郵政行政接待管理制度

郵政行政接待管理制度?總則目的為規(guī)范郵政行政接待工作，提高接待水平和服務(wù)質(zhì)量，展示郵政企業(yè)良好形象，加強與內(nèi)外部客人的溝通與交流，特制定本制度。適用范圍本制度適用于郵政企業(yè)總部及各分支機構(gòu)行政接待工作的管理。原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、周到的服務(wù)接待每一位客人，讓客人感受到郵政的友好與尊重。2.對口接待原則：根據(jù)客人的來訪目的和性質(zhì)，由相應(yīng)的部門或人員負責接待，確保接待工作的針對性和專業(yè)性。3.勤儉節(jié)約原則：在保證接待效果的前提下，合理控制接待費用，杜絕鋪張浪費。4.安全保密原則：確保客人的人身安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。接待職責分工接待管理部門郵政企業(yè)總部設(shè)立專門的行政接待管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司的行政接待工作，制定接待計劃，審核接待費用，監(jiān)督接待工作的執(zhí)行情況等。各部門職責1.業(yè)務(wù)部門：負責與對口業(yè)務(wù)相關(guān)客人的接待工作，包括業(yè)務(wù)洽談、項目對接等，向行政接待管理部門提供必要的接待信息。2.綜合管理部門：協(xié)助行政接待管理部門做好接待工作的組織實施，負責安排會議室、車輛、餐飲等后勤保障工作。3.財務(wù)部門：負責審核接待費用的報銷，確保費用支出符合規(guī)定。4.安全保衛(wèi)部門：負責客人來訪期間的安全保衛(wèi)工作，維護辦公區(qū)域的秩序。接待分類及標準重要來訪接待1.接待對象：黨和國家領(lǐng)導人、上級主管部門重要領(lǐng)導、重要客戶等。2.接待流程行政接待管理部門接到通知后，立即向公司領(lǐng)導匯報，制定詳細的接待方案，明確接待規(guī)格、陪同人員、活動安排等。各相關(guān)部門按照接待方案做好各項準備工作，包括會議室布置、資料準備、車輛安排、餐飲安排等。接待過程中，嚴格按照接待方案組織實施，確保接待工作的順利進行。接待結(jié)束后，及時總結(jié)接待工作經(jīng)驗，向公司領(lǐng)導匯報。3.接待標準住宿：根據(jù)客人身份和接待規(guī)格，安排相應(yīng)檔次的酒店，確保房間設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。餐飲：安排具有地方特色或郵政特色的餐飲，注重菜品質(zhì)量和服務(wù)水平，體現(xiàn)郵政的熱情與誠意。交通：根據(jù)客人數(shù)量和活動安排，合理安排車輛，確保交通便利、安全。禮品：贈送具有郵政特色的紀念品或禮品，禮品應(yīng)體現(xiàn)郵政的企業(yè)文化和品牌形象。一般來訪接待1.接待對象：上級主管部門一般工作人員、兄弟單位來訪人員、普通客戶等。2.接待流程由對口業(yè)務(wù)部門提前與客人溝通，確定來訪目的、時間、人數(shù)等信息，并向行政接待管理部門報備。行政接待管理部門根據(jù)報備信息，安排接待人員和相關(guān)事宜，如會議室、車輛、餐飲等。接待人員負責迎接客人，引導客人參觀公司，介紹公司基本情況和業(yè)務(wù)開展情況，安排與對口業(yè)務(wù)部門的交流洽談。接待結(jié)束后，接待人員向行政接待管理部門反饋接待情況。3.接待標準住宿：一般安排經(jīng)濟實惠的酒店或招待所，確?？腿俗∷薨踩?、舒適。餐飲：根據(jù)實際情況安排工作餐，注重菜品質(zhì)量和衛(wèi)生。交通：根據(jù)客人數(shù)量和活動安排，合理安排車輛，確保交通便利。禮品：可贈送具有一定紀念意義的小禮品，如郵政明信片、郵票等。內(nèi)部會議接待1.接待對象：公司內(nèi)部召開的各類會議參會人員。2.接待流程會議組織部門提前向行政接待管理部門提交會議接待申請，包括會議時間、地點、人數(shù)、會議議程等信息。行政接待管理部門根據(jù)申請信息，安排會議室布置、資料準備、餐飲安排等。會議期間，安排專人負責會議服務(wù)，如茶水供應(yīng)、設(shè)備維護等，確保會議順利進行。3.接待標準會議室布置：根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，合理布置會議室，配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響等。餐飲：根據(jù)會議時間和參會人數(shù)，安排相應(yīng)的工作餐或茶歇。其他：為參會人員提供必要的文具、資料等。接待流程接待申請1.接待部門或人員在接到客人來訪通知后，應(yīng)及時填寫《郵政行政接待申請表》，詳細說明客人基本情況、來訪目的、來訪時間、接待規(guī)格、接待預計費用等信息。2.將填寫好的申請表提交給行政接待管理部門審核。行政接待管理部門根據(jù)接待申請內(nèi)容，結(jié)合公司接待規(guī)定和實際情況進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導審批。接待準備1.制定接待方案：根據(jù)公司領(lǐng)導審批意見，行政接待管理部門會同接待部門制定具體的接待方案，明確接待流程、接待人員職責、活動安排、安全保障等內(nèi)容。2.通知相關(guān)部門：行政接待管理部門將接待方案通知各相關(guān)部門，各部門按照方案要求做好各項準備工作。3.安排接待人員：根據(jù)客人身份和接待規(guī)格，確定陪同人員和接待工作人員，并明確其職責分工。接待人員應(yīng)提前與客人取得聯(lián)系，了解客人行程安排和特殊需求。4.準備相關(guān)資料：準備好公司宣傳資料、業(yè)務(wù)介紹資料、會議資料等，以便向客人展示公司形象和業(yè)務(wù)情況。5.安排會議室和車輛：根據(jù)接待需要，提前預訂合適的會議室，并安排好車輛接送客人。6.準備餐飲和禮品：根據(jù)接待標準和客人喜好，安排好餐飲，并準備好相應(yīng)的禮品。迎接客人1.接待人員提前到達指定地點迎接客人，主動與客人打招呼，幫助客人提拿行李，引導客人上車。2.在車輛行駛過程中，接待人員向客人介紹公司基本情況、沿途風光及本次接待活動的安排等。參觀交流1.根據(jù)接待方案，安排客人參觀公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、業(yè)務(wù)展示廳等，向客人介紹公司發(fā)展歷程、企業(yè)文化、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品特色等情況。2.在參觀過程中，解答客人提出的問題，與客人進行互動交流，增進客人對公司的了解和認識。會議洽談1.根據(jù)客人來訪目的，安排與對口業(yè)務(wù)部門進行會議洽談。會議前，確保會議室設(shè)備正常運行，資料準備齊全。2.會議過程中，安排專人負責會議記錄，做好會議服務(wù)工作。會議結(jié)束后，及時整理會議紀要，向相關(guān)領(lǐng)導匯報。餐飲安排1.根據(jù)接待標準和客人飲食習慣，合理安排餐飲。用餐時，注意餐桌禮儀，引導客人有序就餐。2.提前了解客人特殊飲食需求，如清真、素食等，確保餐飲安排符合客人要求。送別客人1.接待活動結(jié)束后，安排車輛將客人送至機場、車站或其他指定地點。2.與客人握手道別，感謝客人來訪，歡迎客人再次光臨?？腿穗x開后，及時清理客人遺留物品，并向行政接待管理部門反饋接待情況。接待費用管理預算編制1.行政接待管理部門每年根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況和接待工作實際需要，編制年度接待費用預算，報公司領(lǐng)導審批。2.接待費用預算應(yīng)明確各項接待費用的支出標準和范圍，包括住宿費、餐飲費、交通費、禮品費、會議室租賃費用等。費用報銷1.接待活動結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時整理接待費用發(fā)票和相關(guān)憑證，填寫《郵政行政接待費用報銷單》，并附上接待申請表、接待方案、發(fā)票等資料，按照公司財務(wù)報銷流程進行報銷。2.財務(wù)部門對報銷憑證進行審核，嚴格按照公司費用報銷規(guī)定和接待標準進行把關(guān)，確保費用支出合理合規(guī)。對不符合規(guī)定的報銷憑證，不予報銷。費用控制1.行政接待管理部門定期對接待費用支出情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決費用控制中存在的問題。2.在接待工作中，嚴格執(zhí)行接待標準，杜絕超標準接待和浪費現(xiàn)象。如因特殊情況需要調(diào)整接待標準，應(yīng)提前報公司領(lǐng)導審批。接待安全與保密安全保障1.安全保衛(wèi)部門負責客人來訪期間的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)方案，確保辦公區(qū)域的安全秩序。2.加強對辦公區(qū)域的巡查，特別是客人活動場所的安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.提醒客人注意保管個人財物，確?？腿素斘锇踩１Ｃ芄ぷ?.接待人員應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得向客人泄露公司機密信息。2.在接待過程中，涉及公司機密資料的提供和使用，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行審批和管理，確保機密資料的安全。3.接待結(jié)束后，及時清理和歸還涉及公司機密的資料和物品，防止機密信息泄露。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政接待管理部門定期對各部門接待工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括接待方案執(zhí)行情況、接待標準落實情況、接待費用使用情況、安全保密措施執(zhí)行情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。整改情況納入公司績效考核體系?？己嗽u價1.建立接待工作考核評價機制，對接待部門和接待人員的工作表現(xiàn)進行考核評價。考核評價指標包括接待服務(wù)質(zhì)量、接待費用控制、安全保密工作等方面。2.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀