資料信息留存管理制度

資料信息留存管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司資料信息留存管理，確保公司各類資料信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查詢、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過程中產(chǎn)生、接收、使用和保管的各類資料信息。（三）基本原則1.合法性原則：資料信息的留存應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.完整性原則：確保資料信息的全面性和系統(tǒng)性，避免重要信息缺失。3.準(zhǔn)確性原則：資料信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，如實(shí)反映工作實(shí)際情況。4.安全性原則：采取有效措施保障資料信息的安全，防止泄露、篡改和丟失。5.時(shí)效性原則：及時(shí)對(duì)資料信息進(jìn)行更新和維護(hù)，保證其時(shí)效性和有效性。二、資料信息分類與定義（一）行政文件類1.公司各類規(guī)章制度、管理辦法、通知、通報(bào)等。2.股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議文件及決議。3.公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照資料。（二）人事檔案類1.員工個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料等。2.員工獎(jiǎng)懲記錄、薪資福利變動(dòng)記錄、崗位調(diào)動(dòng)記錄等。3.人事報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。（三）財(cái)務(wù)資料類1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票存根、銀行對(duì)賬單等。3.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告及相關(guān)分析資料。（四）業(yè)務(wù)合同類1.銷售合同、采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類業(yè)務(wù)合同。2.合同評(píng)審記錄、合同變更記錄、合同執(zhí)行情況跟蹤記錄等。（五）技術(shù)文檔類1.產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件、圖紙等。2.項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告等。3.技術(shù)培訓(xùn)資料、技術(shù)交流文檔等。（六）客戶資料類1.客戶基本信息、客戶需求記錄、客戶拜訪記錄等。2.客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調(diào)查資料等。3.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析資料等與客戶相關(guān)的信息。（七）其他資料類1.公司宣傳資料、廣告策劃方案、營(yíng)銷活動(dòng)記錄等。2.辦公設(shè)備采購(gòu)清單、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等。3.臨時(shí)產(chǎn)生的、不屬于上述分類的其他資料信息。三、資料信息留存職責(zé)分工（一）部門職責(zé)1.產(chǎn)生部門負(fù)責(zé)本部門工作過程中各類資料信息的及時(shí)收集、整理和初步審核。確保資料信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行留存。對(duì)本部門留存的資料信息進(jìn)行分類存放，便于查找和使用。2.歸口管理部門負(fù)責(zé)制定本歸口管理范圍內(nèi)資料信息的留存標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。對(duì)各部門提交的相關(guān)資料信息進(jìn)行審核和指導(dǎo)，確保符合要求。定期對(duì)歸口管理的資料信息進(jìn)行整理、歸檔和保管，建立相應(yīng)的臺(tái)賬。3.行政部門負(fù)責(zé)公司整體資料信息留存管理制度的制定、修訂和完善。對(duì)各部門資料信息留存工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。負(fù)責(zé)公司重要資料信息的集中存儲(chǔ)和保管，建立公司級(jí)資料信息檔案庫(kù)。組織實(shí)施資料信息的查閱、借閱和歸還等工作，確保資料信息的安全。（二）員工職責(zé)1.嚴(yán)格按照本制度及所在部門的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供和留存?zhèn)€人工作相關(guān)的資料信息。2.妥善保管個(gè)人使用的資料信息，不得擅自銷毀、篡改或泄露。3.在工作變動(dòng)或離職時(shí)，按照規(guī)定辦理資料信息的交接手續(xù)。四、資料信息留存流程（一）資料信息收集1.各部門在工作開展過程中，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要及時(shí)收集相關(guān)資料信息。2.對(duì)于外部接收的資料信息，如文件、信函、合同等，接收人員應(yīng)進(jìn)行登記，并及時(shí)傳遞給相關(guān)責(zé)任部門。（二）資料信息整理1.收集到的資料信息應(yīng)進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)、無效的信息。2.對(duì)資料信息進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期、添加索引等，以便于查找和管理。3.按照規(guī)定的格式和要求對(duì)資料信息進(jìn)行排版、裝訂，確保整齊規(guī)范。（三）資料信息審核1.整理后的資料信息應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)資料信息的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，確保符合要求。3.對(duì)于重要資料信息，應(yīng)提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（四）資料信息留存1.經(jīng)審核通過的資料信息，按照本制度規(guī)定的留存期限和方式進(jìn)行留存。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的文件柜或檔案盒中，按照類別和時(shí)間順序排列。3.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行備份。（五）資料信息更新與維護(hù)1.隨著工作的推進(jìn)和業(yè)務(wù)的發(fā)展，及時(shí)對(duì)資料信息進(jìn)行更新和維護(hù)。2.定期對(duì)資料信息進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行更正或補(bǔ)充。3.對(duì)于已失效或不再使用的資料信息，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。五、資料信息存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)存儲(chǔ)：設(shè)立專門的文件檔案室，配備足夠的文件柜、檔案盒等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行分類存放。2.電子存儲(chǔ)：利用服務(wù)器、磁盤陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備，建立電子資料數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份介質(zhì)可以采用磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。（二）保管環(huán)境1.紙質(zhì)資料保管環(huán)境：文件檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，防止紙質(zhì)資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子資料保管環(huán)境：服務(wù)器機(jī)房應(yīng)配備完善的空調(diào)、消防、防雷、防靜電等設(shè)施，確保電子資料存儲(chǔ)設(shè)備的正常運(yùn)行。同時(shí)，應(yīng)采取安全防護(hù)措施，防止病毒感染、黑客攻擊等，保障電子資料的安全。（三）保管期限1.各類資料信息的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定以及公司實(shí)際情況確定。2.一般情況下，行政文件類、人事檔案類、財(cái)務(wù)資料類、業(yè)務(wù)合同類等重要資料信息的保管期限為[x]年；客戶資料類、技術(shù)文檔類等資料信息的保管期限為[x]年；其他資料類的保管期限為[x]年。3.對(duì)于涉及訴訟、糾紛等特殊情況的資料信息，應(yīng)在相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后繼續(xù)保管[x]年。（四）標(biāo)識(shí)與索引1.對(duì)存儲(chǔ)的資料信息應(yīng)進(jìn)行明確的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明資料信息的類別、名稱、日期、保管期限等。2.建立紙質(zhì)資料和電子資料的索引目錄，方便查找和使用。索引目錄應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際存儲(chǔ)的資料信息一致。六、資料信息查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司員工因工作需要，可以查閱本部門及相關(guān)部門留存的資料信息。查閱涉及多個(gè)部門的資料信息時(shí)，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人同意。公司管理人員因工作需要，可以查閱公司范圍內(nèi)的各類資料信息。2.外部查閱因法律法規(guī)要求、業(yè)務(wù)合作需要等，外部單位或個(gè)人需要查閱公司資料信息時(shí)，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外部查閱人員應(yīng)提供有效證明文件，并在公司指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)有公司專人陪同。（二）查閱流程1.內(nèi)部查閱流程查閱人員填寫《資料信息查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料信息的類別、名稱、查閱目的等。將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)歸口管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過后，查閱人員到行政部門或相關(guān)資料信息保管部門進(jìn)行查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守資料信息保管部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改等。2.外部查閱流程外部查閱人員向公司提交《資料信息查閱申請(qǐng)表》，并附上有效證明文件。申請(qǐng)表經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門與外部查閱人員聯(lián)系，安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)，并指定專人陪同查閱。查閱過程中，外部查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得將查閱的資料信息泄露給第三方。查閱結(jié)束后，應(yīng)將查閱的資料信息歸還公司，并在《資料信息查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱資料信息時(shí)，應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱涉及公司核心機(jī)密或重要資料信息的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫《資料信息借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料信息的類別、名稱、借閱期限等。2.將申請(qǐng)表提交給部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)歸口管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。3.審批通過后，借閱人員到行政部門或相關(guān)資料信息保管部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取借閱的資料信息。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還借閱的資料信息，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.資料信息保管部門在借閱人員歸還資料信息時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料信息完整無損。如發(fā)現(xiàn)資料信息有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、資料信息保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要資料信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.與資料信息接觸人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在資料信息存儲(chǔ)、傳輸、使用過程中，采取加密、訪問控制等技術(shù)手段，防止信息泄露。4.對(duì)資料信息的查閱、借閱、使用等情況進(jìn)行記錄，以便追溯和審計(jì)。（二）安全防范1.加強(qiáng)對(duì)資料信息存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對(duì)資料信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.制定資料信息安全應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能出現(xiàn)的信息泄露、火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件進(jìn)行預(yù)防和處置。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，擅自泄露、篡改、丟失資料信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.對(duì)于因資料信息泄露給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其賠償公司的損失。八、資料信息銷毀（一）銷毀條件1.資料信息已達(dá)到保管期限，且不再具有留存價(jià)值。2.資料信息所涉及的事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)束，且無后續(xù)查閱、使用需求。3.資料信息因保管不善等原因?qū)е聯(lián)p壞、丟失，無法繼續(xù)使用。（二）銷毀流程1.資料信息保管部門定期對(duì)已達(dá)到銷毀條件的資料信息進(jìn)行清理，列出《資料信息銷毀清單》。2.《資料信息銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給行政部門。3.行政部門對(duì)《資料信息銷毀清單》進(jìn)行復(fù)核，并組織相關(guān)人員對(duì)資料信息進(jìn)行銷毀。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。5.銷毀結(jié)束后，參與銷毀的人員應(yīng)在《資料信息銷毀清單》上簽字確認(rèn)。（三）銷毀方式1.紙質(zhì)資料銷毀：采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保紙質(zhì)資料無法恢復(fù)。2.電子資料銷毀：采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等技術(shù)手段對(duì)電子資料進(jìn)行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)被恢復(fù)。九、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對(duì)各部門資料信息留存工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括資料信息的收集、整理、審核、留存、保管等環(huán)節(jié)。2.檢查方式可以采用現(xiàn)場(chǎng)查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司實(shí)際情況，適時(shí)開展資料信息留存專項(xiàng)檢查，對(duì)特定領(lǐng)域或重要資料信息進(jìn)行重點(diǎn)檢查。2.專項(xiàng)檢查可以由行政部門牽頭，組織相關(guān)部門人員共同進(jìn)行。（三）問題整改