部門物資采購(gòu)管理制度

部門物資采購(gòu)管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司部門物資采購(gòu)行為，加強(qiáng)物資采購(gòu)管理，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證物資質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門物資采購(gòu)活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)物資、維修物資等各類物資的采購(gòu)。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，合理編制物資采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)物資符合質(zhì)量要求。3.價(jià)格合理原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式，合理確定采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。4.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。5.廉潔自律原則：采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂和不正當(dāng)利益。二、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的編制1.各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)本部門下月工作安排和物資庫(kù)存情況，編制下月物資采購(gòu)計(jì)劃，并提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等內(nèi)容，并注明緊急采購(gòu)物資。3.對(duì)于臨時(shí)性或突發(fā)性的物資采購(gòu)需求，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫《緊急物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)計(jì)劃的審核與調(diào)整1.采購(gòu)部門收到各部門提交的采購(gòu)計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查采購(gòu)計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于不符合要求的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。3.在采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因工作需要或其他原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，相關(guān)部門應(yīng)填寫《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購(gòu)部門。4.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并及時(shí)通知相關(guān)部門。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商的選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集、整理供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況等資料。2.對(duì)于新的物資采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)其進(jìn)行初步篩選。3.采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)初步篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況，并填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。4.根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果和供應(yīng)商的綜合情況，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與考核1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，并填寫《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》。2.根據(jù)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)，并對(duì)不同等級(jí)的供應(yīng)商采取相應(yīng)的管理措施。3.對(duì)于連續(xù)兩次評(píng)價(jià)為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商的維護(hù)與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)與合格供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和物資供應(yīng)情況，及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)價(jià)結(jié)果、合作情況等資料，以便于查詢和管理。四、采購(gòu)流程管理（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購(gòu)部門。2.對(duì)于金額較大或重要的物資采購(gòu)項(xiàng)目，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可提交至采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)詢價(jià)1.采購(gòu)部門收到各部門提交的《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)物資的特點(diǎn)和市場(chǎng)情況，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。2.采購(gòu)部門應(yīng)向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，并提供相關(guān)物資的規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等詳細(xì)信息。3.采購(gòu)部門應(yīng)認(rèn)真整理和分析供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，比較不同供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。（三）采購(gòu)談判1.對(duì)于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的物資采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，進(jìn)一步確定物資價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等條款。2.在談判過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)堅(jiān)持原則，維護(hù)公司利益，同時(shí)也要尊重供應(yīng)商的合理要求，尋求雙方都能接受的解決方案。3.談判結(jié)束后，采購(gòu)部門應(yīng)整理談判記錄，形成《采購(gòu)談判紀(jì)要》，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后存檔。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，并提交至公司法律部門進(jìn)行審核。2.法律部門對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)和建議，采購(gòu)部門根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改和完善。3.采購(gòu)合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商，明確物資的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（六）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《物資驗(yàn)收單》。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。（七）采購(gòu)付款1.物資驗(yàn)收合格并辦理入庫(kù)手續(xù)后，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)規(guī)定，填寫《付款申請(qǐng)單》，提交至財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，核對(duì)采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)資料，確保付款信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解物資價(jià)格變化情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，避免因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)而造成損失。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：采購(gòu)部門應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，加強(qiáng)對(duì)物資質(zhì)量的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保所采購(gòu)物資符合質(zhì)量要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：采購(gòu)部門應(yīng)認(rèn)真審核采購(gòu)合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、合理，避免因合同漏洞而造成損失。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款的審核和管理，嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)，避免因付款不當(dāng)而造成損失。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)部門的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的簽訂和履行情況等。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購(gòu)工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督和檢查，配合政府相關(guān)部門開(kāi)展采購(gòu)專項(xiàng)檢查工作。