公司證件章管理制度

公司證件章管理制度?一、總則（一）目的為加強公司各類證件、印章的管理，確保其安全、規(guī)范使用，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構、子公司的所有證件、印章的管理。（三）定義1.公司證件：指由政府相關部門頒發(fā)的、證明公司合法經營資格和能力的各類證照，如營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證等。2.公司印章：指公司在對外交往及對內管理中使用的具有法律效力的各類印章，包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章、部門章、業(yè)務專用章等。二、證件管理（一）證件的申請與辦理1.公司各部門因業(yè)務需要申請辦理相關證件時，應填寫《公司證件辦理申請表》，詳細說明申請證件的名稱、用途、辦理依據等內容，并提交相關證明材料。2.《公司證件辦理申請表》經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.公司辦公室負責按照審批意見，準備齊全相關申請資料，并安排專人前往政府相關部門辦理證件。辦理過程中，應及時跟蹤進度，確保證件按時、順利辦理。（二）證件的領取與保管1.證件辦理完成后，辦公室指定專人負責領取。領取時，應仔細核對證件內容，確保無誤。2.領取后的證件應及時存放在公司專門的證件保管柜中，由專人負責保管。保管柜應具備安全防護措施，如門鎖、密碼鎖等，確保證件安全。3.保管人員應建立《公司證件管理臺賬》，詳細記錄證件的名稱、頒發(fā)部門、頒發(fā)日期、有效期、保管人等信息，并定期進行核對，確保賬證相符。（三）證件的使用1.公司內部各部門因工作需要使用證件時，應填寫《公司證件使用申請表》，注明使用證件的名稱、用途、使用期限等內容，并經部門負責人簽字確認。2.《公司證件使用申請表》報公司分管領導審批后，方可到辦公室領取證件。3.使用人員在使用證件過程中，應妥善保管，不得轉借、涂改、偽造證件。使用完畢后，應及時將證件歸還辦公室保管人員，并在《公司證件管理臺賬》上簽字確認。（四）證件的年檢與換證1.辦公室負責定期梳理公司各類證件的有效期，提前制定年檢與換證計劃，并通知相關部門準備資料。2.各部門應按照要求及時提供年檢與換證所需的資料，配合辦公室完成相關工作。3.對于需要現(xiàn)場辦理年檢與換證手續(xù)的，辦公室應安排專人負責，確保按時完成。年檢與換證完成后，應及時更新《公司證件管理臺賬》。（五）證件的遺失與補辦1.如發(fā)現(xiàn)公司證件遺失，使用部門或保管人員應立即向辦公室報告，并采取必要的掛失措施，如在相關媒體上刊登遺失聲明等。2.辦公室根據遺失情況，填寫《公司證件補辦申請表》，并按照證件申請與辦理的流程，重新辦理證件。3.因證件遺失造成的一切損失，由遺失責任人承擔相應責任。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司因業(yè)務需要刻制印章時，由使用部門填寫《公司印章刻制申請表》，詳細說明印章的名稱、規(guī)格、用途等內容，并提交相關證明材料。2.《公司印章刻制申請表》經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。3.審批通過后，辦公室統(tǒng)一到公安機關指定的印章刻制單位刻制印章?？讨仆瓿珊螅瑧皶r將印章交付使用部門，并在《公司印章管理臺賬》上進行登記。（二）印章的領取與保管1.印章刻制完成后，由辦公室專人負責領取。領取時，應檢查印章的質量、規(guī)格是否符合要求，并與《公司印章刻制申請表》進行核對。2.領取后的印章應立即存放在公司專門的印章保管箱中，由專人負責保管。保管箱應具備安全防護措施，如門鎖、密碼鎖等，確保印章安全。3.保管人員應建立《公司印章管理臺賬》，詳細記錄印章的名稱、規(guī)格、啟用日期、保管人等信息，并定期進行核對，確保賬章相符。（三）印章的使用1.公司內部各部門因工作需要使用印章時，應填寫《公司印章使用申請表》，注明使用印章的名稱、用途、使用期限、文件名稱及編號等內容，并經部門負責人簽字確認。2.《公司印章使用申請表》報公司分管領導審批后，方可到辦公室領取印章。3.使用人員在使用印章過程中，應嚴格按照審批內容進行蓋章，不得擅自更改蓋章內容。蓋章位置應準確、清晰，確保印章與文件內容相匹配。4.使用完畢后，使用人員應及時將印章歸還辦公室保管人員，并在《公司印章管理臺賬》上簽字確認。（四）印章的停用與銷毀1.因公司機構調整、業(yè)務變更等原因，需要停用印章時，由辦公室填寫《公司印章停用申請表》，報公司分管領導審批。2.審批通過后，辦公室負責收回停用的印章，并在《公司印章管理臺賬》上注明停用日期。3.對于需要銷毀的印章，由辦公室統(tǒng)一組織銷毀。銷毀時，應填寫《公司印章銷毀申請表》，詳細記錄印章的名稱、規(guī)格、銷毀日期等信息，并由至少兩名保管人員簽字確認。4.銷毀過程應進行拍照或錄像，留存?zhèn)洳?。銷毀完成后，應將《公司印章銷毀申請表》歸檔保存。（五）印章的交接1.印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，應填寫《公司印章交接表》，詳細記錄交接印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交接日期等信息。2.交接雙方應在辦公室人員的監(jiān)督下，當面清點印章，并在《公司印章交接表》上簽字確認。3.交接完成后，辦公室應及時更新《公司印章管理臺賬》，確保印章保管責任清晰。四、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.公司辦公室定期對證件、印章的管理情況進行檢查，檢查內容包括證件、印章的保管是否安全、使用是否規(guī)范、臺賬記錄是否準確等。2.定期檢查應形成書面報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司分管領導或其他相關部門可根據工作需要，對證件、印章的管理情況進行不定期抽查。2.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應及時進行糾正，并按照公司相關規(guī)定追究責任。五、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自使用證件、印章。2.轉借、涂改、偽造證件、印章。3.因保管不善導致證件、印章遺失、損壞。4.未按照規(guī)定流程辦理證件的申請、領取、使用、年檢、換證、遺失補辦等手續(xù)。5.未按照規(guī)定保管證件、印章，造成安全隱患。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的，給予批評教育，并責令限期整改。2.對于違規(guī)