)據(jù)和報(bào)表。6.檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，將檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。其他人員職責(zé)1.業(yè)務(wù)人員：在業(yè)務(wù)開展過程中，應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理員，并確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門檔案管理工作負(fù)總責(zé)，督促業(yè)務(wù)人員及時(shí)移交檔案資料，支持檔案管理員開展工作，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案收集與整理收集范圍1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估相關(guān)資料：包括風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)來源、評(píng)估模型及參數(shù)等。2.合規(guī)審查記錄：合規(guī)審查意見、法律法規(guī)依據(jù)、審查過程中的溝通記錄等。3.監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)與報(bào)告：各類業(yè)務(wù)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控報(bào)告、異常情況分析報(bào)告等。4.案件處理檔案：案件調(diào)查報(bào)告、處理決定、相關(guān)證據(jù)材料等。5.內(nèi)部審計(jì)與檢查資料：審計(jì)報(bào)告、檢查記錄、整改報(bào)告等。6.培訓(xùn)與學(xué)習(xí)資料：風(fēng)控相關(guān)培訓(xùn)課件、學(xué)習(xí)資料、行業(yè)研究報(bào)告等。7.其他與風(fēng)控業(yè)務(wù)相關(guān)的資料：如合同審查記錄、重大決策風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料等。收集要求1.業(yè)務(wù)人員應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將相關(guān)檔案資料移交檔案管理員。2.移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，符合檔案整理要求。3.檔案管理員應(yīng)對(duì)接收的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與業(yè)務(wù)人員溝通解決。整理方法1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估類、合規(guī)審查類、監(jiān)控類、案件處理類、內(nèi)部審計(jì)類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和連續(xù)性。3.編目：對(duì)每份檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞。檔案保管保管期限1.短期檔案：保管期限為15年，主要包括一般性的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)、臨時(shí)性的合規(guī)審查記錄等。2.中期檔案：保管期限為510年，如階段性的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、常規(guī)性的案件處理檔案等。3.長(zhǎng)期檔案：保管期限為10年以上，包括重要的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估資料、涉及公司重大利益的合規(guī)審查記錄、重大案件處理檔案等。保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放，按照編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全和可用。庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。檔案檢索與利用檢索工具1.紙質(zhì)目錄檢索：建立紙質(zhì)檔案目錄索引，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，方便查閱紙質(zhì)檔案時(shí)進(jìn)行檢索。2.電子檢索系統(tǒng)：利用電子檔案管理系統(tǒng)，建立完善的電子檢索功能?？赏ㄟ^檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索，提高檢索效率。利用流程1.申請(qǐng)：需要查閱檔案的人員應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后提交給檔案管理員。2.查閱：檔案管理員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。借閱管理1.借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理員說明原因。歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。保密規(guī)定1.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)在符合保密規(guī)定的環(huán)境下查閱和使用，并采取必要的保密措施。檔案鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由風(fēng)控部門負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀意見。鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性：檢查檔案內(nèi)容是否真實(shí)反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況，是否存在缺失或錯(cuò)誤信息。2.檔案的時(shí)效性：評(píng)估檔案所涉及的業(yè)務(wù)是否已經(jīng)結(jié)束，相關(guān)信息是否已不再具有參考價(jià)值。3.檔案的保密性：審查檔案內(nèi)容是否涉及公司機(jī)密或敏感信息，是否需要繼續(xù)保密。銷毀流程1.編制銷毀清單：鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.審批：檔案銷毀清單經(jīng)風(fēng)控部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：批準(zhǔn)后的檔案銷毀清單交檔案管理員組織實(shí)施銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.監(jiān)督與記錄：檔案銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、銷毀檔案名稱和數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。5.銷毀清單歸檔：銷毀工作完成后，將檔案銷毀清單及銷毀記錄作為檔案資料進(jìn)行歸檔保存。檔案信息化管理信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間和管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保護(hù)，確保檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性和完整性。電子檔案錄入與維護(hù)1.檔案管理員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案資料錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確和完整。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，更新檔案的元數(shù)據(jù)信息，如檔案的保管期限變更、密級(jí)調(diào)整等。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。安全管理1.采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等，保障電子檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行。2.設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級(jí)別的檔案信息。3.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.風(fēng)控部門內(nèi)部應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，檢查檔案收集、整理、保管、檢索、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.對(duì)自查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)